Borç hesapları otomasyonu veya AP otomasyonu, teknoloji ve yazılım borç hesapları sürecinde yer alan görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirmek için. Bu süreç, fatura alma/işleme, veri girişi, onay ve ödeme gibi görevleri içerir.

AP otomasyonu, borç hesapları sürecinin verimliliğini, doğruluğunu ve hızını artırmayı amaçlar. Ayrıca manuel iş yükünü, dolandırıcılık olasılığını ve işletmeler için maliyetleri azaltır.

AP otomasyonu nasıl çalışır?

Borç hesapları (AP) şirketin tedarikçilere ve satıcılara olan ödenmemiş borçlarını yönetmek ve ödemekle yükümlü olduğu için bir işte çok önemli bir rol oynar. Bir işletmenin finansal operasyonlarının kritik bir bileşenidir ve nakit akışı yönetimi ile yakından bağlantılıdır. Faturaların ve faturaların zamanında ödenmesini ve şirketin geç ödeme cezalarına maruz kalmamasını veya tedarikçilerle ilişkisini zedelememesini sağlamaktan AP sorumludur. Bu, işletmenin tedarikçileriyle olumlu bir ilişki sürdürmesine, nakit akışını, bütçelemesini ve finansal uyumluluğunu yönetmesine olanak tanır.

AP'de otomasyon kullanımı, sürecin her adımında yardımcı olur. AP süreci. AP otomasyonundaki ilk adım, faturaların alınması ve kaydedilmesidir.

Faturalar çeşitli biçimlerde olabilir ve e-posta, faks veya posta gibi çeşitli yollarla alınabilir. Faturalar önce taranır ve dijitalleştirilir, bu da faturaların elektronik olarak kolayca saklanmasına, erişilmesine ve işlenmesine olanak tanır. Faturalar dijital ortama aktarıldıktan sonra, otomatik olarak eşleştirildi siparişleri satın almak ve otomatik bir iş akışı aracılığıyla onay için yönlendirmek.

Bir sonraki adım veri girişi ve doğrulamadır. AP otomasyon yazılımı, faturalardan ilgili ve kullanıcı tanımlı verileri yakalar ve manuel veri girişi ihtiyacını azaltarak şirketin finansal sistemindeki alanları otomatik olarak doldurur. Bu aynı zamanda, yazılım faturanın geçerli olduğunu doğrulayabildiğinden, verilerin doğruluğunun sağlanmasına yardımcı olur. maçlar satınalma siparişi ve gerekli tüm alanların doldurulması.

AP otomasyonunun üçüncü adımı onay sürecidir. Faturalar, uygun taraflarca onaylanmak üzere otomatik bir iş akışı aracılığıyla yönlendirilir. Bu süreç, faturanın değerine veya ilişkili olduğu departmana bağlı olarak farklı onay düzeylerini içerecek şekilde yapılandırılabilir. Otomatikleştirilmiş iş akışı, faturaların zamanında işlenmesini sağlayarak onay sürecini izlemeyi ve izlemeyi kolaylaştırır.

Bir fatura onaylandıktan sonra ödemeye hazırdır. AP otomasyon yazılımı, şirketin ödeme koşullarına göre ödeme grupları oluşturmak ve ödemeleri planlamak için şirketin finansal sistemiyle entegre edilebilir. Bu, faturaların zamanında ödenmesini sağlayarak gecikme ücretleri ve faiz ücretleri riskini azaltabilir.

Son olarak, tüm süreç izlenir ve raporlanır. Yazılım, tüm faturaları, satın alma siparişlerini ve ödemeleri takip ederek, tüm borç hesapları sürecine gerçek zamanlı görünürlük sağlar. Bu, uyumluluk, bütçeleme ve tahmin konusunda yardımcı olabilecek daha kolay izleme ve raporlamaya olanak tanır.

AP otomasyonunun faydaları

Dijitalleşmenin yükselişi, müşterilerin ve işletmelerin etkileşim şeklini büyük ölçüde değiştirdi ve fikir alışverişi için yeni bir platform yarattı. Otomasyon, gelişmiş hizmetlere ve finansal süreçlerde verimliliğe giden tek yol olarak görülüyor. Ek olarak, işletmeler finansal varlıklarını yönetmek için giderek artan bir şekilde dijital platformlara yöneliyor; bu, COVID-19 salgını sırasında hızlanan bir trend. Sonuç olarak, dijital ödeme çözümlerine ve daha hızlı fatura işlemeye olan talep, borç hesapları otomasyon pazarının büyümesini sağlıyor.

