Borç hesapları için en iyi uygulamaları oluşturan şirketler, bilgilerin görünürlüğünü artırır, fatura işleme sürelerini kısaltır, paradan tasarruf eder, iç kontrolleri ve nakit akışı yönetimini güçlendirir, dolandırıcılık ve hataları azaltır ve satıcı ilişkilerini geliştirir. Borç hesapları ile ilgili en iyi uygulamalar, aşağıdakilerin bir alt kümesidir: muhasebe en iyi uygulamaları. Borç hesapları süreçlerinde ve muhasebede en iyi uygulamaları kullanan işletmeler önemli bir rekabet avantajı elde eder. 

Ardent Partners'ın yıllık raporuna göre, "e-Borçlu Ödemelerin Durumu 2023: Daha Akıllı Bir Geleceğe Yol Açmak"

"Faturaları doğrudan işleme yeteneği, Sınıfının En İyisi kuruluşların yeteneklerini sergilediği başka bir alandır. Tüm Diğerleri'nin yalnızca %29'u bu yeteneğe sahipken, Sınıfının En İyisi kuruluşların güçlü bir %69'u, fatura yönetiminin bulunması zor "kutsal kasesi" olan faturaları manuel müdahale olmadan işleyebilir.t.”

Borç Hesapları için En İyi En İyi Uygulamalar

Borç hesabına ilişkin ilk 10 en iyi uygulama şunlardır:

1. AP süreçlerini ve muhasebe entegrasyonunu kolaylaştırın. 
2. Doğrudan fatura işleme için akıllı, teknoloji odaklı, kağıtsız bir AP otomasyon sistemi kullanın. 
3. Güçlü iç kontroller ve istisna işaretleme uygulayın. 
4. Satıcıları işe alın ve bir satıcı portalı aracılığıyla durum bildirimlerini otomatikleştirin. 
5. Faturaların satın alma siparişleri ve teslim alma belgeleriyle dijital 2 veya 3 yönlü eşleştirilmesini otomatikleştirin.
6. Otomatik AP fatura onay süreçlerini kullanın. 
7. Elektronik ödeme yöntemlerini optimize edin. 
8. Erken ödeme indirimlerini maksimuma çıkarın. 
9. Ödemeleri ve ödenecek hesap bakiyelerini genel muhasebe defteriyle mutabakata varın. 
10. Görünürlüğü, ölçümleri, iş zekasını ve gerçek zamanlı AP raporlamasını optimize edin.

1 – AP Süreçlerini ve Muhasebe Entegrasyonunu Kolaylaştırın

AP süreç iş akışlarını kolaylaştırın kağıtsız AP. Bir AP otomasyon sistemi ERP veya muhasebe sistemi entegrasyonuna sahiptir. AP otomasyon yazılımı, borç hesapları ve otomatik AP iş akışları için yerleşik en iyi uygulamalar aracılığıyla şirketinizin borç hesapları fatura işleme en iyi uygulama hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır. 

Faydaları: 

Borç hesapları iş akışlarını kolaylaştırarak verimlilik kazanın ve darboğazları önleyin. ERP entegrasyonuna sahip AP otomasyonu, veriler sistemler arasında senkronize edildiğinden muhasebe sistemine ekstra veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır.

2 – Akıllı Teknolojiye Dayalı Bir AP Otomasyon Sistemi Kullanın

Tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek için yapay zeka (AI), makine öğrenimi (ML), OCR (optik karakter tanıma) ve kurallara dayalı robotik süreç otomasyonu (RPA) tarafından desteklenen bulut tabanlı, modern bir AP otomasyon sistemi, uygulamanın omurgasını oluşturacaktır. İşletmenizde ödenecek hesaplarla ilgili bu en iyi uygulamaların birçoğu. 

Birleşik AP otomasyon sistemini kullanan paydaşlar, satıcı faturası, satın alma siparişi, sözleşme ve alma raporu dahil olmak üzere ilgili elektronik belge verilerine, tedarikçi portalı. 

Yapay zeka destekli optik karakter tanıma (OCR), doğru şekilde dijitalleştirir ve yakalar satıcı faturası satır öğeleri dahil veriler. Merkezi elektronik belge verileri, otomatik fatura doğrulama, fatura eşleştirme ve ödeme için satıcı fatura onayı alma işlemlerinde kullanılabilir. 

Faydaları: 

Yapay zeka odaklı bir AP otomasyon sistemi kullanmak, fatura işleme verimliliğini önemli ölçüde artırmanın yanı sıra, ödeme durumu ve daha hızlı ödemeler de dahil olmak üzere daha iyi iletişimler yoluyla şirketinizin satıcı ilişkilerini geliştirmesine yardımcı olur. Modern, bulut tabanlı bir AP otomasyon sistemi, kağıt belgeleri ortadan kaldırır, iç kontrolleri güçlendirir ve paydaşların erişebileceği tek bir birleşik sistem kullanarak işletmenizin harcamaları görselleştirmesine, kontrol etmesine ve daha iyi kararlar almasına yardımcı olur. 

3 – Güçlü İç Kontroller ve İstisna İşaretlemeyi Uygulayın

Borç hesapları iç kontrolleri En iyi uygulamalar arasında görevlerin uygun şekilde ayrılması ve Satıcı Ana Dosyasına rol erişiminin sınırlandırılması yer alır. Örneğin, görev ayrımında, fatura işlemeden sorumlu alacak hesapları personeli, ödeme faturalarını onaylayamaz, uygun onay olmadan ödemeleri tamamlayamaz, yevmiye kayıtları yapamaz veya defterleri kapatmak için defteri kebire işlem kaydedemez. 

Borç hesapları iç kontrollerinin en iyi uygulamaları için, güçlü iç kontroller, mükerrer faturalar da dahil olmak üzere olası hataları tespit etmek ve işaretlemek ve potansiyel dolandırıcılığı önlemek için teknoloji tabanlı sistemler kullanmalıdır. Faturaların iki kez ödenmemesi, satıcıların derhal fazla ödeme kredisi vermemesi veya geri ödemeleri nakit olarak ödememesi durumunda, belirli bir zamanda veya sonsuza kadar nakit akışını azaltacak maliyetleri önler. 

Faydaları:

Şirketler dolandırıcılık ve hataları önlemek için güçlü iç kontrollere sahip olmalıdır. AP otomasyon çözümü bir denetim takibi sağlar ve işlemleri dijitalleştirir. İyi iç kontroller aynı zamanda dış denetim maliyetlerini de azaltır çünkü denetimin tamamlanması için daha az zaman gerekir. 

4 – Tedarikçi Portalı Aracılığıyla Tedarikçileri Yerleştirin ve Durum Bildirimlerini Otomatikleştirin 

AP otomasyon yazılımı, aşağıdakiler için bir satıcı portalı içerir: şirketinizin tedarikçilerine katılma ve satıcı fatura ödeme durumu da dahil olmak üzere iletişimin geliştirilmesi. 

Faydaları: 

Satıcının AP otomasyon yazılımındaki bir portal aracılığıyla katılımı, satıcı ana dosyasındaki verilerin çoğaltılmadan doğruluğunu sağlar, W-9 veya W-8 formları gibi tedarikçi vergi formlarını toplamak için kullanılabilir ve ödeme durumunu, ödeme geçmişini ve faturayı gösterir tarih. Faturalar tedarikçiler tarafından satıcı portalı aracılığıyla yüklenebilir veya e-posta veya diğer mevcut yöntemlerle alınabilir. 

5 – Faturaların Dijital 2 veya 3 Yönlü Eşleştirilmesini Otomatikleştirin 

Elektronik fatura eşleştirmenin otomatikleştirilmesi, borç hesapları fatura işlemedeki en iyi uygulamaların bir başka unsurudur. AP otomasyon sistemi şunları gerçekleştirmelidir: 3 yönlü fatura eşleştirme Satınalma siparişleri ve alma raporları olan mallar için satır kalemine göre veya raporlar alınırken faturaların satınalma siparişleriyle 2 yönlü eşleştirilmesi, borç hesapları fatura işlemi türü için geçerli değildir. İşletmeniz yalnızca, üzerinde anlaşılan satın alma siparişi fiyatı üzerinden sipariş edilen ve teslim alınan malların gerçek miktarı için ödeme yapmalıdır. 

Faydaları: 

Satır öğesi bazında satın alma siparişi (PO) ile otomatik elektronik fatura verileri eşleştirme ve üç yönlü eşleştirme (veya iki yönlü fatura ve PO eşleştirme) için alma raporu, şirket tarafından onaylanan öğeler için faturaların alınmasını ve ödemelerin yalnızca yapılmasını sağlar Alınan yetkili mal veya hizmetler için gerektiğinde. 

6 – Otomatik AP Fatura Onay Süreçlerini Kullanın

Otomatik onay, borç hesapları süreçlerindeki en iyi uygulamalardan biridir. AP otomasyon yazılımı borç hesapları fatura onayını otomatikleştirir Faturaları, şirket politikası kurallarına ve limitlerine uygun olarak belirlenen onaylayana yönlendirerek işlemi gerçekleştirin. Borç hesapları onay süreci onay yönlendirmeyi otomatikleştirmek veya size belirlenmiş onaylayanları ekleme olanağı vermek için RPA'yı kullanabilir. Onaylayanlar eklerseniz, görev ayrımı, bunların onay düzeyi ve ödeme için bir faturayı onaylama yetkisi de dahil olmak üzere borç hesapları iç kontrollerinin en iyi uygulamalarını göz önünde bulundurun. 

Faydaları: 

Otomatik fatura onayı verimlilik sağlar, kağıt belgelerin kaybolmasını veya kaybolmasını önler ve onayların her yerden onaylanabilen belirlenmiş onaylayıcılar tarafından daha hızlı yapılmasını sağlar. AP otomasyon sistemleri, ödeme hatalarını önlemek için istisnaları ve mükerrer faturaları işaretler. 

7 – Elektronik Ödeme Yöntemlerini Optimize Edin

Borç hesaplarındaki en iyi uygulamalar, satıcılara ödeme yapmak için kağıt çek kullanmak yerine elektronik ödeme yapmayı içerir. Dolandırıcılar, alacaklıları ve tutarları hileli bir şekilde değiştirmek ve ödeyenlerden para çalmak için postadaki kağıt çekleri çalma ve çekleri yıkama sıklığını artırdı. Maddi kayıp riskinin yanı sıra, kağıt çeklerin basılması, çeklerin şahsen veya şirket kaşesiyle imzalanması, zarfların çeklerle doldurulması ve çeklerin postayla gönderilmesi gereksiz personel zamanına neden olur ve şirketinize maliyet getirir. 

Elektronik fon transferi (EFT) türleri arasında yurt içi ABD ACH ödemeleri, banka hesabından banka hesabına transferler için Amerika Birleşik Devletleri dışındaki benzer sistemler, banka havaleleri, PayPal ve dijital cüzdan transferleri yer alır. İşletmeniz kağıt çekleri, uygun maliyetli bir elektronik ödeme yöntemiyle değiştirmelidir. Küresel ödemelerde, borç hesaplarındaki satıcı faturalarını öderken döviz bozdurma işlemi de etkili bir şekilde ele alınması gereken bir husustur. 

Faydaları: 

Elektronik ödeme yapmak, fatura başına ödeme maliyetlerini azaltır, verimliliği artırır, dolandırıcılık riskini azaltır, çevresel sürdürülebilirliği sağlar ve kullanılabilecek ödeme yöntemi türlerini artırır. 

