Maaştan maaşa kadar yaşayan bir meslekten olmayan kişi için sık sorulan soru şudur:paranın bitmesine neden bu kadar ay kaldı" Bir muhasebeci için durum tam tersi – “ay sonunda neden uzlaştırılacak bu kadar çok para var?”

Birçok işletme, finansal verilerini düzenlemek için hesaplarını bir ay sonu kapatır. İlgili iş miktarı nedeniyle, ay sonu kapanış süreci hiçbir zaman ayda bir yapılan bir etkinlik değildir ve uzun sürebilir. hatta her ay bir hafta tatil.

Bu nedenle, bir muhasebeci sadece günlük ve yılsonu muhasebe faaliyetlerini yönetmekle kalmamalı, ay sonu kapanış sürecini de gerçekleştirmelidir. Doğal olarak, muhasebeciler yıl boyunca çok çalışıyorlar ve muhasebecilik asla dinlenmeyen bir iş haline geldi.

Ay sonu kapanışı küçük işletmelerin muhasebecileri için stresli olabilirken, önemli finansal faaliyeti olan büyük şirketlerde olanlar için bunaltıcı olabilir.

Bunalımla başa çıkmanın yolları vardır. Bir ay sonu kapanış kontrol listesine sahip olmak, sürecin sistematik yönetimini sağlayabilir. Otomasyon ayrıca muhasebe kapatma sürecinin avantajını da ortadan kaldırabilir ve defterlerin daha iyi ve daha hızlı aylık kapanmasına olanak tanır.  

Bu makale, ay sonu kapanış sürecini derinlemesine ve otomasyonun süreci optimize etmeye nasıl yardımcı olabileceğini araştırıyor.

Ay sonu kapanışı nedir?

Herhangi bir işletmede ay sonu muhasebe kapatma işlemi “defterleri kapatma” işlemidir. Her ayın sonunda tüm finansal bilgilerin konsolidasyonunu, gözden geçirilmesini ve mutabakatını içerir.

Muhasebe kapanış süreci önemlidir çünkü şirketin finansal sağlığı hakkında bir fikir verir. Bu süreç aynı zamanda finansal ve operasyonel planlamayı kolaylaştırır ve stratejik iş kararları için temel sağlar.

İçindekiler

Ay sonu kapanış sürecinin adımları

Ay sonu kapanış süreci, önceki aydaki son kapanıştan bu yana geçen dönemde gerçekleşen finansal işlemlerin kaydını, incelemesini ve raporlanmasını içerir. Şirketin dönem boyunca mali sağlığına hızlı bir genel bakış sağlar ve bir sonraki ayın yeniden başlaması için işlemler için bir kesme noktası görevi görür.

Ay sonu kapanış sürecinin ayrıntıları ve adımları, büyük ölçüde şirketin büyüklüğüne ve ayda gerçekleştirilen finansal işlemlerin miktarına bağlıdır.

Ancak, tüm muhasebe kapatma süreçleri dört faaliyetten oluşur:

• Nakit akışının kaydedilmesi* – Kayıt süreci, gelir, gider, borç, sabit kıymetler ve vergi verilerinin tercih edilen havuza girilmesini içerir.
• Gelir ve gider hesaplarının mutabakatı – Mutabakat süreci, banka hesap özetlerini ve küçük nakit varlıklarını işletmeler arasındaki işlemler ve ödemelerle uzlaştırır.
• Bilançoyu analiz etme – Analiz, kalıpları analiz etmek ve tahminler sağlamak için kayıt ve mutabakat adımlarından gelen verileri kullanır.
• Raporlama/arşivleme – Son adım, paydaşlar için tüm raporları ve beyanları üretir ve tüm verileri arşivler.

Hesap kapatma süreci bazen “Rapora Kayıt (R2R)” süreci olarak anılır.

*Gelir ve gider verilerinin kendi içinde arşive girişi dört adımdan oluşur:

• Gelir hesabındaki tüm bakiyeleri Gelir Özetine aktarın.
• Gider hesabındaki bakiyeleri Gelir Özetine aktarın
• Gelir Özeti'nin geçici bir hesap olduğu göz önüne alındığında, bakiye Geçmiş Yıllar Karlarına aktarılır
• Sahiplere ödenen nakit dağıtımları veya temettüler, Geçmiş Yıllar Karlarına girilir

Ay sonu muhasebe kapanışı süreci, konsolide edilmesi, doğrulanması ve uzlaştırılması gereken çeşitli bilgi ve veri türlerini içerdiğinden gerçekten karmaşıktır.  

