Geceleri içerik yazarıyım, gündüzleri ise Ortaklıklar Başkanıyım ve benim dünyamda üretken olmak her şeydir.

Hiçbir planlama veya proje yönetimi eksikliği, gecikmiş makalelere, başarısız ortaklık fırsatlarına, yüksek baskıya ve strese yol açar. Hepimiz oradaydık, sıfır üretkenlikten kurtulmaya çalışıyorduk.

Üretkenlik sistemleri, sürdürülebilir bir iş-yaşam dengesinin geliştirilmesine ve gerektiğinde çalışma sprintlerine hazırlanmaya yardımcı olur.

Bu yazıda rutinimin bir parçası haline gelen ve günlük işleri verimli bir iş gününe dönüştüren en iyi yedi üretkenlik sistemini paylaşıyorum. Avantajlarını, dezavantajlarını ve farklı kullanım durumlarını bulacaksınız.

Verimlilik sistemleri nelerdir?

Verimlilik sistemleri, işlerin verimli bir şekilde yapılmasına yardımcı olan yöntemler ve araçlardır. İşi sizin için yapmazlar, ancak görevleri ve refahınızı organize etmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olarak belirli bir zamanda daha fazla üretkenlik sağlarlar.

Örneğin, üretkenlik sistemleri size şu konularda yardımcı olur:

• Projeleri daha küçük, yönetilebilir adımlara bölmek.
• Odaklanmak ve dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak.
• Hedef belirleme.
• Organizasyon ve iş akışı.

Kullandığım yedi üretkenlik sistemini ve bunların bana nasıl yardımcı olduğunu inceleyelim.

İş Akışınızı Kolaylaştıracak 7 Verimlilik Sistemi

1. Pomodoro Tekniği

Kendimi toparlamak ve işleri halletmek için çabaladığımda üretkenliğimi artırmak için kullanılan bu yönteme aşığım. Odaklanma modumu anında etkinleştiriyor ve hiçbir şeyin dikkatimi dağıtamayacağı bir alana giriyorum.

Nasıl Çalışır?

Pomodoro Tekniği, çalışmanızı kısa, odaklanmış aralıklara (genellikle 25 dakika) ve ardından aralara böler. 25 dakikalık parçalar beyniniz tarafından kolayca sindirilebilir olduğundan zinde kalmanıza ve motive olmanıza yardımcı olur.

Resim Kaynak

Ayrıca araç çubuğunuzda geri sayan bir zamanlayıcı görmek, bu süre zarfında bir görevi tamamlama isteğinizi güçlendirir. Sanki iç sesin diyor ki: "Haydi dostum, Instagram'da gezinmeden 25 dakika çalışabilirsin."

Ben kullanmak Marinara: Pomodoro Asistanı Pomodoro tekniğine kolayca erişilebilmesini sağlayan Chrome uzantısı. 30 dakikalık dinlenme ile 5 dakikalık zamanlayıcılar — bu benim kuralım.

Resim Kaynak

Ancak çoğu zaman ara vermiyorum ve görevim bitene kadar çalışmaya devam ediyorum. Zamanlayıcı çaldığında odaklanmaya devam etmek için bir tane daha ayarladım.

Belirli bir görev üzerinde çalışırken, iş yükümü ve X görevine harcadığım zamanı anlamak için Pomodoro'yu zaman takibi için de kullanıyorum.

Uygun zaman tahmini ve proje yönetimine son derece yardımcı olur.

Artıları:

• Çalışmaya başlamak zor olduğunda odaklanmanıza yardımcı olur.
• Ertelemeyi azaltır.
• Daha az sırt ağrısı ve yorgunluk.
• Haftalar ve çeyrekler için daha iyi planlama.
• Görevler için daha fazla sorumluluk.
• Daha az dikkat dağıtıcı şey - daha iyi zaman yönetimi.
• Görevler boyunca tutarlı motivasyon.

Eksileri:

• Hiçbiri. Bu yöntemi yıllardır kullanıyorum ve her zaman faydalıdır.

En iyi: Zamanı daha iyi yönetmek ve daha az zamanda daha çok iş yapmak isteyen herkes.

Kararım

İlk başta molaları kabullenmek benim için zordu. O dönemlerde vakit kaybettiğimi hissediyordum. Ama sonra onların gücünün farkına vardım; bu molalar tam anlamıyla beni yeniden şarj ediyor.

2. Madde İşaretli Günlük Tutma

Madde işareti günlüğü veya diğer adıyla BuJo, yazmayı ve çizimi içeren gelişmiş bir günlüğe benzer. Günlük görevler, takvimler, notlar, sağlık takibi ve hedef belirlemeye yönelik bölümlerle düzenlenmiştir.

Resim Kaynak

Son zamanlarda harika bir şeye rastladım araştırma Bullet Journal'ın yaratıcılığı ve üretkenliği nasıl etkilediğini keşfetmek. Sonuç olarak, bu sadece düzenli kalmanıza değil, aynı zamanda olan biteni yansıtmanıza da yardımcı olur. Gerçekten mi önemli.

Ben de seviyorum parça bullet günlük tutmanın ona nasıl yardımcı olduğunu paylaşan bir öğretmen tarafından mükemmeliyetçiliğin üstesinden gelmek. Yani, eğer o yakalanması zor mükemmelliğin peşindeyseniz, okumaya başlayın. 🙂

Zaman zaman günlerimi planlamak, ne kadar dolu olduğumu anlamak ve işimin dışında yapmayı sevdiğim şeylere zaman ayırmak için bullet günlük tutmayı kullanıyorum. Ayrıca kaç projeyi üstlenebileceğimi anlamama da yardımcı oldu.

Örneğin, programımı çok eski moda bir şekilde kağıt defterimde hazırlıyorum. Bullet Journal'larım genelde şöyle oluyor:

7:30 – uyan
8:00 — yoga
10:00 — X müşterisine bir taslak sunun
11:00 — HubSpot'un makalesi için uzmanlarla röportaj
13:00 – öğle yemeği molası
14:00 – bir hayır kurumunda çalışmak
17:30 — toplantı

Eğer eski tarza meraklı değilsen verimlilik yöntemlerigibi dijital alternatiflere göz atabilirsiniz. kavram, Trello, Evernoteya da Miro.

Bana göre Miro en havalı seçenek çünkü size sıradan bir not defterini hatırlatıyor. Öğeleri kolayca taşımanıza olanak tanır ve yaratıcılığı geliştirir.

Resim Kaynak

Artıları:

• Özelleştirilebilir organizasyona yardımcı olur.
• Yaratıcılığı artırmaya yardımcı olur ve önceliklendirmeye yardımcı olur.
• Merkezi görev yönetimi sağlar.
• Kendini yansıtmayı kolaylaştırır.

Eksileri:

• Zaman yoğun bakım.
• Tutarsızlık riski.

En iyi: Kişiselleştirilmiş organizasyon arayan yaratıcılar, görsel düşünürler ve bireyler.

Kararım

Bullet günlük tutmak çoğumuzun hayatımızın bir noktasında içgüdüsel olarak yaptığımız bir uygulamadır. Gezileri, alışverişi, egzersiz rutinlerini veya benzer etkinlikleri planlamak için diyelim.

İşin püf noktası bunu daha sistematik bir şekilde yapmayı öğrenmektir. Bazen tamamen ona güveniyorum. Diğer zamanlarda, bilgileri kağıttan bilgisayarıma aktarırken kurşun günlük tutmayı karalama defteri olarak kullanıyorum. proje yönetimi uygulamaları.

3. Takvim Engelleme

İnsanların programlarında sıklıkla karşılaştıkları en büyük sorun, sürekli olarak görevler arasında geçiş yapmaktır. Takvim engelleme, takviminizde belirli zaman aralıklarını farklı görevler için ayırdığınız bir zaman yönetimi yöntemidir.

Mesela takvim engellenmeden önceki iş günüm şöyle görünebilir: Bir makale yazmaya başlıyorum. Yarım saat sonra bir toplantıya geçiyorum. Daha sonra e-postalarıma geçiyorum. Sonunda yazıya geri dönüyorum. Hiç etkili değil.

Todoist'in grafiği anlatmak istediğimi mükemmel bir şekilde açıklıyor:

Zamanı engellemek için Google Takvim'i kullanıyorum ve belirli görevler için zamanı engelliyorum. Her görevin kendine özel bir zaman dilimi vardır. Doktor randevuları, yoga ve kitap okumak da takvimimde yer alıyor.

Sonuç? Daha fazlasını daha hızlı yapıyorum.

Başarılı takvim engellemeye yönelik bazı ipuçları:

• Gününüzü belirli görevler için parçalara ayırın.
• Görevlerin ne kadar süreceği konusunda gerçekçi olun; emin değilseniz abartın.
• Tükenmişliği önlemek için molalar planlayın; boş zamanınız için fazla rezervasyon yapmayın.
• Beklenmeyen olaylar nedeniyle gerekirse planları ayarlayın.
• Planladığınız görevleri düzenli olarak gözden geçirin ve takip edin.
• Gibi uygulamaları kullanmayı düşünün Todoist ve daha iyi organizasyon için Google Takvim.

