Sursa imaginii: Freepik

Organizațiile din întreaga lume caută mereu modalități de a-și optimiza productivitatea la locul de muncă. În ultimii ani, progresele tehnologice, cum ar fi transformarea digitală, inteligența artificială (AI) și învățarea automată, au asumat o importanță uriașă ca factori care contribuie la creșterea productivității organizaționale, ajutând organizațiile să eficientizeze operațiunile și automatizează sarcinile.

Cu toate acestea, o examinare mai atentă a acestor tendințe sugerează că aceste măsuri sunt intrinsec legate de a ajuta companiile să își gestioneze mai bine timpul.

Gestionarea timpului nu este un concept nou, pentru că chiar și Teofrast, filosoful grec antic, credea că „Timpul este cel mai valoros lucru pe care îl poate petrece un om”. De la vechea zicală până la afișul tehnologiilor disruptive – tehnica inovatoare Time Boxing a lui Elon Musk – managementul timpului a rămas un aspect important.

A câștigat o tracțiune de neegalat în rândul companiilor care urmăresc productivitatea și profitabilitatea pe fondul preferințelor la locul de muncă în schimbare și a unei piețe a muncii în continuă evoluție.

Ce este managementul timpului?

În context organizațional, managementul timpului este capacitatea de a gestiona sarcinile de lucru în mod eficient și eficient. Ajută la prioritizarea sarcinilor care oferă cea mai mare valoare de afaceri și sunt productive optim. Procesul de gestionare a timpului implică planificare, stabilirea obiectivelor, evaluarea constantă a progresului și stabilirea unor termene practice pentru atingerea obiectivelor.

Strategiile eficiente de gestionare a timpului sunt direct legate de o productivitate mai mare la locul de muncă, un nivel mai scăzut de stres al angajaților, un echilibru îmbunătățit între viața profesională și viața privată și, în consecință, o pierdere mai mică a angajaților.

Iată o scurtă prezentare a motivului pentru care managementul timpului este important la locul de muncă:

1. Ajută la creșterea ratelor de utilizare a resurselor

Managementul timpului îi ajută pe angajați să își eficientizeze rezultatele și să își gestioneze timpul în mod eficient. Un astfel de proces îi ajută pe angajați să identifice domenii de îmbunătățire, cum ar fi pierderea prevenibilă a orelor facturabile prin implicarea în activități administrative precum întâlniri sau sarcini repetitive precum completarea datelor în foi de calcul. Deoarece angajații sunt capabili să identifice și să conecteze astfel de pierderi de timp reducând astfel de activități, ei sunt capabili să ofere rate de utilizare mai mari.

Mai multe organizații au luat, de asemenea, inițiative, cum ar fi limitarea numărului de ore pentru întâlniri într-o zi, pentru a ajuta angajații să-și îmbunătățească nivelurile de utilizare a resurselor.

2. Permite un echilibru mai bun între muncă și viață

Lipsa echilibrului adecvat între viața profesională și viața privată a fost unul dintre motivele principale ale ratelor de uzură mai mari decât de obicei în rândul organizațiilor la nivel global. În plus, forța de muncă din generația Z, care va cuprinde 25% din forța de muncă globală până în 2025, se așteaptă ca angajatorii săi să ofere un ecosistem flexibil la locul de muncă și un echilibru adecvat între viața profesională și viața privată.

Ca urmare, un număr tot mai mare de organizații își automatizează procesele de afaceri, cum ar fi procesele de urmărire a prezenței angajaților, folosind software-ul automat de urmărire a timpului. Replicon este un astfel de software de urmărire a timpului care utilizează inteligența artificială pentru a captura datele despre timpul și munca angajaților în mai multe aplicații. În afară de aceste companii, folosesc și software bazat pe inteligență artificială pentru generarea de conținut, asistență pentru clienți, analiză predictivă etc.

Astfel de inițiative au un impact profund în a ajuta angajații să își gestioneze mai bine timpul și să experimenteze un echilibru îmbunătățit între viața profesională și viața privată, având un impact pozitiv asupra fluctuației angajaților.

3. Permite un management mai eficient al părților interesate interne și externe

Provocarea de a gestiona diverse părți interesate interne și externe pentru angajați a fost doar exacerbată de când organizațiile au trecut la locuri de muncă hibride și la distanță. În plus, așteptările clienților în evoluție și schimbările frecvente ale domeniului proiectului pun în valoare abilitățile angajaților de a-și informa părțile interesate și de a aborda în mod proactiv preocupările și îndoielile acestora.

Managementul timpului joacă un rol esențial în a-i ajuta pe angajați să gestioneze așteptările părților interesate, asigurându-se că aceștia alocă timp rezonabil pentru astfel de eforturi. Satisfacția constantă ridicată a părților interesate interne și externe modelează în mare măsură profiturile oricărei organizații și sustenabilitatea pe termen lung.

