Günümüzün hızlı tempolu ortamında İnsan Kaynakları (İK) departmanları, doğruluk, verimlilik ve uyumluluğu sağlarken çok sayıda görevi yönetme zorluğuyla karşı karşıyadır. Bununla birlikte, İK süreç otomasyonunun ortaya çıkışı, İK profesyonellerinin çalışma biçiminde devrim yarattı. İK süreç otomasyonu, teknolojinin ve akıllı yazılımın gücünden yararlanarak iş akışlarını kolaylaştırır, hataları azaltır, veri doğruluğunu artırır ve sonuç olarak genel çalışan deneyimini iyileştirir.

Bu blogda, İK süreç otomasyonunun çeşitli yönlerini inceleyeceğiz, faydalarını, teknolojilerini, veri ayıklamasını, süreç optimizasyonunu, uyumluluğunu, güvenliğini ve uygulamasını keşfedeceğiz. İK süreç otomasyonunun İK departmanlarını nasıl dönüştürebileceğini ve tam potansiyellerini nasıl ortaya çıkarabileceğini keşfedelim.

İK Otomasyonu nedir?

İK süreç otomasyonu olarak da bilinen İK otomasyonu, çeşitli İK görevlerini ve iş akışlarını düzene koymak ve otomatikleştirmek için teknoloji ve yazılım kullanımını ifade eder. Tekrarlayan ve zaman alan İK süreçlerini otomatikleştirmek, böylece manuel müdahaleyi azaltmak, verimliliği artırmak ve genel İK operasyonel performansını iyileştirmek için akıllı yazılımların ve ileri teknolojilerin uygulanmasını içerir.

İK otomasyonu, İK alanındaki, işe alma ve onboarding, W-2 form otomasyonu, çalışan veri yönetimi, yan haklar yönetimi, performans yönetimi, eğitim ve geliştirme, zaman ve devam takibi, bordro işleme, uyum yönetimi ve işten çıkarma süreçleri. İK uzmanları, bu süreçleri otomatikleştirerek daha stratejik girişimlere ve yetenek kazanımı, çalışan bağlılığı ve kurumsal gelişim gibi insan uzmanlığı gerektiren yüksek değerli görevlere odaklanabilir.

İK Otomasyonunun Faydaları

Zaman ve Maliyet Tasarrufu

İK otomasyonu, manuel ve tekrarlayan görevleri ortadan kaldırarak idari süreçler için gereken zaman ve çabayı azaltır. Bu, İK profesyonellerinin stratejik inisiyatiflere ve katma değerli görevlere odaklanmasını sağlayarak sonuç olarak üretkenliği ve verimliliği artırır. Ek olarak, otomasyon, kapsamlı el emeği ihtiyacını en aza indirerek ve süreçleri kolaylaştırarak operasyonel maliyetleri azaltır.

Artan Verimlilik ve Doğruluk

Otomasyon, manuel veri girişi ve işleme ile ilişkili insan hatası riskini ortadan kaldırır. Kuruluşlar, veri girişi, belge yönetimi ve bordro işleme gibi İK görevlerini otomatikleştirerek daha yüksek düzeyde doğruluk ve tutarlılık elde edebilir. Bu, gelişmiş veri bütünlüğüne yol açar ve uyumluluk sorunları veya çalışan kayıtlarında tutarsızlık olasılığını azaltır.

Gelişmiş Çalışan Deneyimi

İK otomasyonu, çalışanları self servis yeteneklerle güçlendirir. Çalışan self servis portalları aracılığıyla bireyler kişisel bilgilerine erişebilir ve bunları güncelleyebilir, izin talep edebilir, ödeme koçanlarını görüntüleyebilir ve yan hak programlarına kaydolabilir. Bu self servis işlevi, çalışanların İK ile ilgili ihtiyaçlarının sahipliğini üstlenmelerini sağlayarak kolaylık, yanıt verebilirlik ve şeffaflığı geliştirir.

Kolaylaştırılmış İşe Alım ve İşe Alım

Otomasyon, işe alım ve işe alım süreçlerini basitleştirir ve hızlandırır. Aday izleme sistemleri, iş ilanlarını, özgeçmiş taramasını ve aday iletişimini otomatikleştirerek İK ekiplerinin büyük hacimli başvuruları verimli bir şekilde yönetmesini sağlar. Ek olarak, otomatik işe alım iş akışları, yeni işe alınanlara gerekli evrak işleri, eğitim materyalleri ve oryantasyon konularında rehberlik ederek sorunsuz ve tutarlı bir işe alım deneyimi sağlar.

Veriye Dayalı Karar Verme

İK otomasyonu, kuruluşlara gerçek zamanlı verilere ve analitiklere erişim sağlar. Kuruluşlar, İK bilgilerini merkezileştirerek ve veri toplama, raporlama ve analizi otomatikleştirerek, işgücü eğilimleri, performans ölçümleri ve çalışan bağlılığı hakkında değerli içgörüler elde edebilir. Bu veriye dayalı içgörüler, bilinçli karar vermeyi mümkün kılarak İK profesyonellerinin zorlukları proaktif bir şekilde ele almasına ve İK stratejilerini optimize etmesine olanak tanır.

Uyum Yönetimi

İK otomasyonu, kuruluşların iş kanunları, endüstri düzenlemeleri ve veri gizliliği gerekliliklerine uyum sağlamasına yardımcı olur. Otomasyon sistemleri, çalışan kayıtlarını yönetmek, sertifikaları ve lisansları izlemek ve yasal olarak gerekli raporları oluşturmak gibi uyumlulukla ilgili görevleri izleyebilir ve uygulayabilir. Bu, uyumsuzluk riskini azaltır, cezalardan kaçınır ve güvenli ve denetlenebilir bir İK ortamı sağlar.

İş Akışı Optimizasyonu ve İşbirliği

İK otomasyonu, İK iş akışlarının kolaylaştırılmasını sağlar ve İK ekibi üyeleri arasında işbirliğini destekler. Otomatikleştirilmiş iş akışları, tutarlı süreçler sağlar ve darboğazları ortadan kaldırarak İK profesyonellerinin daha verimli ve etkili bir şekilde çalışmasına olanak tanır. Paylaşılan belge havuzları ve görev yönetim sistemleri gibi işbirliği özellikleri, İK departmanı içinde kesintisiz iletişim ve koordinasyonu kolaylaştırır.

Ölçeklenebilirlik ve Esneklik

Otomasyon sistemleri, bir kuruluş büyüdükçe veya değiştikçe kolayca ölçeklenebilir. İster iş gücünü genişletiyor olsun, W-2 formlarının otomasyonuİK otomasyonu, yeni İK politikalarının uygulanması veya diğer iş sistemleriyle entegre edilmesi, değişen ihtiyaçlara uyum sağlama ve uyum sağlama esnekliği sunar. Bu ölçeklenebilirlik, İK süreçlerinin kurumsal büyümeyi ve İK gereksinimlerindeki değişiklikleri verimli bir şekilde destekleyebilmesini sağlar.

İK Süreç Otomasyonunu Destekleyen Teknolojiler

Belge Ayrıştırma ve Çıkarma

Belge ayrıştırma, İK süreç otomasyonunda çok önemli bir rol oynar. Makine öğrenimi algoritmaları ve doğal dil işleme (NLP) tarafından desteklenen akıllı yazılım, özgeçmişler, uygulamalar ve sözleşmeler gibi çeşitli İK belgelerinden ilgili verileri doğru bir şekilde çıkarır. Bu, manuel veri girişini ortadan kaldırır, belge işlemeyi hızlandırır ve veri doğruluğunu garanti eder.

Veri Entegrasyonu ve Özel İş Akışları

İK süreç otomasyonu yazılımı, mevcut İK sistemleri veya veritabanlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olarak gerçek zamanlı veri senkronizasyonu sağlar. Bu entegrasyon, İK bilgilerini merkezileştirir ve birleştirir, İK profesyonelleri için tek bir gerçek kaynağı sağlar. Özel iş akışları, bir kuruluşun özel İK uygulamalarıyla uyum sağlamak için oluşturulabilir ve çalışanların işe alınması, performans yönetimi, izin yönetimi ve uyum takibi gibi süreçleri optimize eder.

Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenimi (ML)

AI ve ML teknolojileri, akıllı otomasyon sistemlerinin karmaşık görevleri gerçekleştirmesini sağlar. Yapay zeka destekli sohbet robotları, kişiselleştirilmiş İK desteği sağlar ve çalışan sorgularına yardımcı olurken, makine öğrenimi algoritmaları kalıpları belirlemek, sonuçları tahmin etmek ve İK stratejilerini optimize etmek için çok büyük miktarda İK verilerini analiz eder. Bu teknolojiler karar vermeyi, yetenek yönetimini ve çalışan katılımını geliştirir.

Bulut Bilişim ve Hizmet Olarak Yazılım (SaaS)

Bulut tabanlı İK otomasyon çözümleri, bulut bilgi işlem ve SaaS modellerinin gücünden yararlanır. Bu teknolojiler ölçeklenebilirlik, erişilebilirlik ve maliyet etkinliği sunar. Bulut platformları, İK uzmanlarının İK sistemlerine ve verilerine her yerden erişmesini sağlayarak çalışanlar için uzaktan çalışmayı ve self servis işlevselliğini kolaylaştırır.

Uygulama Programlama Arayüzleri (API'ler)

API'ler, farklı İK sistemleri ve araçları arasında sorunsuz entegrasyon sağlar. API'ler, İK otomasyon yazılımını HRIS, bordro sistemleri veya yetenek yönetimi platformları gibi mevcut İK sistemlerine bağlayarak, gerçek zamanlı veri senkronizasyonunu kolaylaştırır ve manuel veri girişi veya çoğaltma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Nanonets tarafından siz ve ekipleriniz için tasarlanan yapay zeka odaklı iş akışı oluşturucumuzla İK görevlerini ve iş akışlarını otomatikleştirin.

Otomasyon Gerektiren 7 İK Süreci

Otomasyon, İK süreçlerini düzene koymada, manuel çabayı azaltmada ve operasyonel verimliliği artırmada çok önemli bir rol oynar. Basitçe söylemek gerekirse, İK otomasyonu işin geleceği. İşte otomasyondan büyük fayda sağlayan yedi İK süreci:

1. İşe Alım ve Aday Takibi: İşe alım ve aday izleme, açık pozisyonların ilan edilmesi, özgeçmişlerin taranması, mülakatların programlanması ve adaylarla iletişim kurulması gibi çeşitli zaman alan görevleri içerir. Otomasyon, özgeçmişleri otomatik olarak ayrıştıran, adayları önceden tanımlanmış kriterlere göre tarayan, görüşmeleri planlayan ve başvuru sahiplerine otomatik bildirimler gönderen aday takip sistemlerini (ATS) kullanarak bu süreçleri kolaylaştırır. Bu, İK profesyonellerine değerli zamandan tasarruf sağlar ve sorunsuz ve verimli bir işe alım süreci sağlar.
2. İşe Alım ve Çalışan Belgeleri: Katılım süreci, çalışan bilgilerinin toplanması, sözleşmelerin yönetilmesi ve çalışan el kitaplarının ve politikalarının dağıtılması dahil olmak üzere kapsamlı evrak işleri gerektirir. Otomasyon, çalışanların gerekli belge ve bilgileri sunabileceği elektronik formlar ve self servis portallar sağlayarak bu süreci basitleştirir. Otomatikleştirilmiş iş akışları, yeni işe alım sürecinde rehberlik edebilir ve gerekli tüm belgelerin zamanında tamamlanmasını ve imzalanmasını sağlar.
3. Zaman ve Seyirci Yönetimi: Zaman ve katılım yönetiminin otomatikleştirilmesi, manuel zaman takibi ihtiyacını ortadan kaldırır, hataları azaltır ve doğru kayıt tutmayı sağlar. Zaman saati sistemleri ve mobil uygulamalar, çalışanların çalışma saatlerini elektronik olarak kaydetmelerine ve izin talep etmelerine olanak tanır. Otomatik sistemler, toplam çalışma saatlerini hesaplar, fazla mesaiyi takip eder ve kesintisiz bordro işleme için bordro sistemleriyle entegre olur.
4. Performans Yönetimi ve Değerlendirmeler: Performans yönetimi, hedefler belirlemeyi, performans incelemeleri yapmayı ve çalışanlara geri bildirim sağlamayı içerir. Otomasyon, dijital performans yönetimi araçları sağlayarak bu süreci basitleştirir. Bu araçlar, performans hedeflerinin oluşturulmasını ve izlenmesini kolaylaştırır, inceleme döngülerini otomatikleştirir ve performans değerlendirme raporları oluşturur. Otomasyon, çalışan performansının tutarlılığını, şeffaflığını ve objektif değerlendirmesini sağlar.
5. Fayda Yönetimi: Sağlık sigortası, emeklilik planları ve izin politikaları gibi çalışanlara sağlanan faydaları yönetmek karmaşık ve zaman alıcı olabilir. İK otomasyon sistemleri, çalışanların kaydolabilecekleri ve avantajlarını yönetebilecekleri self-servis portalları sağlayarak yan hak yönetimini basitleştirir. Bu sistemler, sosyal yardım hesaplamalarını otomatikleştirir, izin bakiyelerini takip eder ve raporlar oluşturarak idari yükü azaltır ve doğru sosyal yardım yönetimi sağlar.
6. Eğitim ve Geliştirme: Otomasyon, eğitim programlarının oluşturulmasını, sunulmasını ve izlenmesini sağlayan öğrenme yönetim sistemleri (LMS) sağlayarak eğitim ve geliştirme süreçlerini geliştirir. LMS platformları kurs kaydını otomatikleştirir, çalışanların ilerlemesini takip eder ve eğitim raporları oluşturur. Otomasyon, çalışanların ilgili eğitim materyallerine erişmesini sağlar, eğitim yönetimini kolaylaştırır ve çalışan beceri ve yeterliliklerini geliştirir.
7. Çıkarma ve Çıkış İşlemleri: Çalışanlar kuruluştan ayrıldığında, şirket mülkünün toplanması, sistem erişiminin sonlandırılması ve çıkış görüşmelerinin yürütülmesi gibi çeşitli görevlerin tamamlanması gerekir. Otomasyon, standartlaştırılmış kontrol listeleri ve iş akışları sağlayarak işten çıkarma sürecini basitleştirir. Gerekli tüm görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlar, bilgi aktarımını kolaylaştırır ve geri bildirim toplamak için verimli çıkış görüşmeleri sağlar.

İK Otomasyonu için Nanonetler

Yapay zeka destekli teknolojinin size ve ekibinize manuel görevleri otomatikleştirme ve birkaç dakika içinde verimli iş akışları oluşturma gücü verdiği Nanonets İş Akışı Otomasyonuna hoş geldiniz. Tüm belgeleriniz, uygulamalarınız ve veritabanlarınızla sorunsuz bir şekilde bütünleşen iş akışlarını zahmetsizce oluşturmak ve yönetmek için doğal dili kullanın.

Platformumuz yalnızca birleşik iş akışları için kusursuz uygulama entegrasyonları sunmakla kalmıyor, aynı zamanda uygulamalarınız içinde gelişmiş metin yazımı ve yanıt gönderimi için özel Büyük Dil Modelleri Uygulamaları oluşturma ve kullanma olanağı da sunuyor. GDPR, SOC 2 ve HIPAA uyumluluk standartlarına sıkı sıkıya bağlı kalarak veri güvenliğini sağlamak en büyük önceliğimiz olmaya devam ediyor.

Nanonets iş akışı otomasyonunun pratik uygulamalarını daha iyi anlamak için gerçek dünyadan bazı örneklere bakalım. Nanonets İş Akışlarını kullanarak otomatik iş akışları oluşturmak, İK süreçlerinin verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Yukarıda bahsettiğimiz birkaç İK sürecinden bahsedelim.

1. İşe Alım ve Başvuru Takibi
   • Tetikleyici – LinkedIn: Bir aday iş ilanına başvurur.
   • Eylem 1 – Sera: Greenhouse uygulamayı tarar ve önceden tanımlanmış kriterlere göre kategorilere ayırır.
   • Eylem 2 – Sakince: Mülakat randevuları için uygun adaylara planlama linki gönderilir.
   • Eylem 3 – Gmail: Onay e-postaları planlamanın ardından hem adaylara hem de görüşmecilere gönderilir.
2. İşe Alım ve Çalışan Dokümantasyonu
   • Tetikleyici – BambooHR: Yeni bir çalışan öğesi eklendiğinde tetiklenir.
   • Eylem 1 – DocuSign: E-imza için dijital bir başlangıç ​​paketi gönderir.
   • Eylem 2 – Google Formları: E-imza için dijital bir başlangıç ​​paketi gönderir.
   • Eylem 3 – BambooHR: Çalışanın kayıtlarını doldurulmuş formlarla günceller.
   • Eylem 4 – Gmail: Bekleyen belgeler için hatırlatıcılar gönderir.
3. Zaman ve Seyirci Yönetimi
   • Tetikleyici – Toggl: Çalışan günlükleri başlangıç ​​ve bitiş saatleri.
   • Eylem 1 – Google E-Tablolar: Toplam saatleri hesaplar ve maaş bordrosu ile senkronize eder.
   • Eylem 2 – Gevşeme: Gevşeklik durumunda yönetimin onayı için belirlenen aralıklarla zaman çizelgesi uyarıları gönderir.
   • Eylem 3 – ADP: Onaylanan zaman çizelgeleri bordro sisteminde otomatik olarak güncellenir.
4. Performans Yönetimi ve Değerlendirme
   • Tetikleyici – Zamanlayıcı: Yeni bir inceleme dönemi başlıyor.
   • Eylem 1 – Kafes: Performans incelemelerini tamamlamak için bildirimler gönderir.
   • Eylem 2 – Havalandırılabilir: İnceleme verilerini toplar ve raporlar oluşturur.
   • Eylem 3 – Gmail: Değerlendirmeleri tartışmak için çalışanları ve yöneticileri bilgilendirir.

Bu zap'ların her biri, sıradan ve zaman alan İK görevlerini otomatikleştirmek ve İK spektrumunda verimliliği ve doğruluğu artırmak için Nanonets İş Akışlarının gücünden yararlanır.

Nanonets tarafından siz ve ekipleriniz için tasarlanan yapay zeka odaklı iş akışı oluşturucumuzla İK görevlerini ve iş akışlarını otomatikleştirin.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/hr-automation-in-2023/