Bir göre Mesleki Dolandırıcılık ve İstismar konulu çalışmaya ilişkin 2020 raporu Sertifikalı Suistimal İnceleme Uzmanları Birliği'ne (ACFE) göre, mesleki suiistimal nedeniyle her yıl kaybedilen para miktarı, küresel ekonomi üzerinde şaşırtıcı bir yük oluşturuyor ve kuruluşların iş yaratma, mal ve hizmet üretme ve kamu hizmetleri sağlama yeteneklerini doğrudan etkiliyor . Araştırmaya göre sektörün en yaygın mesleki dolandırıcılık planları arasında faturalandırma planları yer alıyor. Faturalandırma planı, bir kişinin hayali mallar veya hizmetler için faturalar, şişirilmiş faturalar veya kişisel satın alımlar için faturalar göndererek işvereninin ödeme yapmasına neden olduğu hileli bir ödeme planıdır. 

Bunun gibi dolandırıcılıklarda üzgün olmaktansa güvende olmak daha mantıklıdır. Bu blogda fatura denetimlerinin neleri gerektirdiğini ve bunların işletmelerin mali bütünlüğü açısından neden önemli olduğunu açıklayacağız.

Borç Hesapları Denetimi nedir? 

Borç Hesapları Denetimi, borç hesapları departmanının mali kayıtlarının bir denetçi tarafından incelendiği bir süreçtir. Bu süreçte denetçiler işlemlerin doğruluğunu, eksiksizliğini, Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine (GAAP) uygunluğunu ve geçerliliğini inceler.

Tüm İşletmelerin Denetlenmesi Gerekir mi? 

2002 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası, halka açık şirketlerin tüm kayıtlarını bağımsız denetime sunmasını zorunlu kılmaktadır. Denetçi prosedürleri ve kayıtları inceledikten sonra mali tablolar hakkında görüş bildirir. Dış denetçi, şirketin muhasebe prosedürlerini ve iç kontrollerini test ederek bunların ne kadar iyi çalıştığına ilişkin görüşlerini paylaşır. Bu, halka açık şirketlerin hesaplarının denetlenmesinden kaçınamayacağı anlamına geliyor.

Küçük işletmelerin kanunen denetim yapması gerekmese de, en azından faturalarının uygun şekilde denetlendiğini görmek onların yararınadır. 

Fatura Denetimi Nedir?

Fatura denetimleri, mali belgelerin doğruluğunun, şirket politikalarına uygunluğunun ve endüstri standartlarına ve düzenlemelerine uygunluğunun doğrulanması için titizlikle incelenmesini içerir. Bu denetimler mali şeffaflığın korunmasında ve tutarsızlıkların önlenmesinde önemli bir rol oynamaktadır.

Fatura denetimi sayesinde işletmeler hem müşteriler hem de çalışanlar tarafından dolandırıcılık ve hırsızlık riskini etkili bir şekilde en aza indirebilir. 

Fatura Denetimini Kim Yapar? 

Fatura denetimi ve Borç Hesabı Denetimi, çalışanlar tarafından şirket içinde veya üçüncü taraf dış denetçiler aracılığıyla yapılabilir.

İç denetimciler

İç denetçilerin, dış denetçilerle karşılaştırıldığında kurumun kendine özgü ihtiyaçlarını anlama gibi bazı avantajları vardır. Hizmetleri daha ucuzdur. Ancak iç denetçiler değerlendirmelerinde objektif olmayabilir ve önyargılı olma eğiliminde olabilirler. 

Dış Denetçiler

Dış denetçiler değerlendirmelerinde objektif ve bağımsızdırlar ve işletmelerin finansal sistemlerinin işleyişi hakkında daha geniş bilgiye sahiptirler. Ayrıca yasa ve yönetmeliklere ilişkin daha iyi ve pratik bilgiyle donatılırlar. Bu nedenle dış denetçiler, denetimin genel sonuçları açısından iç denetçilere göre avantajlıdır.

