Sweetwater Sound, Inc. slösade inte bort någon tid på att förbereda sig för årets fjärde kvartal. I slutet av maj var landets största onlineförsäljare av musikinstrument och professionell ljudutrustning redan i färd med att slutföra beställningar och distributionsplaner för den kommande högsäsongen.

Det var minst två månader tidigare än vad som är typiskt för Sweetwater - i själva verket den tidigaste som företaget någonsin hade förberett sig för årets slut under sina 43 år av existens.

Sweetwater grävde djupt i sina partnerskap med leverantörer för att se till att dess distributionscenter i Fort Wayne, Indiana var utrustad med alla varor som det hoppades att sälja under det fjärde kvartalet, säger Phil Rich, senior vice president och chief supply chain officer. Det fördubblades på planering, lagring och transport, "hela vägen från fronten till att kunden fick lådan", säger han. "Vi tittar på alla våra paketpriser, på alla möjliga sätt vi kan genomföra under fjärde kvartalet."

Sweetwater rörde sig snabbt i år som svar på flera osäkerheter orsakade av covid-19-pandemin, inklusive stängda fabriker, arbetskraftsbrist och försörjningskedjan i hamnar och över vägen.

Företaget gör relativt lite direktimport, även om det handlar med minst en utlandsbaserad leverantör med ett amerikanskt distributionsnav. Oavsett den inhemska karaktären på dess försörjningskedja kan den inte undgå ringverkan av störningar i utländska fabriker och trängsel i större hamnar.

Den övergripande strategin för försörjningskedjan är föremål för ständig granskning, säger Rich och tillägger att Sweetwater anser sig vara "en kaizen företag som alltid förbättras varje dag, tum för tum."

Nyckeln till Sweetwaters framgång är att upprätthålla nära band med sina 20 främsta leverantörer. Rich säger att företaget insisterar på en-till-en-kopplingar på alla nivåer, från produktion till försäljning, kategorihantering, lager, logistik och till och med verkställande direktör.

Som sagt, uppgiften att uppfylla tidigare lämnades upp till kategorichefer och transportleverantörer, som fattade viktiga beslut om sortiment, planering och prognoser, och sedan förväntade sig att produkten "magiskt skulle dyka upp" i tid för den stora försäljningssäsongen.

Dessa dagar är de berörda parterna i ständig kommunikation om produktionsnivåer och tidpunkt för beställningar. "Vi har varit tvungna att klättra", säger Rich. "Var och en av våra kategorichefer var tvungna att bli köpare mycket snabbt."

Ett resultat av förändringen i strategin har varit en ökning av lagertillgängligheten - ungefär dubbelt så mycket säkerhetslager jämfört med tidigare praxis, säger Rich. Många andra merchandisers har gjort liknande steg inför osäkra leveranslinjer, bara för att stöta på en brist på lagerutrymme. Men Sweetwater gynnades av ett lyckokast, i form av oavsiktligt perfekt tajming.

I februari 2020 – en månad innan COVID-19 stängde global handel – utökade Sweetwater distributionsutrymmet på sitt Fort Wayne-campus från ett par 44,000 XNUMX kvadratmeter stora lager till en enda anläggning på mer än en halv miljon kvadratfot. "Det var i planeringsstadiet i tre år", säger Rich. "Att det råkade öppna vid den tiden var verkligen en välsignelse för oss." 

Sedan dess har Sweetwater expanderat med ytterligare 50,000 XNUMX kvadratmeter i Fort Wayne och öppnar ett nytt uppfyllelsecenter i Glendale, Arizona i sommar. Från dessa platser kan den enkelt täcka landet, utan att behöva oroa sig för var den ska förvara det extra inventariet som behövs för att skydda sig mot osäker efterfrågan.

Även om Sweetwaters inköp helt och hållet består av färdiga varor, har det inte varit opåverkat av den globala bristen på mikrochips, som är väsentliga inslag i produkter som elektroniska trumset och digitala mixerbord. Som ett resultat av detta har företaget varit tvunget att fatta tuffa beslut om vilka produktlinjer det på ett tillförlitligt sätt kan erbjuda. "Vår restorder överlag är mycket större än pre-pandemin," säger Rich.

Utbudskrisen sammanföll med en ökning av försäljningen under lockdownen, med efterfrågan på instrument och ljudutrustning skyhöga när hembundna konsumenter vände sig till Zoom och andra onlineappar för att kommunicera.

"Vår verksamhet exploderade helt enkelt", säger Rich. "Två saker brukar fungera bra och hålla sig flytande i tuffa ekonomiska tider: alkohol och musikinstrument."

Rich förväntar sig ett starkt fjärde kvartal, men tror att företagets slutliga framgång beror på hur väl det kommunicerar med leverantörer uppströms och kunder nedströms. När det gäller leverantören, "måste du vara närmare dina leverantörer än du någonsin varit. Det är det nya ansiktet för smidighet i försörjningskedjan och merchandising.” Det inkluderar att hjälpa till att forma viktiga produktstrategibeslut för att säkerställa att leverantörer förblir lönsamma.

Att hålla sig nära kunden är lika viktigt. "Under de senaste 18 månaderna," säger Rich, "har vi tagit all vår kunskap om leveranskedjan, sammanfattat den varje månad och kommunicerat i detalj till vår säljkår så att de kan ha en mycket trovärdig konversation med våra kunder. Det är den verkliga nyckeln – om kunderna inte tror på det du gör, kommer du inte att ha dem.”