İş harcamalarının yönetimindeki basit bir dikkatsizliğin, küçük bir servetin farkında olmadan önlenebilir maliyetlere harcanmasına yol açtığını keşfettiğinizi hayal edin.

Bu yalnızca varsayımsal bir senaryo değil; titizlikle tasarlanmış bir gider politikasının stratejik önemini göz ardı eden kuruluşlar için bu bir gerçektir.

Bu yazıda, işletmeniz için kendi gider politikanızı oluşturmak amacıyla referans olarak hizmet vermek üzere tasarlanmış bir gider politikası şablonu sunacağız.

Çerçeve, hem çalışanları güçlendirmek hem de kuruluşun mali sağlığını korumak için tasarlanmıştır.

Bir gider politikasının özünü inceleyeceğiz, çok yönlü bir şablonu ortaya çıkaracağız ve pratik uygulaması ve otomasyonu konusunda rehberlik sağlayacağız.

Özet: Gider Politikası

Gider politikası, çalışanlara dikte eden bir dizi kuraldır.

• şirket parasını harcamalara nasıl harcayabileceklerini.
• masrafları nasıl karşılayabilecekler.
• uyulmaması durumunda ne olur?

Bir gider politikasının ana hedefleri iki yönlüdür.

İlk olarak, bu politika, şirketin mali durumunun yönetilmesinde ve çalışanların, kuruluş adına masraflara katlandıklarında ne beklendiğini bilmelerini sağlamada çok önemli bir rol oynar.

İkinci olarak, şirketin mali yasa ve düzenlemelere uyum sağlamasına, yasal sorunlardan ve para cezalarından kaçınmasına yardımcı olur. Bu ikili amaç, gider politikasını hem çalışanlar hem de şirketin mali sağlığı açısından hayati bir araç haline getiriyor.

Net bir gider politikası uygulamak birçok önemli fayda sağlar:

• Dolandırıcılığı Önler: Harcamalara ilişkin katı kurallar belirleyerek sahtekâr iddiaların olasılığını azaltır.
• Adilliği Sağlar: Herkes neye izin verilip neyin verilmediğini biliyor, bu da gider taleplerini daha basit ve adil hale getiriyor.
• Kontrol Bütçesi: Harcamaların kontrol altında tutulmasına yardımcı olarak giderlerin şirketin bütçe kısıtlamalarıyla uyumlu olmasını sağlar.

Gider Politikası Şablonu

Etkili bir gider politikası belgesi oluşturmak, mali kontrolü sürdürmek, uyumluluğu sağlamak ve çalışanlarınıza netlik sağlamak için çok önemlidir.

Kendi gider politikanızı oluşturmanızda size yol gösterecek gider politikası şablonu belgesini burada bulabilirsiniz:

Kelime Formatı:

Ayrıca şablonun bir kopyasını Google Dokümanı olarak da kaydedebilirsiniz:

Nanonets_Expense_Policy_Template

Gider Politikası Şablonu (Önizleme)

[Şirket Adı] Gider Politikası Dokümanı

[Şirket Adı]
[Tarih]
Versiyon numarası

Bu belge değişebilir ve [Şirket Adı] ve çalışanlarının gelişen ihtiyaçlarını yansıtacak şekilde periyodik olarak güncellenebilir.

Bu Gider Politikası belgesi, [Şirket Adı] çalışanlarına işle ilgili harcamaların yapılması ve raporlanması konusunda bilinçli ve sorumlu kararlar alma konusunda rehberlik etmek üzere tasarlanmıştır. Amacımız tüm harcamaların gerekli, makul ve şirketimizin hedef ve değerleriyle uyumlu olmasını sağlamaktır. Bu politikaya bağlı kalarak finansal uygulamalarımızda şeffaflığı, hesap verebilirliği ve verimliliği teşvik ediyoruz.