Muhasebe ekibinin takip edilebilecek iyi tasarlanmış bir SÇP'si yoksa bunaltıcı olabilir. Birçok verimli muhasebeci, hesap kapatma süreçleri için kapsamlı bir kontrol listesine sahiptir.  

Ay sonu kapanış kontrol listesi

Kontrol listeleri, sorunsuz ve verimli operasyonlara yol açan temel adımların hatırlatıcısı olarak hizmet eder, doğrulamayı mümkün kılar ve disiplini geliştirir.  

Ay sonu kapanış kontrol listesi şirkete özeldir ancak şuna benzer bir şey olabilir:

Böyle bir kontrol listesi, sorunsuz ve etkili bir ay sonu kapanışı sağlar. Etkili bir ay sonu muhasebe kapatma süreci aşağıdaki avantajlara sahiptir:

• Güvenilir ve doğru bir muhasebe sistemi sağlar
• İşletmenin finansal sağlığının bir resmini sunar
• Yıl sonu mali denetimini kolaylaştırır
• Vergi beyanını basitleştirir
• Yakın ve uzak gelecek için finansal planlar ve kararlar alınmasına yardımcı olur

Manuel ay sonu kapanış süreçleriyle ilgili zorluklar

Ay sonu kapanışı, özellikle önemli aylık finansal işlemleri olan büyük şirketlerde yorucu ve zaman alıcı olabilir.

Tarafından yapılan bir ankete göre Ventana Araştırma, 2014'te şirketlerin %58'i defterlerini kapatmak için yedi veya daha fazla gün sürdüğünü bildirdi. Strese ve iş seviyelerine ek olarak, aktivitenin son teslim tarihi odaklı doğası vardır; hesapların mutlaka ayın son gününe kadar kapatılması gerekir.

İşin miktarı, sıkıcı doğası ve teslim tarihleri ​​muhasebeciler ve finans uzmanları için stresli olabilir. Yakın uzlaşılara ek olarak düzenli sorumluluklar yerine getirme ihtiyacı ile dikkat ve zaman talepleri daha da artmaktadır.

Georgia Üniversitesi'nin Tüketici Analitiği programı tarafından Mart 2022'de, bir ay sonu kapanışından hemen sonra muhasebe ve finans uzmanları arasında yürütülen çevrimiçi bir anket, muhasebe kapanış meşguliyetinin, muhasebecilerin en az %81'inin kişisel yaşamlarını kesintiye uğrattığını buldu. son bir yıl içinde en az bir ay.

Muhasebe alanında kabul edilemez olan hata olasılığı nedeniyle herhangi bir muhasebe kapatma işlemi hızlandırılamaz. Yukarıdaki anket ayrıca, katılımcıların %85'inin hataları düzeltmek için geçen yıl içinde en az bir ay içinde kitapları yeniden açmak zorunda kaldığını bildirdiğini de ortaya koydu.

Muhasebe kapatma sürecinin zorluklarının çoğu, aşağıdaki nedenlerden bir veya daha fazlasına kadar izlenebilir:

• Ekip üyeleri yapılması gereken görevlerden net değil
• Süpervizörler, görevler ve durumları hakkında sınırlı görüşe sahiptir
• Düzensiz muhasebe kaynakları – faturalar ve diğer muhasebe belgeleri çeşitli formatlarda ve çeşitli depolarda bulunur ve bu da konsolidasyonu karmaşık hale getirir. Parçalanma, birden fazla coğrafi konumdaki operasyonlar ve finansal verilerin yüksek düzeyde karşılıklı bağımlılığı, kapanış sürecini daha da karmaşık hale getiriyor.
• Hesap mutabakatlarındaki hatalar erken fark edilmez ve düzeltilmesi daha zor ve zaman alan karmaşık hatalara kartopu yapar.

