V današnjem hitrem poslovnem okolju je učinkovito upravljanje terjatev (AR) in obveznosti do plačila (AP) je ključnega pomena za ohranjanje zdravega denarnega toka. Bistveni del tega so računi. Izdelava računa in obdelava računa sta ključna koraka v teh procesih.

NetSuite Robusten sistem za upravljanje računov ponuja zmogljivo rešitev za avtomatizacijo in poenostavitev postopka izdajanja računov, povečanje učinkovitosti in izboljšanje vašega dobička.

Ta obsežen vodnik se poglobi v zmogljivosti NetSuite za AR in AP, kar vam omogoča, da prevzamete nadzor nad svojimi finančnimi operacijami. Razpravljali bomo tudi o NetSuite in avtomatizaciji, ki podpira AI, da bi poenostavili nekatere ročne postopke v AR in AP

NetSuite Invoicing – terjatve (AR)

Zbiranje plačil od strank je lahko nenehen boj za številna podjetja. Funkcije AR NetSuite vas opremijo z orodji za pospešitev postopka in izboljšanje stopnje zbiranja:

Izdelava računa

Hitro in enostavno ustvarite račune s pretvorbo prodajnih naročil neposredno v račune. To odpravlja potrebo po podvojenem vnosu podatkov, kar zagotavlja natančnost in vam prihrani dragoceni čas.

Pod Transakcije-> Prodaja-> Kliknite na 'Ustvari račune'

Kliknite na "Nova transakcija"

• Na zgornjem zaslonu lahko izberete obrazec. Vnesite stranko in datum računa.
• Imate možnost izbire več valut in ustreznega menjalnega tečaja.
• V razdelek postavk lahko vključite vrstične postavke, za katere se izda račun. V naslednjih zavihkih lahko dodate dodatne naslove za izstavitev računa in davčne podatke.
• Zagotovite svojim strankam udoben in enostaven način prejemanja računov. NetSuite vam omogoča elektronsko pošiljanje računov po e-pošti ali ponuja varen spletni portal za dostop in samopostrežne možnosti.

Prilagodljive predloge računov NetSuite

Oblikujte profesionalne predloge, ki odražajo identiteto vaše blagovne znamke in sporočajo bistvene informacije, kot so podrobnosti o izdelku, cene, plačilni pogoji in roki.

Izberete lahko različne predloge računov pod Prilagajanje->Obrazci->Obrazci za transakcije.

Ogledate si lahko različne predloge, ki so dostopne tukaj. Filter po vrsti za račun. Ustvarite lahko novo predlogo in izberete vrsto kot Račun.

Izbirate lahko med obstoječo predlogo in kliknete Prilagodi za urejanje

V predlogi za tiskanje lahko izberete predloge HTML po meri, ki omogočajo razširjeno spreminjanje in oblikovanje

Izberete lahko različne predloge računov na začetnem zaslonu pod Prilagajanje->Obrazci->Napredne predloge PDF/HTML.

Tako izgleda zaslon urejevalnika.

• Lahko pritisnete gumb '+', da vključite polja v NetSuite.
• Polja lahko vključujejo ime vašega podjetja, račun, vrstične postavke itd.
• Ob izdelavi računa se polja v predlogi samodejno izpolnijo glede na račun.

To ustvari brezhiben način za vnaprejšnje določanje predlog in vizualizacijo, kako bi izgledale. Uvozite lahko tudi predloge HTML.

Na voljo imate dodatne možnosti prilagajanja za vključitev slik, razdelitev na več stolpcev, dodajanje številk strani in drugo.

Obstajajo dodatne funkcije, ki olajšajo terjatve in račune v NetSuite.

