Innan vi går in på hur man väljer den bästa mjukvaran för fleet management, låt oss först prata om vad fleet management programvara är och hur det kan gynna OTR-flottor. En mycket förenklad definition för Programvara för flotthantering är programvaran som används av företag eller organisationer för att hjälpa till att hantera och driva en fordonsflotta.
Programvaran bör ses som hjärnan och andra enheter, extremiteterna som matar programvaran med information. Programvaran avkodar sedan och presenterar den för användaren på ett sätt som är vettigt för dem. Systemet kan inkludera kameror, GPS, DVR, fordonens diagnostiska portläsare (OBD), panikknappar och mer.
Flottans storlek och resor varierar från företag till företag så att specifika behov kan skilja sig från en annan flottas behov. En sak som varje anständig hanteringsprogramvara kommer att göra är att göra det lättare att koordinera och hantera din flotta genom olika insamlings- och lagringsmetoder.
Fleet management mjukvarufördelarna är direkt kopplade till deras tillgängliga funktioner, vikten av ditt företags behov och hur du använder dessa funktioner.
Din val av programvara för fleet management ska hjälpa ditt företag att vara kompatibelt, främja säkerhet, fånga data, öka produktiviteten, förbättra kommunikationen, spåra fordon och tillgångar och åtminstone samla in viktig statistik.
För att gå in mer i detalj på vart och ett av dessa områden kommer jag att kortfattat beskriva varje område.
Compliance
Programvara bör hjälpa till med regelefterlevnad, till exempel rapportering av förarfordonsinspektioner (DVIR), elektronisk loggningsenhet, etc.
Säkerhet
Fordons- och förarsäkerhet är avgörande för välbefinnandet för dem som arbetar i din flotta, andra på vägen och för din vinst. Dåligt underhållna fordon minskar storleken på din flotta under reparationer. Hård körning kan leda till olyckor eller haverier, orsaka förseningar i leveranser och möjliga försäkringsmardrömmar. Kameror/DVR, accelerometrar (vanligtvis på en GPS-enhet) och programvara för vagnparkshantering som övervakar fordonets hälsa och förarvanor minskar dessa kostsamma problem.
Samla in data
Det kommer att finnas vissa uppgifter som inte ingår i efterlevnadssektionen, vilket är viktigt. Detta kan bestå av video vid larmsituationer (hård inbromsning, kollision, fortkörning, incidentknappar etc.) samt lossning och lastning. Dessa videor kan hjälpa till med körbeteende, försäkringsanspråk, bevis på att tillgångar hämtas och levereras utan skador, med mera. Övriga data från andra enheter är historiska rutter som bestämmer trängsel och ruttoptimering, hastigheter och tillryggalagda mil med mera.
Produktivitet
Effektiv drift av fordon för att minska bränsleförbrukningen, förbättra rutteffektiviteten och öka efterlevnaden och säkerheten kommer att göra din flotta mer produktiv genom att minska stilleståndstiden för olyckor och underhåll. De mest effektiva vagnparkshanteringssystemen bör ge ett komplett paket med alternativ för fordon, förare och chefer för att maximera vagnparkens produktivitet.
Kommunikation
Kommunikation med förare är avgörande. Förare måste dock då och då kommunicera säkert utan att ta händerna från ratten eller blicken från vägen. Handsfree-kommunikationsalternativ gör att förare kan korrespondera med andra utan att kompromissa med deras prestanda på vägen. Detta ersätter inte en CB-radio; det bara förstärker det.
Spårning
Spårning av fordon och tillgångar ger dig information om restid och varnar dig om eventuella förseningar i ankomsten av leveranser eller fordon. Mjukvarulösningar för att hantera en flotta bör noggrant berätta för vagnparksförvaltaren var antingen tillgångar eller fordon finns i realtid.
Analytics
Att analysera ett fordons prestanda kan hjälpa vagnparkschefer att planera förebyggande underhåll eller avgöra när ett fordon behöver en inspektion för att lösa ett växande problem. Hanteringsmjukvaran bör också samla in information om förarens vanor så att vagnparkschefen kan förbättra utbildningen i säkra körningar på vägen för de förare som tillbringar för mycket tid på tomgång, bromsar hårt eller kör fort.
Nu till den del du har väntat på: Hur man väljer den bästa mjukvarulösningen för fleet management för dig.
När du jämför de olika lösningarna, överväg några av följande aspekter och hur viktiga dessa är för dig:
Funktioner
Matcha funktionerna som programvaran erbjuder med vad din flotta behöver.
Flexibilitet
Ditt företag kommer att gå igenom förändringar, och du behöver en mjukvara för maskinparkshantering som är anpassningsbar så att du kan skala funktioner och fördelar efter behov.
Kundtjänst
Så småningom kan du behöva lite hjälp med programvaran. Ett robust kundsupportsystem från mjukvaruleverantören kan säkerställa att ett mindre tekniskt problem med programvaran inte orsakar onödiga förseningar i driften.
Installation
Titta på vem som kommer att installera systemhårdvaran, hur lång tid det tar för installationen och kostnaden för installation och aktivering (om någon) av programvaran.
Innan du identifierar rätt programvara måste du veta vad som är viktigt för ditt företag att få ut av programmet. Om du byter programvara för fleet management, hitta bristerna och luckorna med de funktioner du behöver. Om du är helt ny på den här programvaran, notera vad som är viktigt, vad som kan vara användbart (men inte ett behov) och vad som inte alls är viktigt för dig. Gör inte snabba val under hela processen, utan följ denna process eller något liknande för att begränsa alternativen för att hitta den bästa passformen för ditt företag.
Nästa sak att göra är att undersöka mjukvaruföretagen, deras allmänna prissättning (för att få en genomsnittlig prisklass för det du behöver) och om det passar din budget. Eliminera företag som inte erbjuder de funktioner för flotthantering som hjälper dig att nå ditt företags mål
Efter att du har begränsat alternativen så mycket som möjligt från forskning, begär livedemos. Dessa demos låter dig se hur deras system fungerar och hur lätt det är att använda (inte bara vad de visar och hävdar på sitt marknadsföringsmaterial). Anta att du har tid och är nere på ett par företag; du kan fråga om du kan få en testenhet att installera på ett fordon för att använda i en månad och få dina anställdas (eller dina egna) åsikter om vilken som är bäst.
När du har valt ett lämpligt program för hantering av vagnparken, har du enheterna och programvaran installerad på din vagnpark. Du vill inte sätta hela din flotta ur drift för installation, så du kanske måste antingen rotera fordonen in och ut (dvs. ta två off-line i 2-4 timmar, installera utrustning och sedan släppa ut dem, och ta in två till) eller låt programvaruleverantören komma ut flera gånger för att minimera störningar i tjänsten.
Sammanfattningsvis, som med alla nya system, måste du träna alla dina förare och vagnparksförvaltare i att använda programmet korrekt. Schemalägg regelbundna utbildningssessioner och uppmuntra förare och chefer att använda programvaran för att få buy-in. Du kan också erbjuda belöningar till dem som använder programvaran korrekt eller för förare som kör säkert.
Författare Bio:
Jayesh Mehta är direktör för marknadsföring på Fortress Mobile. Han är också författare till "Rogue's Guide to Acquisition: Principles from the Final Frontier" listad på Bill Gates Recommended Summer Reading 2012. Jayesh har varit på marknadsföringsområdet sedan 2001 och med Fortress Mobile sedan 2020.