Artıları:

• Geliştirilmiş zaman yönetimi.
• Geliştirilmiş odaklanma.
• Azaltılmış görev değiştirme.
• Daha net önceliklendirme.
• Daha iyi iş-yaşam dengesi.

Eksileri:

• Değişikliklere uyum sağlamada zorluk.
• Görev süresinin az/fazla tahmin edilmesi potansiyeli.

En iyi: Düzenlemek için birden fazla görevi ve taahhüdü olan herkes.

Kararım

Takvim engelleme, çalışma ve boş zamanlarınızı düzenler ve aynı anda birden fazla görevde kaybolmamanızı sağlar. En büyük zorluk Pazar gecesi veya her Pazartesi sabahı oturup her şeyi önceden hazırlamak olabilir.

Ama kesinlikle buna değer.

4. Kurbağayı Ye

"Canlı bir kurbağa yemek zorunda kalırsanız, bunu sabah ilk iş olarak yapın, böylece günün geri kalanında başınıza daha kötü bir şey gelmeyecektir." - Mark Twain

Bu alıntı Kurbağayı Ye tekniğinin neyle ilgili olduğunu açıklıyor. İlk önce en zor şeyi yapın, daha sonra her şey daha kolay görünecektir.

Resim Kaynak

Geçen yılki ders çalışma Bu yöntemi kullanmanın sosyal becerileri geliştirdiğini ve ertelemeyle mücadeleye yardımcı olduğunu, bunun da kariyer ve yaşam için uzun vadeli faydalar sağladığını buldu.

Buna tamamen katılıyorum ve Kurbağayı Ye yöntemini neredeyse her gün uyguluyorum.

İşte bunu nasıl yapıyorum:

1. Önce kurbağamı seçiyorum; bu en önemli ama acil olmayan görev. Ben çok fazla beyin gücüne ihtiyaç duyanla gidiyorum.
2. Genellikle maksimum 1 ila 4 saat içinde bitirebileceğim bir görevi seçiyorum.
3. Büyük görevleri daha küçük adımlara böldüm.
4. Uzaktakilere değil, her zaman bugünün görevlerine odaklanıyorum.
5. Ve son olarak güne ilk olarak kurbağa görevimi hallederek başlıyorum.

Artıları:

• Zor görevleri ilk önce tamamlayın.
• Daha az stresli hissedin.
• Zamanı daha iyi yönetin.
• İyi alışkanlıklar geliştirin.

Eksileri:

• En zor görevle başlamak yorgunluğa neden olabilir.
• Bu, zamana duyarlı konuların gözden kaçırılmasına yol açabilir.

En iyi: Ertelemek yerine zorluklarla önceden başa çıkmayı tercih eden veya zor görevler söz konusu olduğunda erteleme sorunu yaşayan herkes için.

Kararım

Üstesinden gelmem gereken zorlu görevler olduğunda (tonlarca odaklanma, sayı ve araştırma gerektiren işler), bunları sabahları en büyük önceliğim haline getiriyorum. Bunu çözdükten sonra bir fincan kahve içerek rahatlayabilir, e-postalarımı kontrol edebilir ve bir göreve daha geçebilirim.

Tam tersini yapmayı denedim ama beni bekleyen büyük bir görev olduğunu bilerek başka hiçbir şeye odaklanamadım. Bu yüzden benim için “Kurbağayı Ye” tekniği gidilecek tek yol.

5. Proje Yönetimi Uygulamaları

Serbest çalışmaya başladığımda bir veya iki projeyi takip etmeden yönetmek çok zor değildi. Ancak iş yüküm arttıkça bu imkansız hale geldi.

Bugün çalışma rutinimi proje yönetimi araçları olmadan hayal edemiyorum. Pazartesi ve Asana bunlar benim üretkenlik yaşam hatlarımdır.

Görevleri parçalara ayırmama, son teslim tarihlerini belirlememe, ilerlemeyi takip etmeme, ekibimle koordinasyon kurmama ve sonuçları sunmama yardımcı oluyorlar.

Pazartesi gününü, "Biriktirme Listesi", "Devam Ediyor" ve "Bitti" sekmeleriyle basitleştirilmiş bir Kanban görselleştirmesinde bir yardım fonunun çalışması için haftalık görevlerimi planlamak ve önceliklendirmek için kullanıyorum.