Ay sonu kapanış süreci için en iyi uygulamalar

Hataları/hataları önlemek ve genellikle muhasebe kapatma süreciyle ilişkili stresin üstesinden gelmek için bazı sağduyulu adımlar vardır.

• Sorunsuz bir kapanış sürecinin ilk adımı, tüm görevleri ve adımları şirketin çalışmasına uygun olarak ele alan iyi tasarlanmış bir SÇP'dir. Titiz bir planlama ve kapanış süreci için bir standart, gereksiz adımları ve paydaşlar arasında zayıf koordinasyonu önleyebilir.
• Kapanış sürecine dahil olan tüm profesyonellerin kapsamlı eğitimi, roller ve sorumluluklarda netlik sağlayabilir.
• Aylık kapanış için gereken sürenin gerçekçi tahmini, muhasebecinin ve finans uzmanının kapanış dışı sorumluluklarını ihmal etmemelidir. Kapanış öncesi toplantılar, program ve zaman çizelgesinin tartışılmasında faydalıdır ve ay sonu son tarihine yetişmek için görevlerin yeniden planlanmasına yardımcı olacaktır. Verilerin toplanması, defterin ayarlanması, rapor hazırlanması vb. gibi belirli faaliyetler için belirli son tarihlerin belirlenmesine yardımcı olur.
• Kapanış operasyonu için gerekli tüm veri kaynaklarının konsolidasyonu. Bunlar banka hesap özetlerini, mali tabloları ve bilançoları, sabit kıymetleri ve envanteri, Alacak Hesapları ve Borç Hesapları belgelerini, Küçük kasa fonunu ve Defteri Kebir verilerini içerebilir.
• Yukarıda gösterilen gibi bir ay sonu kapanış kontrol listesi, muhasebe sürecinin sorunsuz çalışmasına yardımcı olabilir.

Ay sonu kapanışı için otomasyon

Muhasebe yazılımı, ay sonu kapanış işlemlerinin birçok zorluklarını hafifletebilir. Otomasyon, ilgili tüm verilerin tek bir platform altında birleştirilmesine yardımcı olabilir ve verilerin mutabakat ve rapor oluşturmaya yardımcı olan alanlarda sınıflandırılmasına ve düzenlenmesine yardımcı olabilir.

Ay sonu kapanış otomasyonunun faydaları şunları içerir:

Zaman tasarrufu

Manuel aylık kapatma zaman alıcıdır. Örneğin, düşük seviyeli, otomatikleştirilebilir görevlerin AP departmanının zamanının %47'sini ve İK ve Bordro departmanı personelinin zamanının %75'ini tükettiği bildirilmiştir. Bu doğal olarak gecikmelere ve buna bağlı strese yol açar. Aylık kapanış sürecinin bazı veya tüm görevlerinin otomasyonu, gecikmeleri ve darboğazları önlemeye yardımcı olabilir.

Tasarruf

Manuel muhasebe kapatma, önemli ölçüde insan sermayesi gerektirir. McKinsey, toplam yıllık ücret olarak 45 trilyon dolara eşdeğer olan mevcut ücretli faaliyetlerin %2'inin potansiyel olarak otomatikleştirilebileceğini gösterdi. Ayrıca, gereksiz, potansiyel olarak otomatikleştirilebilir görevlerin manuel olarak gerçekleştirilmesi, şirketin üretkenliğini azaltır ve düşük üretkenlik, işverenlere yıllık yaklaşık 1.8 milyar ABD dolarına mal olabilir.

Hata azaltma

Manuel muhasebe görevleri, zaman darlığı ve stres altında yapıldığında hataya açık hale gelebilir. Bir insan gereksiz işler yaparken her 10 adımda 100 hata yapabilir.