Yasal olarak belirlenmiş Borçlar Hesabı Denetiminin yalnızca dış denetçiler tarafından yapılması gerektiğine dikkat edilmelidir. İşletme, dış denetçinin denetimine ek olarak iç denetim de yapabilir.

Fatura Denetim Kontrol Listesi

1. Makbuz ve Belgeler: Satıcılardan ve tedarikçilerden faturalar alınır. Satın alma siparişleri, sözleşmeler ve makbuzlar dahil ilgili tüm belgeler toplanır ve faturalarla ilişkilendirilir.
2. Veri Girişi ve Doğrulama: Tutarlar, tarihler ve kalem açıklamaları gibi fatura ayrıntıları muhasebe sistemine girilir. Doğruluğun sağlanması için girilen verilerin destekleyici belgelerle doğrulanması gerçekleştirilir.
3. Kodlama ve Sınıflandırma: Faturalar giderin veya hizmetin niteliğine göre kodlanır. Sınıflandırma, doğru maliyet merkezlerine veya hesaplara uygun tahsis yapılmasını sağlar.
4. Uygunluk kontrolü: Faturalar, uyumluluğun sağlanması için şirketin politikalarına, satın alma siparişlerine ve sözleşmeye dayalı anlaşmalara göre kontrol edilir. Herhangi bir tutarsızlık veya sapma, daha fazla araştırma için işaretlenir.
5. Doğruluk Değerlendirmesi: Fatura hesaplamalarının matematiksel doğruluğu doğrulanır. Miktarlar, birim fiyatlar ve geçerli vergiler veya indirimler çapraz kontrol edilir.
6. İç Kontrol Değerlendirmesi: Şirketin fatura işlemeye ilişkin iç kontrol prosedürleri değerlendirilmektedir. Bu, yetkilendirme süreçlerinin, görevlerin ayrılığının ve onay iş akışlarının gözden geçirilmesini içerir.
7. Optimizasyon Analizi: Uzmanlar, maliyet tasarruflarını veya verimliliği artırma fırsatlarını belirlemek için faturaları analiz edebilir. Bu, daha iyi koşullar veya indirimler için satıcılarla pazarlık yapmayı içerebilir.
8. Paydaşlarla İletişim: Tutarsızlıklar bulunursa, açıklığa kavuşturmak için satıcılar veya iç departmanlar gibi ilgili paydaşlarla iletişim başlatılır. Tutarsızlıklar müzakere yoluyla veya muhasebe kayıtlarının güncellenmesi yoluyla çözülebilir.
9. Denetim İzi Belgeleri: Denetim sürecinin her adımını belgeleyen kapsamlı bir denetim izi tutulur. Bu belgeler denetimin kanıtıdır ve uyumluluk ve raporlama amaçları açısından çok önemlidir.
10. Raporlama ve Analiz: Özet rapor, denetim bulgularını ve gerçekleştirilen düzeltici eylemleri vurgular. Gelecekteki fatura işleme verimliliğini artırmak için eğilimler veya yinelenen sorunlar analiz edilebilir.

Fatura Denetiminin En Önemli Kısmı

Bir faturanın doğruluğunun kontrol edilmesi, fatura denetim sürecinin çok önemli bir yönüdür ve manuel doğrulama için üç temel yöntem vardır:

• İki Yönlü Eşleştirme

Bu yöntemde faturanın detayları sevk irsaliyesi ile karşılaştırılır. Amaç, faturadaki satır öğelerinin teslim edileni doğru şekilde temsil ettiğini doğrulamaktır. Bu, faturada listelenen mal veya hizmetlerin, öğelerin fiili teslim alınmasıyla aynı olmasını sağlar.

• Üç Yollu Eşleştirme

Bu yaklaşım, fatura ayrıntılarının yalnızca sevkıyat fişiyle değil aynı zamanda satın alma siparişiyle de karşılaştırılmasını içerir. Üç yönlü eşleştirme süreci, mal veya hizmetlerin hem sipariş edildiğini hem de alındığını doğrular. Fatura, satın alma siparişi ve sevk irsaliyesindeki veriler arasında uyum sağlayarak daha kapsamlı bir doğrulama süreci sağlar.

• Satınalma Siparişi Olmadan Kontrol Etme

Bir satınalma siparişinin verilmediği durumlarda, borç hesapları departmanı yine de faturayı doğrulayabilir. Bu, satın alma departmanıyla, nakliyeciyle doğrudan teyit almayı veya navlun faturası gibi diğer işlem belgelerine atıfta bulunulmasını içerebilir. Bu yöntem, resmi bir satın alma siparişinin işlemin bir parçası olmadığı durumlarda geleneksel iki yönlü eşleştirmeye bir alternatiftir.

Doğrulama sürecinde tutarsızlıklar tespit edilirse standart uygulama, faturanın reddedilmesi ve düzeltilmesi için tedarikçiye geri gönderilmesidir. Bu, mali kayıtlarda doğru ve geçerli bilgilerin tutulmasını sağlar. Dolandırıcılık veya şüpheli faaliyete dair kanıtların olduğu durumlarda, işaretli fatura genellikle sorunun niteliğini ve kapsamını belirlemek amacıyla daha ileri araştırmalar için bir kenara bırakılır.

Borç Hesapları (AP) ekibi faturayı başarıyla doğruladıktan, doğruluğunu ve ilgili belgelere uygunluğunu teyit ettikten sonra, faturayı onay için göndermeye devam edebilir ve ödeme işlemini başlatabilir. Bu adım, fatura denetiminin son aşamasını işaretleyerek yalnızca yasal ve doğru faturaların ödeme için onaylanmasını sağlar ve kuruluş içindeki mali bütünlüğe ve uyumluluğa katkıda bulunur.

AP Automation Fatura Denetimini Nasıl Geliştirir? 

Borç Hesapları (AP) otomasyonu, fatura denetim sürecinin verimliliğini ve doğruluğunu arttırmada önemli bir rol oynar. Önemli avantajlardan biri, optik karakter tanıma (OCR) gibi özellikler aracılığıyla fatura işlemeyi hızlandırarak manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırmasıdır. Bu hız yalnızca genel süreci hızlandırmakla kalmıyor, aynı zamanda denetimlerin daha sık ve zamanında yapılmasını da sağlıyor.

Ayrıca AP otomasyonu, manuel veri girişi ve işleme hataları riskini azaltır. Veri çıkarma ve doğrulamanın otomatikleştirilmesi, ilgili bilgilerin doğru şekilde yakalanmasını sağlayarak denetim sırasında tutarsızlık olasılığını en aza indirir. Bu doğruluk, mali kayıtların bütünlüğünün korunması açısından kritik öneme sahiptir.

AP otomasyonunun eşleştirme yetenekleri bir başka dikkate değer avantajdır. Sistem, faturaları satın alma siparişleri ve sevkıyat makbuzları gibi destekleyici belgelerle sorunsuz bir şekilde eşleştirerek tüm ayrıntıların uyumlu olmasını sağlar. Bu kapsamlı eşleştirme yeteneği doğruluğu artırır ve denetim süreci sırasında tutarsızlıkların gözden kaçırılma olasılığını en aza indirir.

AP otomasyonu aracılığıyla gerçek zamanlı görünürlük ve şeffaflık kolaylaştırılır. Paydaşlar faturaların, onayların ve ödemelerin durumunu takip ederek iş akışına ilişkin öngörüler sağlayabilir. Bu şeffaflık, darboğazların belirlenmesi, sorunların derhal ele alınması ve belirlenen kurallara uygunluğun sağlanması için gereklidir.

Ek olarak AP otomasyonu, harcama kalıpları ve satıcı performansına ilişkin öngörüler sağlayan stratejik analizler sunar. Bu analizler, kuruluşların denetim süreci sırasında bilinçli kararlar almasına, maliyet optimizasyonu ve verimliliğin iyileştirilmesine yönelik alanların belirlenmesine olanak sağlar.

Ayrıca AP otomasyonu, şirket politikalarına ve düzenleyici gerekliliklere uyumu zorunlu kılar. Otomatik iş akışları, önceden tanımlanmış kuralları ve onay hiyerarşilerini takip edecek şekilde yapılandırılarak uyumsuzluk riski azaltılabilir. Bu, faturaların tutarlı bir şekilde ve belirlenmiş kurallara uygun olarak denetlenmesini sağlar.

Kapsamlı bir denetim takibinin sürdürülmesi AP otomasyonunun önemli bir özelliğidir. Gerçekleştirilen eylemlerin, onayların ve tüm değişikliklerin bu ayrıntılı geçmişi, iç ve dış denetimleri kolaylaştıran sağlam bir belgeleme yolu sağlar. Otomatik sistem, fatura işlemeyle ilgili tüm faaliyetlerin hesap verebilirlik ve şeffaflık açısından kaydedilmesini sağlar.

Nanonets AP Otomasyon Çözümü ile İşinizde Devrim Yapın

Hızla gelişen finans dünyasında, kolaylaştırılmış ve hatasız ödeme süreçlerine duyulan ihtiyaç her zamankinden daha kritik. Nanonets, fatura denetim deneyiminizi dönüştürmek ve kuruluşunuz genelinde verimliliği artırmak için tasarlanmış gelişmiş bir AP otomasyon çözümü sunar.

• OCR Teknolojisi ile Verimliliğin Kilidini Açın: Nanonets, manuel veri girişi zorluklarını ortadan kaldırmak için en son Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisinden yararlanır. Sistemimiz, faturalardan önemli bilgileri sorunsuz bir şekilde çıkarıp doğrulayarak işlem hızını artırır ve insan hatası riskini azaltır. Nanonets'in başındayken daha hızlı ve daha doğru denetimleri deneyimleyin.
• Kapsamlı Eşleştirme Yetenekleri: AP otomasyon çözümümüz, fatura ayrıntılarının satın alma siparişleri ve sevkıyat makbuzları gibi destekleyici belgelerle sorunsuz bir şekilde hizalanmasını sağlayan kapsamlı eşleştirme yeteneklerine sahiptir. Bu titiz eşleştirme süreci, denetiminiz sırasında tutarsızlıklara yer bırakmadan doğruluğu artırır. 
• Gerçek Zamanlı Görünürlük ve Şeffaflık: Nanonets, fatura işleme iş akışınıza gerçek zamanlı görünürlük sağlar. Faturaların, onayların ve ödemelerin durumunu kolayca takip ederek ekibinizin bilinçli kararlar almasına yönelik içgörülerle destekleyin. Darboğazlara elveda deyin ve finansal süreçlerinizde yeni bir şeffaflık çağına hoş geldiniz.
• Bilgiye Dayalı Karar Verme için Stratejik Analitik: Finansta stratejik karar almanın önemini anlıyoruz. Nanonets, harcama kalıpları ve tedarikçi performansı hakkında öngörü sağlayan güçlü analizler sunar. Akıllı analizlerimiz sayesinde maliyet optimizasyonu fırsatlarını belirleyin ve denetim süreciniz sırasında verimliliği artırın.
• Otomatik İş Akışlarına Uyumluluğu Zorunlu Hale Getirin: Nanonets AP otomasyonu, şirket politikalarınıza ve düzenleyici gerekliliklere sıkı sıkıya bağlı kalmanızı sağlar. Otomatik iş akışlarımız önceden tanımlanmış kuralları ve onay hiyerarşilerini takip ederek uyumsuzluk riskini azaltır. Faturalarınızın belirlenmiş yönergelere uygun olarak sürekli olarak denetlendiğini bilmenin içiniz rahat olsun.
• Sorumluluk için Kapsamlı Denetim Yolu: Nanonets ile fatura işlemeyle ilgili tüm faaliyetlerin kapsamlı bir denetim takibine sahip olursunuz. Eylemlerin, onayların ve değişikliklerin bu ayrıntılı geçmişi, hem iç hem de dış denetimler için sağlam bir belgeleme yolu sağlar. Finansal operasyonlarınızın her adımında hesap verebilirliği ve şeffaflığı sağlayın.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/