Giderler

Giderlerin doğru ve tutarlı bir şekilde ele alınmasını kolaylaştırmak için, [Şirket Adı] bünyesinde neyin geri ödenebilir gider teşkil ettiğini açıkça tanımlamak çok önemlidir. Herhangi bir belirsizliği ortadan kaldırmak amacıyla, geri ödenebilir olarak kabul edilen harcama kategorileri ve her kategoriye ilişkin örnekler aşağıda verilmiştir:

• Seyir mesafesi: Uçak bileti, kara ulaşımı ve konaklama dahil iş seyahatiyle ilgili harcamalar. Örneğin, bir iş konferansı için gidiş-dönüş uçak bileti veya bir müşteri toplantısı için tren bileti.
• Konaklamalar: Otel konaklamaları veya diğer konaklama düzenlemeleri için iş seyahati sırasında oluşan maliyetler. Bir iş semineri için otelde iki gecelik konaklama buna bir örnek olabilir.
• Yemekler: İş seyahati veya müşteri toplantıları sırasındaki makul yemek masrafları. Buna kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeği dahildir; örneğin potansiyel bir müşteriyle akşam yemeği toplantısı.
• Müşteri Eğlencesi: Doğrudan iş geliştirme veya elde tutma ile ilgili olması koşuluyla, yemek masrafları veya etkinlik biletleri gibi müşterileri eğlendirmek için yapılan harcamalar. Bir örnek, gelecekteki iş fırsatlarını tartışmak için bir müşteriyi bir spor etkinliğinde ağırlamak olabilir.
• Ofis malzemeleri: Kırtasiye, baskı malzemeleri ve küçük ofis ekipmanları da dahil olmak üzere ofisin günlük işlemleri için gerekli olan malzemelerin maliyetleri. Örneğin, ofis kullanımı için kalem, kağıt ve mürekkep kartuşları satın almak.
• Teknoloji: Yazılım abonelikleri ve acil donanım alımları dahil, iş verimliliğini destekleyen teknolojiye ilişkin harcamalar. Bir proje yönetim aracına abone olmak veya beklenmedik bir arıza nedeniyle yeni bir klavye satın almak buna örnek olarak verilebilir.

Gider Dışı

[Şirket Adı]'nın geri ödemeyeceği masrafların belirtilmesi de aynı derecede önemlidir. Bunlar aşağıdakileri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Ticari faaliyetlerle ilgisi olmayan kişisel harcamalar.
• Trafik ihlalleri veya gecikme ücretleri gibi para cezaları veya cezalar.
• Önceden onay alınmadan belirli kategoriler için önceden belirlenmiş limitleri aşan harcamalar.

Harcama Limitleri

Geri ödenebilir harcamaların her kategorisi için net harcama limitleri belirledik. Bu sınırlar, çalışanların şirketin bütçe hususları ve mali hedefleri ile uyumlu, makul harcama kararları almalarına rehberlik etmek üzere tasarlanmıştır. Ayrıca, şirket içindeki farklı alanların benzersiz ihtiyaçlarına ve harcama kalıplarına yanıt vermek amacıyla departmana özel muafiyetler de dahil edilmiştir.

Genel Harcama Limitleri

Aşağıda, tüm harcamaların hem gerekli hem de makul olmasını sağlamak amacıyla, her bir harcama kategorisi için izin verilen maksimum harcama limitlerini özetleyen bir tablo bulunmaktadır:

Departmana Özel Harcama Limitleri

[Şirket Adı] bünyesindeki farklı departmanların özel ihtiyaçlarını karşılamak için aşağıdaki şekilde departmana özel harcama limitleri de belirliyoruz:

• Satış Departmanı:
  • Müşteri Eğlencesi: Potansiyel yüksek değerli müşteri toplantılarına uyum sağlamak için limit kişi başına 150 ABD Dolarına çıkarıldı.
  • Seyahat: Önceden onay alınması durumunda uluslararası seyahat için 700$'a kadar uçak bileti ücretinde ek esneklik.
• Bilişim departmanı:
  • Teknoloji: Departman operasyonları için gerekli olan özel yazılım veya donanımın satın alınmasını desteklemek için limit 500 dolara çıkarıldı.

Bu limitleri aşması beklenen harcamaların, bütçe kısıtlamaları ve operasyonel hedeflerle uyumluluğun sağlanması amacıyla ön onaya sunulması gerekmektedir.

Onay Prosedürleri

[Şirket Adı]'nın gider yönetimi sürecinin verimliliği ve hesap verebilirliği çok önemlidir. Bunu sağlamak için, harcama onayı ve geri ödeme süreci boyunca çalışanlara yol gösteren aşağıdaki ayrıntılı prosedürler ve belge gereklilikleri oluşturulmuştur.

Seyahat ve Konaklama

• Seyahat Öncesi Onayı:
  • İş seyahati planlayan çalışanların, belirlenmiş çevrimiçi portalımız aracılığıyla onay için bir seyahat planı ve tahmini bütçe sunmaları gerekmektedir.
  • Bu gönderim, inceleme ve onay için yeterli sürenin tanınması amacıyla, planlanan kalkış tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır.
• Seyahat Sonrası Belgeler:
  • Çalışanların dönüşte bir hafta içinde seyahat ve konaklama giderlerine ilişkin tüm makbuzları ibraz etmeleri gerekmektedir.
  • Buna, dijital harcama yönetimi platformumuza yüklenmesi gereken uçuşlar, oteller ve seyahatle ilgili diğer harcamalar dahildir.

İşletme Giderleri

• Müşteri toplantıları, ofis malzemeleri satın alma veya işle ilgili diğer ihtiyaçlar sırasında yapılan harcamalar için çalışanların bir makbuz ve iş amacının kısa bir açıklamasını sunması gerekir.
• Bu gönderimler, masraf raporlama aracımız aracılığıyla, masrafın gerçekleştiği tarihten sonraki üç gün içinde yapılmalıdır.

Büyük Giderler

• Büyük giderler, 2500 ABD Dolarını aşan herhangi bir tek gider veya bir ay içinde toplu olarak 2500 ABD Dolarını aşan bir dizi ilgili gider olarak tanımlanır.
• Gerekçeyi, beklenen faydaları ve toplam maliyeti içeren ayrıntılı bir teklif, masrafa girmeden önce üst düzey yönetime sunulmalı ve onaylanmalıdır.

Belgeler ve Makbuzlar

Gider işlemlerinin verimli şekilde yapılabilmesi için portal üzerinden geri ödeme talebinde bulunulurken aşağıdaki belgelerin ibraz edilmesi gerekmektedir:

• Tüm harcamalara ilişkin ödeme kanıtlarını gösteren makbuzlar.
• Şeffaflığı ve gerekçeyi artıran, her bir harcamanın iş amacının kısa bir açıklaması.
• Seyahatle ilgili harcamalar için, gönderimin tamamlanması için tam seyahat planı ve harcama kanıtı gereklidir.

Çizelgeleri

• Seyahat masraflarına ilişkin gider raporlarının seyahati takip eden bir hafta içerisinde teslim edilmesi gerekmektedir.
• Diğer işletme giderlerine ilişkin raporların, giderin gerçekleşmesinden sonraki üç gün içinde ödenmesi gerekir.
• Gönderilen harcamalara ilişkin onay veya geri bildirim üç iş günü içerisinde sağlanacak ve böylece çalışanlara hızlı geri ödeme ve netlik sağlanacaktır.

Dijital Gönderim ve İşleme

[Şirket Adı], tüm gider gönderimleri ve onayları için dijital bir gider yönetimi platformu [Link] kullanır.

Bu bölümde portala nasıl erişileceği ve portalın etkili bir şekilde nasıl kullanılacağı hakkında adım adım talimatlar verilmektedir.

1. Giriş URL'si: Herhangi bir web tarayıcısını kullanarak [Portal Bağlantısı]'na gidin. Bu bağlantı aynı zamanda şirket intranetinde 'Çalışan Kaynakları' bölümünde de mevcuttur.
2. Kullanıcı adı ve şifre: Giriş bilgileriniz şirketinizin e-posta adresi ve başlangıçta BT departmanı tarafından sağlanan şifredir. İlk kez giriş yapıyorsanız şifrenizi değiştirmeniz istenecektir.
3. İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA): Daha fazla güvenlik için portal iki faktörlü kimlik doğrulama gerektirir. Giriş ekranına girmeniz gereken SMS veya e-posta yoluyla bir kod alacaksınız.

Giriş yaptıktan sonra aşağıdaki ana bölümleri bulacaksınız:

• Kullanıcı Paneli: Son gider gönderimlerinizi ve durumlarını (beklemede, onaylanmış veya reddedilmiş) görüntüleyin.
• Yeni Gider Gönder: Makbuzların yüklenmesi ve gider ayrıntılarının eklenmesi de dahil olmak üzere yeni bir gider talebi girin.
• Raporlar: Seçilen zaman aralıklarında gönderdiğiniz harcamaların raporlarını oluşturun.
• Ayarlar: Kişisel bilgilerinizi güncelleyin, şifrenizi değiştirin ve 2FA ayarlarınızı yapılandırın.

Yeni bir gider göndermek için:

1. 'Yeni Gider Gönder'e gidin: Kontrol panelinden bu seçeneğe tıklayın.
2. Gider Ayrıntıları: Masraf formunu tarih, kategori (örn. Seyahat, Yemekler), tutar ve kısa bir açıklama gibi ayrıntılarla doldurun.
3. Makbuzları Yükle: 'Yükle' butonuna tıklayarak makbuzlarınızın dijital kopyalarını ekleyin. Portal JPG, PNG ve PDF dosyalarını kabul eder.
4. Onaya Gönder: Girişinizin doğruluğunu inceleyin ve ardından 'Gönder'i tıklayın. Gönderiminizin onaylandığı bir e-posta alacaksınız.

Durum ve raporları kontrol etmek için,

• Gönderdiğiniz harcamaların durumunu kontrol etmek için 'Kontrol Paneli'ni ziyaret edin. Her giriş mevcut durumunu gösterecektir.
• Harcamalarınıza ilişkin detaylı raporlar için 'Raporlar' bölümüne giderek rapor kriterlerini tarih aralığı, kategori veya duruma göre özelleştirin.

Portalın kullanımıyla ilgili herhangi bir sorunla karşılaşırsanız veya sorularınız varsa:

• SSS ve Kullanım Kılavuzu: Portalın 'Yardım' bölümünde bulunan kapsamlı SSS'lere ve kullanıcı kılavuzuna bakın.
• BT Yardım Masasıyla İletişime Geçin: Oturum açma sorunları veya belge yükleme sorunları da dahil olmak üzere teknik destek için ithelp@[companyname].com adresinden veya (123) 456-7892 numaralı telefondan BT Yardım Masası ile iletişime geçin.

özel Hususlar

Politikaya bağlı kalmanın zorluklar yarattığı durumlarda çalışanların doğrudan amirleri veya finans ekibiyle proaktif iletişim kurmaları teşvik edilir. Bu yaklaşımın amacı, politika bütünlüğünden ödün vermeden operasyonel ihtiyaçların karşılanmasını sağlamak için rehberlik istemek veya olası istisnaları tartışmaktır.

En İyi Uygulamalar, Kaynaklar ve Ortaklıklar

[Şirket Adı] çalışanlarının harcamaları etkili bir şekilde yönetmesini desteklemek ve stratejik ortaklıklar yoluyla potansiyel tasarruflardan yararlanmak için bu bölümde değerli kaynaklar, en iyi uygulamalar ve faydalı ortaklıklara ilişkin ayrıntılar sunulmaktadır.

En İyi Uygulamalar ve İpuçları

• Önceden rezervasyon yapmak: Seyahat ve konaklamayı mümkün olduğu kadar erken planlamak ve rezervasyon yaptırmak maliyetleri önemli ölçüde azaltabilir. Bunları en az üç hafta önceden ayırtmayı hedefleyin.
• Tercih Edilen Satıcıları Kullanın: Mümkün olduğunda seyahat, konaklama, ofis malzemeleri ve teknoloji için tercih edilen sağlayıcılardan yararlanın. Bu satıcılar değer ve hizmet kalitesi açısından incelendi.
• Dijital Makbuzlar: Tüm makbuzların dijital kopyalarını saklayın. Çoğu satıcı, yönetilmesi ve gider raporlarınızla birlikte gönderilmesi daha kolay olan e-makbuzlar sunar.
• Gider Raporunun Güncelliği: Hızlı işlem ve geri ödeme sağlamak için gider raporlarını derhal gönderin. Geciken gönderimler, geri ödemede gecikmelere yol açabilir ve bütçe takibini karmaşıklaştırabilir.

Kaynaklar

• Dijital Gider Yönetimi Platformu: [Şirket Adı], giderlerin takip edilmesi ve gönderilmesi için şirket intranetinden erişilebilen çevrimiçi bir platform sunar. Bu platformun kullanımına ilişkin eğitim oturumları üç ayda bir düzenlenmektedir.
• Finans Departmanı Slack Kanalı: Gider politikalarına ilişkin sorular veya açıklamalar için çalışanlar, mesai saatleri içinde #expense-queries adresinden erişilebilen Finans Departmanı Slack Kanalı ile iletişime geçebilir.

Stratejik Ortaklıklar

[Şirket Adı], çalışanlara indirimler ve özel koşullar sağlamak, işle ilgili harcamaların değerini ve verimliliğini artırmak için çeşitli harici satıcılarla ortaklıklar kurmuştur.

• Seyahat Ortaklığı: TravelCo ile çalışanlar uçuş ve otel rezervasyonlarında indirimli fiyatlardan yararlanabilirler. TravelCo platformu veya uygulaması aracılığıyla rezervasyon yaparken [TC123] kurumsal kodunu kullanın. [Bağlantı]
• Teknoloji Malzemeleri: TechSolutions, [Şirket Adı] çalışanlarına bilgisayar aksesuarları ve yazılımlarında özel fiyatlandırma sunmaktadır. Şirketin hesabını kullanarak intranetimizde verilen bağlantıdan buna erişin. [Bağlantı]
• Ofis Malzemeleri İndirimi: OfficeMax, ofis malzemelerinde indirim sunmak için bizimle ortaklık kurdu. İndirimler otomatik olarak uygulanarak siparişler doğrudan satın alma sistemimiz aracılığıyla verilebilir. [Bağlantı]

Bu ortaklıklardan yararlanmak için çalışanların şirket intranetinde sağlanan belirli kodlara ve bağlantılara başvurması gerekir. İlk kez erişim durumunda veya zorluklarla karşılaşıldığında, satın alma ekibi yardımcı olmaya ve çalışanların bu tekliflerden tam olarak yararlanabilmelerini sağlamaya hazırdır.

Uyumsuzluk Politikası

[Şirket Adı]'nın gider politikasına bağlılığın sağlanması, kuruluş içinde mali bütünlüğün ve hesap verebilirliğin sürdürülmesi açısından çok önemlidir. Bu bölüm, gider politikasına uymamanın sonuçlarını ve uyumsuzluk sorunlarını inceleme ve bunlara itiraz etme sürecini özetlemektedir.

Gider politikasına uyulmaması, ihlallerin niteliğine ve sıklığına bağlı olarak bir dizi eylemle sonuçlanabilir:

• İlk Hücum: Harcama politikasına ilk kez uymayan çalışanlara yazılı uyarı verilecek ve gider politikasına uyum konusunda bir eğitime katılmaları istenebilecektir.
• Tekrarlanan Suçlar: Uyumsuzluğun devam etmesi, uyumsuz masrafların geri ödenmesinin reddedilmesi, bölüm başkanıyla resmi bir inceleme yapılması ve iş akdinin feshine kadar varabilecek olası disiplin cezaları da dahil olmak üzere daha ciddi eylemlerle sonuçlanacaktır.
• Ciddi İhlaller: Hileli veya kasıtlı olarak yanıltıcı gider talepleri, iş akdinin feshi ve yasal işlemleri de içerebilecek şekilde derhal disiplin cezasına tabi olacaktır.

İnceleme ve itiraz süreci aşağıdaki şekilde belgelenmiştir:

• İlk yorum: Bir çalışanın gider raporunun uygunsuzluk nedeniyle işaretlenmesi durumunda çalışan, spesifik sorunun ayrıntılarını içeren bir bildirim alacaktır. Çalışan, sorunu çözmek için ek belge veya açıklama sunma fırsatına sahip olacaktır.
• Resmi İtiraz: Çalışan, ilk inceleme sonrasında verilen karara katılmıyorsa, karara resmi olarak itiraz etme hakkına sahiptir. İtiraz, ilk karardan itibaren 10 iş günü içerisinde Mali Departmana yazılı olarak sunulmalıdır.
• İtiraz İnceleme Komitesi: Finans, İK ve çalışan departmanından temsilcilerden oluşan bir İtiraz İnceleme Komitesi, itirazı inceleyecektir. Bu komite nihai bir karar vermek için gönderilen tüm belgeleri ve iddiaları değerlendirecektir.
• Son karar: Komitenin kararı kesindir ve itirazın sunulmasından itibaren 10 iş günü içerisinde çalışana bildirilecektir. Karar, alınacak önlemlerin ana hatlarını çizecek veya sorunun çözümünü teyit edecektir.

[Şirket Adı]'nın uyumsuzluk politikası, sorunların ele alınması ve çözülmesi için adil bir süreç sağlarken aynı zamanda gider politikasının anlaşılmasını ve bunlara uyulmasını teşvik etmek üzere tasarlanmıştır. Bu yaklaşım, çalışanların uyumluluğun öneminin ve belirlenen kurallara uymamanın sonuçlarının farkında olmalarını ve böylece kuruluşun mali sağlığının ve etik standartlarının korunmasını sağlar.

İletişim ve Destek

[Şirket Adı] şirketinin tüm çalışanlarının gider politikasıyla ilgili rehberlik ve desteğe erişebilmesini sağlamak için bu bölümde, giderlerle ilgili sorgu ve süreçleri denetlemekten ve bunlara yardımcı olmaktan sorumlu kişiler ve departmanlar için ayrıntılı iletişim bilgileri sağlanmaktadır.

• Gider Politikası Soruları ve Açıklamaları: Gider politikası yönergeleri, izin verilen harcamalar veya geri ödeme süreçleriyle ilgili sorular için.
  • İrtibat: Jane Doe, Gider Politikası Yöneticisi
  • E-posta: jane.doe@[şirketadı].com
  • Telefon: (123) 456-7890
• Eğitim ve Uyumluluk: Gider politikası eğitim oturumları, uyumluluk sorunları hakkında sorularınız veya gider geri ödemeleriyle ilgili endişelerinizi bildirmek için.
  • İrtibat: John Smith, İK Uyum Görevlisi
  • E-posta: john.smith@[şirketadı].com
  • Telefon: (123) 456-7891
• Dijital Gider Yönetimi Platformu Yardımı: Oturum açma sorunları, gönderim hataları veya belgelerin nasıl yükleneceği dahil olmak üzere çevrimiçi gider gönderim platformuyla ilgili teknik destek için.
  • İletişim: BT Yardım Masası
  • E-posta: ithelp@[şirketadı].com
  • Telefon: (123) 456-7892
• Satıcı Ortaklıkları ve İndirimler: Tercih edilen satıcı indirimlerine erişim, şirket hesapları aracılığıyla sipariş verme veya onaylı satıcılarla ilgili sorular konusunda yardım için.
  • İrtibat: Lisa Green, Tedarik Uzmanı
  • E-posta: lisa.green@[şirketadı].com
  • Telefon: (123) 456-7893
• Genel Sorular: Yukarıda özel olarak listelenmeyen diğer sorular veya yardım için çalışanlar, soruların uygun departmana veya kişiye yönlendirileceği genel destek hattıyla veya e-postayla iletişime geçebilir.
  • Genel Destek E-postası: support@[şirketadı].com
  • Genel Destek Telefonu: (123) 456-7894

[Şirket Adı] için tasarlanan bu Harcama Politikası belgesi, işle ilgili harcamaların kuruluşumuzun dürüstlük, hesap verebilirlik ve mali sorumluluk değerleriyle uyumlu bir şekilde yönetilmesi için kapsamlı bir kılavuz olarak hizmet vermektedir.

Tüm çalışanlarımızı bu politikayı tanımaya, sağlanan kaynakları ve iletişimleri kullanmaya ve en yüksek mali yönetim standartlarına uymaya teşvik ediyoruz.

Bu politikaya ilişkin düzenli incelemeler ve güncellemeler, iş ortamımızdaki, düzenleyici gerekliliklerdeki veya şirket ihtiyaçlarımızdaki değişiklikleri yansıtacak şekilde iletilecektir.

Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyarsanız, lütfen önceki bölümde listelenen uygun kişilerle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Bu politikayı anlamanız, işbirliğiniz ve proaktif katılımınız, [Şirket Adı]'nın itibarını ve başarısını korumak açısından çok değerlidir.

Bu standartları koruma ve şirketimizin mükemmellik ve dürüstlük kültürüne katkıda bulunma konusundaki kararlılığınız için teşekkür ederiz.

Evrağın sonu

İşletmeniz için Gider Politikası Şablonunu nasıl uygulayabilirsiniz?

Gider politikanızı iş ihtiyaçlarınıza göre oluşturmayı tamamladığınızda, bir sonraki adım bunu işletmenin günlük operasyonlarına uygulamaktır.

Şimdi, politikanın paylaşılmasından prosedürlerin güncellenmesine kadar olan adımlar da dahil olmak üzere, basit bir manuel iş akışıyla giderlerin nasıl verimli bir şekilde yönetileceğini keşfedeceğiz.

Devam edersek, Nanonets gibi gider yönetimi yazılımlarının, çevrimiçi gönderimler, makbuz tarama ve doğrudan onaylar gibi özellikler sunarak otomatik gider yönetimi yoluyla süreci nasıl daha da basitleştirebileceğine de göz atacağız.