Ne gibi: Pazartesi, alt görevler, esnek durumlar, sahipler ve atananlar, API entegrasyonları vb. gibi proje yönetimi temelleriyle ilgilenir.

Asana'yı çoğunlukla müşteri yazımı ve SEO projeleri için kullanıyorum. Platform aracılığıyla görevleri almak ve atamak, proje ilerlemesini takip etmek ve başkalarıyla iletişim kurmak çok kolaydır.

Artıları:

• Kolay erişim için proje bilgilerini merkezileştirin.
• Ekip iletişimini ve fikir paylaşımını kolaylaştırın.
• Projeleri yönetilebilir görevlere ayırmanıza yardımcı olun.
• Ekibinizin odaklı ve üretken olmasını sağlayın.
• Proje ilerlemesi hakkında gerçek zamanlı veriler sağlayın.
• Kolaylaştırılmış iş akışları için görevleri otomatikleştirin.

Eksileri:

• Proje yönetimi yazılımını kullanmanın faydalarından başka bir şey görmüyorum. Nasıl kullanılacağını öğrenmek zaman alabilir, ancak bir kez öğrendiğinizde son derece kolay hale gelir.

En iyi: Her boyutta bireyler, ekipler ve projeler. Küçük görevler veya büyük ölçekli girişimler için kullanabilirsiniz.

Kararım

Not defterimi madde işareti günlüğü tutmak için kullanmayı sevmeme rağmen PM araçları bildirimler, hatırlatıcılar, tekrarlanan görevler vb. ile çalışmamı kontrol altında tutmama yardımcı oluyor.

6. Eisenhower Karar Matrisi

"İki tür sorunum var; acil ve önemli. Acil olan önemli değildir ve önemli olan da hiçbir zaman acil değildir.” – Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Karar Matrisi, görevleri önem ve aciliyete göre sınıflandırır. Neye odaklanacağıma, neyi devredeceğime veya atacağıma karar vermek için bunu kullanıyorum.

Resim Kaynak

Sık sık meşgulseniz ancak işinizin etkili olmadığını düşünüyorsanız, uzun vadeli hedefler için zamanla mücadele ediyorsanız veya yetki vermede veya "hayır" (orada bulundum, bunu yaptım) demekte zorlanıyorsanız Eisenhower Matrisini kullanmayı düşünmelisiniz.

Yakın zamanda Todoist'ten Naomi'nin Eisenhower Matrisi hakkında aydınlatıcı ipuçları paylaştığı bir YouTube videosunu izledim:

[Video: Yeni Başlayanlar İçin Eisenhower Matrisi Kılavuzu]

Bu dört kategorinin her birini şöyle açıklıyor:

1. Çeyrek 1 - acil dikkat gerektiren önemli görevler.
2. Çeyrek 2 - uzun vadeli hedefler için önemli görevler.
3. Çeyrek 3 — çok önemli olmayan acil görevler, genellikle sadece yoğun işler.
4. Çeyrek 4 - Ne acil ne de önemli olan, anında ancak kalıcı tatmin sağlamayan görevler.

Bu yaklaşımı günlük işlerimde şu şekilde uyguluyorum:

1. 1. çeyrek. Makaleler için sıkı teslim tarihlerine uymaya öncelik veriyorum.
2. 2. çeyrek. Uzun vadeli ilerleme için yazma ve araştırma becerilerimi geliştirmeye zaman ayırıyorum.
3. 3. çeyrek. Bazen, eğer çok meşgulsem, güvenilir bir kişinin benim için uzman görüşmelerini yapmasına izin veriyorum.
4. 4. çeyrek. Odaklanmak için sosyal medyada çok fazla zaman harcamaktan kaçınmaya çalışıyorum.

Artıları:

• Açık önceliklendirme.
• Etkili zaman yönetimi.
• Uzun vadeli hedef uyumu.
• Daha iyi delegasyon.
• Azaltılmış stres.
• Geliştirilmiş karar verme.

Eksileri:

• İlk başta, hangi görevlerin daha önemli, ancak daha az acil olduğuna karar vermek zor olabilir. Birkaç uygulamadan sonra sisteme alışılıyor ve somut faydalar elde ediliyor.

En iyi: Yükümlülüklerin düzenlenmesi; özellikle görev önceliklendirme, zaman yönetimi veya karar verme konusunda zorluk yaşayan herkes için faydalıdır.

