Czy byłeś kiedyś w sytuacji, w której jedna informacja zwrotna zmieniła Twoje życie? Ja mam! Przez lata pracowałem na pełen etat w startupach i firmach technologicznych.

Pewnego dnia mój szef odkrył, że po godzinach wykonuję kilka pobocznych zadań związanych z marketingiem treści (co nie było tajemnicą). Początkowo byli zaniepokojeni i poprosili mnie, abym wybrał między pracą dla nich a skupieniem się na pracy niezależnej.

Jednak po namyśle powiedzieli mi, że – z punktu widzenia kariery – przejście na pełnoetatowego freelancera w zakresie content marketingu ma sens, ponieważ wiele firm potrzebuje tego rodzaju usług i nie ma z kim pracować.

To mnie utwierdziło w przekonaniu, że przejście na freelancing było słuszne i od tamtej pory nie oglądam się za siebie.

Tego dnia usłyszałem produktywna informacja zwrotna w najlepszym wydaniu. W tym artykule opowiem Ci, co to jest, jak się tym podzielić i podam przykłady menedżerów, którzy codziennie udzielają pracownikom konstruktywnych rad.

Czym jest produktywna informacja zwrotna?

Jak dawać produktywną informację zwrotną

Przykłady produktywnych informacji zwrotnych.

Udzielanie produktywnych informacji zwrotnych o wysokiej wydajności

Czym jest produktywna informacja zwrotna?

Produktywny feedback działa jak konstruktywna krytyka. Jest przyznawany w celu wspierania wzrostu i doskonalenia w określonym obszarze. Aspekt produktywności sugeruje, że informacje zwrotne powinny być przydatne, przydatne i motywujące.

Aby informacja zwrotna była produktywna, powinna zawierać następujące elementy.

Specyficzność

Informacje zwrotne powinny skupiać się na konkretnych zachowaniach lub obszarach. Wyjaśnij odbiorcy informacji zwrotnej dokładnie, co powinien zrobić, aby się ulepszyć i jak powinien to zrobić. Komentarze nie mogą być niejasne.

Możliwość działania

Informacja zwrotna musi zawierać jasne wytyczne, takie jak porady praktyczne, zasoby lub przykłady kolejnych kroków, które dana osoba powinna podjąć, aby poprawić swoje wyniki.

Positivity

Informacje zwrotne należy przekazywać pozytywnie, aby zmotywować kogoś do działania, a nie poniżać. Pamiętaj, aby zrównoważyć sugestie dotyczące ulepszeń z mocnymi stronami i osiągnięciami danej osoby.

Osie czasu

Nie wszystkie rodzaje informacji zwrotnej mogą poczekać do nadchodzącej oceny pracownika. „Aktywność” oznacza, że ​​osoba, z którą rozmawiasz, może przypomnieć sobie dokładną sytuację ze szczegółami, aby mogła się do niej odnieść lub przedstawić swój punkt widzenia.

Sortowanie:

Twoja opinia powinna odnosić się do aspektu ich pracy – realizacji celów, jakości pracy lub komunikacja w zespole. Pracownik może być zdezorientowany, jeśli związek między Twoją opinią a jego pracą nie jest niejasny.

Otwartość

Produktywny feedback to nie monolog; to ulica dwukierunkowa. Kiedy już podzielisz się swoją perspektywą, ważne jest, aby wysłuchać pracownika i omówić dalsze postępowanie.

Konstruktywność

Podczas kierownik a pracownik zakończy dyskusję, powinien mieć poczucie, że sesja informacji zwrotnej była konstruktywna i celem pracownika było ulepszenie swojej pracy, a nie wytykanie swoich niedociągnięć.

Jak dawać produktywną informację zwrotną

Krok 1. Jasno określ intencje.

Chociaż czasami spontaniczna informacja zwrotna jest dobrą rzeczą, w większości przypadków lepiej ją zaplanować. Zanim zwrócisz się do kogoś, aby przekazać mu informację zwrotną, musisz znać jej cel. Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać, aby to zrozumieć:

• Czy Twój zespół lub firma cierpi z powodu zachowań lub działań konkretnego pracownika?
• W jakim nastroju jesteś? Czy czujesz się spokojny, czy zestresowany i zły?
• Czy jesteś w miejscu, w którym możesz prywatnie przekazać opinię, aby oboje czuli się komfortowo?
• Czy wiesz dokładnie, co chcesz przekazać?

Pamiętaj, że produktywna informacja zwrotna powinna być zawsze pomocna i przekazywana z empatią i szacunkiem. Jeśli nie jesteś pewien swoich zamiarów lub czujesz się zdenerwowany, najlepiej zachowaj wszystko, co chcesz powiedzieć dla siebie.

Krok 2. Wybierz odpowiedni czas i miejsce.

Przy oferowaniu produktywnej informacji zwrotnej wyczucie czasu ma kluczowe znaczenie, ponieważ pracownik musi być w odpowiednim stanie umysłu i mieć wystarczająco dużo czasu, aby usłyszeć, co mówisz.

Jeśli to możliwe, zawsze powinieneś zaplanować spotkanie. Laura Grant, menedżer ds. marketingu w Rozwiązania BlueSky, sugeruje ustawienie półformalne. Oznacza to, że ton powinien być włączający, ale od strony formalnej.

„Należy zarezerwować czas na właściwą dyskusję i pozwolić wszystkim stronom zaplanować i wyznaczyć cele” – mówi.

Katharina Larikka, specjalistka ds. marketingu wydajności w Droppe, zgadza się i dodaje: „Zaobserwowaliśmy, że większość informacji zwrotnych jest najbardziej produktywna, gdy odbiorca jest na nie otwarty. W praktyce oznacza to dzielenie się nimi podczas kwartalnych spotkań przeglądowych, podczas których wszyscy chcą przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne”.

Jeśli opinie muszą mieć charakter bardziej doraźny, zespół Larikki pyta, czy to dobry moment na przekazanie opinii, zanim to zrobi.

„Jeśli chcesz, aby współpracownik zrobił postępy, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że Cię słyszy. Nie stanie się to, jeśli przez jeden dzień będą spotykać się jeden po drugim i w międzyczasie czytają Twoją wiadomość” – mówi Larikka.

Krok 3. Unikaj oskarżeń i spokojnie opisz sytuację.

Złotą zasadą przekazywania produktywnych informacji zwrotnych jest przychodzenie na spotkanie w „dobrej wierze”. Choć dotyczy to zarówno menedżera, jak i pracownika, to ten pierwszy zazwyczaj kieruje spotkaniem i nadaje ton.

Ponieważ nie wszystkie spotkania związane z informacją zwrotną mają plan, pamiętaj, że osoba otrzymująca informację zwrotną może być zaskoczona i wzruszona.

„Niemal niemożliwe jest przewidzenie, jak odbiorca odpowie. Powinieneś uważnie obserwować i słuchać ich reakcji, aby zrozumieć, co usłyszeli i co o tym myśleli” – mówi John Butterworth, dyrektor generalny i założyciel firmy 10kszkół.

Jeśli staną się emocjonalni, Butterworth mówi, że zwróć na to uwagę, zajmij się tym i odpuść, zanim powrócisz do dyskusji na temat informacji zwrotnych.

„Jeśli nie odpowiadają lub czujesz, że w grę wchodzi głębszy problem, zadawaj pytania otwarte, aby wyjaśnić” – mówi Butterworth.

Wskazuje także na ważny aspekt – uznanie czasu potrzebnego pracownikom na wprowadzenie usprawnień.

„Zmiana zachowań jest trudna. Daj odbiorcy wystarczająco dużo czasu, uwagi i wsparcia. Jeśli zauważysz poprawę, przekaż pozytywną opinię” – radzi. „Jeśli nie ma postępu, zapytaj, jak działa plan działania i zobacz, co jeszcze możesz zrobić, aby pomóc”.

Butterworth twierdzi jednak również, że ton Twoich opinii powinien zmieniać się z biegiem czasu, jeśli problemy z wydajnością będą się utrzymywać.

Krok 4. Zatrzymaj się i daj szansę na reakcję.

Po powiedzeniu wszystkiego, co chciałeś, daj pracownikowi szansę przedstawienia swojego punktu widzenia lub wersji wydarzeń. Możesz zapytać: „Jak to było w Twoim przypadku?” lub „Jak myślisz, co się stało?”

Mark Damsgaard, założyciel Globalny Indeks Rezydencji”, mówi, że konstruktywna krytyka staje się produktywna, jeśli pochodzisz z miejsca budzącego obawy i naprawdę chcesz, aby Twoi pracownicy byli lepsi.

„Wysłuchanie ich wersji historii może pomóc, gdy już przekazałeś swoją opinię. Jaki był powód ich błędów? Dlaczego ostatnio zawsze się spóźniali? Aktywne słuchanie ich opinii i wiedza, skąd pochodzą, pozwoliłyby na udzielenie pomocy i sugestii” – mówi Damsgaard.

Damsgaard zauważa, że ​​te sugestie mogą sprawić, że poczują się bardziej wspierani, a Twoje miejsce pracy będzie bezpiecznym miejscem.

Damsgaard dodaje, że takie podejście sprawia, że ​​pracownicy lepiej idą do przodu. Poczucie, że są w zespole, który ich wspiera, zachęca ich do cięższej i lepszej pracy.

Możesz także pozwolić im na udostępnianie informacja zwrotna w górę — możesz dowiedzieć się o problemach, o których nie miałeś pojęcia i które rozwiązania poprawią współpracę.

Krok 5. Omów kolejne kroki.

Wspomniałem, że produktywna informacja zwrotna powinna umożliwiać podjęcie działań. Dlatego przed zakończeniem spotkania warto przekazać pracownikom kilka sugestii dotyczących ulepszeń.

Możesz też zapytać ich, czy mają jakieś pomysły na zmianę swoich zachowań lub poprawę wyników.

Przykłady produktywnych informacji zwrotnych

Przyjrzyjmy się kilku przykładom z życia wziętym, aby lepiej zrozumieć, czym jest produktywny feedback.

Osobista historia udostępniona na Quora

Pierwszy produktywny przykład informacji zwrotnej pochodzi od Life Coacha, Sary Rosseel, która podzieliła się swoimi doświadczeniami na stronie Quora.

W swojej historii opisuje pracę w międzynarodowej firmie, w której zarządzała kilkoma projektami w Ameryce Łacińskiej i na Karaibach. Była najmłodszą osobą w zespole i chętnie pracowała 50-60 godzin tygodniowo.

Rosseel twierdzi, że jej szefowa była „twardą jak skała i rozsądną kobietą”.

Podczas oceny wyników menadżerka Rosseela obawiała się, że Rosseel nie zostanie zakwestionowany. Rosseel twierdzi, że podjęła się rutynowych zadań, z którymi kierownicy projektów nie chcieli się zmierzyć.

„Zapytała mnie więc, jaki rodzaj pracy najbardziej mnie interesuje i zachęciła, abym poprosił kierowników projektów, aby mnie w to zaangażowali. Wyjaśniła, że ​​to doświadczenie będzie nie tylko cenne dla mojej przyszłej kariery, ale także da mi większą satysfakcję” – pisze Rosseel.

Menedżer zapewnił Rosseel wsparcie i sześciomiesięczny harmonogram na rozwinięcie skrzydeł.

„Nie każdy menedżer w tej organizacji – zwłaszcza ci na wyższych stanowiskach – interesuje się młodą, młodszą kadrą. Uważam się za szczęściarę i od tego czasu mam okazję przekazywać te same rady innym” – pisze Rosseel.

Co spowodowało tę produktywną informację zwrotną?

• Po pierwsze, wyszło to od osoby starszej, która miała duży autorytet. Zainteresowała się młodszym pracownikiem i jasno przekazała Rosseelowi, że widzi w niej duży potencjał i chce pomóc jej rozwinąć skrzydła.
• Menadżerka zastosowała metodę kija i marchewki – stwierdziła, że ​​pomoże Rosseel w rozwoju jej kariery, pod warunkiem, że da z siebie wszystko. Menedżer zaproponował również przybliżony termin (tj. sześć miesięcy), w którym Rosseel musi wykazać znaczną poprawę. Powiedziała jej też dokładnie, co ma zrobić.
• Dodatkowo, zamiast koordynować karierę Rosseel, menadżerka upewniała się, że jej porady i plany zawodowe są zgodne z celami i aspiracjami Rosseel.

I wreszcie, co najważniejsze, odbiorca informacji zwrotnej uznał tę radę za przydatną i wartościową. Postępowanie zgodnie z nią pozwoliło Rosseel na postęp w pracy.

Otrzymywanie produktywnej informacji zwrotnej – moje własne doświadczenie

W przeszłości pracowałem jako kierownik projektu w firmie konsultingowej zajmującej się oprogramowaniem. Do biznesu przyszedłem z trzyletnim doświadczeniem w zarządzaniu produktem cyfrowym w startupie.

Tak więc, chociaż rozumiałem, jak działają narzędzia do zarządzania projektami, takie jak JIRA, korzystałem tylko z podstawowych funkcjonalności tego narzędzia.

Jednak kiedy dołączyłem do nowej firmy, zacząłem zarządzać około czterema lub pięcioma projektami jednocześnie, w które zaangażowanych było ponad 20 osób. Szybko odkryłem, że muszę dostosować niektóre tablice projektowe.

Poprosiłem o pomoc starszego kierownika projektu, który pokazał mi, jak korzystać z zaawansowanych reguł, aby dostosować układ i funkcje do moich potrzeb.

Firma kładzie duży nacisk na otwarty i produktywny feedback. Nie było zatem zaskoczeniem, że znalazłem opis tej sytuacji w arkuszu kalkulacyjnym, którego mój menadżer używał do zbierania informacji zwrotnych na potrzeby mojej miesięcznej oceny wyników.

Starszy PM wspomniał, że nie jestem jeszcze doświadczonym menadżerem projektów, więc na tym etapie mojej kariery nie musiałam znać zaawansowanych funkcjonalności JIRA.

Jednak gdybym chciał, aby była to moja długoterminowa ścieżka kariery, musiałbym zdobyć biegłość.

Powodem, dla którego była to tak zapadająca w pamięć informacja zwrotna, jest to, że inny premier podkreślił, że nie chce, żebym czuł, że nie daję sobie rady.

Poruszyli tę kwestię, aby dać mi ostrzeżenie o umiejętnościach, które będę musiał posiadać za, powiedzmy, sześć miesięcy.

Dałoby mi to mnóstwo czasu na rozpoczęcie nauki JIRA we własnym tempie.

Zadbali także o pozytywną recenzję mojej bieżącej pracy, co odebrałem jako miłe poklepanie po plecach i zachętę do dalszej pracy.

Udzielanie produktywnych informacji zwrotnych o wysokiej wydajności

Wiedz, kiedy odejść od klasycznej „metody kanapkowej”.

Jeśli nie jesteś z nią zaznajomiony, metoda kanapkowa to technika, w której konstruktywna krytyka jest oferowana pomiędzy pozytywnym początkiem a zachęcającym zakończeniem spotkania w sprawie informacji zwrotnej.

Chociaż jest to bardzo popularne, niektórzy menedżerowie zespołów mają swoje własne zdanie, w tym Amit Raj, założyciel i dyrektor generalny firmy Facet od linków.

„Uważam, że skuteczne jest rozpoczynanie i kończenie sesji prawdziwym uznaniem i zachętą, ale obszary wymagające poprawy należy omawiać w osobnej, dedykowanej rozmowie. To oddziela pozytywne wzmocnienie od konstruktywnej krytyki, pozwalając członkom zespołu w pełni przyswoić sobie jedno i drugie bez poczucia przytłoczenia i zagubienia” – mówi.

Na przykład Raj miał kiedyś członka zespołu, który miał problemy z dotrzymywaniem terminów.

Zamiast wciskać tę krytykę pomiędzy komplementy, zaplanował osobne spotkanie w celu omówienia strategii zarządzania czasem i przedstawienia możliwych do wdrożenia kroków udoskonalających.

„Ta metoda pomogła utrzymać pozytywną atmosferę, jednocześnie konstruktywnie rozwiązując problemy związane z wydajnością, co doprowadziło do znaczącego postępu i wzrostu zarówno jednostki, jak i całego zespołu” – mówi Raj.

Wybierz mądrze środek przekazu.

Niektórzy z nas lepiej uczą się na podstawie dźwięku lub obrazów, podczas gdy inni najlepiej syntetyzują informacje w formie tekstowej. Gary Gray, współzałożyciel i dyrektor generalny KuponGłówny, mówi, że powinniśmy o tym pamiętać również przekazując informację zwrotną.

Zarządzając zdalnym zespołem składającym się z ponad 30 pracowników, Gray odkrył, że rozproszoni członkowie zespołu znacznie lepiej reagują na informacje zwrotne, gdy zmienia się medium i bierze pod uwagę ich styl uczenia się.

„Część mojego zespołu uczy się za pomocą materiałów audiowizualnych, a jeszcze inni wolą tekst. Dlatego wykorzystuję dokumenty, e-maile, notatki głosowe, a nawet asynchroniczne wiadomości wideo, aby przekazywać opinie i dać każdemu czas na przetrawienie informacji we własnym tempie” – mówi Gray.

Według Graya firma celowo miesza ze sobą te media komunikacji i wybiera je w zależności od kontekstu.

Zauważa na przykład, że notatki głosowe w połączeniu z pisemną informacją zwrotną oddają ton i emocje lepiej niż sam tekst. Jest to korzystne, gdy mamy do czynienia z drażliwymi tematami lub złożonymi pomysłami.

„Wszystko to zmniejsza ryzyko błędnej interpretacji, tworząc jednocześnie przydatne odniesienie, do którego możemy wrócić, aby zastanowić się, co zadziałało, a co nie” – mówi Gray.

Upewnij się, że w rozmowie widać Twoją empatię.

Menedżerowie są odpowiedzialni za wyniki swoich działów, ale muszą także wspierać członków swojego zespołu. Oznacza to, że powinni okazywać empatię osobie, z którą rozmawiają, nawet jeśli mają do przekazania kilka ostrych uwag.

Alex Freeburg, prawnik zarządzający i założyciel Prawo Freeburga, mówi, że z jego doświadczenia wynika, że ​​empatia robi różnicę.

„Zaczynam od docenienia wysiłków pracownika i wskazania, gdzie może skorzystać z dodatkowego wsparcia. Proste zdanie, takie jak: „Rozumiem, że ten projekt był wyzwaniem i wierzę, że razem możemy go ulepszyć” ma znacznie większą siłę oddziaływania niż od razu rzucanie się w krytykę” – mówi Freeburg.

Dzięki empatii, mówi Freeburg, bardziej zwracasz uwagę na to, jak odbierane są Twoje uwagi — czy Twoi pracownicy czują się przytłoczeni i czy potrzebują trochę czasu, aby zrozumieć, co powiedziałeś.

„Ponowne podejście do rozmowy pozwala na przetworzenie czasu i podjęcie działań następczych, dzięki czemu proces przekazywania informacji zwrotnych może wywrzeć znaczący wpływ” – zauważa Freeburg.

Przekaż opinię prywatnie.

Wybór odpowiedniego miejsca do przekazania opinii jest równie ważny jak to, co powiesz. Odbiorca informacji zwrotnej musi czuć się bezpiecznie i komfortowo; dlatego nie zaleca się dawania go w miejscach publicznych.

Jamesa Wilkinsona, Dyrektor generalny firmy Balance One Suplementy, dzieli się historią, jak przekazał pracownikowi informację zwrotną po nieudanej obsłudze klienta.

Wilkinson wspomina porażkę w obsłudze klienta, gdy doświadczenie klienta było poniżej normy.

„Rozmawiałem prywatnie z członkiem zespołu, aby od razu i na osobności przekazać mu opinię” – mówi Wilkinson. „Podzieliłem się tym, co zadziałało, przełamałem nieporozumienia i wspólnie zidentyfikowaliśmy strategie, dzięki którym możemy zapobiec takim sytuacjom w przyszłości”.

Wilkinson zauważa, że ​​podczas zdarzenia pracownik nie został publicznie zawstydzony.

Zamiast tego „byłem w stanie edukować nie tylko w zakresie naprawiania błędów: przekazywanie informacji zwrotnych pokazuje, że inwestujesz w człowieczeństwo i rozwój” – mówi Wilkinson.

Wilkinson wspomniał, że dobra informacja zwrotna nigdy nie jest tylko sposobem na poprawienie błędów. To także sprawia, że ​​zespół wierzy w swój potencjał i możliwości rozwoju, a także doskonalenia się Praca drużynowa.

Formułuj informacje zwrotne na podstawie własnych obserwacji i doświadczeń.

Unikaj brzmienia, jakbyś ich obwiniał. Nie chcesz antagonizować swoich pracowników, ale po prostu powiedz im, że powinni zrobić coś innego.

Lilia Tovbin, dyrektor generalna i założycielka firmy BigMailer.io mówi: „Ukształtuj informacje zwrotne na podstawie swoich obserwacji i doświadczeń, które możesz osiągnąć, korzystając z perspektywy „ja”. Pozwala to uniknąć oskarżycielskiego zabrzmienia i pozwala na bardziej konstruktywną rozmowę”.

Tovbin twierdzi, że niedawno zastosowała tę technikę, przekazując informacje zwrotne członkowi zespołu, który stale spóźniał się na ich wirtualne spotkania.

„Zamiast mówić: «Zawsze się spóźniasz i to jest brak szacunku», podszedłem do tego w następujący sposób: «Zauważyłem, że nasze spotkania rozpoczynają się nieco później niż planowano, co czasami wpływa na naszą produktywność. Czy możemy omówić, w jaki sposób możemy zapewnić wszystkim punktualność na naszych przyszłych spotkaniach?” wyjaśnia.

Takie podejście otworzyło dialog bez konieczności przyjmowania przez osobę postawy defensywnej, co pozwoliło na uzyskanie bardziej pozytywnego i produktywnego wyniku.

Produktywny feedback i rozwój kariery

Postęp nie jest możliwy bez informacji zwrotnej – niezależnie od tego, czy jest ona skierowana do pracownika, czy przełożonego. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że Twoja opinia musi być użyteczna i pełna empatii.

Czy osoby, z którymi rozmawiasz, wiedzą, jak postępować? Czy czujesz, że wspierasz ich, jeśli potrzebują dodatkowej pomocy?

Udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej to cecha najlepszych menedżerów – tych, którzy wiedzą, jak stawiać oczekiwania, a jednocześnie okazują gotowość wspierania swoich pracowników w rozwoju kariery.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback