Как узнать, что работает в вашем бизнесе, а что нет? Даже если у вас довольно хорошее чутье на компанию, откуда вы знаете?

Следить за тем, что работает, а что нет, непросто, особенно в бизнесе SaaS с тысячей движущихся частей. Сравнение бюджета и фактического анализа может помочь вам легче отслеживать, что происходит правильно, а что нет, чтобы вы могли принять меры. 

Но что такое бюджет по сравнению с фактическим, и как это может помочь вам получить максимальную отдачу от вашего бизнеса?

Что такое бюджетный и фактический анализ?

Составление бюджета для вашего стартапа имеет важное значение, потому что определение пути к целям вашей компании является важным шагом к их достижению. 

Создание бюджета позволяет вам наметить, куда вы хотите пойти. И разделение этого бюджета на месяцы (или кварталы, если по месяцам слишком детально) позволяет вам увидеть, как вы будете получать его месяц за месяцем. 

Хотя составить солидный бюджет непросто, это только полдела. Другая половина уравнения — исполнение. И исполнение может быть тяжелым.

Чтобы помочь вам на этом пути, вам нужен ассортимент дисперсионного анализа. Одним из наиболее важных является соотношение бюджета и фактического.

Компоненты бюджета по сравнению с фактическим

Бюджет и факт сравнивает результаты работы компании (фактические данные) с заданной целью (бюджетом) за фиксированные периоды времени.

Чтобы получить полезную информацию из вашего анализа, необходимо сравнить фактические цифры с цифрами бюджета с достаточной степенью детализации, чтобы быть полезной для принятия решений. Вы можете начать со значимых блоков, таких как:

• Выручка 

• Материал или стоимость дохода (для SaaS это включает обслуживание клиентов и хостинг) 

• Валовая прибыль 

• Валовая прибыль (в %) 

• Другие категории расходов, применимые к вашей компании (например, маркетинг, общие и административные расходы, НИОКР) 

• Чистая прибыль

Для получения дополнительной информации свяжите свои финансовые показатели с нефинансовыми показателями, которые служат строительными блоками для вашего дохода, т. е. с показателями CRM, такими как отток клиентов и коэффициенты конверсии. Их добавление может дать еще больше информации о когда компания работает не так, как должна. 

Значительные пробелы следует анализировать с точки зрения абсолютных значений и процентов. Например, разрыв в 25% огромен, но не имеет такого же влияния на линию в 100 долларов, как на линию в 500 тысяч долларов. Сначала сосредоточьтесь на пробелах с высокой величиной, а затем переходите к отклонениям с более низкими значениями.

Почему критично сравнение бюджета и фактического анализа?

С помощью бюджета (или прогноза) вы определили базовый уровень, по которому можно измерить фактическую эффективность. 

Анализ служит двум основным целям:

1. Показывает руководству компании, что компания находится на правильном пути или сбивается с пути.

2. Выделяет области, требующие дополнительного внимания.

Используйте дисперсионный анализ для достижения результатов

Система отчетности компании должна быть достаточно надежной, чтобы помочь управленческой команде увидеть общую картину и углубиться в детали. 

Области, требующие особого внимания, как правило, имеют наиболее значительные различия либо сами по себе, либо по сравнению с другими показателями. Например, если стоимость вашего дохода увеличивается на 20 % по сравнению с бюджетом, но также увеличивается и ваш годовой регулярный доход (ARR), ожидаемая связь между этими двумя показателями указывает на незначительные причины для беспокойства. 

С другой стороны, если ваш доход увеличился на 5%, а продажи и маркетинг выросли на 50%, это повод для расследования. 

Эта методология применяется к финансовым и другим метрикам, таким как конверсии, лиды и метрики верхней части воронки. Суть в том, чтобы сначала установить базовый уровень для каждого набора показателей либо в бюджете, либо в прогнозе.

Затем результаты дисперсионного анализа могут определить необходимые действия и следующие шаги. Первоначальным действием может быть просто получение дополнительной информации. 

Например, исходя из ваших показателей воронки (т. е. более высокий трафик, увеличение затрат на контекстную рекламу), ежемесячный регулярный доход (MRR) должен увеличиваться. Но, несмотря на эти увеличения, MRR остается стабильным. Первым шагом может быть расследование того, что происходит:

Может потребоваться несколько недель или даже месяцев тестирования и настройки, чтобы добраться до сути проблем. Но без дисперсионного анализа понять, с чего начать, было бы невозможно. 

Как анализировать бюджет и фактические данные для SaaS-компании

Математически дисперсионный анализ довольно прост; это просто небольшое вычитание и, может быть, несколько процентов. 

Однако ваша оценка этих различий может принести огромную пользу. Начните с просмотра абсолютных различий, но не забывайте о важности процентов. 

Одним из важных аспектов полноценного анализа является построение базового плана бюджета с той же структурой, что и ваша фактическая отчетность. Это просто в такой системе, как Полоса взлета, в то время как ручная отчетность может стать настоящей проблемой. Сопоставление счетов вручную с линиями прибылей и убытков может занять много времени и привести к ошибкам. 

Пример использования Flightpath

Давайте посмотрим, что произошло на примере компании с января по июль 2019 года.