Kararım

Aciliyet duygusu, dijital pazarlama kariyerim boyunca en büyük zorluğu oluşturdu. Her görevin anında dikkat edilmesi gerektiğini hissettim. Öncelikleri kategorilere ayırmayı ve öncelikli olmayan görevleri ayırt etmeyi öğrenene kadar her şey için varsayılan modum "En Kısa Zamanda" idi.

Eisenhower Karar Matrisi sayesinde bunu öğrendim ve bana göre bu, en iyi verimlilik sistemleri orada.

7. Kanban ve Scrum Yöntemleri

Bir çalışma haftasında süper üretken olabilmek için basitleştirilmiş Scrum ve Kanban metodolojilerini birleştiriyorum.

Saldırı: Sprint adı verilen kısa aralıklarla çalışırsınız (genellikle bir ila dört hafta sürer). Her sprintte hedefler belirlersiniz ve hangi görevlerin üstesinden geleceğinize karar verirsiniz. Daha sonra, ilerlemeyi kontrol etmek ve çalışma planınızı gerektiği gibi ayarlamak için stand-up adı verilen hızlı toplantılarınız olur.

Resim Kaynak

Kanban: Kanban'da sprint yoktur. Bunun yerine, görevlerinizi "Biriktirme Listesi", "Yapılıyor", "İnceleme" ve "Bitti" etiketli sütunların bulunduğu bir panoda hayal edin.

Çalışırken görevleri sütunlar arasında kaydırırsınız. İş akışınızı görselleştirmenize, devam eden işi sınırlamanıza ve görevleri birer birer tamamlamaya odaklanmanıza yardımcı olur.

Resim Kaynak

İşte bunu nasıl yapıyorum:

Her Pazartesi, önceki hafta boyunca rastgele ortaya çıkan fikir ve görevleri içeren İş Listesini gözden geçiriyorum, öncelikleri ve son tarihleri ​​atayıp, alt görevler oluşturuyorum vb.

Her Cuma, Pazartesi günü PM aracındaki bir görev yöneticisi olan panoma bakıyorum ve neden bazı görevler için programın dışında kaldığımı ve bu nedeni nasıl çözeceğimi analiz ediyorum.

Bu, çevik olmama, bir çalışma haftasında (gerçekçi olarak) mümkün olduğu kadar çok görevi tamamlamama ve darboğazları veya engelleri tespit etmeme yardımcı oluyor.

Artıları:

• İş akışlarının kolayca görselleştirilmesine yardımcı olur.
• Çoklu görevi sınırlar ve odaklanmayı geliştirir.
• Devam eden süreç iyileştirmeyi teşvik eder.
• Projeleri net hedeflerle etkili bir şekilde organize eder.
• Düzenli ekip iletişimini ve işbirliğini teşvik eder.
• Değişen proje ihtiyaçlarına adaptasyonu kolaylaştırır.

Eksileri:

• Tanımlanmış son teslim tarihlerinin eksikliği gecikmelere neden olabilir.
• Sprint zaman çizelgelerindeki (Scrum) katılık strese neden olabilir.

En iyi: Esneklik ve uyarlanabilirliğe, katı zaman çizelgeleri üzerinden değer veren ortamlar.

📍Not: İki sistemi aynı anda uygulamaya denir scrumban.

Kararım

Bu iki yöntemi birleştirmek, Kanban panosunda yapmam gerekenleri görselleştirmeme yardımcı olurken, Scrum sprintleri de belirli projelerde çok fazla ilerleme kaydetmeme yardımcı oluyor. Büyük ölçüde bağımsız ve uzak olan işime bu iki sistemin getirdiği dengeyi seviyorum.

En iyi verimlilik sistemi nedir?

Her üretkenlik sisteminin kendine has avantajları olmasına rağmen benim kişisel favorilerim şunlardır:

• 30 dakikalık çalışma sprintleri ve 5 dakikalık molalarla odaklanmamı sağlayan Pomodoro Tekniği.
• Acil ve önemli görevlerin basit organizasyonu için Eisenhower Karar Matrisi.
• Düzenli ilerleme kontrolleri için Scrumban.

Hangi sistemi seçerseniz seçin, önemli olan tek şey verimliliğinizi artırmaya gerçekten yardımcı olmasıdır. Üçünü günlük olarak birleştiriyorum ve yapılacak işleri tamamlamak, yeni projeler düşünmek ve ekibimin ilerlemesini takip etmek için en iyi yaklaşımın bu olduğunu düşünüyorum.

Birkaçını deneyin, neyin uyup neyin uymadığını görün ve sonuçta zihinsel blokajlardan, motivasyon kaybından ve tükenmişlikten kaçınmak için en iyi çözümü bulacaksınız.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems