В сегодняшней конкурентной деловой среде компании сталкиваются с проблемой достижения большего с меньшими затратами. Если они хотят процветать и выжить на рынке, они должны повысить эффективность, сократить расходы и обеспечить большую ценность, чем их конкуренты.

Поэтому все большее число компаний стремятся сэкономить на трудоемких и рентабельных задачах. Задачи бэк-офиса идеально подходят под это описание и часто ложатся тяжелым бременем на сотрудников.

К счастью, автоматизация бэк-офиса может облегчить им жизнь! Благодаря новейшим технологическим разработкам в OCR и машинное обучениекомпании могут существенно снизить потребность в ручном вводе данных, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

Этот блог поможет вам понять концепцию автоматизации бэк-офиса, объяснит ее преимущества и расскажет, как она может изменить ваш бизнес!

Что такое автоматизация бэк-офиса?

Чтобы вы лучше понимали, что такое автоматизация бэк-офиса, давайте сначала укажем, каковы задачи бэк-офиса. Некоторые из наиболее распространенных примеров задач бэк-офиса - это в первую очередь те, которые выполняют административные функции, такие как ввод данных, сортировка документов, бухгалтерский учет, человеческие ресурсы и ИТ-поддержка.

Как правило, часто выполняемые, повторяющиеся или трудоемкие задачи можно автоматизировать. Автоматизация бэк-офиса призвана сократить количество этих ручных процессов и повысить точность выполнения работы.

В чем преимущества автоматизации бэк-офиса?

Внедрение автоматизации бэк-офиса в вашей компании дает множество преимуществ, поэтому сейчас мы представим вам 4 основных преимущества и объясним, как автоматизация процессов может принести пользу вашей компании.

• Экономия затрат
• Оптимизируйте скорость и точность
• Повышение производительности
• Масштабируемость

Экономия затрат

Самым большим преимуществом автоматизации бэк-офиса является сокращение рабочего времени сотрудников. Вы получаете большую эффективность при меньших затратах, например, с точки зрения заработной платы, но также и с точки зрения аренды офиса и других связанных с этим затрат.

Оптимизируйте скорость и точность

Задачи, отнимающие много времени, всегда подвержены ошибкам. При использовании автоматизированного программного обеспечения простым нажатием кнопки сотрудники смогут работать быстрее и получать более точные и точные данные.

Повышение производительности

Компьютеры никогда не болеют, никогда не опаздывают, и они не устают от круглосуточной рабочей недели. Кроме того, они могут выполнять несколько задач одновременно. Это позволяет ускорить рабочие процессы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах компании.

Масштабируемость

С помощью автоматизированного программного обеспечения вы можете автоматически масштабировать свои серверы по запросу без какого-либо дополнительного набора персонала, контрактов, офисных помещений и т. Д.

Как автоматизация бэк-офиса может изменить ваш бизнес

Автоматизация бэк-офиса может невероятным образом преобразовать вашу компанию. Задачи, которые включают ввод данных, сортировку документов, проверку или утверждение данных, являются хорошими примерами задач, которые можно автоматизировать.

Давайте теперь внимательно рассмотрим несколько практических примеров использования автоматизации бэк-офиса.

Ниже вы можете найти 3 наиболее распространенных варианта использования:

• Программы лояльности
• Решения по расчетам с поставщиками
• KYC процессы

Программы лояльности

Кампании лояльности предлагают клиентам дополнительные преимущества или рекламные акции, такие как бесплатный продукт или скидка. Вот как это обычно работает: клиент покупает рекламный продукт и отправляет квитанцию. Квитанция должна быть проверена продавцом и введена в систему. После окончательного утверждения клиент получает вознаграждение.

Эти кампании всегда предполагают много ручной работы, а иногда на выполнение этих процессов могут уйти дни или даже недели.

С помощью автоматизированного решения клиенты могут просто использовать свой телефон, чтобы сфотографировать квитанцию, а программное обеспечение сделает остальную работу за вас! Данные о получении автоматически анализируются, интерпретируются и обрабатываются всего за несколько секунд.

Какой результат? Более быстрые процессы и более довольные клиенты - основные преимущества использования автоматизированного решения для лояльности. Это также приведет к меньшему количеству случаев мошенничества, таких как прием дубликатов квитанций.

Решения по расчетам с поставщиками

Некоторые компании обрабатывают сотни и даже тысячи счетов в месяц. Счета-фактуры обычно проверяются сотрудниками, а затем отправляются ответственным лицам, которые санкционируют оплату запрошенной суммы. Каждый счет должен быть классифицирован, чтобы он был отправлен правильному лицу для дальнейшей авторизации.

При этом все эти счета-фактуры индивидуально проверяются на наличие ошибок и несоответствий. Затем кто-то должен убедиться, что он действительно авторизован в течение срока оплаты счета. После этого платеж может быть обработан, добавлен в финансовый обзор и заархивирован.

С внедрением автоматизированного решения этот процесс можно упростить. После получения счетов-фактур они автоматически классифицируются и отправляются ответственному лицу, которое обычно утверждает счета. Затем счет-фактура автоматически добавляется в онлайн-базу данных, а запрос на оплату автоматически отправляется в финансовый отдел. Кроме того, можно без проблем обрабатывать несколько счетов одновременно!

KYC процессы

Многие компании в сфере финансовых услуг обязаны соблюдать правила «Знай своего клиента» (KYC). Требования могут отличаться от страны к стране, но клиенты обычно должны предоставить удостоверение личности государственного образца в качестве удостоверения личности.

Некоторое время назад клиенты приходили в банк, предъявляли свои документы и подписывали формы. Затем банковский служащий вручную проверит данные и введет их в систему банка, и клиент будет подтвержден как лицо, открывающее счет.

Автоматизация описанного выше процесса может сэкономить компании много времени и активов. Любые данные из удостоверения личности или паспорта могут быть извлечены. Обычно данные размещаются в аналогичном месте на карточке и дополняются описанием на нескольких языках. Это означает, что все данные могут быть извлечены легко и точно.

Также могут быть извлечены нетекстовые данные: удостоверение личности с фотографией, подпись и машиночитаемая зона (МСЗ). Это значительно упрощает подтверждение личности клиента.

Сила автоматизации бэк-офиса

Хотите вывести свой бизнес на новый уровень? Теперь, когда вы знаете больше об автоматизации бэк-офиса, следующий шаг - найти интеллектуальное программное обеспечение, соответствующее потребностям вашего бизнеса.

Клиппа является одним из ведущих поставщиков на рынке и может помочь вам во всех случаях, упомянутых в этом блоге, и многом другом.

Автор: Елен Кнегтеринг
Об авторе: Йелен Кнегтеринг, генеральный директор и соучредитель Klippa, увлечена разработкой цифровых продуктов, которые помогают людям сэкономить время на административных хлопотах и ​​тратить время на то, что им нравится. Имея степень в области информационных технологий в Университете Гронингена, он основал Klippa с идеей, что должен быть лучший способ организации и управления квитанциями. Сейчас Klippa - это компания по оцифровке документов, специализирующаяся на оцифровке и автоматизации потоков документов для компаний.