Stratejik görevlere artan odaklanma

Süreçleri otomatikleştirme üzerine küresel bir araştırma, ortalama bir çalışanın günde 3 saatten fazla sıradan, tekrarlayan görevlere harcadığını ve bu da insan stratejisini ve organizasyonun iyileştirilmesi için planlamayı içeren daha değerli görevlere odaklanmayı azalttığını buldu. Çalışanların üretkenliği ve memnuniyeti, işlerinin ilginç ve ödüllendirici yönlerine zaman harcadıklarında artar ve bu, çalışan devrini azaltır ve çalışanların elde tutulmasını artırır.

işbirlikçi işleme

Ay sonu kapanışı için bir otomasyon aracı, tüm paydaşların birlikte çalışabileceği ve şirket tarafından geliştirilen ay sonu kapanış kontrol listesini tamamlayabileceği birleşik bir platform oluşturur. Bu tür yazılım araçları, kapanış sürecini gerçek zamanlı olarak takip etmek için panolar ve bildirimler ile sağlanır; bu, ilgili herkesin sürecin durumundan haberdar olmasını ve sorunların zamanında belirlenip ele alınabilmesini sağlar.

Denetime hazır olma

Otomatik ay sonu kapanışının belki de en çekici avantajı denetime hazır olmasıdır. Otomatikleştirilmiş iş süreçleri, yalnızca operasyonların standardizasyonuna izin vermekle kalmaz, aynı zamanda kayıtların yıl boyunca korunmasını sağlayarak bir denetim izi oluşturur.

Ölçek

Bir işletmenin müşteri tabanı ve finansal portföyü genişledikçe, manuel aylık hesap kapatma, otomasyon olmadan hantal ve imkansız hale gelebilir.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, giderek daha fazla şirket, hesap kapatma süreçlerinde bir tür otomasyon aracı kullanıyor.

Verona araştırması gösterdi 83'teki yüzde 60'a kıyasla şirketlerin yüzde 2015'ü şimdi en azından bir miktar otomasyon uyguluyor. Sonuç olarak, katılımcıların yüzde 61'i şirketlerinin aylık kapanışını altı iş günü içinde tamamladığını ve yaklaşık yarısı (%46) dört iş günü içinde bitirdiğini belirtti. . Bunu, otomasyon kullanmadan daha önce bildirilen 7 veya daha fazla günle karşılaştırın.

Ay sonu kapanış süreci için nanonetler

Muhasebe araçları tekil varlıklar değil, çeşitli amaçlara, faaliyetlere ve departmanlara hizmet eden bir iş akışları topluluğudur. Borç hesapları sürecine, alacak hesaplarına, bordroya vb. özel iş akışları olabilir. Kapanış süreci, mutabakat için tüm bu bileşenlerin çıktısını veya içeriğini birleştirir. Özünde, veri toplama, herhangi bir hesap kapatma sürecinin temel görevidir.

Mevcut araçlarınızı Nanonets ile entegre edin ve veri toplamayı, depolamayı ve muhasebeyi dışa aktarmayı otomatikleştirin.

Nanonetler ayrıca ay sonu kapanış sürecini otomatikleştirmeye şu yollarla yardımcı olabilir:

• E-posta, taranmış belgeler, dijital dosyalar/görüntüler, bulut depolama, ERP, API vb. gibi birden çok kaynaktan verileri içe aktarma ve birleştirme.
• Faturalardan, makbuzlardan, faturalardan ve diğer finansal belgelerden akıllıca veri yakalama ve çıkarma.
• İşlemlerin iş kurallarına göre sınıflandırılması ve kodlanması.
• Dahili onayları almak ve istisnaları yönetmek için otomatik onay iş akışlarını ayarlama.
• Tüm işlemlerin mutabakatı.
• ERP'ler veya Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite ve daha fazlası gibi muhasebe yazılımlarıyla sorunsuz bir şekilde entegrasyon.

Nanonet'lerin tüm bu özellikleri, defterlerin hızlı ve doğru bir şekilde kapatılmasına ve kaynakların verimli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır.

Paket servisi

Bir muhasebecinin işi, hiçbir zaman başı ve sonu olan tek bir varlık değildir. En iyi ihtimalle, hesap kapatma sürecinin mali yılın sonunda bunaltıcı hale gelmemesi için aylık mutabakatların küçük parçalarına bölünebilir.  

Aylık hesap kapatma sürecinin otomasyonu, faaliyetle ilgili yükün çoğunu hafifletebilir ve herhangi bir işletmenin yalnızca mevcut durumunun üstesinden gelmesine değil, aynı zamanda geleceğe de hazırlanmasına yardımcı olabilir.