• Več možnosti dostave: Lahko jih shranite in prenesete kot datoteke PDF ali neposredno pošljete račune strankam.
• Samodejni opomniki za plačilo: Ne dovolite, da bi vam neporavnani računi zdrsnili skozi razpoke. NetSuite vam omogoča nastavitev samodejnih opomnikov za plačilo, ki stranke obveščajo o zapadlih plačilih. Čas in pogostost teh opomnikov lahko prilagodite, da stranke spodbudite k takojšnjemu plačilu.
• Vidnost plačil v realnem času: Pridobite vpogled v svoje staranje AR v realnem času. NetSuite zagotavlja podrobna poročila, ki kategorizirajo vaše terjatve glede na njihove datume zapadlosti, kar vam omogoča, da prepoznate zapadla plačila in določite prednostna prizadevanja za izterjavo.

Dodatne prilagoditve s SuiteApp

O Elektronsko izdajanje računov SuiteApp je zasnovan tako, da podpira naslednje prilagoditve:

• Metode pošiljanja po meri—Skrbnik mora ustvariti načine pošiljanja e-dokumentov, ki so na voljo za izbiro v zapisu transakcije in zapisu paketa e-dokumenta. Metode pošiljanja morajo biti implementirane kot vtičniki po meri namesto skriptov.
• Načrtovanje generiranja odhodnih e-dokumentov— Aplikacija Electronic Invoicing Suite omogoča skrbniku, da namesto ročnega ustvarjanja e-dokumentov za vsako transakcijo uvede skript za generiranje več e-dokumentov hkrati.
• Načrtovanje pošiljanja odhodnih e-dokumentov – Tako kot skripta za množično generiranje e-dokumentov ima aplikacija Electronic Invoicing SuiteApp tudi skripto za samodejno načrtovano pošiljanje odhodnih e-dokumentov. Skript pošilja samo odhodne e-dokumente, katerih status je Pripravljen za pošiljanje.

Obdelava računov: Obveznosti

Za mnoga podjetja upravljanje obveznosti vključuje goro papirologije in dolgočasno vnašanje podatkov.

• V Transakcije->Obveznosti->Računi lahko dodate nov račun in si ogledate obstoječe.
• Ročno izdelan, račun potrebuje dodatne informacije o vrstičnih postavkah, znesku, davkih itd.
• Ko je račun dodan, ga lahko pregledate in potrdite

To bi bilo povezano tudi z zahtevki za plačilo in bi se lahko odobrilo kot plačan račun. Vendar je to dokaj ročni postopek, ki je tudi nagnjen k napakam. Tu nastopi potreba po avtomatizaciji in procesih, ki jih vodi umetna inteligenca.

Opravila AP, ki bodo verjetno imela največ koristi od avtomatizacije, so tista, pri katerih lahko skrajšate čas obdelave ali povečate natančnost, s čimer prihranite denar. V primerjavi z ročno obdelavo, AP avtomatizacija lahko bistveno izboljša naslednje korake:

• Vnos podatkov. Samodejno zajem podatkov o računih in drugih izvornih dokumentov je hitrejši in manj podvržen napakam kot ročno vnašanje podatkov.
• Ujemanje faktur. Račune je mogoče samodejno povezati s spremnimi dokumenti, kot so naročilnice in prejemni dokumenti (tristransko ujemanje). To samodejno ujemanje je hitrejše in natančnejše od ročnega ujemanja, zlasti za podjetja, ki bi sicer morda morala ujemati dokumente, shranjene na različnih lokacijah.
• Šifriranje računov. Določite lahko pravila, ki samodejno nastavijo pravilno splošno šifro glavne knjige za vsak račun, odpravlja čas in nedoslednosti, ki so del ročnega kodiranja.
• Usmerjanje odobritve. Elektronsko usmerjanje do vseh potrebnih odobriteljev je hitrejše kot ročno pošiljanje dokumentov vsakemu od njih, poleg tega pa zagotavlja boljše sledenje v celotnem poteku dela.

Aplikacija Payment Automation SuiteApp vam omogoča avtomatizacijo plačil prodajalcem in učinkovito upravljanje delovnih tokov A/P in usklajevanja. Avtomatizacija plačil je del Plačljiv modul AP Automation. Ta SuiteApp ima svoje omejitve in tu pridejo v predigro integracije tretjih oseb in druge SuiteApps, ki nudijo dodatne prednosti:

Ta SuiteApp ima svoje omejitve in tu pridejo na vrsto integracije tretjih oseb in druge SuiteApps, ki nudijo dodatne prednosti:

• Integrirajte in vnesite račune, naročilnice itd. iz več virov. Nič več povleci in spusti, e-pošte ali povezovanja z Google Drive itd.
• Kompleksne nastavitve odobritve z opomniki za odobritev in sledenje
• Umetna inteligenca, ki se ujema z računi, naročilnicami in vsemi različnimi oblikami, v katerih so na voljo.
• Več možnosti plačila in integracij s Stripe, Wise, Revolut in ACH.

Nanoneti: Vaš prvak v avtomatizaciji AP

Nanonets je zmogljiva rešitev za avtomatizacijo AP, ki izkorišča čarobnost umetne inteligence (AI) za racionalizacijo obdelave računov in se brezhibno integrira z NetSuite in drugimi integracijami

Nanonets, ki mu zaupa več kot 10,000 blagovnih znamk, ima najboljše prepoznavanje računov v svojem razredu in programsko opremo AI za natančno prepoznavanje in obdelavo AP

Tukaj je vpogled v to, kako Nanonets avtomatizira potek dela AP:

1. Samodejna potrdila o računih: Uvoz računov v Nanonets iz več virov je najboljši v razredu 
2. Samodejni vnos podatkov: Nanonets ekstrahira strukturirane podatke iz vaših računov, ne glede na obliko računa in ne glede na to, ali je račun skeniran ali digitalen.
3. Samodejno preverjanje: Dvosmerno ujemanje in naprej. Povežite podatke o računu z odprtimi naročilnicami, dobavnicami in drugimi dokumenti AP.
4. Usmerjanje večstopenjske odobritve: Pošiljanje samodejnih obvestil pravi osebi v organizaciji za pregled računov pred odobritvijo.
5. Avtomatizirano načrtovanje in obdelava plačil: Plačajte račune s katerim koli načinom plačila
6. Sinhronizacija v realnem času: Uvozite svoj kontni načrt NetSuite in ustvarite pravila za kodiranje dokumentov vaših prodajalcev.

Z avtomatizacijo teh kritičnih nalog Nanonets bistveno zmanjša ročni napor, minimizira napake in pospeši postopek AP, kar vaši ekipi omogoča, da se osredotoči na bolj strateška prizadevanja.

Sprostitev moči integracije

Integracija Nanonets z NetSuite odklene številne prednosti za podjetja vseh velikosti. Tukaj je nekaj najbolj prepričljivih prednosti:

• Zmanjšan napor: Nanonets avtomatizira obdelavo računov in sprosti vašo AP ekipo.
• Izboljšana natančnost: Integracija zmanjšuje napake in zagotavlja celovitost podatkov.
• Hitrejša obdelava: Avtomatizirajte opravila za hitrejše odobritve in plačila.
• Povečana vidnost: Pridobite vpoglede z nadzornimi ploščami v realnem času.
• Izboljšana skladnost: Zagotavlja poenostavljen in revizijski postopek AP.

Z integracijo Nanonets z NetSuite lahko avtomatizirate in optimizirate operacije plačljivih računov. Ta kombinacija lahko racionalizira proces AP, zmanjša stroške in ekipi omogoči, da se osredotoči na bolj strateške pobude.

Naredite prvi korak k avtomatizaciji AP

Nanoneti avtomatizirajo plačilne obveznosti, učinkovitost, natančnost in trden finančni postopek. Izkoristite umetno inteligenco in strojno učenje, da boste vodilni pri finančnem upravljanju. Odpravite napake, avtomatizirajte opravila in brezhibno integrirajte AP. Oglejte si, kako Nanonets kroji rešitve z brezplačno predstavitvijo. Stopite v prihodnost financ z Nanoneti.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/