Выше валовой прибыли

Во-первых, посмотрите на выручку. Мы заложили в бюджет 3.9 миллиона долларов продаж и закончили год с 4.08 миллионами долларов. Это не сильное превышение, но, тем не менее, существенное улучшение. 

Однако, прокрутив немного дальше, мы видим, что не только доходы оказались выше бюджета. Себестоимость выручки также выросла на 9% по сравнению с планом, а продажи выросли только на 5%. 

К сожалению, мы слишком много тратим на поддержку клиентов по сравнению с нашими первоначальными ожиданиями. 

Либо мы недооценили себестоимость выручки, либо что-то не под контролем. Это отклонение может быть вызвано несколькими причинами: 

1. Возможно, опыт адаптации клиентов не так гладок, как должен быть. 

2. Возможно, наши сотрудники неэффективно решали проблемы клиентов. Можем ли мы обучить их лучше? Убрать малоэффективных повторений? Обеспечить лучшие стандартные операционные процедуры (СОП)? 

Какова бы ни была причина, это отклонение является достаточно значительным, чтобы требовать дальнейшего изучения. 

В целом валовая прибыль выросла на 118 тысяч долларов (+4%), но валовая прибыль снизилась на 1% по сравнению с бюджетом. Не плохо, но и не отлично. Из-за более высокого уровня поддержки мы не могли конвертировать весь дополнительный доход в маржу. 

Расходы и прибыль

Далее, давайте посмотрим на остальные наши расходы и то, как они влияют на итоговый результат. 

Общехозяйственные и административные расходы 2019 г. (общие и административные расходы) были примерно на 9% или 44 тыс. выше бюджета. Хотя это не выдающаяся производительность, это не является существенным фактором нашего отклонения от бюджета. 

То же самое относится и к R&D (пока я намеренно пропускаю S&M). При +1% по сравнению с бюджетом это лишь незначительное отклонение, и у нас, похоже, есть более серьезные проблемы.

Хьюстон у нас проблема".

У нас есть существенные пробелы в продажах и маркетинге (S&M), и несоблюдение отметки в 385 тысяч долларов (26%) является огромным по сравнению с другими нашими пробелами. Определение первопричин здесь - это то, на что нам нужно будет потратить большую часть нашего времени. 

Просматривая подкатегории S&M, мы потратили на рекламу и зарплатный маркетинг на 30% больше, чем планировали.

Большой вопрос, на который нужно ответить, будет следующим: почему мы тратим так много на садо-мазохизм при такой малой отдаче?

Соотношение не видно в представлении, но рентабельность затрат на S&M на самом деле ниже 0.5:1, то есть каждый дополнительный доллар, потраченный на продажи и маркетинг, приносит всего 0.50 доллара дохода. 

Возможно, это немного упрощено, но проблема ясна: мы не конвертируем дополнительные продажи в дополнительную чистую прибыль.

В целом, в основном из-за пробела в S&M, наши расходы превысили план почти на полмиллиона долларов. В сочетании с нашей немного более высокой валовой прибылью мы потеряли дополнительно 329 тысяч долларов по сравнению с бюджетом.

Ключевые выводы из нашего анализа

Для SaaS-компании выручка и маркетинг часто являются основными рычагами прибыльности. Как только ваш продукт и команда разработчиков станут стабильными, увеличение продаж, как правило, означает большую прибыльность, и нужно помнить, что вы не можете тратить слишком много на эти продажи. 

Имейте в виду, что анализ предназначен не только для исследования. Используйте эту информацию для принятия мер по переоценке нашего прогноза и устранению основной причины перерасхода средств. 

Растущие SaaS-компании используют Flightpath

При построении бизнеса важна скорость. Быстрое осознание того, что вы упускаете свои цели, позволяет быстро исправить ситуацию, чтобы попробовать что-то новое.

Специальные инструменты, такие как Flightpath, позволяют быстро и легко создавать такие анализы отклонений. Возможность детализировать пробелы высокого уровня, чтобы точно определить проблемные области, упрощает внесение улучшений. А гибкая информационная панель означает, что вы можете обновлять то, что вы отслеживаете, когда узнаете, какие области вашего бизнеса требуют большего внимания.

Дальнейшая интеграция с учетными системами, такими как QuickBooks или Xero, позволяет автоматически импортировать данные, создавать точные и гибкие прогнозы и упрощает анализ отклонений. 

Анализ отклонений является фундаментальной связью между видением команды основателей и тем, что происходит в реальном мире. Данные и системы имеют решающее значение для быстрого предоставления этой отчетности. Время, потраченное на сбор данных и создание электронных таблиц для сравнения вашего фактического бюджета с бюджетом, не добавляет ценности.

Благодаря Flightpath компания Baremetrics предоставляет вам инструменты для быстрого и значимого анализа бюджета и фактических отклонений для вашего растущего бизнеса SaaS. Эти гибкие инструменты финансового планирования позволяют вам подготовиться к тому, что принесет будущее, несмотря ни на что.

Когда вы будете готовы получить все показатели и анализ вашего бизнеса в одном месте, импортируйте свои финансовые данные и данные CRM в Flightpath и закажите бесплатную консультацию с нашими экспертами по SaaS в Baremetrics.