Banka Mutabakatı, şirketin nakit bakiyesinin banka ekstresi ile eşleştirilmesi işlemidir. Amaç, müşteri ödemeleri, banka ücretleri, ödenmemiş çekler ve geri ödemeler gibi tüm işlemlerin şirketin kasa defterlerine doğru şekilde kaydedilmesini sağlamaktır.

Banka mutabakatı, muhasebe hatalarının belirlenmesi ve dolandırıcılık veya hırsızlığın tespit edilmesi açısından çok önemlidir. İfadelerin uygun şekilde mutabakatı yapılmazsa, bir şirket hatalar ve sahtekarlık nedeniyle mali kayıp riskiyle karşı karşıya kalır. Üstelik kasa defterlerindeki yanlışlıklar finansal planlama, vergi uyumu ve hukuki konularda zorluklara yol açabilir.

Banka mutabakatı nasıl çalışır?

Banka mutabakatı iki stratejiyi içerir: mikro ve makro strateji. Bunlardan ilki, her işlemin çapraz kontrol edildiği ve muhasebeleştirildiği belge incelemesidir. İkincisi, gelir/giderler üzerinde sağlıklı bir kontrol yapmak ve aykırı değerleri tespit etmek için önceki yıllardaki eğilimleri gözlemlediğimiz analitik incelemesidir. Borç hesapları ekiplerinin mutabakat süreçlerinde her iki yöntemi de uygulaması bekleniyor.

1. Belge incelemesi

Belge incelemesi, kasa defteri ile banka ekstresinin işlem düzeyinde karşılaştırılmasını gerektirir. Herhangi bir usulsüzlük tespit etmek için her işlemin kapsamlı bir değerlendirmesini gerektirir.

Örneğin, bir muhasebecinin bir satıcıya 500 dolar ödediğini ancak bunu yazmayı unuttuğunu varsayalım. Başka bir kişi eksik girişi fark etti ve 500 doları tekrar ödedi ve şimdi şirket iki kez ödeme yaptı. Ancak kasa defterine yalnızca bir ödeme kaydedilir. Muhasebeci, kasa defterini banka ekstresiyle karşılaştırırken mükerrer ödemeyi tespit edebilir ve ardından ikinci ödeme için satıcıdan veya bankadan geri ödeme talep edebilir. Benzer şekilde, aşırı ücretler ve hatalı işlemler gibi bankacılık hatalarını da tespit edebilirsiniz. Bir sonraki bölümde belge incelemesinin nasıl yapılacağına daha detaylı değineceğiz.

2. Analitik inceleme

Analitik inceleme yöntemi, trendlerdeki değişiklikleri belirlemek için büyük resme bakar. Bu analiz sırasında, geçmiş hesap hareketlerine dayalı olarak tahminler oluşturulmakta ve kasa kayıtları ile karşılaştırma için bir ölçüt görevi görmektedir. Olağandışı herhangi bir veri, olası hataları veya sahtekarlıkları ortaya çıkarmak için bir başlangıç ​​noktasıdır.

Örneğin, bir şirketin genellikle aylık 200 bin dolarlık satıcı ödemesi vardır, ancak bu ay 400 bin dolar olarak kaydedildi. Genel gelirde önemli bir değişiklik olmadığı ve aylar ve yıllar itibarıyla önceki ödemelerin bu farklı aralığa girmediği düşünüldüğünde endişeler artıyor. Soruşturmanın ardından muhasebeci, yanlışlıkla 20 bin dolar olarak kaydedilen 200 bin dolarlık bir ödeme buldu.

Analitik incelemesi, önemli varyasyonları ve aykırı değerleri belirlemenin etkili bir yoludur.

Banka mutabakatı nasıl yapılır?

Banka mutabakatı, bankadaki para ile kasa defterine yansıtılan gerçek paranın eşleştirilmesini içerir. Günümüzde mutabakat öncelikle otomatik olarak gerçekleştirilmektedir. mutabakat yazılımı zamandan ve paradan tasarruf etmek için. Ancak manuel banka mutabakatı sürecini bir kez daha anlayalım:

1. Adım: Belgeleri toplayın

Banka tarafında banka hesap özetlerine, ödenmemiş çeklere, mevduatlara ve bekleyen işlemlere ihtiyacınız vardır. Şirket tarafında, hem gelen hem de giden işlemleri kaydeden şirketin kasa defterine ihtiyacınız vardır.

2. Adım: Para yatırma işlemlerini eşleştirin

Çift girişli muhasebeyi takiben, banka ekstresindeki bir borç, kasa defterine bir alacak olarak kaydedilir ve bunun tersi de geçerlidir. İki ekstredeki mevduatları eşleştirin.

not: Ödenmemiş çekler veya yolda olan mevduatlar gibi bekleyen işlemler nedeniyle banka ve kasa bakiyelerinin genellikle eşleşmesi beklenmez. Sonraki adımlarda gösterildiği gibi ayarlanmaları gerekir.

3. Adım: Banka bakiyesini ayarlayın

İki bakiyedeki tutarsızlık, bireysel işlem bazında tanımlanmalı ve kontrol edilmelidir. Banka ekstreleri, bekleyen mevduatlar (transitteki depozito) eklenerek ve bekleyen çekler (ödenmemiş çekler) düşülerek ayarlanmalıdır. Buradaki mantık şudur:

Banka Bakiyesi + Transit Mevduat – Ödenmemiş Çekler = Düzeltilmiş Banka Bakiyesi

4. Adım: Kasa defterlerini ayarlayın

Kasa bakiyesinin banka hizmet ücretleri, tahakkuk eden faiz ve reddedilen çekler (NSF Çekleri) için ayarlanması gerekir. Buradaki mantık şudur:

Kasa Bakiyesi + Faiz – Banka Ücretleri – Reddedilen Çekler = Düzeltilmiş Kasa Cüzdanı

5. Adım: Bakiyeyi Karşılaştırın

Ayarlamadan sonra banka bakiyesi ve kasa defteri eşleşmelidir. Eşit değillerse uzlaşma sürecinde bir hata var demektir. Mutabakat süreci sırasında herhangi bir yersiz harcama veya eksik gelir araştırılmalı ve hesaba katılmalıdır.

Banka ekstrelerinizin mutabakatını yapmak neden önemlidir?

Hataları tespit etmek, dolandırıcılığı tespit etmek ve doğru bir defter tutmak için banka ekstrelerinin mutabakatını yapmak önemlidir. Banka mutabakatının temel faydaları şunlardır:

1. Muhasebe Hatalarını Belirleyin: Kasa defterinde mükerrer ödemelerden, kaçırılan ödemelerden, kaybolan çeklerden ve hatta basit insan hatalarından kaynaklanan yanlışlıklar bulunabilir. Uzlaşma, bu hataların kalıcı hale gelmeden tespit edilmesi ve düzeltilmesi açısından çok önemlidir.
2. Bankacılık Hatalarının Düzeltilmesi: Banka ekstresi, aşırı cezalar veya hatalı işlem kayıtları gibi hatalar içerebilir. Bu tür hatalar tespit etmeniz durumunda bankanızla itiraz edebilir ve düzeltebilirsiniz.
3. Dolandırıcılığı Önleme: Bu, banka mutabakatının önemli bir faydası olarak öne çıkıyor. Kayıtlara çapraz referans verirken, gerçekleşmemesi gereken işlemlerin yerini belirlemek kolay hale gelir. Bir ekip üyesinin ya da bir bilgisayar korsanının şirketten hırsızlık yapmak amacıyla yetkisiz işlemler gerçekleştirmesi olasıdır. Düzenli mutabakat, potansiyel dolandırıcılığın erkenden tespit edilmesine ve durdurulmasına yardımcı olur ve bankaya işlemleri tersine çevirmesi için zaman tanır.
4. Doğru Vergi Raporlaması: Mutabakat, zamanında doğru bir mali kayıt dizisi oluşturulmasına yardımcı olur. Vergi beyannamelerinin doldurulması doğru bir kayıt gerektirir, aksi takdirde cezalara maruz kalabilirsiniz. Düzenli Banka Mutabakatı, mali yıl sonu boyunca vergi raporlama sürecini basitleştirir.
5. Finansal Optimizasyon: Kredili mevduat veya cezalar gibi yersiz ücretleri belirleyin ve tasarruf edin.

Banka Mutabakatını Ne Sıklıkta Yapmalısınız?

Banka mutabakatının sıklığı işin hacmine ve türüne bağlıdır. Yüksek bir işlem hacmiyle uğraşıyorsanız, birikmiş iş yükünü ortadan kaldırarak sık sık mutabakat yapmak daha verimli olur.

• Aylık: Geleneksel olarak şirketler, yeni bir banka ekstresi aldıktan sonra aylık olarak banka mutabakatı gerçekleştirir. Aylık mutabakat yaygın olarak kabul edilen bir yöntemdir.
• Günlük: Çevrimiçi bankacılık, günlük mutabakata izin vererek her zaman ekstre oluşturabilir. Günlük banka mutabakatı, daha doğru bir nakit akışı tahmini ve hızlı dolandırıcılık tespiti avantajı sunar. Ayrıca, bir olaydan sonra aylarca beklemek yerine hemen uzlaşarak olaylardan haberdar olmak daha kolaydır.

Tek dezavantajı, manuel banka mutabakatı sürecinde günlük mutabakatın zaman almasıdır. Ancak bu, otomatik banka mutabakatı ile önemli ölçüde kolaylaştırılabilir.

Banka Mutabakatı Nasıl Otomatikleştirilir?

Banka mutabakatı, birçok manuel adımın yer aldığı zaman alıcı bir süreçtir. Otomasyon araçlarının çoğu, belgelerden ilgili bilgileri çıkaran OCR özelliği sağlar. Ancak bu, iş akışınızın yalnızca bir yönüdür. Özelleştirilmiş bir iş akışı oluşturmak, iş mantığını mevcut araçlarla entegre ederken otomatikleştirmek için bir araca ihtiyacınız var.

Nanonets, hesap mutabakatını basitleştiren ve kolaylaştıran, yapay zeka destekli bir iş akışı otomasyon çözümüdür. Çeşitli adımları otomatikleştirir, manuel çabayı azaltır ve verimliliği 10 kat artırır.

Nanonets banka mutabakatı iş akışı şu şekilde çalışır:

• Otomatik içe aktarma: Nanonet'ler, banka ekstreleri gibi belgeleri postadan veya banka API'si aracılığıyla otomatik olarak içe aktarabilir.
• Veri çıkarma: Nanonets, ilgili verileri doğru bir şekilde çıkarmak için en son optik karakter tanıma (OCR) teknolojisini kullanır. Bu, manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırarak zamandan tasarruf sağlar ve hataları azaltır.
• Veri eşleştirme: Nanonets, farklı sistemlerdeki işlemleri tanımlamak ve uzlaştırmak için kural tabanlı bir eşleştirme oluşturmanıza olanak tanır. Bu, tüm işlemlerin muhasebeleştirilmesini ve hiçbir hata olmamasını sağlamaya yardımcı olur.
• Onay: Nanonet'ler, veri girişinden onaya kadar hesap mutabakatı sürecini otomatikleştirebilir. Bu, muhasebecilere diğer görevlere odaklanmaları için zaman kazandırabilir.
• Merkezi depo: Nanonets, destekleyici belgeler için merkezi bir depo sağlar. Bu, gerektiğinde belgeleri bulmayı ve bunlara erişmeyi kolaylaştırır.

Nanonets iş gereksinimlerinizi karşılıyorsa özelleştirilmiş bir fiyat teklifi için iletişime geçebilirsiniz.

Özet:

Mali kayıtların doğruluğunun sağlanması, dolandırıcılığın tespit edilmesi, nakit akışının yönetilmesi, vergi düzenlemelerine uyum ve yasal gerekliliklerin karşılanması her ölçekteki işletme için hayati öneme sahiptir. Banka hesap özetlerinin mutabakatı, bu hedeflere ulaşmada önemli bir uygulamadır. İki temel mutabakat yöntemi vardır: eşleştirme işlemlerini içeren belge incelemesi ve geçmiş eğilimlerle karşılaştırmaların yapıldığı analiz incelemesi.

Dolandırıcılık veya hataların erken tespiti için düzenli mutabakat esastır. Ancak bu süreç zaman alıcı olabilir. Verimliliği artırmak için Nanonets gibi otomasyon yazılımları aracılığıyla bunun kolaylaştırılması tavsiye edilir.

FAQs

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/why-bank-reconciliation/