Bazı özel yollar AP otomasyonu verimliliği artırır şunlardır:

• Doğruluğu artırın: İşletmeler, PO'ları, faturaları ve makbuzları dijitalleştirerek bu tür belgelerin manuel olarak dosyalanması ihtiyacını ortadan kaldırabilir, bu da kayıp ve hata risklerini azaltabilir ve verilere erişilebilirliği artırabilir.
• Fatura eşleştirme: AP otomasyon yazılımı otomatik olarak maç siparişleri ve makbuzları satın almak için faturalar, böylece satın alma-ödeme sürecinin daha iyi yönetilmesine olanak tanır. Otomatik eşleştirme süreci, bir faturanın ilgili satınalma siparişine karşılık gelmesini ve yalnızca bir kez ödenmesini sağlayabilir. Ek olarak, yazılım, bir faturanın zaten ödenmemiş olduğundan emin olmak için bir kontrol içerebilir ve bu da çifte ödemeyi önler. Yazılımın izleme işlevi, kullanıcıların mükerrer faturalar için uyarılar almasına olanak tanır; bu, işletmelerin mükerrer veya gözden kaçan ödemeleri araştırmasını ve önlemesini sağlar.
• AP otomasyon yazılımının bir şirketin finansal sistemiyle entegrasyonu, ödeme gruplarının ve planlanmış ödemelerin oluşturulmasını sağlayabilir ve bu da faturaların zamanında ödenmesini sağlayarak gecikme ücretleri ve faiz ücretleri riskini azaltabilir.
• Onaylamayı kolaylaştırma: AP otomasyon yazılımı, faturaları onay için otomatik olarak uygun kişilere veya ekiplere yönlendirebilir. Bu, manuel yönlendirme ihtiyacını ortadan kaldırarak zamandan tasarruf sağlayabilir ve hata riskini azaltabilir. Faturaların elektronik olarak onaylanması sağlanarak, fiziksel imzalar veya onay damgaları ortadan kaldırılabilir. AP otomasyon yazılımı, ödeme limitleri, onay hiyerarşisi veya diğer özel kurallar gibi yerleşik onay kurallarını içerebilir. Bu, faturaların doğru kişilere yönlendirilmesini ve onay sürecinin şirket politikalarına ve standartlarına göre yapılmasını sağlamaya yardımcı olabilir. AP otomasyonu, onaylayanlara e-posta veya diğer dijital bildirim biçimleri göndererek onlara onay görevini hatırlatacak, fatura ayrıntılarına erişim sağlayacak ve faturayı yalnızca bir tıklamayla onaylamalarına veya reddetmelerine izin verecek şekilde yapılandırılabilir.
• Denetim izleri: AP otomasyon yazılımı, faturayı kimin onayladığı, ne zaman onayladığı ve herhangi bir yorum yapılıp yapılmadığı da dahil olmak üzere tüm onay işlemlerinin denetim izini sağlayabilir. Bu, izleme ve raporlama amacıyla kullanılabilir.
• Uyumluluk: Şirketler, fatura onay sürecini otomatikleştirerek, tüm faturaların şirket politikalarına ve düzenlemelerine göre onaylanmasını ve sürecin her türlü düzenleyici veya yasal gerekliliklerle uyumlu olmasını sağlayabilir.
• Ölçeklenebilirlik: AP otomasyonu, daha iyi ölçeklenebilirlik sağlar ve işletmeniz genişledikçe iş yükünün üstesinden gelebilir. Görevleri otomatikleştirerek AP ekipleri, sıradan görevleri yerine getiren kişi sayısını azaltabilir ve genişlemeyle ilişkili stratejik görevler için insan kaynaklarını serbest bırakabilir. Ayrıca, AP otomasyonunun sağladığı iş operasyonlarına yönelik gerçek zamanlı görünürlük, AP ekiplerinin daha bilinçli kararlar almasına, iyileştirme alanlarını belirlemesine ve ekiplerini daha etkili bir şekilde ölçeklendirmesine yardımcı olabilir.
• Ekolojik fayda: Otomasyon, kurumdaki verimlilik iyileştirmelerinin ötesinde karbon ayak izini azaltarak toplumun geneline hizmet edebilecek kağıtsız bir ofisi başlatabilir.

Ek olarak, AP otomasyonu, finansal süreçlerin güvenliğini sağlamak için uygulanabilecek bir dizi kontrol önlemi sunar ve dolandırıcılığı önlemek. Bunu yapmanın bir yolu, faturaların onaylanması için sınırlar belirlemektir; bu, kuruluş içindeki belirli kişiler veya gruplar için ayarlanabilir. Hileli faaliyetlere karşı daha fazla koruma sağlamak için ek onaylar gibi ek adımlar da uygulanabilir. AP otomasyon çözümlerinin sağladığı raporlama ve analiz özelliği, süreç boyunca şeffaflığın ve görünürlüğün artırılmasına da yardımcı olarak şüpheli veya olağandışı etkinliklerin tespit edilmesini kolaylaştırarak zamanında önlem alınmasını sağlar. Bu önlemlerin birleşimi, dolandırıcılık riskini büyük ölçüde azaltabilir ve finansal süreçlerin genel güvenliğini artırabilir.

AP otomasyonu, kaynakların kullanımını geliştirirken giderleri azaltabileceği için hem B2B hem de B2C bağlamlarında kullanışlıdır. Ayrıca, sistemin tüm faturaları, satınalma siparişlerini ve ödemeleri takip etme ve belgeleme kapasitesi gerçek zamanlı finansal görünürlük sağlar; bu, uyumluluğu sağlamak ve bütçeleri ve tahminleri etkin bir şekilde planlamak için büyük önem taşıyabilir.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, AP otomasyon pazarının önümüzdeki yıllarda önemli ölçüde artması bekleniyor. Göre Data Bridge Market Research tarafından yapılan bir anketAlacak hesapları otomasyon pazarının, 5,809.38 ile 2029 yılları arasında yıllık %10.8 bileşik büyüme oranı ile 2022 yılına kadar 2029 milyon ABD Doları değerine ulaşacağı öngörülmektedir.

AP otomasyon yazılımı tedarikçi ilişkilerini geliştirir mi?

Verimli finansal yönetim, herhangi bir işletmenin etkin bir şekilde çalışması için çok önemlidir. AP otomasyonu faturaları zamanında ve doğru bir şekilde işlemek için araçlar sağlar ve bu da zamanında ödemeleri sağlayarak tedarikçi ilişkilerini güçlendirmeye yardımcı olur. AP otomasyonu, bir şirketin finansal sistemiyle entegre olarak otomatik olarak ödeme grupları oluşturabilir ve ödemeleri şirketin ödeme koşullarına göre planlayabilir, bu da üzerinde anlaşmaya varılan koşullara uyulmasını sağlayabilir.

Çoğu AP otomasyon yazılımı, tedarikçileri faturalarının ve ödemelerinin durumu hakkında bilgilendirebilen e-posta veya diğer dijital bildirim biçimleri (akıllı mesajlaşma vb.) gibi yerleşik iletişim araçlarını içerir. Bu, iletişimi geliştirmeye ve işletme ile tedarikçileri arasında güven oluşturabilecek yanlış anlamaları ve anlaşmazlıkları azaltmaya yardımcı olabilir.

Faturaların satın alma siparişleri ve makbuzlarla otomatik olarak eşleştirilmesi, satıcılara fazla veya eksik ödeme yapılmasını önleyebilir ve böylece çözülmesi zaman ve çaba gerektirebilecek anlaşmazlıkları ve yanlış iletişimleri önleyebilir.

Bir işletme Borç Hesapları otomasyonu ile ne kadar tasarruf edebilir?

AP otomasyonu, işgücü maliyetlerini ve gecikme ücretlerini azaltarak işletmelere maliyet tasarrufu sağlayabilir. Çek stoğu, zarflar ve posta ücreti gibi geleneksel kağıt tabanlı ödemelerle ilişkili maliyetler kolayca belirlenebilirken, ödemelerin işlenmesiyle ilgili manuel görevlere harcanan zamanla ilgili maliyetler de vardır. Örneğin yılda 40,000$ kazanan maaşlı bir katip tarafından taranan tek bir belge bile 5 dakikalarını alabilir ve belge başına tahmini maliyeti 2$'ın üzerinde olabilir. Bu maliyetler toplandığında, AP sürecinin genel maliyet etkinliğini önemli ölçüde etkileyebilir. Ek olarak, manuel AP sistemleriyle, ekip üyeleri genellikle kayıp veya yanlış yerleştirilmiş faturaları aramak ve sorgulama çağrılarını yanıtlamak gibi görevler için saatler harcarlar.

Bir göre Goldman Sachs'ın 2018 raporu, Kuzey Amerika'daki B2B'ler AP işleme için yılda 187 milyar dolar harcıyor ve bu tahmin yalnızca doğrudan işleme ve işçilik maliyetlerini içeriyor; aslında işçilik, yapılan doğrudan maliyetlerin %90'ından fazlasını oluşturur. Aynı rapora göre otomatik AP işleme maliyetleri, manuel maliyetlerin yalnızca %33'ünü oluşturuyor. Bu, AP departmanı için büyük bir tasarruf olan yıllık yalnızca 62 milyar dolarlık bir harcamaya tekabül ediyor.

