O bom povo de Iowa pode respirar aliviado, pois o governo estadual encontrou uma maneira mais convencional de financiar um novo projeto financeiro e de RH baseado no Workday do que invadir fundos de ajuda federal para o coronavírus.
O Senado de Iowa aprovou um projeto de lei para gastar US$ 21 milhões do fundo geral em um novo sistema de computador para apoiar RH, finanças e folha de pagamento, de acordo com reportagens locais.
O senador Joe Bolkcom, um democrata por Iowa City, foi citado como tendo dito: “O estado tem necessidades mais urgentes neste momento do que comprar software de contabilidade de uma empresa fora do estado”.
Ele acrescentou: “Você não pode comer software”.
O estado assinou um contrato com a Workday em 2019 com a intenção de implementar um novo sistema financeiro e de RH baseado em nuvem.
Mas em Outubro de 2020, o plano do governador do estado, Kim Reynolds, de pagar por isso com fundos transferidos do seu pacote de 1.25 mil milhões de dólares de Ajuda, Ajuda e Segurança Económica ao Coronavírus se soltou.
A carta [PDF] de Rob Sand, auditor do estado de Iowa, ao diretor do Departamento de Gestão, Dave Roederer, explicou que a decisão de Reynolds de usar US$ 21 milhões de alívio do coronavírus para sua tão esperada atualização do sistema financeiro e de RH era simplesmente “não permitida”.
Ao que parece, os planos para o novo sistema deverão agora prosseguir sem impactar os esforços de socorro da COVID-19. Iowa relatou cerca de 326,000 casos e 5,145 mortes devido ao vírus desde o início da pandemia.
O estado de Iowa disse não, você não pode usar a ajuda federal de US $ 21 milhões para o coronavírus para ajudar a financiar sua implantação do Workday de US $ 52 milhões
Em Setembro de 2020, o estado descreveu o Projecto WorkSmart como reunindo todos os departamentos para implementar o Workday, “um sistema de gestão financeira e de recursos humanos a pedido que substituirá dois sistemas legados do Estado”. O Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) será substituído em julho de 2021 e a Informação Integrada para Iowa (I/3) será substituída em julho de 2022, de acordo com documentos internos [PDF]
A necessidade de substituir estes sistemas envelhecidos é premente. De acordo com o estado de Iowa Plano de Otimização de Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais, o sistema financeiro I/3 foi desenvolvido em um mainframe CGI em 2002 e foi atualizado pela última vez em 2012. Ele não é mais suportado pelo fornecedor devido à idade do sistema – o suporte básico terminou em setembro de 2020.
Enquanto isso, o HRIS foi desenvolvido na década de 1980 e escrito em COBOL da década de 1950. A dificuldade em recrutar e reter pessoal com experiência histórica em código foi citada como um problema na manutenção do sistema.
As dificuldades não eram apenas técnicas. O Centro de Dados do Estado inundou em 2018 e 2019 e, em Junho desse ano, o mainframe foi encerrado e o sistema financeiro não pôde ser transferido para um mainframe de reserva externo. Desde então, as equipes de TI instalaram baterias de reserva “para estabilizar [o] sistema”.
O plano estima o custo da atualização do Workday em US$ 52.5 milhões ao longo de cinco anos, incluindo assinaturas de software e tempo de equipe, o que o torna quase o mesmo que a manutenção do sistema atual, mas com mais funcionalidades para “melhorar o desempenho operacional” e “permitir dados- decisões motivadas”. ®