Računovodstvo v vsakem podjetju vključuje obravnavo računov vsak mesec.

Ena najzahtevnejših nalog pri njihovem reševanju je preverjanje teh računov.

Vse račune, ki jih podjetje prejme za izdelke ali storitve, ki so bili kupljeni od prodajalca, je treba preveriti glede točnosti, preden se začne plačilo.

Za to se vsi podatki o nakupu, kot so navedeni na računu, uskladijo z ustreznim naročilom, da se zagotovi, da so bili naročeni izdelki/storitve dostavljeni pravilno in po dogovorjeni ceni. Ta postopek preverjanja se imenuje dvosmerno ujemanje.

Hitro razumemo, kako to deluje.

Povzetek postopka javnega naročanja

Preden razumemo dvosmerno ujemanje, na hitro povzamemo, kako naročanje deluje v poslovnem okolju.

Naročilnica (PO) je pravno zavezujoča pogodba, ki jo izda kupec prodajalcu in vsebuje informacije o vrsti naročenega izdelka/storitve ter dogovorjeni količini in cenah.

Račun je pravno zavezujoč dokument, ki ga prodajalec izda kupcu skupaj z ali po dostavi izdelka/storitve kupcu. Vsebuje vse podrobnosti o prodajalcu, stranki, izdelku/storitvi, ki se dobavlja, ceni in načinu plačila.

Recimo, da IT oddelek podjetja ABC potrebuje 10 vrtljivih direktorskih stolov za svoje vodje IT.

• Oddelek za IT lahko (odvisno od politike podjetja) izda naročilo za nakup v ustrezni vodstveni hierarhiji.
• Zahtevek za nakup se pošlje oddelku za nabavo (ali enakovrednemu) v podjetju, da poišče ustrezne prodajalce izdelka/storitve.
• Ko je prodajalec identificiran, se opravijo potrebne podlage za identifikacijo izdelka in cene. Na primer XYZ, dobavitelj pisarniškega pohištva, lahko zagotovi vrtljive vodstvene stole po ceni 250 USD na stol, ki jih je treba dostaviti v petih dneh.
• Ko je dobavitelj XYZ dokončan, bo naročila ustvari nabavni oddelek ABC z navedbo izdelka in dogovorjene cene.
• En izvod naročila se pošlje XYZ, enega obdrži nabavni oddelek ABC, enega pa oddelek za plačljive račune.
• Ko XYZ dobavi stole, je računa se zagotovi skupaj z ali po dostavi ABC-ju.

Zdaj, ko je račun pridobljen, postopek usklajevanja izvaja skupina za računovodstvo pri ABC.

Kaj je dvosmerno ujemanje?

Dvosmerno ujemanje, znan tudi kot ujemanje naročilnic, je postopek za preverjanje, ali so podrobnosti na naročilnice in pripadajoče račune tekmo, da se lahko račun plača.

Običajno se izvede ujemanje zaračunane količine in cene na računu. Izpolnjeni morajo biti naslednji pogoji:

• Količina na računu je manjša ali enaka količini, naročeni v naročilnici.
• Cena na računu je nižja ali enaka ceni, navedeni v naročilnici.

Uspešno ujemanje se lahko nanaša na 100-odstotno natančno ujemanje ali pa je opredeljeno z uporabo tolerance ujemanja (npr. potrebno je >=95-odstotno ujemanje), ki temelji na poslovni nastavitvi.

Šele ko je ujemanje uspešno po preverjanju s strani ekipe AP, se začne plačilo.

V primeru neuspešnega ujemanja se obdelava računa in plačilo začasno ustavi. Upravitelj plačilnih računov ročno preveri račun in bodisi odobri plačilo računa bodisi zavrne račun.

To je dvosmerno ujemanje.

Povzemimo postopek dvosmernega ujemanja v diagram poteka za lažje razumevanje.

graf TB
A [Potreba po nakupu] –> C [Pošlji zahtevo za nakup oddelku za nabavo]
C –> D[Nabavni oddelek poišče ustreznega prodajalca]
D –> E[Dokončaj dobavitelja XYZ]
E –> F[Nabavni oddelek ustvari naročilnico]
F –> G [Eno kopijo naročilnice pošljite XYZ, eno obdržite v oddelku za nabavo, eno pošljite oddelku za plačljive račune]
G –> H[Dobavitelj XYZ dobavlja stole in zagotavlja račun]
H –> I[Postopek ujemanja s strani skupine za plačljive račune]
I –> J{Preveri pogoje:
1. Količina na računu ≤ količina naročila
2. Cena na računu ≤ cena PO}
J –> |Ujemanje ≥ 95 %| K[Uspešno ujemanje, začetek plačila]
J –> |Ujemanje 95 %| L[Neuspešno ujemanje, zaustavitev obdelave računov in plačila]
L –> M[Upravitelj plačilnih obveznosti ročno preveri račun]
M –> |Odobri| K
M –> |Zavrne| N[Zavrni račun]

V zgornjem primeru predpostavimo, da ABC ni upošteval dvosmernega ujemanja.

Po pogovorih o popustih izdajo naročilnico za 10 stolov po znižani skupni ceni 2000 $ (200 $/stol namesto 250 $/stol), kot je bilo dogovorjeno z XYZ.

Po pregledu in sprejemu naročilnice ter dobavi 10 stolov XYZ pošlje račun za prvotno ceno 2500 $ (250 $/stol). Ustvarjalec računa pri XYZ morda ni vedel za popust, ki ga je tržna oseba XYZ ponudila nabavnemu oddelku pri ABC za večji nakup. Ali pa gre lahko za namerno slabo poslovno prakso.

Če se podrobnosti računa ne primerjajo in ne ujemajo s podrobnostmi naročilnice, lahko ekipa AP (Accounts Payable) pri ABC plača dodatnih 500 USD, ki so bili prvotno opuščeni.

Postopek dvosmernega ujemanja lahko pomaga odkriti to napako, preden je plačilo izvedeno. Postopek zagotavlja, da so plačani samo računi za pravilen znesek in količino.

Pomen dvosmernega ujemanja

Dvosmerno ujemanje je ključnega pomena za ohranjanje točnosti in finančnega nadzora pri plačilih.

• Zagotavljanje točnosti: Dvosmerno ujemanje zagotavlja točnost računov tako, da jih primerja z ustreznimi naročilnicami, s čimer prepreči preplačilo ali plačilo za nedobavljeno blago/storitve.
• Finančni nadzor: Izboljša finančni nadzor in zmanjša tveganje napak ali goljufij v procesu obračunavanja obveznosti.
• Odnos prodajalca: Učinkovita implementacija spodbuja preglednost in zaupanje v odnosih s prodajalci, saj se neskladja takoj obravnavajo in rešujejo.
• Skladnost: Zagotavlja skladnost z notranjimi politikami javnih naročil in zunanjimi predpisi, kar zmanjšuje finančna tveganja in revizijske težave.
• Prihranek stroškov: Z izogibanjem preplačilom in učinkovitim reševanjem neskladij lahko podjetja dolgoročno prihranijo znatne stroške.

Kako deluje ročno dvosmerno ujemanje

Ročno dvosmerno ujemanje imajo običajno prednost le podjetja z zelo majhnim obsegom transakcij ali tista s posebnimi zahtevami, ki zahtevajo človeški nadzor.

Tako izgleda postopek.

Vzemimo primer podjetja XYZ Inc. in raziščimo, kako izvajajo ročno dvosmerno ujemanje. XYZ Inc. uporablja Quickbooks za računovodstvo. Takole izgleda njihov nabavni proces z dvosmernim usklajevanjem.

1. Generiranje naročilnice (PO):

• Quickbooks ponuja modul za ustvarjanje in upravljanje PO.
• XYZ Inc. ustvari/prejme naročilnico za prodajalca neposredno v Quickbooks s podrobnostmi o naročenih artiklih, količinah, cenah in datumih dostave.

2. Prejem računa prodajalca:

• Ob prejemu pošiljke prejme XYZ Inc. račun od prodajalca, prav tako prijavljenega v Quickbooks.
• Ekipa za vnos podatkov ročno vnese podrobnosti artikla, količine, cene, davke in popuste za vsak račun.

3. Postopek ročnega ujemanja:

• Skupina za plačevanje računov ročno poveže podrobnosti računa z ustreznim naročilom v Quickbooks, s čimer zagotovi usklajenost količin in cen.

4. Preverjanje in odobritev:

• Preverjeni računi so odobreni za plačilo znotraj Quickbooks, medtem ko so neskladja označena za pregled.
• Pregledovalci ročno obdelajo račune, ki ne uspejo dvosmernega ujemanja.

5. Začetek plačila:

• Z uporabo Quickbooks XYZ Inc. sproži plačilo za odobrene račune po njihovih plačilnih postopkih.

Čeprav je natančen, ta postopek vzpostavlja temelje za finančno integriteto.

Izzivi pri dvosmernem ujemanju

Medtem ko ročno dvosmerno ujemanje zagotavlja praktičen pristop k preverjanju računov z naročili, predstavlja več izzivov:

Izzivi neujemanja podatkov: Skupina za obračunavanje obveznosti mora uskladiti naročila z računi tako, da jih ročno preveri, kar vodi do zamujenih podrobnosti in počasnega delovanja, kar ogroža produktivnost in poslovne odnose.

