Bütçenin nasıl yönetileceği her klinik araştırmanın çok önemli bir parçasıdır ve özel dikkat gerektirir. Bu yazıda, yıllar boyunca oluşturduğumuz ve Clinicubes CTMS'nin geliştirilmesinde temel olarak kullandığımız metodolojiyi sizlere sunuyoruz.

Bütçe yönetimi süreci üç ana aşamadan oluşur:

• Sistem kurulumu ve çalışma hazırlığı
• Bütçe hazırlama
• Takip

Bu aşamaları Clinicubes CTMS'nin arkasındaki vizyon sahibi BGO Software'in CTO'su olan CTO'muz Ivailo Ivanov ile birlikte geçelim.

Aşama 1 – Sistem kurulumu ve çalışma hazırlığı

Yeni bir çalışma geldiğinde bütçesini ayırıp farklı senaryolar oluşturmak istiyoruz. Bu, sponsordan belgeleri aldığımız ve bütçeleme sürecine başladığımız zamandır. ilk adım Bu aşamada, satıcılarımız ve kuruluş olarak sunduğumuz hizmetler tarafından sağlanan fiyat listesi bilgilerinin toplanmasını gerektiren fiyat listesi yönetimi yer almaktadır (bunlardan bazıları dahili olarak yapılabilir, bazıları satıcılar ve taşeronlar tarafından sağlanır).

“Clinicubes'ta gerçek sistem kurulumu bir kez, yani sistem uygulanırken yapılıyor. Sistemin yeni çalışmalar eklemeye ve bunlara bütçe oluşturmaya hazır hale gelmesi için paydaşlar ve birlikte çalıştığımız kişi ve kuruluşlar hakkında bazı bilgileri içe aktarmamız gerekiyor. Buna araştırma merkezleri, laboratuvarlar, kişisel temaslar ve ekosistemimizde yer alan doktorlar gibi diğer kişiler de dahildir. Bu bilgiyi aldıktan sonra birlikte çalıştığımız sponsorlar hakkında bilgi eklemek önemlidir”, diye açıklıyor Ivailo Ivanov.

Bir sonraki önemli adım, fiili fiyat listesinin yani bütçelemenin gider kısımlarında kullanacağımız fiyatlandırmanın oluşturulmasıdır. Fiyat listesinde onu aktif olarak işaretleyen bazı tarihler vardır ve bir satıcı fiyatlandırmayı değiştirdiğinde yeni fiyatları güncelleyebilir ve içe aktarabiliriz. “Bu önemli çünkü daha uzun süren (örneğin birkaç yıl) bazı çalışmalarda zamanla fiyatlandırma değişebiliyor ve bazı ödemeler tek fiyat listesine göre yapılabiliyor, sonraki ödemeler ise farklı fiyatlar üzerinden yapılabiliyor. Bütçemiz ve özellikle de giderler kısmı için doğru verilere sahip olmak oldukça önemli” diyor Ivailo Ivanov.

Diyelim ki ilk adımı tamamladık; sistem kurulumunu ve fiyat listesini. Sonraki adım asıl çalışma hazırlığı ve çalışma protokolünün modellenmesidir. Çalışma detaylarını (çalışma başlığı, aşaması, bazı işe alım hedefleri ve bazı temel bilgiler) girerek çalışmayı sisteme kaydetmemiz gerekiyor ancak daha önemli kısım çalışma protokolünün modellenmesidir. Bütçeler çalışma protokolünden elde edilir. Çalışma protokolünü hazırladıktan sonra, bazı durumlarda çalışmanın yalnızca bir kısmını yürüttüğümüzde, protokolde listelenen prosedürlerin tümünü değil, yalnızca ilgilendiğimiz prosedürleri girmemiz veya içe aktarmamız gerektiğini belirtmek önemlidir. ve yürütmek üzere sözleşmemiz var. Bu temel çizgiye ve bütçenin sözde iskeletine sahip olduğumuzda, bir sonraki adıma, üç adımı uygulamamız gereken gerçek bütçeleme aşamasına geçebiliriz.

Aşama 2 – Bütçe hazırlama

The ilk adım bu aşamada sponsor bütçesi veya gelir bileşenimiz var.

Sponsor bütçesi protokol tarafından otomatik olarak oluşturulur ve bunu temel olarak kullanırız. “Yapmamız gereken her prosedür için sponsordan beklediğimiz ödemeleri pratik olarak girmek. Bu, sözleşmeye ve sponsorla yaptığımız anlaşmalara dayanmaktadır”, diye açıklıyor Ivailo Ivanov.

Sponsor bütçesinde birçok farklı ayar yapılabilir. Örneğin genel giderleri takip etmek, farklı bütçeler tanımlamak ve ayrıca sponsorun size ziyaretleri ne zaman ödediği ve her bir prosedür için yapılan ödemelere kıyasla toplam tutarlar vb. gibi durumları yönetmek için. Sponsor bütçesini tanımlamak, gelir bileşenimizi oluşturmanın yoludur. ve bunu aldıktan sonra giderler bileşenimize geçebiliriz.

The ikinci adım harcama bileşenimiz veya sponsor tarafından protokolde listelenen hizmet ve prosedürlerin fiili eşlemesidir.

Çoğu durumda, sponsordan protokolü aldığımızda ve belirli bir prosedür için size "X" tutarı ödeyeceğimi söylediğinde, bu prosedür nadiren bizim sağladığımız hizmetlerle veya tedarikçilerimizin sağladığı hizmetlerle tam olarak eşleşir. Bu nedenle giderler kısmını oluşturma adımına hizmet ve prosedür haritalaması adı verilir. Tedarikçimizden her bir prosedürle kaç hizmetin eşleşeceğini seçebiliriz ve belirli bir prosedür ve ziyaretin maliyetini belirlemek için oldukça ayrıntılı bir yönteme sahip olabiliriz.

The üçüncü adım farklı senaryolar üzerinde oynamak için farklı varyasyonlar ve bütçe versiyonları ve onaylanmış olarak işaretlediğimiz ve çalışmanın yürütülmesi için temel olarak kullandığımız bütçeyi seçme seçeneği oluşturmaktır.

Gelir bileşenini ve gider bileşenini elde ettikten sonra bütçe versiyonlarını yapabiliriz. Bütçe versiyonları, bütçeyi bu şekilde uygularsak kar elde edip etmeyeceğimizi görmek istediğimiz farklı senaryolardır. Bütçe versiyonları, devam eden maliyetleri takip etmemize ve bütçenin ne kadar başarılı olduğunu veya bütçenin altında olduğumuzu vb. görmemize olanak tanır. Bütçe oluşturma versiyonlarının birden fazla ayarı vardır. “Çok önemli olan ve finansal ilişkilerdeki sorunları çözen şey, farklı paydaşlar arasında karmaşık bir kar dağıtımına izin vermemizdir. Araç oldukça esnek olduğundan ödemeleri, kârları veya gelirleri bölmenin birçok yolu vardır. Bu bütçelerin süresi sınırlı olabilir, dolayısıyla sponsorla yapılan düzenlemeleri değiştirdiğimizde bütçeyi yeniden oluşturabilir veya eski bir bütçeyi temel olarak kullanabiliriz”, diyor Ivailo Ivanov.

Bütçe aşamasını tamamladıktan ve farklı senaryolardan geçtikten sonra, bu bütçelerden hangisinin nihai veya onaylanmış olması gerektiğine karar vermemiz gerekiyor. Daha sonra çalışmanın yürütülmesine başlayabilir veya bizden çalışmayı talep eden kişilere teklifte bulunabiliriz. Burada isteğe bağlı bir aşama olan bütçe takibine geçebiliriz.

Aşama 3 – İzleme

Üçüncü aşama, saha sözleşmelerinin oluşturulmasını gerektirir ve birlikte çalıştığımız araştırma sahalarının her biri, ana bütçe versiyonundan türetilen ayrı bir bütçe alabilir. İlerleme takibi, site tarafından ziyaretlerin ve faaliyetlerin raporlanmasının fiili sürecidir, böylece çalışmanın yürütülmesini gerçek zamanlı olarak izleyebilir ve bütçeyi aşıp aşmadığımızı veya bütçenin altında olup olmadığımızı ve gerçek karlılığın ne olduğunu kontrol edebiliriz, ve sitelerden kaynaklanan ödemeler.

Burada konu planları oluşturmak, vizit ve prosedürleri raporlamak, ayrıca hangi hastanın ne zaman gelmesi gerektiği, hangi vizit veya işlemin yapılması gerektiği konusunda hatırlatmalar almak gibi farklı araçları kullanabiliyoruz.

Clinicubes ve finansal işlevleri

Clinicubes bulut tabanlı bir yazılımdır. Hastaneler, araştırma tesisleri, küçük CRO'lar, saha yönetimi organizasyonları, klinik deney bilgilerini yöneten ve bütçelemeyi takip etmek isteyen, birden fazla tesisteki çalışma ilerlemesini ve birden fazla kolu olan çalışmalar ile sözleşme sırasındaki sözleşme değişikliklerini takip etmek isteyen herkes için uygundur. duruşmanın yürütülmesi.

Clinicubes CTMS, finansal işlevleri aracılığıyla yukarıda belirtilen üç aşamanın tamamını kapsar:

• Kolay bütçeleme, anında kontrol paneli oluşturma ve raporlama
• Çalışma protokollerinin ve etkinliklerinin optimize edilmiş yönetimini garanti eden protokol modelleme aracı.
• Üzerinde çalıştığımız veya üzerinde çalışmayı planladığımız çalışmaların merkezi kaydı görevi gören merkezi bir çalışma veritabanı. Bu işlevsellik, çalışma ilerlemesinin izlenmesini, sponsordan aldığımız protokoller, sözleşmeler, düzenleyici onaylar gibi belgelerin merkezi olarak toplanmasını ve devam eden ödemeleri vb. kapsar.

Ayrıca organizasyona ve çalışmaya gerçekten yardımcı olabilecek birçok ek araç da bulunmaktadır:

• Hasta kayıt takibi, ziyaret programı yönetimi ve raporlama
• Site yönetimi ve mevzuat süreç takibi
• Hasta randomizasyon algoritması
• Diğer sistemlerle entegrasyon

Daha fazla öğrenmek ister misiniz?

Sizin için neler yapabileceğimizi öğrenmek için bizimle iletişime geçin veya bugün sanal bir demo talep edin!

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. Otomotiv / EV'ler, karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• Blok Ofsetleri. Çevre Dengeleme Sahipliğini Modernleştirme. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://www.clinicubes.com/clinical-trial-budgeting-step-by-step/