İşçilikle ilgili maliyetlere ek olarak, uzun işleme döngüleri potansiyel olarak geç ödemelere ve geç ücretlere yol açabilir. Araştırmalar, birçok işletmenin faturalarının önemli bir bölümünü geç ödediği tespit edildiğinden, kötü ödeme uygulamalarının tedarikçi ilişkilerini olumsuz etkileyebileceğini gösteriyor. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki orta ölçekli işletmeler rapor geç ödeyen müşterilerin ortalama olarak 304,066 $ borçlu olduklarını. Ek olarak, bu işletmelerin %81 gibi şaşırtıcı bir oranı, bu geç ödemelerin ciddiyetinin 2021'den bu yana arttığını bildirdi. Bu geç ödemeler, ABD'deki orta ölçekli işletmelerin vadesi geçmiş ödemeleri takip etmek için haftada ortalama 14 saat harcamasıyla işletmeler üzerinde önemli bir yük oluşturuyor. faturalar.

Gecikmeler nihayetinde nakit akışını etkileyerek işletmeleri operasyonlarını devam ettirmek için kendi rezervlerine güvenmeye veya kredi almaya zorlar. Bu seçeneklerin her ikisi de uzun vadeli finansal istikrarsızlık riski taşır. Tüm bunlardan otomatik AP işleme ile kaçınılabilir.

AP otomasyonu faturaların daha verimli izlenmesini ve ödenmesini sağlayarak tedarikçi ilişkilerinin geliştirilmesine yardımcı olabilir ve tedarikçilerle daha iyi bir "zamanında" kaydına yol açabilir. Bu, onlarla daha güçlü ilişkiler geliştirmeye yardımcı olabilir ve bu da, mali faydaları olduğu gösterilen daha az sayıda stratejik tedarikçide tedarikçilerin konsolide edilmesine yardımcı olabilir.

Göre McKinsey tarafından yürütülen bir anket Çeşitli sektörlerdeki 100'den fazla büyük şirket arasında, stratejik tedarikçilerle yakın iş birliği yapanlar daha yüksek büyüme gösteriyor, daha fazla karlılıkve rakiplerine göre daha düşük işletme maliyetleri. Şirketler, yakın iş birliği yoluyla uzun süreli ortaklıkları teşvik ederek tedarikçi tabanlarını pekiştirebilir ve kaldıraçlı harcamalar ve ölçek ekonomileri yoluyla maliyet tasarrufları gerçekleştirebilir.

Son olarak AP otomasyonu, ACH ve sanal kart gibi işletme için daha güvenli ve finansal açıdan faydalı kabul edilen geleneksel kağıt çeklerin ötesinde daha fazla ödeme seçeneği sunarken, aynı zamanda tedarikçilerin tercihlerine de hitap ederek mali faydaya katkıda bulunacaktır.

AP yazılımının maliyeti genellikle ne kadardır?

Ücreti erişim noktası yazılımı satıcıya, yazılımın içerdiği özelliklere ve işletmenin büyüklüğüne göre değişebilir. Bazı AP yazılım sağlayıcıları, aylık veya yıllık bir ücret alarak aboneliğe dayalı fiyatlandırma sunarken, diğerleri bir kerelik satın alma maliyetine sahip olabilir. Bazı sağlayıcılar, işletmenin büyüklüğüne veya kullanıcı sayısına göre kademeli fiyatlandırma seçenekleri de sunar.

AP otomasyon yazılımı satın almak için yapılacak yatırım miktarı genellikle aylık olarak işlenen fatura sayısına bağlıdır. Ön uç fatura işleme, otomatik eşleştirme, onay iş akışları ve arşivleme dahil olmak üzere AP otomasyonunun tüm yelpazesini içeren yazılım çözümleri, aşağıdakiler gibi kapsamlı operasyonel sistemler gerektirir: OCR, çift yönlü entegrasyon, iş zekası, iş akışı, denetim izi ve depolama).

AP otomasyonunun en basit durumu, adından da anlaşılacağı gibi, tüm belgeleri arşivleme amacıyla dijital bir biçime dönüştüren tara ve arşivle yaklaşımıdır. Arşivleme ve geri alma konusunda yardımcı olsa da, otomasyonu iyileştirmek için çok az şey yapar ve hatta sürece fazladan adımlar ekleyebilir. Bu yöntem, küçük ölçekte birkaç yüz dolara uygulanabilir, ancak bir elektronik belge yönetim sisteminin maliyeti 10,000 ila 100,000 ABD Doları arasında olabilir.

Daha yüksek bir AP otomasyonu modeli, ön uç fatura işleme, otomatik eşleştirme, onay iş akışları ve arşivlemeyi içerir. Bu yaklaşım için gereken sistemler karmaşıktır ve her ay 10,000 veya daha fazla fatura işlemi gerçekleştiren işletmeler için kullanışlıdır. Bu modelin maliyeti, ek yazılım lisans ücretleri ve personel destek maliyetleri ile birlikte 100,000 ABD Doları ile 500,000 ABD Doları arasında değişebilir.

Bulut tabanlı AP otomasyonu yukarıdaki modele benzer ancak daha az altyapı yatırımı gerektirir çünkü depolama buluttadır ve bu da depolama donanımı ihtiyacını ortadan kaldırır. Uygulama ücretleri genellikle ayda işlenen fatura sayısına bağlıdır ve bu da bazı işletmeler için uygun bir seçenektir. Ayda 10,000'den fazla fatura işlemi gerçekleştiren işletmeler için uygulama ücretleri 20,000 ABD Doları ile 35,000 ABD Doları arasında değişebilir ve işlem maliyetleri fatura başına 0.65 ABD Doları ile 0.95 ABD Doları arasında değişebilir.

En gelişmiş AP otomasyonu, ACH, EFT, banka havalesi ve sanal kartlar gibi elektronik ödemeler gibi özellikleri içerir. Bu tür çözümler, B2B operasyonlarında giderek daha fazla kullanılmakta ve daha güvenli bir ödeme yöntemi sağlamaktadır.  

Birçok sağlayıcı, işletmenin özel ihtiyaçlarına bağlı olarak özelleştirilmiş fiyatlandırma da sunar. değerlendirmek önemlidir özellikler işiniz için gerekli olan ve ardından buna göre bir sağlayıcı seçin.

AP otomasyonu diğer muhasebe sistemleriyle çalışır mı?

AP otomasyon sistemleri diğer muhasebe sistemleri ile birlikte çalışabilir; birçok sistem, farklı sistemler arasında kesintisiz veri aktarımı sağlamak için API veya ara katman yazılımı gibi çeşitli entegrasyon seçeneklerine sahiptir. Bu şekilde, AP otomasyon yazılımı, diğer muhasebe sistemlerinden faturalar ve satınalma siparişleri gibi verileri alabilir, işleyebilir ve ardından bilgileri harici muhasebe platformunda güncelleyebilir. Entegrasyon ile işletmeler, rahat oldukları muhasebe yazılımını kullanmaya devam ederken AP otomasyon yazılımının özelliklerinden ve otomasyon yeteneklerinden yararlanabilirler.

Örneğin, Nanonets'in platformu, QuickBooks ve Sage gibi diğer muhasebe sistemleriyle entegre edilebilir ve işletmelerin, rahat oldukları muhasebe yazılımını kullanırken platformun otomasyon ve raporlama özelliklerinden faydalanmalarına olanak tanır.

Paket

otomasyonu Alacak hesapları işlemleri faturaları, ödemeleri ve diğer finansal işlemleri işleme sürecini kolaylaştırır, böylece işletmelerin verimliliklerini artırmalarına, maliyetleri düşürmelerine ve doğruluğu artırmalarına olanak tanır. Nanonets gibi AP otomasyon yardımcıları yapay zeka üzerinde çalışır ve e-posta, taranmış belgeler, dijital dosyalar/görüntüler, bulut depolama ve ERP sistemleri gibi çeşitli kaynaklardan dosyaları ve belgeleri otomatik olarak toplayabilen AP iş akışlarının oluşturulmasını sağlar. Akıllı yakalamanın yanı sıra, iyi AP otomasyon araçları da giderleri eşleştirebilir ve uzlaştırabilir, gider raporları oluşturmaktan yönetici onayları almaya kadar tüm gider iş akışlarını yönetebilir ve aylık muhasebe kapanış sürecini istenen herhangi bir ERP, muhasebe yazılımı veya iş aracıyla sorunsuz bir şekilde entegre edebilir.

Nanonets gibi AP otomasyon yazılımı, AP ekiplerine işletmelerin maliyetlerini önemli ölçüde %80 oranında azaltma, faturaları işleme hızını 10 kat önemli ölçüde artırma ve AP günlerini optimize etme, manuel kontroller ve doğrulamalardan kaynaklanan hataları ortadan kaldırma, istisnaları belirleme ve akıllıca işleme konusunda yardımcı olabilir. onları uygun kişiye yönlendirmek ve sahtekarlığı, hırsızlığı, çifte ödemeleri ve diğer verimsizlikleri belirleyip ortadan kaldırmak.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/