Görüntü Kaynağı: Freepik
Dünya çapındaki kuruluşlar her zaman işyeri üretkenliğini optimize etmenin yollarını arıyor. Son yıllarda dijital dönüşüm, yapay zeka (AI) ve Makine Öğrenimi gibi teknolojik gelişmeler, kuruluşların operasyonlarını kolaylaştırmasına yardımcı olarak kurumsal üretkenliği artırmayı mümkün kılan unsurlar olarak büyük önem kazandı ve görevleri otomatikleştir.
Ancak bu trendlerin daha yakından incelenmesi, bu önlemlerin özünde işletmelerin zamanlarını daha iyi yönetmelerine yardımcı olmakla bağlantılı olduğunu ortaya koyuyor.
Zaman yönetimi yeni bir kavram değil, çünkü antik Yunan Filozofu Theophrastus bile "Zamanın bir insanın harcayabileceği en değerli şey olduğuna" inanıyordu. Eski bir deyişten, yıkıcı teknolojilerin poster çocuğuna (Elon Musk'un yenilikçi Zaman Boks tekniği) kadar zaman yönetimi önemli bir husus olmaya devam etti.
Değişen iş yeri tercihleri ve sürekli gelişen işgücü piyasasının ortasında üretkenlik ve kârlılık peşinde koşan işletmeler arasında benzersiz bir ilgi kazandı.
Zaman Yönetimi Nedir?
Organizasyonel bağlamda zaman yönetimi, iş yüklerini etkili ve verimli bir şekilde yönetme yeteneğidir. En yüksek iş değerini sağlayan ve optimum düzeyde üretken olan görevlerin önceliklendirilmesine yardımcı olur. Zaman yönetimi süreci planlamayı, hedef belirlemeyi, ilerlemeyi sürekli değerlendirmeyi ve hedeflere ulaşmak için pratik son tarihler belirlemeyi içerir.
Verimli zaman yönetimi stratejileri, daha yüksek işyeri üretkenliği, daha düşük çalışan stres düzeyi, gelişmiş iş-yaşam dengesi ve sonuç olarak daha düşük çalışan kaybıyla doğrudan bağlantılıdır.
İşte İşyerinde Zaman Yönetiminin Neden Önemli Olduğunun Kısa Özeti:
1. Kaynak Kullanım Oranlarının Artırılmasına Yardımcı Olur
Zaman yönetimi, çalışanların çıktılarını düzene koymalarına ve zamanlarını verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Böyle bir süreç, çalışanların toplantılar gibi idari faaliyetlere veya elektronik tablolara veri doldurmak gibi tekrarlayan görevlere katılarak faturalandırılabilir saatlerin önlenebilir kaybı gibi iyileştirme alanlarını belirlemesine yardımcı olur. Çalışanlar bu tür faaliyetleri en aza indirerek bu tür zaman kayıplarını tespit edip giderebildikleri için daha yüksek kullanım oranları sağlayabilirler.
Bazı kuruluşlar, çalışanların kaynak kullanım düzeylerini iyileştirmelerine yardımcı olmak için bir gün içindeki toplantı saatlerine bir sınır koymak gibi girişimlerde de bulundu.
2. Daha İyi İş-Yaşam Dengesi Sağlar
Yeterli iş-yaşam dengesinin bulunmaması, küresel olarak kuruluşlar arasında normalden yüksek yıpranma oranlarının ardındaki ana nedenlerden biri olmuştur. Ayrıca, 25 yılına kadar küresel işgücünün %2025'ini oluşturacak olan Z Kuşağı işgücü, işverenlerinden esnek bir işyeri ekosistemi ve yeterli iş-hayat dengesi sunmalarını bekliyor.
Sonuç olarak, giderek daha fazla sayıda kuruluş, otomatik zaman takip yazılımı kullanarak çalışanların devam takibi süreçleri gibi iş süreçlerini otomatikleştiriyor. Replicon birden fazla uygulama üzerinden çalışanların çalışma ve zaman verilerini yakalamak için yapay zekayı kullanan zaman takip yazılımlarından biridir. Bu şirketlerin yanı sıra içerik oluşturma, müşteri desteği, tahmine dayalı analiz vb. için de yapay zeka tabanlı yazılımlar kullanılıyor.
Bu tür girişimlerin, çalışanların zamanlarını daha iyi yönetmelerine ve iş-yaşam dengesini iyileştirmelerine yardımcı olarak çalışanların işten ayrılma oranını olumlu yönde etkileme konusunda derin bir etkisi var.
3. Daha Etkin İç ve Dış Paydaş Yönetimine Olanak Sağlar
Çalışanlar için çeşitli iç ve dış paydaşları yönetmenin zorluğu, kuruluşların hibrit ve uzak işyerlerine yönelmesinden bu yana daha da kötüleşti. Ayrıca, değişen müşteri beklentileri ve proje kapsamındaki sık değişiklikler, çalışanların paydaşlarını bilgilendirme ve onların kaygı ve şüphelerini proaktif bir şekilde ele alma becerilerini önemli ölçüde artırıyor.
Zaman yönetimi, çalışanların bu tür çabalara makul zaman ayırmalarını sağlayarak paydaş beklentilerini yönetmelerine yardımcı olmada önemli bir rol oynar. Sürekli yüksek iç ve dış paydaş memnuniyeti, herhangi bir kuruluşun karını ve uzun vadeli sürdürülebilirliğini büyük ölçüde şekillendirir.
4. Sonuçları Artırır
Bu şaşırtıcı gelebilir ancak ABD'deki işletmeler 600 milyar dolara yakın kayıp iş yerindeki kesintilere neden oluyor ve ortalama çalışanlar, faturalandırılabilir iş günlerinin yarısını çok az değer katan veya hiç katmayan görevlere harcıyor! Sürekli olarak yüksek düzeyde kaynak kullanımına ulaşan herhangi bir kuruluşun, daha sağlıklı sonuçlar elde etme olasılığı yüksektir.
Çalışanlar faturalandırılabilir çalışma saatlerinin çoğunu verimli ve verimli faaliyetler için kullanabildiğinden, boşa harcanan zaman miktarı büyük ölçüde azalır. Yüzlerce ve binlerce çalışanı olan kurumsal düzeydeki kuruluşlar için bu, milyonlarca dolarlık çalışan zamanından tasarruf edilen yüzlerce çalışma saati anlamına gelebilir!
5. Çalışanların Becerilerini Yükseltmelerini ve Daha İyi Beceriler Kazanmalarını Sağlar
Hızla gelişen beceri matrisi, iş gereksinimlerini karşılamak için gereken becerilerin nefes kesici bir hızla gelişmeye devam etmesi nedeniyle çalışanların sürekli olarak becerilerini geliştirmesini ve yeniden beceri kazanmasını gerektirir.
İşgücü Dönüşüm Ortağı Lisa Lyons'a göre Kumaşçı "2025 yılına kadar tüm çalışanların neredeyse yarısının becerilerini geliştirmesi gerekecek, önemli bir kısmının da tamamen yeniden eğitilmesi gerekecek."
Ancak çalışanların bu tür uzun vadeli taahhütler üzerinde çalışmak için zamana ihtiyacı vardır ve kuruluşlar, çalışanlarından çalışma saatleri dışında bu tür girişimlerde bulunmalarını bekleyemez.
Bu nedenle kuruluşlar, proje yönetiminin bazı yönlerini otomatikleştirmek için profesyonel hizmet otomasyonu çözümünü devreye sokmak, böylece çalışanların iş yükünü azaltmak ve onlara beceri geliştirme ve yeniden beceri kazandırma faaliyetlerini sürdürmek için gerekli zamanı vermek gibi araçları araştırmalıdır. Bu şekilde, zaman yönetimi aynı zamanda çalışanların etkili bir şekilde beceri geliştirme ve yeniden beceri kazanma becerilerini de etkileyerek bir kuruluşun uzun vadeli rekabet avantajını ve sürdürülebilirliğini etkiler.
6. Uzun Vadeli Rotayı Çizmek İçin Liderliği Serbest Bırakır
Veri Ortalama bir iş liderinin her hafta 37 toplantıya katıldığını ve haftalık çalışma saatlerinin yüzde 72'sini toplantılara harcadığını öne sürüyor!
Bu şaşırtıcı rakamlar üst düzey yöneticilerin zamanının ne kadarının toplantıları yönetmeye harcandığını gösteriyor. Tüm toplantılar idari işler veya çalışma saatlerinin boşa harcanması anlamına gelmese de, iş dünyasının liderleri strateji oluşturmak ve ekipleriyle ve müşterileriyle etkileşime geçmek için daha fazla zaman ayırmalıdır. Bu, ustaca zaman yönetimi gerektirir.
İş liderleri zamanlarını daha iyi yönetebildiklerinde işin stratejik yönüne daha fazla odaklanabilirler ve bir bütün olarak kuruluş için daha fazla değer yaratabilirler. Aynı zamanda örnek olarak liderlik edebilir ve değişimin temsilcileri haline gelebilirler, iş fonksiyonları ve liderlik seviyelerinde çalışanlarına zaman yönetimi niteliklerini aşılayabilirler.
Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?
Müşteriler harcamalarını rasyonelleştirdikçe ve öngörülemeyen iş koşullarının üstesinden gelmek için finansal kısıtlamalar uyguladıkça, kuruluşların kar marjları üzerinde daha büyük bir baskıyla karşılaşmaları muhtemeldir. Daha da fazlası, iş modellerinin kendisi değişime uğradığında. İşletmeler haklı olarak teleskopik bir bakış açısı benimseyerek, teknolojileri birleştirmek ve geleceğe daha hazır olmak için süreçlerini incelerken, aynı zamanda temellerini doğru almaya da bakmalılar.
Zaman yönetimi, sürekli aksaklıkların yaşandığı zorlu bir pazarda iş başarısının tartışılamaz bir unsuru olan çevik ve motive bir işgücünün anahtarını tutar. Organizasyonlar ağaçlar için odunları kaçırmamalı!
Yazar Bio:
Shashank Shekhar, Deltek'te Kıdemli Pazarlama İletişimi Uzmanı olarak çalışıyor | Replikon. 9 yılı aşkın süredir dijital ve içerik pazarlama uzmanıdır. Yapay Zeka (AI) ve makine öğrenimi (ML) gibi teknoloji trendleri ve bunların profesyonel hizmet otomasyon çözümleri ve zaman izleme çözümleri gibi araçlarla proje yönetimi ortamını şekillendirmeye etkileri hakkında yazma konusunda uzmanlaşmıştır. İş dışında tarih, astrofizik ve jeopolitik hakkında okumayı seviyor.
Yazar Resmi:
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
- PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
- PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
- PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
- Blok Ofsetleri. Çevre Dengeleme Sahipliğini Modernleştirme. Buradan Erişin.
- Kaynak: Plato Veri Zekası.