Manuel İş Akışı: Basitleştirilmiş ve Pratik Adımlar

1. Politikayı Paylaşın: Gider politikasını herkese e-postayla gönderin ve şirketin intranetinde yayınlayın. Yeni işe alınanların da bunu aldığından emin olun.
2. Herkesi Eğitin: Politikayı açıklamak için oturumlar düzenleyin. Yöneticiler için, ekiplerinin harcamalarının nasıl denetleneceği konusunda özel bir oturum ekleyin.
3. Giderlerin Gönderilmesi: Çalışanlar bir işletme masrafına maruz kaldıklarında standart bir gider formu doldururlar. Masrafın ne için olduğunu, ne kadara mal olduğunu ve gerçekleştiği tarihi içermelidirler.
4. Giderlerin Sınıflandırılması: Ayrıntıları girdikten sonra finans sorumlusu her masrafı seyahat veya yemek gibi kategorilere ayırır. Bu, işlerin düzenli kalmasına yardımcı olur ve raporlamayı kolaylaştırır.
5. Makbuzların eklenmesi: Çalışanların formlarıyla birlikte makbuzlarını da vermeleri gerekmektedir. Faturalar kağıt ise net bir fotoğraf çekmeli veya tarama yapmalıdır.
6. Veri giriliyor: Finans bölümünden biri, ekteki makbuzlardaki ayrıntıları şirketin gider takip sistemine giriyor. Bu, tüm harcamaların doğru olmasını ve tek bir yere kaydedilmesini sağlar.
7. İnceleyin ve Onaylayın: Harcamalar, politikaya uyulduğundan emin olmak için genellikle önce çalışanın yöneticisi, ardından finans departmanı tarafından bir inceleme sürecinden geçer.
8. Geri Ödemeler: Onaylandıktan sonra finans departmanı, giderin bir sonraki maaş bordrosunda veya şirketin geri ödeme planına göre geri ödenmesini ayarlar.
9. Kontrol ve Denetim: Finans ekibi, herhangi bir sorunu veya sahtekarlığı tespit etmek için periyodik olarak harcama raporlarını politikaya göre kontrol eder.
10. Güncelleme ve Geri Bildirim: Harcama süreci hakkında çalışanlardan geri bildirim toplayın ve işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için politika veya prosedürleri gerektiği şekilde güncelleyin.

Gider Yönetimi Yazılımıyla Otomatik İş Akışı

Nanonets gibi otomatik bir gider yönetimi yazılımı, gider politikasını kolaylaştırılmış bir iş akışında uygular.

Nasıl olduğunu görelim.

• Başlamak: Kaydolun app.nanonets.com.
• Kurmak: Gider politikanızı NanoNets hesabınızda yapılandırın. Doğrulama kontrolleri ve onay yönlendirmesi ekleyin.
• Çevrimiçi Başvuru: Çalışanlar, faturalarının taranmış veya dijital bir kopyasını yükleyerek harcamalarını hemen NanoNets'e kaydederler!

• Veri Çıkarma: NanoNets, gönderilen makbuzlardan tarih, tutar ve satıcı gibi verileri otomatik olarak çekerek manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır ve gider verilerinizin her zaman doğru olmasını sağlar.

• Otomatik Sıralama: NanoNets daha sonra her bir masrafı, seyahat veya yemek gibi politikanızın bağlamına ve kategorilendirme çerçevesine göre doğru kategoriye ayırır.

• Politika Kontrolleri: NanoNets, kategorize ederken her harcamayı poliçe kurallarınıza göre kontrol eder. İncelemeye uygun olmayanları otomatik olarak işaretler.

• Doğrudan Onay: Sistem, gider tutarı veya departman gibi belirlediğiniz kurallara göre her gideri onay için doğru yöneticiye yönlendirir. Bu onay sürecini hızlandırır.

• Hızlı Geri Ödeme: Onaylandıktan sonra giderler otomatik olarak geri ödeme için sıraya alınır. NanoNets, bunun ekstra adımlara gerek kalmadan gerçekleşmesi için muhasebe yazılımınıza bağlanabilir.

• Analizler ve Raporlar: NanoNets, harcama kalıpları ve politika uyumluluğu hakkında raporlar ve analizler sunarak size paranın nereye gittiğine dair net bir resim sunar.

Daha fazla bilgi edinmek için, gider politikanızı kolaylıkla uygulamanıza yardımcı olacak, piyasadaki en iyi gider yönetimi yazılımının bir listesini burada bulabilirsiniz.

15'ün En İyi 2024 Harcama Yönetimi Yazılımı Çözümü

2024'teki harcama yönetimi yazılımı dünyasını keşfedin. En iyi çözümleri keşfedin ve işletmeniz için doğru çözümü nasıl seçeceğinizi öğrenin.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/