4. Îmbunătățește rezultatul

Acest lucru poate fi o surpriză, dar afacerile din SUA pierde aproape 600 de miliarde de dolari la întreruperile la locul de muncă, iar angajații obișnuiți își petrec jumătate din ziua de lucru facturabilă pe sarcini care oferă puțină sau deloc valoare! Orice organizație care atinge în mod constant niveluri ridicate de utilizare a resurselor este foarte probabil să aibă rezultate mai sănătoase.

Întrucât angajații își pot folosi majoritatea orelor de lucru facturabile pentru activități productive și fructuoase, timpul pierdut este redus drastic. Pentru organizațiile la nivel de întreprindere cu sute și mii de angajați, acest lucru poate însemna multe sute de ore de lucru în valoare de milioane de dolari din timpul angajatului economisit!

5. Permite angajaților să își îmbunătățească și să recalifice mai bine

Matricea abilităților cu evoluție rapidă necesită angajaților să își îmbunătățească și să recalifice în mod constant, deoarece abilitățile necesare pentru a îndeplini cerințele de muncă continuă să evolueze cu o viteză uluitoare.

Potrivit Lisei Lyons, partener pentru transformarea forței de muncă la Negustor de mărunțișuri „Aproape jumătate din toți angajații vor trebui să-și îmbunătățească abilitățile până în 2025, în timp ce o bună proporție va trebui, de asemenea, să se recalifice complet.”

Cu toate acestea, angajații au nevoie de timp pentru a lucra la astfel de angajamente pe termen lung, iar organizațiile nu se pot aștepta ca angajații să întreprindă astfel de inițiative dincolo de orele de lucru.

De aceea, organizațiile trebuie să exploreze mijloace precum integrarea unei soluții profesionale de automatizare a serviciilor pentru a automatiza aspectele managementului proiectelor, reducând astfel volumul de muncă al angajaților și oferindu-le timpul necesar pentru a desfășura activități de îmbunătățire și recalificare. În acest fel, managementul timpului influențează, de asemenea, capacitatea angajaților de a îmbunătăți competențele și de a recalifica în mod eficient, impactând avantajul competitiv pe termen lung și durabilitatea unei organizații.

6. Eliberează conducerea pentru a stabili un curs pe termen mai lung

Date sugerează că un lider de afaceri obișnuit participă la 37 de întâlniri în fiecare săptămână și își petrece 72% din orele de lucru săptămânale conducând întâlniri!

Aceste cifre uimitoare subliniază cât de mult timp al conducerii este dedicat conducerii întâlnirilor. Deși nu toate întâlnirile sunt chestiuni administrative sau o risipă de ore de lucru, liderii de afaceri trebuie să facă mai mult timp pentru a elabora strategii și a se implica cu echipele și clienții lor. Acest lucru necesită un management inteligent al timpului.

Atunci când liderii de afaceri sunt capabili să-și gestioneze timpul mai bine, se pot concentra mai mult pe partea strategică a afacerii, creând o valoare mai mare pentru organizație în ansamblu. Ei sunt, de asemenea, capabili să conducă prin exemplu și să devină agenți ai schimbării, insuflând calități de gestionare a timpului angajaților lor în toate funcțiile de afaceri și nivelurile de conducere.

De ce contează gestionarea timpului?

Este posibil ca organizațiile să se confrunte cu o presiune mai mare asupra marjelor lor de profit pe măsură ce clienții își raționalizează cheltuielile și exercită reținere financiară pentru a trece peste circumstanțele neprevăzute ale afacerii. Cu atât mai mult atunci când modelele de afaceri în sine sunt în curs de schimbare. În timp ce companiile adoptă pe bună dreptate o viziune telescopică, examinând procesele lor pentru a încorpora tehnologiile și a deveni mai pregătite pentru viitor, ele trebuie, de asemenea, să se uite să își îndeplinească corect elementele de bază.

Managementul timpului deține cheia pentru o forță de muncă agilă și motivată, care este un element nenegociabil pentru succesul afacerii pe o piață provocatoare care suferă perturbări repetate. Organizațiile nu trebuie să rateze lemnul pentru copaci!

Autor Bio:

Shashank Shekhar lucrează ca specialist senior în comunicare de marketing la Deltek | Replicon. Este un profesionist în marketing digital și de conținut de peste 9 ani. El este specializat în scris despre tendințele tehnologice precum inteligența artificială (AI) și învățarea automată (ML) și impactul acestora asupra modelării peisajului de management al proiectelor cu instrumente precum soluții de automatizare a serviciilor profesionale și soluții de urmărire a timpului. În afara serviciului, îi place să citească despre istorie, astrofizică și geopolitică.

Imagine autor:

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• BlockOffsets. Modernizarea proprietății de compensare a mediului. Accesați Aici.
• Sursa: Inteligența datelor Platon.