Giderleri yönetmek çoğu kuruluş için çoğu zaman zorlu bir görevdir. Geleneksel gider yönetimi sistemleri çoğu zaman zorluklarla doludur: manuel veri girişi zaman alıcıdır ve hatalara açıktır; hileli iddialar gözden kaçabilir; şirket politikalarına ve vergi kanunlarına uyumu sağlamak, mayın tarlasında gezinmek gibi bir duygu olabilir. Bu verimsizlikler yalnızca değerli kaynakları tüketmekle kalmıyor, aynı zamanda odağı temel iş faaliyetlerinden uzaklaştırarak büyümeyi ve yenilikçiliği engelliyor.

Yapay Zeka (AI) bugün gider yönetimi alanında dönüştürücü bir güç haline geldi. Yapay zeka teknolojileri, sıradan görevleri otomatikleştirerek, doğruluğu artırarak ve süreçleri düzene sokarak bu asırlık sorunlara umut verici çözümler sunuyor.

Gider Yönetiminde Yapay Zekanın Kullanım Örnekleri

Yapay Zeka (AI), özünde, insanlar gibi düşünmeye ve onların eylemlerini taklit etmeye programlanmış makinelerdeki insan zekasının simülasyonudur. Aşağıdaki yapay zeka çözümleri gider yönetimi bağlamıyla ilgilidir:

Gider Yönetimi İş Akışını Otomatikleştirme

1. Makbuz ve Fatura İşleme: Yapay zeka algoritmaları, makbuzlardan ve faturalardan otomatik olarak veri çıkararak manuel veri girişini azaltır. Bu yetenek, gider raporlama ve geri ödeme süreçlerini düzene sokarak hataları ve sahtekarlığı en aza indirir.

2. Gider Sınıflandırması ve GL Kodlaması: Yapay zeka, giderleri otomatik olarak kategorilere ayırıp bunları doğru Genel Muhasebe (GL) kodlarına atayarak verimliliği artırır. Manuel çabayı azaltır, doğruluğu artırır ve finansal raporlamada tutarlılık sağlar.

3. Otomatik Onay İş Akışları: Yapay zeka, giderleri otomatik olarak kategorize ederek ve bunları uygun onay iş akışlarına yönlendirerek şirket politikalarını uygulayabilir. Bu, politikalara tutarlı bir şekilde bağlı kalarak harcamaların daha hızlı incelenip onaylanmasını sağlar.

4. Finansal Sistemlerle Entegrasyon: Yapay zeka, gider yönetimi sistemlerini muhasebe sistemleri veya ERP çözümleri gibi diğer finansal yazılımlarla sorunsuz bir şekilde entegre edebilir. Bu entegrasyon, gerçek zamanlı mali analizi kolaylaştırır ve doğru mali kayıtların tutulmasına yardımcı olur.

5. Dolandırıcılık Tespiti ve Önleme: Yapay zeka, gider raporlarındaki kalıpları ve anormallikleri analiz ederek olası dolandırıcılık veya politika ihlallerini tespit edebilir. Bu proaktif yaklaşım, kuruluşların riskleri azaltmasına ve uyumluluğu daha etkili bir şekilde uygulamalarına yardımcı olur.

Üretken Yapay Zekadan Yararlanma

6. Gider Sorgulamaları için Chatbotlar: Yapay zeka destekli sohbet robotları, harcama politikaları, gönderim süreçleri veya geri ödeme durumuyla ilgili sorular konusunda çalışanlara anında yardım sağlayabilir. Bu, kullanıcı deneyimini iyileştirir ve finans ekiplerinin iş yükünü azaltır.

7. Kullanıma Hazır Kategorizasyon: Kapsamlı eğitim, özelleştirme veya manuel müdahale gerekmeden finansal işlemleri önceden tanımlanmış kategorilere göre otomatik olarak sınıflandırmak için GenAI'dan yararlanılıyor. Bu yaklaşım, giderleri kategorize etmek için hızlı, doğru ve ölçeklenebilir bir çözüm sağlar.

Gider Yönetimi için Yapay Zekayı Uygulayın

Artık yapay zeka kullanılarak çözülebilecek kullanım senaryolarını anladığımıza göre, bunları işletmenizde nasıl uygulayacağınızı keşfedelim.

Gider Yönetimi İş Akışını Otomatikleştirme

Bu, giderlerinizi uçtan uca yönetmek için doğru gider yönetimi yazılımını kullanarak yapılabilir.

Boyut, harcama hacmi ve gereken belirli özellikler (örn. OCR, onay kurulumu, mobil erişilebilirlik, muhasebe yazılımıyla entegrasyon vb.) gibi faktörleri göz önünde bulundurarak kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarını değerlendirin.

Ardından, özellikleri, kullanıcı incelemelerini, fiyatlandırmayı ve mevcut sistemlerle entegrasyon kolaylığını karşılaştırarak farklı gider yönetimi yazılımı seçeneklerini inceleyin.

Bugün piyasadaki en iyi gider yönetimi yazılımlarının bir listesini hazırladık. Aşağıdaki linke tıklayarak okuyunuz.

15'ün En İyi 2024 Harcama Yönetimi Yazılımı Çözümü

2024'teki harcama yönetimi yazılımı dünyasını keşfedin. En iyi çözümleri keşfedin ve işletmeniz için doğru çözümü nasıl seçeceğinizi öğrenin.

Bir sonraki adım gider yönetimi yazılımınızda iş akışınızı ayarlamaktır.

Bundan önce yapay zeka ve otomasyonun olmadığı manuel bir iş akışının nasıl göründüğüne hızlıca tekrar bakalım.

1. Gider Oluşumu: Çalışanlar seyahat, yemek gibi masrafları karşılıyor. Değerli eserler gibi makbuzlara tutunuyorlar ve kabul edelim ki çoğu zaman bir çamaşır yıkama işleminden sonra silikleşiyorlar.

2. Manuel Veri Girişi: Çalışanlar masrafları manuel olarak kaydeder. Elektronik tabloları, buruşuk makbuzları ve ara sıra ortaya çıkan kahve lekesini düşünün. Bu, insan hatalarıyla dolu ve neredeyse tek ayaklı bir yarış kadar verimli, zahmetli bir süreç.

3. Gider Raporu Oluşturma: Bu e-tabloları gider raporuna benzer bir şekilde derlemeye çalışma süreci.

4. Hantal Onaylar: Yöneticiler daha sonra politikaya uygunluk ve makullük ile mücadele etmek için arenaya adım atarlar. Bu süreç genellikle bir pinpon maçından daha fazla ileri geri içerir.

5. Yavaş Geri Ödemeler: Onaylandıktan sonra çalışanlar geri ödeme bekleme süreleri aşamasına girer. Zamanın durduğu ve moralin sıklıkla darbe aldığı bir araf.

6. ERP/muhasebe yazılımına Veri Girişi: Veri girişi – finans ekibinin varlığının belası yeniden geri dönüyor. Verilerin manuel olarak muhasebe sistemlerine doğru kategorize ve kodlamayla girilmesi, boyanın kurumasını izlemek kadar heyecan verici.

7. İçgörüler? Daha Fazlası Daha Fazlası: Çoğunlukla dünün gazetesi kadar güncel bilgiler sunan periyodik raporlar oluşturulur.

Otomasyon ve Yapay Zeka bu kasvetli manzarayı dönüştürdü.

Gibi modern bir gider yönetimi yazılımı Nanonetler gider yönetimini kusursuz, verimli ve hatasız hale getirmek için bu teknolojik gelişmelerden yararlanmaktadır.

Şimdi Nanonets ile otomatik gider yönetimi iş akışının nasıl göründüğüne bir göz atalım.

1. Gider Oluşumu: Aynı eski masraflar, ama işte sihrin gerçekleştiği yer. Mobil teknolojinin harikaları ve uygulamalarınızdan ve veritabanlarınızdan makbuzları içe aktarmaya yönelik kusursuz entegrasyonlar sayesinde makbuzlar, hızlı bir mermiden daha hızlı yakalanır.

2. Otomatik Sihirli Kayıt: Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi devreye girerek yapılandırılmış verileri faturalardan dijital verilere, "harcama" diyebileceğinizden daha hızlı bir şekilde çıkarır.

3. Gider Sınıflandırması ve GL kodlaması: Nanonets, kuralları ve kategorileri özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirme esnekliği sunar. Açabilirsin Akıllı Gider Sınıflandırmasıgider kategorilerini ve alt kategorilerini iş ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin; Nanonets, giderleri otomatik olarak uygun kategorilere, alt kategorilere atar ve daha fazla incelenmek üzere anormallikleri tespit eder. Üstelik bu özellik, herhangi bir eğitim verisi gerektirmeden, kullanıma hazır bir şekilde çalışır!

GL kodu ataması şu şekilde etkili bir şekilde yürütülebilir:

• Geçmiş verilerle ilgili eğitim: Nanonets ile finansal işlemleri tanımak ve kategorilere ayırmak için bir makine öğrenimi modeli eğitebilirsiniz. Bu, geçmiş mali belgelerin ve tarihsel olarak doğru GL kodlarıyla etiketlenmiş işlemlerin yüklenmesini içerir. Model, yeni işlemlere ilişkin GL kodlarını doğru bir şekilde tahmin etmek için bu örneklerden bilgi alır.

• Kullanıma hazır Gen Yapay Zeka: Yazılımımız, Nanonets GenAI'yi kullanarak finansal belgelerdeki metni insan anlayışını taklit edecek şekilde yorumlayabilir. Bu, işlem ayrıntılarının belirsiz veya seyrek olduğu durumlarda bile GL kodlarını doğru bir şekilde atamak için karmaşık akıl yürütmeyi uygulamak üzere ilgili bilgileri, bağlamı ve semantiği çıkarmasına olanak tanır.

4. Gerçek Zamanlı Raporlama: Raporlar bir düğmeye tıklanarak oluşturulur; kahve ikramları hariç, kendi kişisel asistanınıza sahip olmak gibidir. Sistemde gerçek zamanlı veriler mevcut olup, iş harcamalarının gecikme ve hata olmadan tam olarak görülebilmesini sağlar.

5. Kolay Onaylar: Sistem odaklı uyumluluk kontrolleri ilk önce devreye giriyor ve yalnızca aykırı değerleri işaretliyor. Yöneticiler her raporda Köstebek Patlat oynamak yerine gerçek konulara odaklanabiliyor. Daha sonra faturaların doğru zamanda doğru kişiye onaya gönderilmesini sağlamak için döngüdeki insanları ekleyebilirsiniz. Ayrıca onay politikanızı ve özel doğrulama kontrollerinizi zorunlu kılabilirsiniz.

6. Uyumluluk Hız Sabitleyici: Sürekli, otomatik denetimler hayatı kolaylaştırır. Anormallikler başparmak gibi ortaya çıkıyor ve politikaların uygulanması davuldan daha sıkı.

7. Işık Hızı Geri Ödemeleri: Geri ödemeler çok hızlı gerçekleşiyor ve çalışanların morali stratosfere yükseliyor.

8. Senkronizasyon Senfonisi: Muhasebe yazılımınız ve diğer uygulamalarınızla kusursuz entegrasyon, veri girişini ve mutabakatı kaotik bir kakofoni yerine uyumlu bir senfoniye dönüştürür.

9. Düşünce Hızında Analitik: Harcama kalıpları ve tasarruf fırsatları hakkında kristal bir küre sunan gerçek zamanlı bilgiler parmaklarınızın ucunda.

Gider Sorgulamaları için Chatbotlar

Bu, harcama politikanızı alan ve harcamayla ilgili sorguları buna göre yanıtlayan özel bir sohbet robotu oluşturmayı içerir. Üretken yapay zekadaki gelişmeler sayesinde bunu uygulamak, harcama politikanızı yüklemek kadar kolaydır.

Bunu yapmak için şunları yapabilirsiniz:

• Bir çalışma alanı ChatGPT hesabı kullanın.
• Kendi Chatbot'unuzu konuşlandırın.
• Bu sohbet robotunu sizin için yaratan bir Chatbot Yazılımı kullanın.

Daha fazlasını aşağıdaki makalemizde okuyun.

ChatGPT ve GPT API kullanarak PDF'lerle sohbet edin

ChatGPT ve OpenAI'nin GPT API'sini kullanan bu kod eğitimi, PDF'lerle nasıl sohbet edileceğini, PDF görevlerini otomatikleştirmeyi ve PDF sohbet robotları oluşturmayı öğretir.

Gider Yönetiminde Yapay Zekanın Faydaları

Yapay Zekanın (AI) gider yönetimi sistemlerine entegrasyonu, kuruluşların mali durumlarını yönetme biçiminde devrim yaratan bir dizi fayda sağlar.

1. Artırılmış Verimlilik ve Üretkenlik

Yapay zeka, veri girişi, gider sınıflandırması ve onay süreci gibi sıkıcı ve zaman alıcı görevleri otomatikleştirir. Bu otomasyon, çalışanların zamanını serbest bırakarak, idari görevlere takılıp kalmak yerine daha stratejik görevlere odaklanmalarına olanak tanıyor. Giderlerin ve geri ödemelerin işleme hızı önemli ölçüde artarak gönderimden onaya ve ödemeye kadar olan döngü süresini kısaltır.

2. Artan Doğruluk ve Azalan Hatalar

Manuel veri girişi insan hatasına açıktır ve bu da mali kayıtlarda yanlışlıklara yol açabilir. Yapay zeka destekli sistemler, makbuzlardan ve faturalardan verileri yüksek hassasiyetle çıkarmak ve işlemek için Optik Karakter Tanıma (OCR) ve makine öğrenimi algoritmalarını kullanır. Bu, hataları en aza indirir, gider raporlarının doğruluğunu sağlar ve mali verilerin bütünlüğünü korur.

3. Geliştirilmiş Uyumluluk ve Dolandırıcılık Tespiti

Yapay zeka sistemleri, şirket politikalarını ve düzenleyici gereklilikleri otomatik olarak anlayacak ve uygulayacak şekilde programlanabilir. Çok miktarda veriyi gerçek zamanlı olarak analiz ederek anormallikleri, olağandışı harcama kalıplarını ve potansiyel dolandırıcılık faaliyetlerini tespit edebilirler. Uyumluluk ve dolandırıcılık tespitine yönelik bu proaktif yaklaşım, kuruluşların riskleri azaltmasına ve olası mali kayıplardan ve yasal sorunlardan kaçınmasına yardımcı olur.

4. Geliştirilmiş Çalışan Deneyimi

Yapay zeka destekli sohbet robotları ve sezgisel arayüzler, çalışanların masrafları göndermesini, politikalar hakkında bilgi almasını ve geri ödemelerin durumunu takip etmesini kolaylaştırıyor. Bu kullanıcı dostu yaklaşım, çalışanların genel deneyimini iyileştirerek daha yüksek memnuniyet ve gider raporlama prosedürlerine uyum sağlar.

5. Maliyet Azaltma

Gider yönetiminde yapay zekanın benimsenmesi, doğrudan ve dolaylı maliyet tasarruflarına yol açar. Rutin görevlerin otomatikleştirilmesi işçilik maliyetlerini azaltırken, gelişmiş doğruluk ve sahtekarlık tespiti mali kayıpları önler. Ayrıca yapay zekanın sağladığı stratejik bilgiler, şirketlerin harcamalarını optimize etmesine yardımcı olarak bütçenin daha etkili kullanılmasına olanak tanıyor.

6. Ölçeklenebilirlik ve Esneklik

Yapay zeka sistemleri, değişen iş ihtiyaçlarına kolayca uyum sağlayabilir ve hatalarda veya işlem süresinde karşılık gelen bir artış olmadan artan hacimdeki gider işlemlerinin üstesinden gelmek için ölçeklenebilir. Bu ölçeklenebilirlik, işletmelerin gider yönetimi süreçleri tarafından kısıtlanmadan büyüyüp gelişebilmelerini sağlar.

Manuel harcama yönetiminin uygulanmasından otomatikleştirilmiş gider yönetimine geçiş devasa bir adım gibi görünse de gerçekte bu, verimliliğe, netliğe ve sonuçta artan kârlılığa yönelik bir dizi küçük, pratik adımdır.

Yapay zekayı kullanarak gider yönetimini ve otomasyonu başarıyla uygulayan işletmelere ilişkin birkaç örnek olay incelemesini burada bulabilirsiniz:

1. SaltPay, Satıcı Faturalarını Yönetmek İçin SAP ile Entegrasyon İçin Nanonetleri Kullanıyor.
2. In2 Proje Yönetimi, Water Supply Corporation'ın Nanonets AI ile 700,000 Avustralya Doları tasarruf etmesine yardımcı oluyor.
3. Bir KOBİ olan Happy Jewellers, NanoNets'ten nasıl yararlandı?
4. Nanonets AI, ACM Hizmetlerinin gider belgelerinden çıkarmayı otomatikleştirmesine yardımcı olarak Borç Hesapları ekibine %90 oranında zaman tasarrufu sağlıyor.
5. Tapi, Nanonet'leri kullanarak mülk bakım faturalarını otomatikleştiriyor.
6. Puma, gider yönetimi sürecini Zoho Expense ile otomatikleştiriyor.
7. SWISS, Rydoo ile gider işleme verimliliğini %80 artırdı.
8. Suncommon, Expensify Card'ı kullanarak şirket harcamalarını yönetir ve şirket zamanından tasarruf sağlar.

Sonuç

Yapay zeka teknolojileri, süreçleri otomatikleştirerek, doğruluğu artırarak, uyumluluğu sağlayarak ve stratejik bilgiler sağlayarak gider yönetimini idari bir yükten ziyade stratejik bir varlığa dönüştürür.

Yapay zeka destekli gider yönetimi çözümlerini benimseyen kuruluşlar, kendilerini pazarda artan operasyonel verimlilik, finansal kontrol ve rekabet avantajı sağlayacak şekilde konumlandırıyor.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/