Dolgi časi obdelave: Obveznosti se pogosto spopadajo z netočnostjo podatkov v do 20 % računov, pri čemer približno 25 % svojega časa posvetijo reševanju takih težav, kar zamuja procese in povečuje operativna tveganja.

Tveganja goljufije in kraje: Združenje pooblaščenih preizkuševalcev goljufij (ACFE) ugotavlja, da organizacije običajno izgubijo 5 % prihodkov letno zaradi goljufij, pri čemer kriminalci pogosto ponarejajo obveznosti s prepričljivimi goljufivimi računi, kar predstavlja veliko tveganje za pazljivost in finančno integriteto.

Upravljanje več formatov računov: Velike organizacije obravnavajo naročila in račune iz različnih virov v različnih formatih, kot so besedilni dokumenti, preglednice, dokumenti XML za EDI, PDF-ji, slike in papirnati dokumenti. Ročna konsolidacija je nagnjena k napakam, ki vodijo do težav, kot so preplačilo, nepravilna plačila in podvajanje računov, kar na koncu povzroči izgubo produktivnosti in zaupanja.

Stroškovne posledice ročne obdelave: Tradicionalno ujemanje računov in naročilnic vključuje znatne stroške zaradi dela, materiala in poštnine, z dodatnimi finančnimi vplivi zaradi kazni, zamudnih stroškov in izgube posla zaradi napak pri obdelavi. Znano je, da stroški ročne obdelave računov dosegajo 15–50 USD/račun.

Kako avtomatizirati dvosmerno ujemanje?

Avtomatizirano dvosmerno ujemanje je, kot bi imeli uporabnega robota za svoja računovodska opravila.

Danes AP Avtomatizacija orodja lahko samodejno preverijo, ali se podrobnosti na računih ujemajo s tistimi v vaših naročilnicah, s čimer vam prihranijo čas in zmanjšajo število napak.

Ta orodja lahko delujejo z drugimi računovodskimi sistemi; številni sistemi imajo pripravljene možnosti integracije ali API/vmesno programsko opremo za zagotavljanje nemotenega prenosa podatkov med različnimi sistemi.

S temi integracijami lahko podjetja brezhibno integrirajo avtomatizirano dvosmerno ujemanje v svoje poteke dela AP, medtem ko še vedno uporabljajo računovodsko programsko opremo, ki jim ustreza.

Nanonetsova programska oprema za avtomatizacijo AP, na primer, je mogoče integrirati z drugimi računovodskimi sistemi, kot sta QuickBooks in Sage. Tukaj je poenostavljena upodobitev poteka dela avtomatiziranega dvosmernega ujemanja.

Kako deluje?

Oglejmo si, kako programska oprema za avtomatizacijo AP, kot je Nanonets, popolnoma avtomatizira postopek dvosmernega ujemanja.

1. Avtomatizirano zbiranje računov

Nanonets poenostavi ta postopek s samodejnim uvozom računov in naročilnic iz e-pošte, pogonov, računovodske programske opreme in baz podatkov takoj, ko prispejo, s čimer zagotovi, da vsak delček podatkov najde svoje mesto v centraliziranem digitalnem repozitoriju.

Nanoneti lahko samodejno pridobijo po e-pošti poslane račune in naročilnice neposredno iz vašega nabiralnika, pri čemer brezhibno izvlečejo ustrezne informacije tako iz telesa e-pošte kot iz prilog.

Vse ročno napisane in natisnjene račune je mogoče preprosto skenirati s pametnim telefonom ali neposredno naložiti na platformo.

Račune in naročilnice je mogoče uvoziti v Nanonets tudi iz vaše pošte, aplikacij in baz podatkov.

2. Samodejni vnos podatkov

Poslovite se od ur ročnega vnašanja podatkov. Z umetno inteligenco Nanonets se računi berejo z več kot 99-odstotno natančnostjo, kar drastično zmanjša čas, porabljen za dolgočasna opravila.

To pomeni, da se lahko vaša ekipa osredotoči na bolj smiselno delo, medtem ko Nanonets poskrbi za ekstrakcijo podatkov in vnos neposredno v vašo računovodsko programsko opremo / ERP, brez kakršnih koli ročnih posegov.

3. Inteligentno dvosmerno ujemanje

Nanonets z uporabo umetne inteligence samodejno izvaja dvosmerno, trismerno ali štirismerno ujemanje z branjem in navzkrižnim sklicevanjem na ekstrahirane podatke o računih z naročilnicami, poročili o prejemu in poročili o pregledih, uvoženimi iz različnih virov.

4. Usmerjanje odobritve

Sistem označi vsa neskladja za človeški pregled, drugače pa so računi, ki ustrezajo merilom podjetja, samodejno usmerjeni v odobritev ali neposredno odobreni na podlagi vnaprej določenih pravil.

5. Odobritve

Odobritve z Nanoneti niso več ozko grlo. Postanejo prilagodljivi in ​​živijo tam, kjer deluje vaša organizacija – ne glede na to, ali gre za e-pošto, Slack ali Teams. To odpravlja potrebo po motečih telefonskih klicih in vsem dobro znanem plazu opomnikov.

6. ERP integracije

Integracije, pripravljene za uporabo, zagotavljajo, da se računi in naročilnice samodejno zabeležijo v vaši računovodski programski opremi / ERP takoj, ko se pojavijo.

Odobreni računi so samodejno postavljeni v čakalno vrsto za plačilo v vaši računovodski programski opremi.

7. Analitika v realnem času

Nanonets presega zgolj obdelavo transakcij, saj ponuja napredne analitične zmogljivosti in poročanje podatkov v realnem času.

To vam pomaga pridobiti vpogled v proces plačilnih obveznosti v realnem času, kar vam omogoča spremljanje vzorcev porabe, prepoznavanje priložnosti za prihranek stroškov in izboljšanje finančnega napovedovanja.

PO → Račun

Povežite naročilnice z računi 

Preizkusite brezplačno

Izbira prave programske opreme za dvosmerno ujemanje

Izbira prave programske opreme za avtomatizacijo dvosmernega ujemanja je odvisna od velikosti in vrste vašega podjetja.

Nekatere možnosti delujejo kot samostojne rešitve ali kot del večjega računovodskega sistema, odvisno od tega, kaj že uporabljate. Za nekatera orodja je na primer potrebna integracija z obstoječimi sistemi, kot je ERP.

• Nanonets z avtomatizacijo postopka ujemanja olajša obdelavo računov in naročilnic. Samodejno uvaža račune in naročilnice, uporablja AI za natančen vnos in ujemanje podatkov, označuje neujemanja za enostavne in brezhibne ročne preglede ter posodablja podatke v vaši računovodski programski opremi/ERP v realnem času.
• Oraclovo orodje za plačila samodejno poveže račune z naročilnicami, preveri skladnost z nastavljenimi stopnjami tolerance ter posodobi količine in zaračunane zneske na podlagi podrobnosti računa.
• Sage Intacct poenostavi nakupovanje z nastavljenimi poteki dela za transakcije in odobritve. MineralTree avtomatizira ujemanje računov z naročilnicami ali potrdili za Sage Intacct, samodejno zajame podrobnosti iz računov in jih vstavi v postopke odobritve in plačila. Ohranja vse skladno z ERP podjetja.
• Nexonia Expenses ponuja prilagodljivo upravljanje stroškov v oblaku z globoko integracijo v vaše sisteme.
• Tipalti poenostavi obdelavo računov z OCR in ekstrakcijo podatkov, nastavitvijo pravil za ujemanje računov z naročilnicami in njihovo pripravo za plačilo.
• DocuWare uporablja AI za pridobivanje ključnih podatkov o računih, preverjanje veljavnih prodajalcev in dvojnikov ter povezovanje računov z naročilnicami in dobavnicami, kar zagotavlja točne zneske.

Na voljo je veliko dvosmernih orodij za ujemanje, vsako s funkcijami, zasnovanimi za različne potrebe.

Zakaj bi morali avtomatizirati dvosmerno ujemanje

Avtomatizacija postopka dvosmernega ujemanja ponuja številne prednosti.

Brezpapirno ravnanje

Ko so vsi dokumenti, kot so računi in naročilnice, digitalni, brezpapirna obdelava odpravlja potrebo po papirju in zmanjšuje količino potrebnega ročnega dela. To pomeni, da stvari delujejo hitreje, lahko rastejo in so bolj prilagodljive. Dokumenti so poslani, pretvorjeni v digitalno obliko, razvrščeni, preverjeni, odobreni in obdelani, ne da bi kdorkoli moral premikati papir. Takole deluje:

1. Sistem išče nova e-poštna sporočila.
2. Za delo z e-poštnimi sporočili so potrebne priloge.
3. Sistem prebere priloge, da pridobi potrebne informacije.
4. Preverja podrobnosti v računih ali naročilih glede na nastavljena pravila.
5. Račun se sestavi, uskladi z naročilnicami in potrdili v skladu s pravili, kar zagotavlja, da se ne ponavljajo.
6. Uporabnikom sporoča, ali so bili računi obravnavani pravilno.

AI pomaga sistemu, da postane sčasoma boljši, pri čemer se uči od svojih uporabnikov in njihovih edinstvenih potreb.

Hitro ujemanje

Ujemanje naročilnic lahko sistem opravi zelo hitro, delo, ki bi ga ljudje res težko opravili sami.

Ravnanje z veliko dokumenti v velikem obsegu

Ko je naročilnic in računov veliko, avtomatizacija omogoča veliko lažje in hitrejše razvrščanje vseh.

Vedno pripravljeni na revizije

Sistem spremlja vse in poskrbi, da je vse pravilno in hitro. Z dokumenti, ki so že odobreni in organizirani, revizijski postopki potekajo bolj gladko.

Manj dela, več produktivnosti

AI uporablja zapletene algoritme za razumevanje podatkov kot človeški možgani, vendar hitreje. Uči se in postaja boljši, kar pomeni, da je potrebno manj ročnega preverjanja.

Z manj rutinskega dela se lahko finančna ekipa osredotoči na pomembnejše naloge, kot sta načrtovanje in analiza, kar lahko pripomore k dobičku podjetja.

Manj napak

Sistemi umetne inteligence lahko zgodaj odkrijejo napake in preprečijo večje težave pozneje. Če je kaj narobe, hitro sporoči skupini IT, da to popravi.

Prihrani denar

Čeprav obstaja začetni strošek, je izvajanje teh sistemov AI lahko veliko cenejše od plačila polne plače.

Varen in zmožen rasti

Sistem lahko deluje ves čas, za razliko od ljudi, zaradi česar je delovanje učinkovitejše in varnejše.

Raziskava avtorja Levvel Research To kaže hitrejša odobritev računov in večja produktivnost zaposlenih sta glavni dve prednosti prehoda na umetno inteligenco 2 smer in 3-način ujemanja procesov, skupaj s številnimi drugimi oprijemljivimi prednostmi, o katerih poročajo podjetja, ki avtomatizirajo obdelavo računov in dvosmerno ujemanje.

Nujno je treba upoštevati, da avtomatizacija obdelave računov in ujemanja naročilnic koristi več funkcijam v vašem podjetju:

• Finančni direktorji lahko znižajo stroške in prerazporedijo vire, da izboljšajo rezultat ter podprejo strateško in korporativno širitev.
• Vodstveni delavci podjetij pridobijo vpogled v uspešnost in upravljanje denarnega toka prek analitike nadzorne plošče, ki jo zagotavljajo številna orodja za avtomatizacijo.
• Ekipe za plačljive račune lahko odpravijo potrebo po papirnatih računih in ročnih postopkih tako, da izkoristijo samodejno usmerjanje, kodiranje in ujemanje računov dobaviteljev v skladu z uveljavljenimi računovodskimi načeli.
• Računovodje in raziskovalno osebje pridobijo takojšen in izčrpen dostop do naročilnic in računov, kar je v pomoč pri prihodnjih dejavnostih načrtovanja.

zaključek

Koncept dvosmernega ujemanja je bistven proces na področju računovodstva v katerem koli podjetju, predvsem osredotočen na zagotavljanje točnosti in celovitosti transakcij med podjetjem in njegovimi prodajalci.

Vključuje natančen postopek preverjanja, pri katerem se podrobnosti na naročilnicah (PO) primerjajo s tistimi na ustreznih računih, da se potrdi, da so bili naročeni izdelki ali storitve dostavljeni pravilno in po dogovorjenih cenah.

Ta postopek ne ščiti le pred preplačili ali plačilom nedobavljenega blaga, ampak tudi krepi finančni nadzor, krepi zaupanje v odnosih s prodajalci in spoštuje standarde skladnosti.

Medtem ko ročno dvosmerno ujemanje ponuja natančnost s človeškim nadzorom, je polno izzivov, kot so neujemanja podatkov, časovna neučinkovitost, tveganja goljufije in visoki stroški ročne obdelave.

S prihodom avtomatizacije dvosmerno ujemanje postane gladek postopek, odporen na napake. Platforme, kot je Nanonets, avtomatizirajo dvosmerno ujemanje in se brezhibno integrirajo z računovodskimi sistemi. Ta avtomatizacija poenostavi obdelavo računov, izboljša točnost podatkov in omogoča analitiko v realnem času, kar na koncu prispeva k robustnejšemu finančnemu upravljanju in operativni učinkovitosti.

PO → Račun

Povežite naročilnice z računi 

Preizkusite brezplačno

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/