W ciągu ostatniej dekady handel elektroniczny gwałtownie się rozwinął, napędzany falą cyfrową, która upraszcza zakupy jak nigdy dotąd. Branże lepiej się przygotujcie lub wyślijcie, aby dotrzymać kroku szaleństwu zakupów online!
Sprawna realizacja zamówień w e-commerce jest kluczem do sprostania wysokim oczekiwaniom klientów. Aby wyjść poza to, firmy muszą tańczyć w tangu związanym z przetwarzaniem zamówień.
Tutaj znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o przetwarzaniu zamówień i o tym, jak je usprawnić.
Co oznacza przetwarzanie zamówień?
Niektórzy mogą się zastanawiać: co oznacza przetwarzanie zamówień? Mówiąc najprościej, przetwarzanie zamówień oznacza przyjmowanie, zarządzanie i realizację zamówień klientów. To szereg kroków, które zapewniają, że zamówienie pomyślnie dotrze do klienta, który dokonał zakupu.
Etapy procesu zamówienia zakupu
Metody realizacji zamówień różnią się w zależności od rodzaju i skali działalności. Jednak podstawowe etapy przetwarzania zamówień pozostają spójne w przypadku firm internetowych i firm realizujących zamówienia. Poniżej znajduje się ogólny przegląd etapów procesu składania zamówienia.
Klient składa zamówienie
Klient składa zamówienie za pośrednictwem sklepu internetowego, poczty elektronicznej lub u przedstawiciela handlowego firmy.
Firma otrzymuje zamówienie
Firma otrzyma zamówienie od klienta, zawierające szczegółowe informacje, takie jak zamówiony produkt, ilość, szczegóły wysyłki, dane dotyczące przetwarzania płatności i informacje o dostawie.
W zależności od wielkości firmy osoba fizyczna może otrzymać to zamówienie za pośrednictwem poczty elektronicznej, sklepu internetowego lub systemu zarządzania zamówieniami. Informacje te muszą zostać zweryfikowane ręcznie lub automatycznie, aby mieć pewność prawidłowej realizacji zamówienia.
W przypadku firm posiadających wiele lokalizacji lub magazynów, system zarządzania zamówieniami określi, która lokalizacja będzie realizowała zamówienie.
Kompletacja zapasów
Następnie następuje kompletacja zapasów. Dzieje się tak, gdy określone pozycje i ilość zostaną pobrane z bieżących zapasów w celu realizacji zamówienia klienta.
Aby zapewnić wydajną realizację zamówienia, część procesu kompletacji musi zostać zoptymalizowana pod każdym względem. Im szybciej artykuły zostaną przydzielone i wybrane, tym szybciej można je przygotować i wysłać do kolejnej części procesu: pakowania.
Zamów pakowanie
Tutaj produkty są pakowane do pudełek wysyłkowych w celu przygotowania ich do wysłania do klienta.
Proces pakowania polega na zważeniu pudeł i naklejeniu wymaganych etykiet, danych adresowych i instrukcji dostawy.
Wysyłka
Następnym krokiem po zakończeniu pakowania jest wysyłka zamówienia do klienta.
Mniejsze firmy zazwyczaj wysyłają zamówienia bezpośrednio do klientów, podczas gdy większe przedsiębiorstwa często konsolidują i wysyłają partie zamówień jednocześnie do pobliskich lokalizacji. Zamówienia te są następnie dystrybuowane do określonych lokalizacji, jeśli zajdzie taka potrzeba, co może pomóc w obniżeniu kosztów poprzez zmniejszenie liczby wysyłanych przesyłek.
Powiadomienie klienta
Po wysłaniu produktu ważne jest, aby poinformować klienta, że jego zamówienie jest w drodze, wraz z informacjami o śledzeniu. Dzięki temu proaktywnemu podejściu są one na bieżąco aktualizowane i znacząco zwiększają zadowolenie klientów.
Chociaż te kroki różnią się w zależności od rodzaju i wielkości firmy, każdy krok jest niezbędny. Bez względu na firmę, należy wykonać każdy krok, aby zapewnić płynny proces zamówienia.
Wskazówki dotyczące lepszego przetwarzania zamówień
Omówmy teraz kilka wskazówek dotyczących usprawnienia przetwarzania zamówień. Strategie te pomagają usprawnić proces i uczynić go bardziej efektywnym zarówno dla firmy, jak i klienta.
Wdróż przejrzysty i zorganizowany system
Kluczowe znaczenie ma posiadanie dobrze zorganizowanego systemu przetwarzania zamówień. Obejmuje to posiadanie wyznaczonego obszaru do przechowywania i organizowania zamówień, tworzenie jasnych wytycznych do przestrzegania przez pracowników oraz korzystanie z technologii takich jak kodów kreskowych skanery do śledzenia zamówień.
Użyj narzędzi automatyzacji
Automatyzacja staje się coraz bardziej popularna w świecie biznesu i nie bez powodu. Firmy mogą zaoszczędzić czas i ograniczyć błędy poprzez automatyzację niektórych części procesu zamówienia, takich jak wysyłanie powiadomień czy generowanie Etykiety wysyłkowe.
Optymalizuj opakowanie
Optymalizacja opakowań to jeden z obszarów, który jest niezbędny do optymalizacji. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z gotowych pudełek, szablonów czy opakowań niestandardowych, musi mieć najlepsze wymiary i być opłacalna.
Opakowanie powinien mieć odpowiedni rozmiar, aby pasował i chronił produkty, a jednocześnie był na tyle przystępny cenowo, aby nie zmniejszać zbytnio zysku produktu.
Spraw, aby wysyłka była opłacalna
Niedroga i wydajna wysyłka ma kluczowe znaczenie podczas obsługi zamówień. Koszty wysyłki mogą naprawdę szybko wzrosnąć, jeśli nie zostaną wykonane dobrze. Weźmy na przykład małą firmę e-commerce – może ona sama rozpocząć wysyłkę produktów, ale wraz ze wzrostem zamówień rosną również koszty.
Wszystko się sumuje, jeśli uwzględnisz czas spędzony na chwytaniu materiałów takich jak taśma, pudła i pakowanie, a następnie czas i paliwo potrzebne na przewiezienie przesyłek do przewoźnika.
W miarę rozwoju firmy i rosnącej liczby zamówień rozsądne może okazać się rozpoczęcie współpracy z firmą dystrybucyjną, która zajmie się Twoją wysyłką.
Aby obniżyć koszty wysyłki, rozważ zakup materiałów eksploatacyjnych ze zniżką, skorzystanie z wysyłki ryczałtowej lub użycie lekkich i niestandardowych materiałów opakowaniowych.
Dowiedz się więcej o obniżaniu kosztów wysyłki w tym artykule:
Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania zamówieniami
Na początkowych etapach działalności obsługa kilku zamówień nie stanowi większego problemu. Jednak w miarę wzrostu ruchu sprawy mogą się komplikować i prowadzić do większej liczby błędów. Wtedy warto rozważyć zakup najwyższej klasy oprogramowania do zarządzania zamówieniami.
Takie oprogramowanie może pomóc w śledzeniu zamówień przychodzących i wychodzących, zamówień w trakcie przetwarzania, poziomów zapasów i wielu innych. Zapewnia większą przejrzystość procesu zamówienia, poprawia dokładność i może znacznie zwiększyć wydajność. Zwalnia także znaczną liczbę pracowników, którzy mogą skupić się na innych obszarach i rozwoju firmy.
Monitoruj KPI przetwarzania zamówień
Każda firma e-commerce powinna to określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przez cały proces wysyłki. Wskaźniki te można monitorować w celu określenia skuteczności i wydajności procesu realizacji zamówienia.
Najważniejszymi wskaźnikami w tym zakresie są czas realizacji zamówienia, zadowolenie klienta, wskaźnik realizacji i wskaźnik dokładności.
Dowiedzmy się o nich więcej:
- Czas realizacji zamówienia: Czas między złożeniem zamówienia a dostawą do klienta. Im niższa liczba, tym bardziej efektywny jest proces. Aby poprawić wskaźnik realizacji, firma może śledzić czas kroków, aby wskazać nieefektywności na określonych etapach procesu.
- Stopień dokładności: Liczba lub procent zamówień zrealizowanych i zrealizowanych bez błędów. Pomaga wskazać typowe błędy i znaleźć sposoby na ich naprawienie, co prowadzi do znacznie lepszego wskaźnika trafnych zamówień.
- Wskaźnik zadowolenia klienta: Mierzy sposób, w jaki klienci postrzegają firmę i ich zadowolenie z niej. Aby zebrać dane, pytaj klientów o opinie poprzez ankiety lub e-maile uzupełniające. Informacje zwrotne od klientów są niezbędne do zidentyfikowania wszelkich problemów w łańcuchu przetwarzania zamówień, takich jak długi czas dostawy, uszkodzone produkty, niewłaściwe produkty lub inne problemy.
- Wskaźnik realizacji: Wskaźnik realizacji to liczba zamówień, które zostały zrealizowane w porównaniu z liczbą zamówień, które są nadal w toku. Może pomóc szybko zidentyfikować problemy lub nieefektywności w procesie realizacji zamówień oraz zidentyfikować obszary kluczowego popytu na określone produkty. Każda firma powinna dążyć do utrzymania wysokiego wskaźnika realizacji zamówień, aby mieć pewność, że klienci otrzymają produkty szybko.
Niektóre firmy mogą również rozważyć dodatkowe lub bardziej szczegółowe wskaźniki. Są to jednak te podstawowe, które należy regularnie monitorować, aby proces realizacji zamówień przebiegał sprawnie i efektywnie.
Bądź na bieżąco z zapasami
Kolejnym krytycznym aspektem realizacji zamówień jest zarządzanie zapasami. Śledzenie poziomu zapasów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia terminowej dostawy produktów. Firmy muszą mieć pod ręką wystarczającą ilość zapasów, aby móc realizować zamówienia, ale nie na tyle, aby stanowiło to obciążenie dla przestrzeni magazynowej i finansów.
Dobrą praktyką jest przeprowadzanie audytów zapasów w celu regularnego śledzenia poziomu zapasów. Może również pomóc w zidentyfikowaniu potencjalnych problemów, takich jak nadmierne zapasy lub wolno rotujące produkty.
Włączanie powiadomienia o niskim stanie zapasów pomaga również w utrzymaniu wysokiego poziomu zapasów. Umożliwia firmom uzupełnianie zapasów i realizację zamówień bez opóźnień.
Kontrolując zarządzanie zapasami, firmy mogą uniknąć braków w magazynie i zamówień oczekujących, co prowadzi do niezadowolenia klientów i utraty sprzedaży.
Informuj klientów
Przejrzystość i status zamówień to jeden z najlepszych sposobów poprawy zadowolenia klientów przez firmę. Klienci powinni być regularnie informowani o statusie swojego zamówienia lub mieć możliwość sprawdzania informacji na stronie internetowej firmy.
Nie zaszkodzi powiadomić klienta o następujących krokach:
- Zamówienie w trakcie realizacji: Firma otrzymała zamówienie i obecnie przechodzi przez powyższe etapy, takie jak weryfikacja, kompletacja, pakowanie i przygotowanie do wysyłki.
- Zamówienie przetworzone: Oznacza to, że zamówienie zostało odebrane, spakowane i gotowe do wysyłki.
- Zamówienie wysłane: Zamówienie zostało wysłane do klienta. Powinien również zawierać informacje o śledzeniu przesyłki, aby klient mógł monitorować swoje zamówienie.
Dzięki tym informacjom klienci mają poczucie kontroli i pozostają zaangażowani w swoje zakupy. Może to mieć ogromny wpływ na ich satysfakcję z procesu zakupu.
Dzięki temu nie tylko staną się powracającymi klientami, ale także będą chętniej polecać firmę innym.
Zarządzanie zamówieniami stało się proste dzięki Ecwid
Prowadzenie własnego biznesu e-commerce może być niesamowitą podróżą, a Ecwid jest tutaj, aby pomóc Ci to osiągnąć. Nasza platforma e-commerce została zaprojektowana tak, aby prowadzenie sklepu e-commerce było łatwiejsze niż kiedykolwiek.
Ecwid pomaga ulepszyć Twoje przetwarzanie zamówienia i płynnie obsłużyć cały cykl życia zamówienia, od złożenia zamówienia do jego terminowej dostawy.
Oto tylko niektóre narzędzia, dzięki którym przetwarzanie zamówień w Ecwid staje się proste:
- Śledź zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży w jednym panelu, korzystając z przydatnych filtrów dotyczących statusu płatności i realizacji, daty i nie tylko.
- Informuj swoich klientów o swoich zamówieniach, aktualizując statusy z oczekujących na przetworzone, wysłane i dostarczone.
- Upewnij się, że Twój zespół jest na bieżąco informowany o wszelkich zmianach statusu, aby przyspieszyć przetwarzanie zamówień.
- Bądź na bieżąco ze swoimi zapasami dzięki alertom o niskim stanie zapasów, aby śledzić wszystkie swoje produkty i mieć pewność, że nigdy nie zabraknie Ci zapasów.
- Podaj swoim klientom informacje o śledzeniu przesyłki, aby wiedzieli, kiedy spodziewać się dostarczenia zamówienia.
- Wykorzystaj inne narzędzia do sprawnej realizacji zamówień, takie jak powiadomienia o nowych zamówieniach, notatki personelu, komentarze do zamówień i eksport listy zamówień.
- Kupuj etykiety wysyłkowe ze zniżką bezpośrednio od administratora Ecwid.
W dzisiejszym dynamicznym świecie posiadanie wydajnego sklepu internetowego jest niezbędne dla każdej firmy. Więc po co czekać? Utwórz sklep już dziś i poznaj możliwości Ecwid dla Twojej firmy.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