8 – Erken Ödeme İndirimlerini Maksimuma Çıkarın

Satıcılar tarafından fatura koşulları olarak sunulan erken ödeme indirimlerini en üst düzeye çıkarmak (2/10 net 30 gibi), ödenecek hesaplar için en önemli en iyi uygulamalardan biridir çünkü bu, karlılığı ve nakit akışını artıran bir maliyet düşürme stratejisidir. İşletmeniz faturalarını tam vadesinin geldiği 10. gün yerine 30. günde ödediğinde, ödenecek fatura tutarını %2 indirimle azaltabilir. İndirim yıllık %2 değil, 2 günde kazanılan %10'dir, yani almaya değer. 

AP otomasyon sisteminiz, fatura işlemeyi ve satıcı faturası onayını hızlandırarak, borç hesapları fatura işleme en iyi uygulamalarıyla bu erken ödeme indirimlerinin zamanında alınmasını mümkün kılar. Erken ödeme indirimlerini tutarlı bir şekilde uyguladığınızda, finans ekibiniz bir işletme maliyeti olarak nitelendirilmek yerine iş sonuçlarına katkıda bulunur. 

Faydaları: 

Erken ödeme indirimleri kazanmak ve almak, önemli miktarda para tasarrufu sağlar (özellikle büyük stok alımlarında) ve nakit akışını, brüt kar marjını ve kârlılığı artırır. 

9 – Ödemeler ile Borç Hesapları Bakiyelerini Derhal Mutabakatlandırın

Borç hesapları hatalarını ve usulsüzlüklerini keşfetmek ve nakit bakiyesi güvenilirliğini sağlamak için ödemeleri ve borç hesapları bakiyelerini genel muhasebe defteriyle hızlı ve düzenli bir şekilde mutabakat sağlayın. Mutabakat, manuel olarak hazırlanan e-tablolar kullanmak yerine otomatik bir süreç olarak en iyi şekilde gerçekleştirilir. 

Faydaları: 

AP otomasyon sistemleri, ödemeler ile borç hesapları bakiyelerini otomatik olarak mutabakata varır. Sonuç olarak nakit ve borç bakiyeleri daha doğru olacak ve defterler daha çabuk kapatılabilecek.

10 – Görünürlüğü, Metrikleri, İş Zekasını ve Gerçek Zamanlı AP Raporlamasını Optimize Edin

Borç hesaplarına yönelik en iyi uygulamalar, borç hesapları bakiyelerine, planlanan ödemelere ve iş harcamalarına ilişkin gerçek zamanlı görünürlük elde etmeyi içerir. 

İşletmeler, borç hesapları süreç hedeflerinde bu en iyi uygulamalara, gerçek zamanlı veri analitiği ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere ölçümlerle AP otomasyonunu kullanarak ulaşır: AP KPI'ları, yapay zekayla geliştirilmiş iş zekası ve daha iyi borç hesapları raporlaması. Zamanında borç hesapları raporlarımuhasebe ve finans departmanları bu raporları ödeme zamanındalığı açısından inceleyebilir, satıcı tutarsızlığı sorunlarını veya anlaşmazlıklarını çözebilir ve seyrek satıcılardan şirketinize bağlı olan kredi bakiyeleri için istenirse geri ödeme talep edebilir. 

Faydaları: 

Tüm paydaşlar, silolanmış sistemler kullanmak yerine tek bir gerçek zamanlı sistemi görebilir. AP otomasyon yazılımı, karar verme için gerçek zamanlı gösterge tabloları, analizler ve yapay zeka odaklı iş zekası sağlar. Borç hesapları otomasyon sistemiyle, borç hesapları bakiyelerini ve iş harcamalarını neredeyse gerçek zamanlı analiz için daha güncel hale getirmek üzere faturaları daha kısa sürede yakalayabilirsiniz. 

Sonuç

AP otomasyon yazılımıyla dijital dönüşüm, borç hesapları en iyi uygulamalarının avantajlarından yararlanmanın anahtarıdır. Borç hesaplarında en iyi en iyi uygulamaları uygulamak için bir AP otomasyon yazılımı Nanonet'lerle Akış denir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/