Sayın Bay/Bayan: Eğer gelen kutunuz benimki gibiyse, on dokuzuncu yüzyıldan kalma bir aşk mektubuna ya da bir gencin kısa mesajına benzeyen e-postalarla doludur.

Adil olmak gerekirse bu kimsenin hatası değil. Toplum olarak öğretmiyoruz e-posta görgü kuralları veya standartlar değiştikçe profesyonelleri yeniden eğitin. İşletme Yazma dersi alacak kadar şanslıysanız, muhtemelen selamlamaları ("Sayın Bay/Bayan", "Kiminle İlgili Olabilir", "İçtenlikle" vb.) ve bir kapak mektubunun nasıl biçimlendirileceğini ve resmi bir mektubun nasıl yazılacağını öğrenmişsinizdir. şikayet.

Peki günlük e-postalara gelince? Şu ana kadar tek başınasın.

İnsanların iş e-postalarında yaptığı en önemli hataları, öğrenebileceğiniz 14 profesyonel olmayan e-posta örneğiyle derledim.

14 Profesyonel Olmayan E-posta Örnekleri

Profesyonel olmayan bir e-posta mı gönderdiğinizi veya iş arkadaşınızın çizgiyi aştığını mı merak ediyorsunuz? Günümüzün kabul edilebilir ve kabul edilemez e-posta görgü kurallarını görmek için bu profesyonel olmayan e-posta örneklerine göz atın.

1. Birinin Adını veya Cinsiyetini Şakalamak

Merhaba Brandy,

Bunu Pazartesi günkü toplantımızın gündemine ekleyebilir misiniz?

Teşekkürler,

Gil

Maddy, Maggie, Molly; hepsini duydum. Üç ay boyunca bana Brandy diyen bir patronum vardı. Amanda adını kullanmıyorum, dolayısıyla bu selamlamayı içeren bir e-posta, o kişinin beni tanımadığının kesin bir göstergesidir.

Birinin adını ve tercih edilen zamirleri öğrenmek önemlidir. Birinin adını katletmek, mesajınızı daha okunmadan öldürmenin bir numaralı yoludur.

Bunun yerine ne yapmalı?: Gönder tuşuna basmadan önce birinin adının yazılışını bir kez daha kontrol edin ve cinsiyet hakkında varsayımlarda bulunmayın. Hata yaptığınızı fark ederseniz özür dileyin! Soğuk bir e-posta senaryosunda şansınızı kaçırmış olabilirsiniz, ancak iş arkadaşlarınızla veya müşterilerinizle hatayı kabul edin ve yolunuza devam edin.

2. Eksik Selamlama veya İmza

Birisi benim için bu konuyu takip edebilir mi?

E-posta iletişimi daha az resmi hale geldi, ancak yine de bir selamlama ve imzanın olması gerekiyor. Bu özellikle yeni bir e-posta için olduğu kadar yanıtlar için de geçerlidir. Pek çok kişinin yanıt e-posta imzası yoktur, bu nedenle bir grup ileti dizisindeki e-postalar, bir e-postayla ilişkilendirilmediğinde kafa karıştırıcı olabilir.

Bunun yerine ne yapmalı?: Yeni e-postalar için bir e-posta imzası ve yanıtlar için daha kısa bir e-posta imzası ayarlayın. Bir e-postayı açmak ve en altında adınızın yer aldığı bir oturum açmak için "Merhaba [Ad]" veya "Sevgili [Ad]" seçeneğini kullanın. ihtiyacın yok akıllıca bir imza e-postalar için, ancak size uygunsa birini seçebilirsiniz.

3. Dağınık Dilbilgisi ve Yazım

Merhaba

Bir proje hakkında bilgi almak için size ulaşıyorum. Yakında yapılacak bir web sitesi projesi için acilen yazara ihtiyacımız var. Otomotiv endüstrisindeki bir müşterimiz için. Lütfen daha fazla tartışmak üzere bağlantı kurmak için iyi bir gün olup olmadığını bana bildirin.

En iyi dileklerimle,

Todd

Bir yazar ve İngilizce uzmanı olarak iyi dilbilgisini takdir ediyorum ancak bunun herkesin gücü olmadığının (İngilizcenin de herkesin ana dili olmadığının) farkındayım. Çoğu kişi bir yazım hatasını gözden kaçırsa da yine de iyi bir izlenim bırakmıyor. Birden fazla yazım hatanız varsa veya okuyucu mesajınızı anlayamıyorsa ciddi sorunlarla karşılaşırsınız.

Bunun yerine ne yapmalı?: E-postalarınızı kendiniz kontrol edin ve aşağıdaki gibi araçları kullanın: Chrome için Grammarly kaçırdığın her şeyi yakalamak için.

4. Kötü Soğuk E-postalar

Merhaba,

Sizinle iletişim kurma girişimlerine yanıt vermediniz, bu yüzden gelen kutunuza yeniden yaklaşıyorum.

MASSIVE büyüme mi arıyorsunuz?

Web siteniz iyi görünüyor ancak kodunda Google'da bulunmanızı zorlaştıran bazı ciddi hatalar var. İşletmenizi internet deliğine bırakmak yerine büyütmek istiyorsanız başka yere bakmayın!

Aşağıda size, web sitesi kodundaki en önemli hataların bir listesini bulacağınız, düzeltildikten sonra web sitenizin Google'da yeniden indeksleneceği ve kısa sürede arama motorunda önemli ölçüde daha yüksek konumlara ulaşacağı bir rapor gönderiyorum. kısa zaman.

Brock

Potansiyel müşterileri takip etmek satışların önemli bir parçasıdır, ancak bunu yapmanın doğru ve yanlış bir yolu vardır. en iyi soğuk e-postalar kişiselleştirilmiş, kısa ve özdür. Alıcıyı utandıran ve herhangi bir yeni bilgi veya değer eklemeyen aralıksız takip e-postaları göndermek, başarısızlığın kesin tarifidir.

Bunun yerine ne yapmalı?: Yakışıklı ve kibar olun. Kişiyi ve işini araştırdığınızı gösterin ve konuyu net bir harekete geçirici mesajla sonlandırın.

5. Kaba Takipler

Merhaba Melanie,

Son e-postamı gördün mü?

Karen

İster bir iş arkadaşınıza ister bir müşterinize yazıyor olun, pasif-agresif veya doğrudan kaba takip yanıtlarına karşı dikkatli olun. Cuma günü saat 4'da bir e-posta almak ve Pazartesi sabahı bunun gibi bir notun gelen kutunuzda beklemesinden daha kötü bir şey yoktur. Bu kişinin notta patronunuzu pasif-agresif bir şekilde kopyalaması daha da kötüdür.

Bunun yerine ne yapmalı?: Check-in işlemini kibarca takip etmeden önce uygun bir süre (1-2 iş günü) bekleyin. Belirli bir son tarihe kadar yanıt almanız gerekiyorsa onlara nedenini hatırlatın. Gerçek bir krizse Slack, telefon görüşmesi veya ofisine gitmek gibi alternatif bir iletişim yöntemi kullanın.

6. Aşırı Arkadaşça veya Gayri Resmi Olmak

selam kanka!

nasıl tekmeliyor? umarım haftayı atlatmışsınızdır! 🤪

Raporla ilgili yardıma ihtiyacınız olup olmadığını kontrol ediyorum. Eğer zaten başladıysanız, harika sos! 🌮 LMK, eğer bana bazı fikirler vermemi istersen!

sburalarda mısın

Kyle

Bir müşteriye, patrona veya yabancıya gönderilen hiçbir e-posta yukarıdaki gibi görünmemelidir. E-postaların profesyonel kalmasını sağlamak için kısa mesajlarda argo, emoji ve noktalama işaretlerinin kullanılmamasını sağlayın. Yakın iş arkadaşlarınızla e-posta yazışmaları için bir miktar esneklik vardır ancak bunu sınırlı tutun ve sağduyunuzu kullanın.

Bunun yerine ne yapmalı?: Tam cümleler halinde yazın. Argo, insanlar bilmediğinde dışlayıcı olabilir; bu nedenle sade bir dil kullanın. Birini gerçekten iyi tanıdıktan sonra biraz gevşeyebilirsiniz.

7. Aşırı Resmi Olmak

Sevgili Bayan,

Bu mesajın sizi iyi bulacağına inanıyorum. Adım Jerome ve önde gelen video konferans çözümleri sağlayıcısı XYZ'yi temsil ediyorum.

Bu platform, Fortune 500 şirketlerinin güvenini kazanmıştır ve en yüksek mükemmellik standartlarıyla tasarlanmıştır. HD ses ve ekran paylaşımı da dahil olmak üzere özelliklerimiz, uzaktan toplantıları kolaylaştırmanıza ve işinizi kolaylıkla büyütmenize olanak tanır.

Yazılımın kişiselleştirilmiş bir tanıtımını yapmak ve ihtiyaçlarınızı tartışmak için en kısa zamanda kısa bir video görüşmesi planlamaktan onur duyarım. Gelecek hafta müsaitliğiniz hakkında beni bilgilendirir misiniz?

En iyi dileklerimle,

Jerome

Diğer uçta ise şöyle bir şey var: çok profesyonel. Aşırı resmi e-postalar katı, kişisel olmayan ve ilgisiz görünebilir. Resmi Bay/Bayan ifadesini kullanmaya gerek yoktur. artık atamalar - birisinin özel bir unvanı olmadığı sürece bir ad yeterli olacaktır. Bazı durumlar veya sektörler diğerlerinden daha fazla resmiyet gerektirse de, bu tarzda yazarken birisiyle bağlantı kurmak genellikle zordur.

Bunun yerine ne yapmalı? Tam cümleler yazın ve e-posta görgü kurallarına uyun, ancak aynı mesajı ileten daha kesin, günlük ifadeler için aşırı uzun ve resmi ifadeleri azaltın. Arkaik olmadan da saygı gösterebilirsiniz.

8. Kötü Konu Satırları

Konu: Alo?

Çoğu kötü konu satırı ya belirsizdir (merhaba, giriş yapın, sohbet edebilir miyiz?) ya da spam içeriklidir. "Ücretsiz", "nakit kazanın" veya "zorunluluk yok" gibi anahtar kelimeler, e-posta filtrelerini tetikleyebilir ve kimlik avı e-postaları gibi görünerek e-postanızı çöp kutusuna atabilir.

En kötü konu satırı? Hiçbirini koymuyorum.

Bunun yerine ne yapmalı?: Konu satırınızı açıklayıcı ancak kısa (50 karakterden az) yapın. Okuyucu, e-postayı açmadan önce e-postanın neyle ilgili olduğuna dair bir fikre sahip olmalıdır. Kullanmak güç sözler Birisinin onu açma şansını arttırmak için.

9. Belirsizlik/Harekete Geçirici Mesajın Olmaması

Merhaba herkes,

Bunlar harika düşünceler ve öneriler. Bunun nereye gittiğini beğendim. Bu fikirleri harekete geçirelim!

Clarisse

Hepimiz insanların fikirlerini ortaya attığı, diğerlerinin coşkuyla yanıt verdiği ve sonra hiçbir şeyin olmadığı grup e-posta yazışmalarında bulunduk. Bu tanıdık geliyor mu? Belirsizlik profesyonelliğe aykırıdır çünkü diğer kişiyi bundan sonra ne olacağı konusunda belirsiz bırakır.

Bunun yerine ne yapmalı?: Her profesyonel e-postayı belirli bir harekete geçirici mesajla sonlandırın. Hangi sorumluluğu almayı planladığınızı açıkça belirtin, bir zaman çizelgesi verin ve ardından devredilecek ek eylem adımlarını listeleyin.

10. Eksik Detaylar

Merhaba herkes,

Üzgünüm, powerpoint'i eklemeyi unuttum! İşte burada. Birkaçınız Cuma günü öğle yemeği ve eğitimin nerede yapılacağını sordu ve bu da Gökyüzü Odası'nda.

Tekrar teşekkürler,

melisa

Önemli bir e-posta gönderip ek veya tarih gibi önemli bir ayrıntıyı unutmaktan daha utanç verici bir şey yoktur. Birden fazla soru içeren bir e-postaya yanıt veriyorsanız, geri yazıp bir soruyu yanıtlarken diğerini unutmak kolaydır. Bu hepimizin başına gelse de (ben de oradaydım!), bunun olma olasılığını azaltabilirsiniz.

Bunun yerine ne yapmalı?: Yazmaya zaman ayırın ve e-postalarınızı düzeltin. Bir e-postayı yanıtlıyorsanız, her şeyi yanıtladığınızdan emin olmak için orijinal e-postayı yeniden okuyun. Toplu bir e-postaysa, hiçbir şeyin eksik olmadığından ve her şeyin anlamlı olduğundan emin olmak için başka birinden bunu sizin için kanıtlamasını isteyin.

11. Tümünü Yanıtla seçeneğinin yanlış kullanılması

Herkes herkese yanıt vermeyi bırakabilir mi? Teşekkür

Hepimiz cevabı duyduk - tüm korku hikayelerini. Tümünü yanıtla şeklindeki aksiliklerin çoğu tesadüfidir: Ya birisi amaçladığından çok daha geniş bir hedef kitleye mesaj gönderir ya da "hepsini yanıtla"ya basarak bir gruba özel mesaj gönderir.

Bunun yerine ne yapmalı?: Bir ileti dizisine 1:1 yanıt göndermeniz gerekiyorsa alıcı listesini kontrol edin veya yeni bir e-posta başlatmayı düşünün. Kendinizi yanlışlıkla tümünü yanıtla mesajının alıcısı olarak bulursanız, herkese yanıt vererek durumu daha da kötüleştirmeyin. Sorunu çözmek için gönderenle ayrı ayrı iletişime geçin.

12. Başıboş E-postalar

Merhaba oradaki!

Haftanız nasıl geçiyor? Sıfırın altında bir hafta daha geçirdiğimize inanamıyorum. Dün köpeklerimi yürüyüşe çıkarmayı denedim ama ikisi de titremeye başlayıncaya kadar sadece birkaç blok yapabildik ve geri dönmek zorunda kaldık! Yaza şimdiden hazırım.

Gelecek hafta Salı günü ofise geleceğim (Salı günü Taco'yu kaçıramam, değil mi?). Herkesin katıldığı bir toplantı yaptığımız için birkaç günlüğüne işe gidip gelmeyi göze alıyorum! Bir fincan kahve almaya hazır mısın? Sizi arayıp departmanınızdaki yenilikleri öğrenmeyi çok isterim.

Jackie

İş arkadaşlarınızla ve iş bağlantılarınızla yakınlık kurmak iyidir ancak uzun, başıboş e-postalar kesinlikle etkili değildir. Soğuk bir e-posta ise okuyucu ikinci paragrafa ulaşamayacaktır. İş yeri bağlamında, iş arkadaşlarınızın uzun kişisel anekdotları anlatacak ve aynı şekilde yanıt verecek zamanı veya enerjisi olmayabilir.

Bunun yerine ne yapmalı?: Kişinin zamanına saygı gösterin ve e-postayı en önemli ayrıntılara kadar kısaltın. Herhangi bir küçük konuşmayı tek bir satırla sınırlayın. Söylemeniz gereken çok şey varsa, bunları bir toplantıya veya gerçek bir sohbete saklayın.

13. Dedikodu ve Şikayetler

Ahh. Toplantıda az önce yaşananlara inanabiliyor musun? Bu tek yorumdan sonra kan damarını patlatacakmış gibi görünüyordu.

Tina

“Başkasının okumasını istemediğiniz bir şeyi asla yazmayın.” Bu tavsiyeyi ortaokulda aldım ve bunun evrensel olarak geçerli olduğunu düşünmesem de iş e-postanız için kesinlikle geçerli olduğunu düşünüyorum. Dedikoduya, şikayetlere veya birisiyle dalga geçmenin profesyonel e-postada yeri yoktur.

Bunun yerine ne yapmalı?: Birisi hakkında meşru bir şikayetiniz varsa yapmanız gerekenler aşağıda açıklanmıştır. Kişiyle doğrudan veya patronunuzla veya İK direktörünüzle konuşun.

Gerçekleştikten sonra, konuşmayı bir e-postada birkaç madde işaretiyle belgeleyin. “Merhaba, bugünkü konuşmamızı özetliyorum…” Böylece, gerekirse performans sorunlarının veya personel dosyalarının bir kaydına sahip olursunuz.

Zor bir iş arkadaşınız hakkında stresinizi atmanız mı gerekiyor? Mutlu saatler için saklayın.

14. Birine Teşekkür Etmemek veya Teşekkür Etmemek

Merhaba Matt,

Bunun işaretlenmiş olmasına sevindim. Devam edersek, gelecek hafta için bir 2. Çeyrek strateji çağrısı planlayabilir miyiz?

Jonathan

Birisi sizin için bir işi tamamladığında veya size bir iyilik yaptığında, onun katkılarını kabul etmemek kabalıktır. Ya da daha kötüsü, başkasının çalışmasından pay almak.

Bunun yerine ne yapmalı?: Bir projeyi tamamladığınızda veya birisinin gönderdiği bir şeyi aldığınızda, herkese çalışmaları ve katkıları için teşekkür edin. Akranlarının önünde biraz minnettarlık ve takdir, uzun bir yol kat edecektir.

Profesyonel E-postalar Önemlidir

İster patronunuza, ister iş arkadaşınıza, ister bir müşteriye, ister bir lidere e-posta gönderiyor olun, profesyonellik önemlidir çünkü e-postalarınız sizi ve şirketinizi temsil eder. Alıcının adı, yazım hataları, ses tonu gibi şeyleri tekrar kontrol etmek için e-postalarınızı yeniden okuduğunuzdan ve gerekli tüm bilgileri ve ekleri eklediğinizden her zaman emin olun.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples