Har du noen gang vært i en situasjon der én tilbakemelding har forandret livet ditt? Jeg har! I årevis jobbet jeg som heltidsansatt i startups og teknologiselskaper.

Så, en dag, oppdaget sjefen min at jeg gjorde et par innholdsmarkedsførings-sidejobber etter arbeidstid (noe som ikke var en hemmelighet). Til å begynne med var de bekymret og ba meg velge mellom å jobbe for dem eller fokusere på frilansarbeid.

Etter å ha tenkt litt over det, fortalte de meg at – fra en karrierestandpunkt – var det fornuftig å gå over til en fulltids frilanser for innholdsmarkedsføring, siden mange selskaper trengte denne typen tjenester og ikke hadde noen å jobbe med.

Dette forsikret meg om at det var riktig å gå over til frilansing, og jeg har ikke sett meg tilbake siden.

Det jeg hørte den dagen var produktiv tilbakemelding på sitt beste. I denne artikkelen skal jeg fortelle deg hva det er, hvordan du deler det, og gi eksempler fra ledere som gir konstruktive råd til ansatte daglig.

Hva er produktiv tilbakemelding?

Hvordan gi produktiv tilbakemelding

Eksempler på produktive tilbakemeldinger.

Gi en produktiv tilbakemelding med høy ytelse

Hva er produktiv tilbakemelding?

Produktiv tilbakemelding fungerer som konstruktiv kritikk. Det er gitt for å støtte vekst og forbedring på et spesifikt område. Produktivitetsaspektet antyder at tilbakemeldingene skal være nyttige, handlingsrettede og motiverende.

For å sikre at tilbakemeldingen er produktiv, bør den inneholde følgende elementer.

spesifisitet

Tilbakemelding bør fokusere på spesifikk atferd eller områder. Forklar tilbakemeldingsmottakeren nøyaktig hva de bør gjøre for å forbedre og hvordan de bør gjøre det. Kommentarene kan ikke være vage.

Handlingsevne

Tilbakemeldinger må inneholde klare retningslinjer, som praktiske råd, ressurser eller eksempler på neste skritt som personen bør ta for å øke ytelsen.

positivitet

Tilbakemeldinger bør gis positivt for å motivere noen til å handle i stedet for å få dem ned. Sørg for å balansere forslag til forbedring med noens styrker og prestasjoner.

Tidslinjer

Ikke alle typer tilbakemeldinger kan vente til en kommende medarbeiderevaluering. "Aktualitet" betyr at personen du snakker med kan huske den nøyaktige situasjonen med detaljer, slik at de kan referere til den eller presentere sitt perspektiv.

Relevans

Tilbakemeldingen din bør relatere til et aspekt av arbeidet deres – måloppnåelse, arbeidskvalitet eller teamkommunikasjon. Den ansatte kan bli forvirret hvis koblingen mellom tilbakemeldingen din og arbeidet deres ikke er uklar.

Åpenhet

Produktiv tilbakemelding er ikke en monolog; det er en toveis gate. Når du deler perspektivet ditt, er det viktig å høre medarbeideren og diskutere hvordan du skal gå videre.

Konstruktivitet

når leder og ansatte avslutter diskusjonen, skulle de føle at tilbakemeldingsøkten var konstruktiv og målet var at den ansatte skulle forbedre arbeidet sitt, ikke å påpeke sine mangler.

Hvordan gi produktiv tilbakemelding

Trinn 1. Vær tydelig på intensjonen.

Mens noen ganger spontan tilbakemelding er en god ting, er det mesteparten av tiden bedre å planlegge det. Før du henvender deg til noen for å gi dem tilbakemelding, må du vite formålet. Her er noen spørsmål du kan stille deg selv for å finne ut av det:

• Lider teamet eller bedriften din av atferden eller handlingene til en bestemt ansatt?
• Hvilket humør er du i? Føler du deg rolig eller stresset og sint?
• Er du på et sted der du kan gi tilbakemelding privat slik at dere begge kan føle seg komfortable?
• Vet du nøyaktig hva du vil kommunisere?

Husk at produktiv tilbakemelding alltid skal være nyttig og gis med empati og respekt. Hvis du er usikker på intensjonene dine eller føler deg nervøs, er det best å beholde det du vil si til deg selv.

Trinn 2. Velg riktig tid og sted.

Timing er avgjørende når du skal gi produktive tilbakemeldinger, siden den ansatte må være i riktig sinnstilstand og ha nok tid til å høre hva du sier.

Hvis det er mulig, bør du alltid avtale et møte. Laura Grant, markedssjef i BlueSky Solutions, foreslår å ha en semi-formell setting. Det betyr at tonen skal være inkluderende, men på den formelle siden.

"Du bør sette av tid til en skikkelig diskusjon og la alle parter planlegge og sette mål," sier hun.

Katharina Larikka, prestasjonsmarkedsfører hos Droppe, enig og legger til: «Vi har sett at de fleste tilbakemeldinger er mest produktive når mottakeren er åpen for det. I praksis betyr dette å dele det på våre kvartalsvise gjennomgangsmøter, når alle har som mål å gi og motta tilbakemeldinger.»

Hvis tilbakemeldinger må være mer ad hoc, spør Larikkas team om det er et godt øyeblikk å gi tilbakemelding før du gjør det.

"Hvis du vil at en kollega skal forbedre seg, er det første trinnet å sørge for at de hører deg, og det kommer ikke til å skje hvis de er i rygg mot rygg møter for en dag og leser meldingen din i mellom," sier Larikka.

Trinn 3. Unngå anklager og beskriv rolig situasjonen.

Den gylne regelen for å gi produktiv tilbakemelding er å komme inn i møtet med «god tro». Mens dette gjelder lederen og den ansatte, driver førstnevnte vanligvis møtet og slår an tonen.

Siden ikke alle tilbakemeldingsmøter har en agenda, husk at personen som mottar tilbakemelding kan bli overrasket og kan være emosjonell.

«Det er nesten umulig å forutse hvordan mottakeren vil svare. Du bør oppmerksomt observere og lytte til responsen deres for å forstå hva de hørte og hvordan de følte om det, sier John Butterworth, administrerende direktør og grunnlegger ved 10k skoler.

Hvis de blir emosjonelle, sier Butterworth, legg merke til det, ta tak i det og la det gå før du går tilbake til tilbakemeldingsdiskusjonen.

"Hvis de ikke svarer eller du føler et dypere problem er på spill, still åpne spørsmål for å avklare," sier Butterworth.

Han peker også på et viktig aspekt - å anerkjenne tiden ansatte trenger for å implementere forbedringer.

«Å endre atferd er vanskelig. Gi mottakeren god tid, oppmerksomhet og støtte. Hvis du merker en forbedring, gi positive tilbakemeldinger, sier han. "Hvis det ikke er noen fremgang, spør dem hvordan handlingsplanen fungerer og se hva annet du kan gjøre for å hjelpe."

Butterworth sier imidlertid også at tonen i tilbakemeldingene dine bør endres over tid hvis ytelsesproblemene vedvarer.

Trinn 4. Ta en pause og gi dem en sjanse til å svare.

Etter å ha sagt alt du ønsket, bør du gi den ansatte en sjanse til å presentere sitt synspunkt eller versjon av hendelsene. Du kan spørre: "Hvordan har det vært for deg?" eller "Hva tror du skjedde?"

Mark Damsgaard, grunnlegger av Global Residence Index, sier konstruktiv kritikk blir produktiv hvis du kommer fra et sted du er bekymret og virkelig ønsker at de ansatte skal bli bedre.

«Å lytte til deres side av historien kan hjelpe når du allerede har gitt tilbakemeldingen. Hva var årsaken til feilene deres? Hvorfor var de alltid sent ute? Deretter vil aktivt lytte til deres side og vite hvor de kommer fra, gi deg hjelp og forslag, sier Damsgaard.

Damsgaard bemerker at disse forslagene kan få dem til å føle seg mer støttet og at arbeidsplassen din er et trygt sted.

Damsgaard legger til at en slik tilnærming gjør at ansatte går bedre fremover. Å kunne føle at de er i et team som støtter dem oppmuntrer dem til å jobbe hardere og bedre.

Du kan også la dem dele tilbakemelding oppover — Du kan kanskje lære om problemer du ikke har vært klar over, og som vil gjøre samarbeidet ditt bedre.

Trinn 5. Diskuter de neste trinnene.

Jeg nevnte at produktiv tilbakemelding bør være handlingsdyktig. Det er derfor før du avslutter møtet, bør du gi de ansatte noen forslag til hvordan de kan forbedre seg.

Alternativt kan du spørre dem om de har noen ideer om å endre atferden eller forbedre ytelsen.

Eksempler på produktive tilbakemeldinger

La oss ta en titt på noen virkelige eksempler for å få en bedre forståelse av hva produktiv tilbakemelding er.

En personlig historie delt på Quora

Den første produktive eksempel på tilbakemelding kommer fra en Life Coach, Sara Rosseel, som delte sin erfaring på Quora.

I historien beskriver hun en jobb i et internasjonalt selskap hvor hun ledet flere prosjekter i Latin-Amerika og Karibia. Hun var den yngste på laget og jobbet gjerne 50-60 timer i uken.

Rosseel sier at sjefen hennes var en "tøff kvinne."

Under resultatgjennomgangen hennes var Rosseels manager bekymret for at Rosseel ikke ble utfordret. Rosseel sier hun tok på seg rutineoppgaver prosjektlederne ikke ønsket å håndtere.

"Så hun spurte meg hva slags arbeid jeg var mest interessert i og oppmuntret meg til å spørre prosjektlederne om å involvere meg. Hun forklarte at erfaringen ikke bare ville være verdifull for min fremtidige karriere, men også mer tilfredsstillende for meg», skriver Rosseel.

Manageren ga Rosseel hennes støtte og en seks måneders tidslinje for å spre vingene hennes.

"Ikke alle ledere i den organisasjonen - spesielt de i ledende stillinger - interesserer seg for unge junioransatte. Jeg anser meg selv som heldig og har siden den gang hatt muligheten til å gi de samme rådene videre til andre», skriver Rosseel.

Hva gjorde denne produktive tilbakemeldingen?

• For det første kom det fra en overordnet person som hadde mye autoritet. Hun interesserte seg for en junioransatt og kommuniserte tydelig til Rosseel at hun så mye potensial i henne og ønsket å hjelpe henne med å spre vingene.
• Lederen brukte stokk-og-gulrot-tilnærmingen – hun sa at hun ville hjelpe Rosseel i karriereutviklingen, forutsatt at hun ville yte sitt beste. Lederen foreslo også en grov frist (dvs. seks måneder), hvor Rosseel måtte vise betydelig forbedring. Dessuten fortalte hun henne nøyaktig hva hun skulle gjøre.
• I tillegg, i stedet for å orkestrere Rosseels karriere, sørget lederen for at hennes råd og karriereplaner var i tråd med Rosseels mål og ambisjoner.

Til slutt, men viktigst, anså tilbakemeldingsmottakeren rådene som nyttige og verdifulle. Etter det tillot Rosseel å komme videre i arbeidet sitt.

Motta produktiv tilbakemelding – min egen opplevelse

I et tidligere yrkesliv jobbet jeg som prosjektleder ved et programvarekonsulentfirma. Jeg kom til bedriften med tre års erfaring i å administrere et digitalt produkt ved en oppstart.

Så mens jeg forsto hvordan prosjektstyringsverktøy som JIRA fungerte, brukte jeg bare verktøyets grunnleggende funksjoner.

Men da jeg begynte i det nye selskapet, begynte jeg å lede rundt fire eller fem prosjekter samtidig, med 20+ personer involvert. Jeg fant raskt ut at jeg måtte tilpasse noen av prosjekttavlene.

Jeg spurte en senior prosjektleder om hjelp, og de viste meg hvordan jeg bruker avanserte regler for å tilpasse oppsettet og funksjonene til mine behov.

Selskapet legger mye vekt på åpne, produktive tilbakemeldinger. Så det var ikke en overraskelse at jeg fant en beskrivelse av denne situasjonen i et regneark som lederen min brukte for å samle tilbakemeldinger for min månedlige ytelsesevaluering.

Senior PM nevnte at jeg ikke var en erfaren prosjektleder ennå, så jeg trengte ikke å kunne avanserte JIRA-funksjoner på dette stadiet av karrieren min.

Men hvis jeg ville gjøre dette til min langsiktige karrierevei, måtte jeg bli dyktig.

Grunnen til at dette var en så minneverdig tilbakemelding er at den andre statsministeren understreket at de ikke ville at jeg skulle føle at jeg underpresterte.

De tok dette opp for å gi meg en beskjed om en ferdighet jeg ville bli pålagt å ha om for eksempel seks måneder.

Dette ville gi meg god tid til å begynne å lære JIRA i mitt eget tempo.

De sørget også for å gi en positiv omtale av mitt pågående arbeid, noe jeg så på som en hyggelig klapp på skulderen og oppmuntring til å fortsette.

Gi en produktiv tilbakemelding med høy ytelse

Vet når du skal gå bort fra den klassiske "smørbrødmetoden."

I tilfelle du ikke er kjent med det, er sandwich-metoden en teknikk der det tilbys et stykke konstruktiv kritikk mellom en positiv start og en oppmuntrende slutt på tilbakemeldingsmøtet.

Selv om det er veldig populært, har noen teamledere sin egen oppfatning, inkludert Amit Raj, grunnlegger og administrerende direktør i The Links Guy.

«Jeg synes det er effektivt å starte og avslutte økten med oppriktig takknemlighet og oppmuntring, men å ta opp forbedringsområder i en separat, dedikert samtale. Dette skiller positiv forsterkning fra konstruktiv kritikk, slik at teammedlemmer kan absorbere begge deler uten å føle seg overveldet eller forvirret, sier han.

For eksempel hadde Raj en gang et teammedlem som slet med å overholde tidsfrister.

I stedet for å legge denne kritikken mellom komplimenter, planla han et eget møte for å diskutere tidsstyringsstrategier og sørget for handlingsrettede forbedringstrinn.

"Denne metoden bidro til å opprettholde en positiv atmosfære samtidig som den adresserte ytelsesproblemer på en konstruktiv måte, noe som førte til meningsfull fremgang og vekst for individet og teamet som helhet," sier Raj.

Velg kommunikasjonsmediet med omhu.

Noen av oss lærer bedre av lyd eller bilder, mens andre er best på å syntetisere informasjon i tekstform. Gary Gray, medgründer og administrerende direktør i Kupongsjef, sier at vi også bør huske dette mens vi gir tilbakemelding.

Ved å lede et eksternt team på over 30 ansatte, fant Gray at spredte teammedlemmer reagerer mye bedre på tilbakemeldinger når du bytter medium og vurderer læringsstilene deres.

«Noen av teamet mitt er audiovisuelle elever, mens andre foretrekker tekst. Så jeg bruker dokumenter, e-poster, talenotater og til og med asynkrone videomeldinger for å gi tilbakemelding og gi alle tid til å fordøye informasjonen i sitt eget tempo, sier Gray.

Ifølge Gray blander selskapet disse kommunikasjonsmediene med vilje og velger dem avhengig av konteksten.

For eksempel bemerker han at stemmenotater i takt med skriftlig tilbakemelding formidler tone og følelser bedre enn tekst alene. Dette er gunstig når du arbeider med sensitive emner eller komplekse ideer.

"Alt dette reduserer sjansene for feiltolkning samtidig som vi skaper en nyttig referanse som vi kan se på nytt for å reflektere over hva som fungerte og hva som ikke gjorde det," sier Gray.

Sørg for at din empati skinner gjennom samtalen.

Mens ledere er ansvarlige for avdelingens resultater, må de også gå inn for teammedlemmene sine. Dette betyr at de bør vise empati til personen de snakker med, selv om de har noen skarpe bemerkninger å dele.

Alex Freeburg, administrerende advokat og grunnlegger av Freeburg lov, sier at etter hans erfaring utgjør empati hele forskjellen.

«Jeg starter med å anerkjenne en ansatts innsats og hvor de kan bruke ekstra støtte. En enkel setning som "Jeg forstår at dette prosjektet har vært utfordrende, og jeg tror vi kan gjøre det bedre sammen" er mye kraftigere enn å hoppe rett inn i kritikk, sier Freeburg.

Gjennom empati, sier Freeburg, er du mer oppmerksom på hvordan tilbakemeldingene dine blir mottatt – om de ansatte føler seg overveldet og om de trenger litt tid til å forstå hva du har sagt.

"Å gå tilbake til samtalen gir mulighet for behandlingstid og oppfølging, og hjelper tilbakemeldingsprosessen til å ha en meningsfull innvirkning," bemerker Freeburg.

Gi tilbakemeldingen privat.

Å velge riktig sted å gi tilbakemelding er like viktig som hva du skal si. Tilbakemeldingsmottakeren skal føle seg trygg og komfortabel; det er derfor det ikke anbefales å gi det på offentlige steder.

James Wilkinson, Administrerende direktør i Balance One Supplements, deler en historie om hvordan han ga tilbakemelding til en ansatt etter en kundeservicesvikt.

Wilkinson husker en kundeservicesvikt da opplevelsen som klienten hadde var mindre enn fantastisk.

"Jeg chattet privat med et teammedlem for å gi ham tilbakemelding med en gang og privat," sier Wilkinson. "Jeg delte hva som fungerte, brøt ned feilkommunikasjonen og identifiserte sammen strategier for hvordan vi kunne forhindre disse i fremtiden."

Wilkinson bemerker at den ansatte ikke ble offentlig skammet seg under hendelsen.

I stedet, "Jeg var også i stand til å utdanne i mer enn bare feilretting: å gi tilbakemelding viser din investering i deres menneskelighet og deres utvikling," sier Wilkinson.

Wilkinson nevnte at gode tilbakemeldinger aldri bare er en måte å rette feil på. Det får også teamet til å tro på potensialet og kapasiteten deres til å vokse, samt forbedres teamsamarbeid.

Ramme inn tilbakemeldinger fra dine egne observasjoner og erfaringer.

Unngå å høres ut som om du klandrer dem. Du ønsker ikke å antagonisere dine ansatte, men bare fortelle dem at de bør gjøre noe annerledes.

Lilia Tovbin, administrerende direktør og gründer ved BigMailer.io sier: «Ramme inn tilbakemeldinger fra dine observasjoner og erfaringer, som du kan oppnå ved å bruke 'jeg'-perspektivet. Dette unngår å virke anklagende og gir mulighet for en mer konstruktiv samtale.»

Tovbin sier at hun nylig brukte denne teknikken mens hun ga tilbakemelding til et teammedlem som stadig var sent ute til de virtuelle møtene deres.

«I stedet for å si: «Du kommer alltid for sent, og det er respektløst», nærmet jeg meg det ved å si: «Jeg har lagt merke til at møtene våre starter litt senere enn planlagt, og noen ganger påvirker det produktiviteten vår. Kan vi diskutere hvordan vi kan sikre at alle kommer i tide til fremtidige møter?'» forklarer hun.

Denne tilnærmingen åpnet for en dialog uten å gjøre personen defensiv, noe som åpnet for et mer positivt og produktivt resultat.

Produktiv tilbakemelding og karrierevekst

Fremgang er ikke mulig uten tilbakemelding - enten det er rettet mot den ansatte eller lederen. Det viktigste å huske er at tilbakemeldingene dine må være handlingsdyktige og empatiske.

Vet personene du snakker med hvordan de skal gå frem? Og føler du at du har fått dem tilbake hvis de trenger ekstra hjelp?

Å gi konstruktiv tilbakemelding er det som kjennetegner de beste lederne – de som vet hvordan de skal sette forventninger, samtidig som de viser at de er klare til å støtte sine ansatte i deres karrierevekst.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
• PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
• kilde: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback