Giriş

Mülakat planlaması işe alım sürecinin önemli bir parçasıdır ancak çoğu zaman yeterince dikkat edilmez. Bunun ne kadar iyi yapıldığı gerçekten katılan herkesi etkiliyor. İş başvurusunda bulunan kişiler için bu, şirketin ne kadar iyi organize edildiğini ve insanların zamanına değer verip vermediklerini gösterir. İşe alanlar için önemli olan, birçok programla hokkabazlık yaparken, zamanlamayı doğru yapmak ve arkadaş canlısı olmaktır. İş akışı otomasyonunun devreye girdiği yer burasıdır. Nanonets İş Akışları, röportaj planlamasını kolaylaştırmak için uygulamalarınızda sizin için görevleri gerçekleştiren otomatik iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.

Geleneksel Mülakat Planlama Süreci

Geleneksel görüşme planlama süreci oldukça zorlu ve çoğu zaman hantaldır. Tipik olarak nasıl çalıştığına bir bakalım:

Süreç genellikle İK'nın veya işe alım görevlisinin, genellikle işe alım yöneticisinin müsaitlik durumuna bağlı olarak potansiyel görüşme sürelerini belirlemesiyle başlar. Daha sonra adaylara genellikle e-posta veya telefon yoluyla ulaşarak bu saatleri teklif ediyorlar. Adaylar, her zaman önerilen kontenjanlarla eşleşmeyebilecek uygunluk durumlarıyla yanıt verecek ve bu da karşılıklı olarak uygun bir zaman bulmak için karşılıklı bir alışverişe yol açacaktır.

Bu manuel koordinasyon zaman alıcıdır ve zaman dilimi farklılıklarının gözden kaçırılması veya yanlışlıkla iki kez rezervasyon yapılması gibi hatalara açıktır. Üstelik taraflardan herhangi birinin son dakika iptalleri veya değişiklikleri karmaşıklığı artırıyor ve tüm sürecin yeniden başlatılmasını gerektiriyor.

Genel olarak, geleneksel yöntem, aday için olumlu bir deneyim yaratmaya çalışırken, birden fazla programı yönetme, net iletişim sağlama ve insan mevcudiyetinin öngörülemezliğiyle uğraşmayı içeren dengeleyici bir eylemdir.

Bu nedenle geleneksel görüşme planlaması, bu kritik süreci lojistik bir kabusa dönüştürebilecek zorluklarla doludur.

• Çakışan Programlar: En belirgin zorluk, adayların ve görüşmecilerin uygunluğunu uyumlu hale getirmektir. Bu genellikle gecikmelere ve yeniden planlamaya yol açarak işe alım zaman çizelgesini bozar.
• iletişimsizlik: Saat dilimleri, tarihler veya müsaitlik durumu hakkındaki yanlış anlamalar, görüşmelerin kaçırılmasına veya çifte rezervasyonlara yol açarak şirketin organizasyon becerilerine olumsuz yansıyabilir.
• Gösteri yok: Planlanan görüşmelere katılmayan adaylar veya görüşmeciler, önemli gecikmelere ve hayal kırıklığına neden olabilir ve bu da ek planlama turlarına ihtiyaç duyulmasına neden olabilir.
• Verimsiz Süreç Yönetimi: Geleneksel planlama genellikle manuel koordinasyona dayanır, bu da onu zaman alıcı ve insan hatasına açık hale getirir.
• Artan İdari Yük: İşe alım uzmanları ve İK profesyonelleri genellikle görüşme programlarını yönetmek için aşırı zaman harcarlar ve bu zamanı diğer işe alım faaliyetlerine harcamak daha iyi olabilir.
• Esneklik Eksikliği: Geleneksel yöntemler son dakika değişikliklerine veya acil durumlara uyum sağlayamayabilir, bu da planlama sürecinde daha fazla karmaşıklığa yol açabilir.

Bu zorluklar yalnızca hayal kırıklığı yaratmaz; işe alım süreci ve aday deneyimi üzerinde somut bir etkiye sahip olabilirler. Bir adayın yolculuğunun kimlik bilgileri kadar kritik olduğu bir çağda, verimsiz planlama caydırıcı olabilir ve yetenekli adayları uzaklaştırabilir. Uzun süreli işe alım döngülerine, artan maliyetlere ve kararmış bir işveren markasına yol açabilir. Kısacası, mülakatları planlamanın geleneksel yöntemleri tanıdık olsa da, giderek dinamikleşen ve aday odaklı iş piyasasında artık yeterli değil.

Otomasyon Mülakat Planlama

Mülakat planlama sürecini otomatikleştirmek söz konusu olduğunda işletmelerin iki temel seçeneği vardır: Nanonets Workflows gibi bir iş akışı otomasyon platformu kullanmak veya Calendly, GoodTime veya Paradox gibi özel mülakat planlama yazılımlarını tercih etmek. Bu yaklaşımların her biri farklı avantajlar sunar ve farklı organizasyonel ihtiyaçlara uygundur. İş akışı otomasyon platformları çok yönlüdür ve kapsamlı bir planlama sistemi oluşturmak için çeşitli araçları entegre edebilir; özel planlama yazılımı ise kullanıcı dostu özelliklerle özellikle röportaj planlamanın nüanslarına odaklanır.

Nanonets İş Akışları gibi İş Akışı Otomasyon Platformlarını Kullanma

Artıları:

1. Çok yönlülük: Nanonets Workflows veya Zapier gibi platformlar, çeşitli uygulamaları entegre etme esnekliği sunarak İK ekiplerinin kendi özel ihtiyaçlarına uygun özel bir iş akışı oluşturmasına olanak tanır.
2. ölçeklenebilirlik: Bu platformlar, otomatik e-posta gönderme, veritabanlarını güncelleme ve daha fazlası gibi zamanlamanın ötesinde bir dizi görevi gerçekleştirebilir ve şirket büyüdükçe bunları ölçeklenebilir hale getirir.
3. Özelleştirme: Kullanıcılar, yüksek derecede özelleştirme sunan, kendi süreç gereksinimlerine tam olarak uyan iş akışları oluşturma özgürlüğüne sahiptir.

Eksileri:

1. Kurulumdaki Karmaşıklık: Farklı uygulamaların nasıl etkileşimde bulunduğunun anlaşılmasını gerektirdiğinden, bu iş akışlarını ayarlamak, özellikle teknik uzmanlığı olmayanlar için karmaşık olabilir.
2. Çoklu Araçlara Bağımlılık: Bu platformların verimliliği, farklı araçların kusursuz entegrasyonuna bağlıdır; bu, araçlardan birinin arızalanması veya API'sinin güncellenmesi durumunda zorlayıcı olabilir.
3. Maliyetler Artabilir: Tek başına ucuz olsa da, birden fazla aletin birlikte kullanılması genel maliyetleri artırabilir.

Calendly, GoodTime veya Paradox gibi Özel Mülakat Planlama Yazılımını Kullanma

Artıları:

1. Kullanım kolaylığı: Bu araçlar özellikle planlama için tasarlanmıştır ve genellikle daha kısa öğrenme eğrisiyle daha kullanıcı dostudur.
2. Kolaylaştırılmış İşlevsellik: Otomatik saat dilimi algılama, takvim senkronizasyonu ve yeniden planlama seçenekleri gibi, planlama amaçlarına göre uyarlanmış özellikler sunarlar.
3. Güvenilirlik: Planlamaya adanmış olan bu araçlar, sık karşılaşılan planlama zorluklarının üstesinden gelmede genellikle daha güvenilirdir.

Eksileri:

1. Sınırlı kapsam: Bu tür araçlar öncelikle planlamaya odaklanır ve daha geniş iş akışı entegrasyon yeteneklerinden yoksun olabilir.
2. Daha Az Esneklik: Nanonets Workflows veya Zapier gibi platformlarla karşılaştırıldığında genellikle daha az özelleştirme alanı vardır.
3. Diğer İK Süreçlerinden Yalıtılma Potansiyeli: Bu araçlar diğer İK sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olamayabilir ve potansiyel olarak bilgi siloları oluşturabilir.

Nanonets Workflows gibi bir iş akışı otomasyon platformu ile Calendly, GoodTime veya Paradox gibi özel bir görüşme planlama yazılımı kullanmak arasındaki seçim, İK ekibinin özel ihtiyaçlarına bağlıdır. Diğer İK süreçleriyle derinlemesine entegre olan, son derece özelleştirilebilir bir sisteme ihtiyaç duyuluyorsa Nanonets İş Akışları daha uygun olabilir. Ancak, daha az kurulum karmaşıklığına sahip basit, güvenilir bir planlama çözümü arayanlar için özel planlama yazılımı daha iyi bir seçim olabilir. Karar, şirketin genel İK stratejisi, teknik yetenekleri ve istenen aday deneyimi ile uyumlu olmalıdır.

Nanonets İş Akışlarıyla Mülakat Planlama

Yapay zeka destekli teknolojinin size ve ekibinize manuel görevleri otomatikleştirme ve birkaç dakika içinde verimli iş akışları oluşturma gücü verdiği Nanonets İş Akışı Otomasyonuna hoş geldiniz. Tüm belgeleriniz, uygulamalarınız ve veritabanlarınızla sorunsuz bir şekilde bütünleşen iş akışlarını zahmetsizce oluşturmak ve yönetmek için doğal dili kullanın.

Platformumuz yalnızca birleşik iş akışları için kusursuz uygulama entegrasyonları sunmakla kalmıyor, aynı zamanda uygulamalarınız içinde gelişmiş metin yazımı ve yanıt gönderimi için özel Büyük Dil Modelleri Uygulamaları oluşturma ve kullanma olanağı da sunuyor. GDPR, SOC 2 ve HIPAA uyumluluk standartlarına sıkı sıkıya bağlı kalarak veri güvenliğini sağlamak en büyük önceliğimiz olmaya devam ediyor.

Nanonets iş akışı otomasyonunun pratik uygulamalarını daha iyi anlamak için gerçek dünyadan bazı örneklere bakalım.

Şimdi toplu olarak mantıksal, otomatik bir görüşme planlama sistemi oluşturan bir dizi Nanonets İş Akışını inceleyeceğiz.

İş Akışı 1: Mülakat Planlamaya Başvurunun Alınması

• Tetik: Yeni bir aday başvurusu çevrimiçi bir form (örn. Google Formlar) aracılığıyla alınır.
• Eylem 1: Uygulama ayrıntıları, kayıt tutma amacıyla bir izleme e-tablosuna (örneğin, Google E-Tablolar) eklenir.
• Eylem 2: Adaya, bir e-posta hizmeti (örn. Gmail) kullanılarak, başvuruları için teşekkür eden ve planlama süreci hakkında bilgi veren bir e-posta otomatik olarak gönderilir.
• İlgili Uygulamalar: Google Formlar, Google E-Tablolar, Gmail.

İş Akışı 2: Adayın Kendi Programını Planlaması

• Tetik: Aday e-postadaki bir planlama bağlantısını tıklar.
• Eylem 1: Aday, İK ekibi tarafından belirlenen uygunluk durumuna göre uygun bir görüşme zamanı seçebileceği bir planlama aracına (örn. Calendly) yönlendirilir.
• Eylem 2: Bir zaman seçildiğinde ayrıntılar bir şirket takvimine (örn. Google Takvim) eklenir.
• İlgili Uygulamalar: Gmail, Calendly, Google Takvim.

İş Akışı 3: Mülakat Onayı ve Hatırlatma

• Tetik: Görüşme zamanı şirket takviminde onaylanmıştır.
• Eylem 1: Adaya tarih, saat ve format dahil olmak üzere görüşme ayrıntılarını içeren bir onay e-postası gönderilir (örn. sanal görüşmeler için Yakınlaştırma bağlantısı).
• Eylem 2: Mülakattan bir gün önce adaya hatırlatma e-postası gönderilmesi planlanmaktadır.
• İlgili Uygulamalar: Google Takvim, Gmail, Zoom (sanal görüşmeler için).

İş Akışı 4: Görüşme Sonrası Geri Bildirim Toplama

• Tetik: Bir görüşme şirket takviminde tamamlandı olarak işaretlenir.
• Eylem 1: Mülakat sonrası geri bildirim toplamak için hem mülakatı yapan kişiye hem de adaya bir geri bildirim formu (örn. Google Forms) gönderilir.
• Eylem 2: Toplanan geri bildirimler, değerlendirme için otomatik olarak özel bir İK yönetim aracında (örn. BambooHR) saklanır.
• İlgili Uygulamalar: Google Takvim, Google Formlar, BambooHR.

İş Akışı 5: İşe Alma Kararının Kesinleştirilmesi

• Tetik: Geri bildirim İK yönetim aracına gönderilir ve saklanır.
• Eylem 1: Geri bildirimi incelemek ve karar vermek için İK ekibine (örneğin Slack aracılığıyla) dahili bir bildirim gönderilir.
• Eylem 2: Karara bağlı olarak, adaya uygun bir takip e-postası gönderilir - bir teklif mektubu veya kibar bir ret.
• İlgili Uygulamalar: BambooHR, Slack, Gmail.

Ekipler, Nanonets İş Akışlarının gücünden yararlanarak görüşme planlamasına harcanan zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltabilir. Bu otomatik sistem yalnızca verimliliği artırmakla kalmıyor, aynı zamanda deneyimi de geliştirerek daha sorunsuz, daha organize bir planlama süreci sağlıyor.

En İyi Üçüncü Taraf Mülakat Planlama Uygulamaları

Alternatif olarak, süreçleri sizin için otomatikleştiren üçüncü taraf görüşme planlama uygulamalarını kullanabilirsiniz.

2023'teki en iyi görüşme planlama yazılımı seçenekleri, çeşitli iş ihtiyaçlarını karşılayan bir dizi benzersiz özellik ve yetenek sunar. Burada bu tür beş yazılımın benzersiz satış noktalarını (USP'ler) ve ayırt edici özelliklerini vurgulayan ayrıntılı bir karşılaştırması bulunmaktadır:

1. VidCruiter
   • USP'ler: Gelişmiş otomasyonla hem önceden kaydedilmiş hem de canlı, güçlü video görüşme yetenekleri sunar. Tarayıcı tabanlı, sekiz dilde erişilebilen, iş arayanları düzinelerce dilde daha destekliyor ve 24/7 canlı temsilci desteği sunuyor.
   • Ek özellikler: Otomatik rezervasyon, bilgili müşteri desteği ve başlıca takvimler ve Tek Oturum Açma (SSO) kimlik doğrulamasıyla entegrasyon için yapılandırılabilir iş akışları.
   • Eksik Özellikler: Ücretsiz deneme veya plan yok, en ucuz seçenek değil ve zengin özellikli ve özelleştirilebilir yapısı nedeniyle uygulama aşaması zaman alabilir.
2. Paradoks
   • USP'ler: Planlama için AI asistanı Olivia'yı kullanır; kullanıcılar için 30'dan fazla dilde ve adaylar için 100'den fazla dilde mevcuttur. Sohbet otomasyonu için özel destek ve gerçek zamanlı manuel geçersiz kılma seçenekleriyle verimli uygulama.
   • Ek özellikler: Sınırsız görüşme planlama, otomatik yeniden planlama ve telefonla erişilebilen verimli müşteri hizmetleri.
   • Eksik Özellikler: Özel iş akışlarının yürütülmesi yavaş olabilir, şeffaf fiyatlandırmadan yoksun olabilir, analitik yetenekleri sınırlı olabilir ve yapay zeka asistanı, konuşmalardaki insani nüansların yerini tamamen tutamaz.
3. İyi zaman
   • USP'ler: Ölçeklenebilirlik için yüksek hacimli bir işe alma ürünüyle SMS, WhatsApp ve e-postayla görüşme planlaması sunar. İletişim kolaylığı için Chrome uzantısına sahip, mobil cihazlar için optimize edilmiş platform.
   • Ek özellikler: Özelleştirilebilir iş akışı otomasyonu, önceden oluşturulmuş tarama anketleri, 24/7 sohbet desteği ve çoklu entegrasyon seçenekleri.
   • Eksik Özellikler: Ücretsiz plan veya deneme yoktur; diğer işe alma özellikleri olmadan yalnızca planlamaya odaklanır, karmaşık iş akışları için uzun uygulama süreci ve takvim ve ATS senkronizasyonuyla ilgili zaman zaman hatalar.
4. HireVue
   • USP'ler: 24'den fazla dilde 7/20 müşteri desteği sunarak aday odaklı uygunluk seçimini ve yeniden planlamayı destekler. Paketler iş gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirilebilir.
   • Ek özellikler: Görüntülü görüşme, değerlendirmeler, konuşmaya dayalı yapay zeka ve metin yoluyla işe alım çözümlerinin tümü tek bir yerde; bu da onu daha büyük kuruluşlar için sağlam bir platform haline getiriyor.
   • Eksik Özellikler: WhatsApp davetiyesi yok, ücretsiz plan veya deneme yok, daha büyük kuruluşlara (2500'den fazla çalışan) ve sınırlı entegrasyon ortaklarına hitap ediyor.
5. Calendly
   • USP'ler: Self servis yoluyla görüşme planlamayı basitleştirerek adayların toplantıları kolayca ayırtmasına, yeniden planlamasına veya iptal etmesine olanak tanır. Popüler takvim ve e-posta araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
   • Ek özellikler: Kullanıcı dostu arayüz, karşılıklı e-postaların azaltılması ve uygunluk ve toplantı süreleri için özel kurallar belirleme yeteneği.
   • Eksik Özellikler: Markalama ve renk seçimlerinin ötesindeki özelleştirme seçenekleri sınırlıdır, mobil sürüm masaüstü sürüme göre daha az işlevseldir ve ücretsiz plan yalnızca tek tür zaman aralığının rezerve edilmesine izin verir.

Bu yazılım seçeneklerinin her biri, küçük işletmelerden büyük işletmelere kadar farklı kurumsal ihtiyaçlara göre uyarlanmış benzersiz özellikler ve faydalar sağlar. Kuruluşunuz için en uygun görüşme planlama yazılımını seçerken bu hususları dikkate almanız önemlidir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/best-interview-scheduling-software-in-2023/