Banka mutabakatı, şirketin kasa defterinin banka ekstreleriyle eşleştirilmesi işlemidir. Amaç, her işlemi incelemek ve herhangi bir hatayı veya olası sahtekarlığı tespit etmektir.

İki defter genellikle banka ücretleri, faiz, ödenmemiş çekler ve transitteki mevduatlar gibi faktörler nedeniyle eşleşmez. Bu tutarsızlıklar, mevcut mali durumu doğru bir şekilde temsil etmek için banka mutabakat beyanında dikkate alınmalıdır.

Bu blogda, banka mutabakatı beyanlarının gerçek hayattan bazı örneklerini sunacağız ve banka mutabakatı sırasında karşılaşılan başlıca sorunların çözülmesine yardımcı olacağız.

Banka Mutabakat Beyanı Nedir?

Banka mutabakat beyanı, mali kayıtların doğruluğunu ve tutarlılığını sağlamak için şirketin kasa defterini banka ekstreleriyle karşılaştıran mali bir belgedir. Bu süreç, şirketin fonlarını izlemesine ve güncellemesine yardımcı olarak ortaya çıkabilecek tutarsızlıkları giderir. Tutarsızlıklar tespit edilirse düzeltilmeli veya uygun şekilde açıklanmalıdır.

Banka mutabakatı süreci, iki hesap arasındaki tutarsızlıkların nedenlerini kapsamlı bir şekilde araştırır. Bu tür farklılıklara çeşitli nedenler katkıda bulunur:

• Banka masrafları – Banka hesapları, kredili mevduat masraflarına, hesap bakım masraflarına veya şirketin kasa defterinde işaretlenmemiş olabilecek diğer cezalara maruz kalabilir. Alternatif olarak, banka bakiyesine tahakkuk eden herhangi bir faizin kasa defterinde muhasebeleştirilmesi gerekir.
• Ödenmemiş Çekler – Satıcılara verilen çekler gönderilmeyebilir ancak defterde muhasebeleştirilebilir. Banka işlemlerindeki gecikmeler, çeklerin kayıt döneminin sonuna kadar ekstreye yansıtılmamasına da neden olabilir.
• Ödeme Gecikmeleri: ACH veya Wire aracılığıyla yapılan ödemelerin bankaya ulaşması birkaç gün sürebilir. Bu, işlemin ekstrede eksik olmasına neden olabilir.
• Muhasebe/Bankacılık Hatası: Banka veya şirketin muhasebecisi bir işlemin muhasebeleştirilmesinde hata yapmış olabilir. Yaygın örnekler; kaçırılan ödemeler, çifte ödemeler veya geri ödemelerdir.

Banka mutabakat beyanlarına ilişkin yaygın örnekler

Şimdi gerçek hayattaki banka mutabakatı beyanlarının örneklerine ve karşılaşabileceğiniz sorunların türüne bakalım:

Banka masrafları

XYZ Corp'un 31 Aralık 2023'teki banka bakiyesi 10,000 $, kasa bakiyesi ise 10,300 $'dır. Varyans belirli banka masraflarından kaynaklanmaktadır. İşlemleri inceleyelim:

• Banka hesap özetinde kayıtlı ancak kasa defterinde yer almayan karşılıksız çek nedeniyle 200 dolar ceza kesildi.
• Yıllık banka bakım ücreti olarak 300 dolar tahsil edildi ve banka ekstresine kaydedildi, ancak kasa defterine kaydedilmedi.
• Hisse senedi portföyünden 100$'lık bir temettü dağıtıldı, banka hesap özetinde kayıtlı ancak kasa defterinde yer almıyordu.
• Banka tarafından üç ayda bir yapılan 100 dolarlık faiz ödemesi, banka ekstresine kaydedilmiş ancak kasa defterine kaydedilmemiştir.

Ödenmemiş Çekler – Banka bakiyesi > Kasa bakiyesi

XYZ Corp'un 10,000 Aralık 31 itibarıyla banka bakiyesi 2023 $, kasa bakiyesi ise 9,000 $'dır. Düşük kasa bakiyesi, ödenmemiş çeklere bağlanıyor. İşlemleri inceleyelim:

• Toplamı 1,400$ olan iki çek düzenlendi ancak henüz işleme koyulmadı. Bu işlem kasa defterine kaydedilir ancak banka bakiyesine kaydedilmez.
• Bir müşteriden 400$'lık gelen ödeme başlatıldı ancak henüz bankadan tahsil edilmedi. Bu işlem kasa defterine kaydedilir ancak banka bakiyesine kaydedilmez.
• Banka tarafından üç ayda bir yapılan 100 dolarlık faiz ödemesi banka ekstresinde belgelenmiştir ancak kasa defterine dahil edilmemiştir.

Ödeme gecikmeleri – Kasa bakiyesi > Banka bakiyesi

XYZ Corp'un 20,000 Aralık 31 itibarıyla banka bakiyesi 2023 $'dır. Ancak kasa bakiyesi 18,000 $'dır; bu, belirli işlemlerin kesim tarihine kadar kaydedilmediği bankacılık gecikmeleri nedeniyle daha yüksek bir bakiyeyi yansıtmaktadır. Bu işlemler 3 Ocak 2024'te kaydedildi. Ayrıntılara bakalım:

• Toplamı 4,000 ABD Doları tutarında iki çek düzenlenmiş ancak henüz işleme konulmamıştır. Bunlar kasa defterinde işaretlenir ancak banka bakiyesine yansıtılmaz.
• ACH aracılığıyla 2,000 ABD doları tutarında gelen ödeme, başlatıldıktan dört gün sonra işleme alındı. Kasa defterinde 31 Aralık olarak işaretlenmiş olmasına rağmen banka hesap özetinde 4 Ocak'ta görünüyor.

Muhasebe Hataları

XYZ Corp'un 20,000 Aralık 31 itibarıyla banka bakiyesi 2023 $'dır. Ancak kasa bakiyesi 15,000 $'dır. Soruşturma sonucunda muhasebecinin ödemeleri kaydetmesinde hatalar tespit edildi. İşlemleri inceleyelim:

• 2,000 dolarlık bir çek düzenlendi ancak hiçbir zaman kasa defterine kaydedilmedi.
• 500 ABD doları tutarındaki satıcı ödemesi, yalnızca bir kez işlenmesine rağmen yanlışlıkla farklı tarihlerde iki kez kaydedildi.
• 500$'lık gelen ödeme yanlışlıkla 5,000$ olarak girildi.
• 1,000$'lık bir işlem gerçekleştirilemedi ve daha sonra iade edildi.

Bankacılık hataları

XYZ Corp'un 10,000 Aralık 31 itibarıyla banka bakiyesi 2023 $'dır. Ancak kasa bakiyesi 12,000 $'dır. Bankacılıkla ilgili birkaç hata nedeniyle banka bakiyesi daha düşük:

• Müşterinin hesap numarasında hata yapması nedeniyle müşterinin 1000$ tutarındaki ödemesi yansıtılmamaktadır.
• Banka işlemi başarısız oldu ve 1000$ tutarındaki geri ödeme işleme alınmadı.
• Banka ekstresi, 1000 ABD doları tutarındaki gelen bir işlemin 3000 ABD doları olarak muhasebeleştirildiği bir hata gösteriyor.
• Banka 2000$ tutarındaki çekinizi kaybetti veya yanlış yere koydu.

Bankacılık hataları banka ile tartışılıp çözüme kavuşturulabilir. Banka mutabakatı, bu tür hataların anlaşmazlık pencerelerinde zamanında tespit edilmesi açısından hayati öneme sahiptir!

Banka Mutabakatı Alternatif Formatı

Yukarıdaki yöntemde, kasa defteri ile banka bakiyesi arasında tutarsızlıklar yaratan çeşitli işlemleri muhasebeleştirdik. Alternatif olarak şirketler, banka hesap özeti hazırlamak için defterleri "ayarlıyor". Bu yöntemde:

1. Adım: Banka bakiyesini ayarlayın

Banka ekstreleri, bekleyen mevduatlar (transitteki depozito) eklenerek ve bekleyen çekler (ödenmemiş çekler) düşülerek ayarlanmalıdır. Buradaki mantık şudur:

Banka Bakiyesi + Transit Mevduat – Ödenmemiş Çekler = Düzeltilmiş Banka Bakiyesi

2. Adım: Kasa defterlerini ayarlayın

Kasa bakiyesinin banka hizmet ücretleri, tahakkuk eden faiz ve reddedilen çekler (NSF Çekleri) için ayarlanması gerekir. Buradaki mantık şudur:

Kasa Bakiyesi + Faiz – Banka Ücretleri – Reddedilen Çekler = Düzeltilmiş Kasa Cüzdanı

Banka Mutabakatı Nasıl Kolaylaştırılır?

Banka mutabakatı, birkaç manuel adımdan oluşan sıkıcı bir süreçtir. Daha verimli bir yaklaşım, manuel hataları azaltan ve otomasyon yoluyla organizasyon ve zaman tasarrufunu artıran banka mutabakatı yazılımını benimsemektir.

Banka mutabakatı araçları öncelikle iki mutabakat yöntemini kullanır: Belge İnceleme ve Analitik İnceleme. Belge İncelemede, OCR destekli yazılım belgelerden ilgili verileri çıkarır ve bunları gereken formatta sunar. Nanonets gibi otomasyon araçları bunu bir adım daha ileriye taşıyarak kullanıcıların anormallikleri, kopyaları ve uyumsuzlukları tespit etmeye yönelik kurallar tanımlamasına olanak tanır. Yazılım tutarsızlıkları belirleyebilirse, mutabakat sürecini %90'ın üzerinde önemli ölçüde basitleştirir.

Kullanıma hazır özel bir iş akışıyla ipotek işleme, sigortalama, dolandırıcılık tespiti, banka mutabakatları veya muhasebe süreçlerinizi otomatikleştirin.

Nanonets, yapay zeka destekli iş akışı otomasyon çözümüyle hesap mutabakatı sürecini basitleştirir ve kolaylaştırır. Bu araç, çeşitli adımları otomatikleştirerek manuel çabayı en aza indirir ve verimliliği 10 kat artırır.

Nanonets iş gereksinimlerinize uygunsa, özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilmiş bir fiyat teklifi istemekten çekinmeyin.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/how-to-solve-real-life-problems-of-bank-reconciliations-with-examples/