Automatisering av ordreinngang kan være en livredder for bedrifter.
Se for deg dette: Det er sesongsluttsalget, og nettstedet ditt er oversvømmet av bestillinger. Men i stedet for kaos, er det ro ettersom bestillinger automatisk fanges opp, detaljer valideres og inventar sjekkes med minimal manuell intervensjon.
Denne typen sømløs behandling av salgsordre arbeidsflyt er ikke en fantasi. Det kan oppnås gjennom automatisert ordrebehandling. I denne artikkelen vil vi diskutere hva automatisering av ordreinngang er, hvordan det fungerer og hvordan det implementeres. Vi vil også utforske eksempler på ordreautomatisering som kan øke hastigheten på ordrehåndteringsprosessen din.
Hva er automatisering av ordreregistrering?
Automatisering av ordreinngang er en teknologi som automatiserer mottak, inntasting og behandling av kundeordrer. Det optimerer ordre-til-kontant-syklus, Som starter med ordrefangst fra ulike salgskanaler som e-post, sosiale plattformer, nettbutikker, mobilapper, EDI, aggregatorer og nettsteder.
Når en kundeordre er validert, blir feil identifisert og rettet, og ordredetaljene eksporteres til CRM (Customer Relationship Management) eller ERP (Enterprise Resource Planning)-systemet. De ordrebehandlingssystem automatisk oppdaterer inventaret, genererer salgsordrer og fakturaer, og klargjør og sporer forsendelser.
En 2020 McKinsey undersøkelse fant ut at automatisering reduserte kostnadene med 10-15 % og reduserte ordrebehandlingstiden fra 2-3 dager til 1-2 timer. Automatiserte ordrebehandlingssystemer effektiviserer nå ordreprosessen, minimerer manuelle oppgaver og optimaliserer effektiviteten.
Hvordan fungerer automatisering av ordreregistrering?
Automatiserte ordrebehandlingssystemer kombinerer Optical Character Recognition (OCR), Artificial Intelligence (AI) og integrert arbeidsflytautomatisering for å fullautomatisere ordreinntasting og -behandling, noe som letter og effektiviserer arbeidsmengden din betydelig.
Du trenger ikke å være en teknisk ekspert for å forstå eller implementere denne arbeidsflytautomatiseringen. La oss bryte ned salgsordrebehandling og analysere den potensielle effekten av å implementere et behandlingssystem:
1. Ordrefangst
Hver gang du mottar en kundeordre, fanges den opp av det automatiserte ordrebehandlingssystemet. Dette kan være fra ulike kanaler som e-post, EDI, nettbutikk, Instagram eller en Typeform-oppføring. Alt du trenger å sikre er at systemet er hensiktsmessig integrert med dine ordreinnstrømningskanaler.
2. Ordrevalidering
Bruk forhåndsdefinerte betingelser for å validere kundeordrer. For eksempel vil alle bestillinger over en spesifikk grense eller med kredittbetalinger bli rutet for manuell gjennomgang. Dette bidrar til å forhindre forsinkelser i ordrebehandlingen. Ordreautomatiseringssystemet kan også flagge feil – fra feilaktige SKU-er og feil kvanta til feil kundeinformasjon.
3. Ordrebehandling
Etter validering og feilretting behandler systemet ordren, genererer en salgsordre, oppdaterer lagerbeholdning, genererer fakturaer, og starter forsendelse om nødvendig. Hele prosessen er automatisert, noe som sikrer effektivitet og nøyaktighet.
4. Ordreplukking
Automatisert ordreplukking, drevet av robotikk og kunstig intelligens, fremskynder og avgrenser produktutvalg og forsendelse, øker effektiviteten, øker hastigheten på leveranser og reduserer feil for å gi bedre kundeopplevelser.
5. Forsendelsessporing
Noen ordrebehandlingssystemer kan også håndtere forsendelsessporing, og oppdatere ordrestatusen i sanntid. Du kan holde kundene dine informert om ordrestatusen deres uten å spore hver forsendelse manuelt.
6. Dataeksport
Alle ordredata, som forespurt kvantum, varenavn, fakturadetaljer og ITN-nummer, kan automatisk sendes og synkroniseres inn i ordreadministrasjonen eller ERP-systemer for å sikre nøyaktige og oppdaterte poster.
Ordreautomatisering kan involvere flere plattformer – programvare for automatisering av arbeidsflyt, ERP-systemer, CRM-er og lagersystemer – for omfattende prosessadministrasjon, eller det kan være et spesialisert frittstående verktøy skreddersydd for spesifikke bransjer eller virksomhetsstørrelser. Det nøyaktige oppsettet vil variere avhengig av den valgte programvaren og forretningskravene.
Problemer med manuell ordreregistrering
Forsyningskjedens nøyaktighet for amerikanske detaljhandelsoperasjoner er kun 63% gjennomsnittlig. Dårlige nøyaktighetsrater som dette skyldes ofte manuell ordreinntasting. Det kan fungere for startups med få bestillinger, men etter hvert som virksomheten din utvides, kan manuell oppføring forårsake betydelige problemer som data- og kommunikasjonsfeil, skade kundeopplevelsen og suksessen din.
La oss se på hovedutfordringene som følger med manuell ordreinntasting:
| Utfordringen | Virkningen | Negative konsekvenser |
|---|---|---|
| Arbeidsflytavbrudd | Manuell inntasting krever konstant pause for godkjenninger og ordreverifisering. | Fører til forsinkelser og tapte tidsfrister, og hindrer generell effektivitet og gjennomstrømning. |
| Personalets utbrenthet | Lag blir overveldet av høye ordrevolumer, noe som fører til utmattelse. | Dårlig velvære for de ansatte, økte feilrater og en nedgang i kundeservicekvalitet og inntekter. |
| Forlenget behandlingstid | Hvert manuelle trinn, fra mottak til forsendelse, er sakte og arbeidskrevende. | Flaskehalser i høye perioder, forsinket oppfyllelse og potensielt tap av virksomhet. |
| Godkjennings- og ruteforsinkelser | Manuelle avmeldinger og mangel på tydelig ruting skaper nedganger. | Ineffektivitet i ordrelivssyklus, utvidede betalingssykluser og anstrengt forsyningskjedeoperasjoner. |
| Datafeil | Menneskelig oppføring er utsatt for feil fra enkle skrivefeil til alvorlige datafeil. | Fører til faktureringsproblemer, forsendelsesfeil og misfornøyde kunder på grunn av feil ordrehåndtering. |
| Utfordringer i ordresporing | Manuell sporing av bestillinger kan være kaotisk, og krever navigering gjennom papirarbeid eller systemer. | Resulterer i ugjennomsiktige ordrestatuser, økte kundehenvendelser og misnøye på grunn av forsinkelser. |
Forretningsvekst krever effektive prosesser – manuell ordreinntasting er ikke det. Det er tidkrevende, utsatt for feil og tilbyr ikke nivået av synlighet og kontroll som moderne virksomheter krever for vellykket ordreoppfyllelse.
Fordelene med ordreautomatisering
Ordreadministrasjonsteamet ditt vil takke deg for at du har byttet til automatisert ordrebehandling. Med 67.4 % av leverandørkjedeledere som fortsatt bruker Excel-regneark som et styringsverktøy, er det lett å tro at det er nok.
Men det kunne vært bedre. Ordreautomatisering tilbyr en rekke fordeler som langt oppveier komforten og fortroligheten til manuelle systemer.
1. Forbedrer kundetilfredsheten: Tidlige automasjonsbrukere opplevde en økning på 10–15 % i effektivitet og en økning på opptil 10 % i salg, sammen med forbedret kundeinteraksjon og -tilfredshet. Automatisering lar bedrifter håndtere bestillinger raskere og mer nøyaktig, noe som fører til bedre salgs- og kundesuksess.
2. Reduserer feilfrekvensen: 50 % av ordreadministrasjonsoppgavene er svært automatiserbare, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil. Dette kan resultere i korrekte og rettidige bestillinger, noe som fører til bedre kundeservice og færre returer.
3. Forbedrer virksomhetens skalerbarhet: Automatisert ordreinnføring gjør det mulig for virksomheter å håndtere flere bestillinger med eksisterende ansatte, noe som muliggjør vekst uten å øke kostnadene. Videre sikrer automatisering av ordreoppfyllelse rettidig og nøyaktig levering, noe som øker kundetilfredsheten og tilliten til merkevaren din.
4. Hjelpemidler til lagerstyring: 43 % av små bedrifter sporer ikke inventar. Med automatisert ordreinntasting kan det gjøres sanntidsoppdateringer av lageret, noe som reduserer sjansene for over- eller undersalg av varer og forbedrer den generelle lagerstyringen.
5. Sparer tid og forbedrer ordrehastigheten: Automatisering resulterte i en kostnadsreduksjon på 10 til 15 prosent og en reduksjon av behandlingstiden — fra to eller tre dager til en eller to timer. Dette betyr at bedrifter kan optimalisere ordre-til-kontanter-syklusen og sikre raskere leveringstider og fornøyde kunder.
Datakilder: McKinsey og Zippia.
Hvem kan dra nytte av å automatisere ordreregistrering?
Automatisering av ordreinngang kan være til nytte for ulike roller i en virksomhet, uavhengig av bransje. Hvis arbeidet ditt involverer å administrere bestillinger i en hvilken som helst kapasitet, kan automatisering av ordreinntasting forbedre effektiviteten og nøyaktigheten betraktelig.
Her er noen eksempler på hvordan ulike jobbroller kan dra nytte av automatisering av ordreinnføring:
| Rolle | Hvordan drar de nytte av det? |
|---|---|
| Salgsgruppe | – Automatisering av ordreinnføring – Spore ordrestatus – Oppdatering av kundedetaljer – Oppfølging av uoppfylte bestillinger |
| regnskap | – Automatisering av fakturering knyttet til bestillinger – Oppdatering av CRM med betalingsstatuser – Spore og avstemme salgsinntekter |
| Inventory Manager | – Automatisering av lageroppdateringer basert på bestillinger – Sporing av lagernivåer og varsler om lagerpåfylling – Håndtere ordreretur og refusjon |
| Kundeservice | – Overvåke ordrestatus for kundehenvendelser – Automatisering av kommunikasjon for ordreoppdateringer – Håndtere tilbakemeldinger fra kunder angående bestillinger |
| e-handelsleder | – Automatisering av ordrebehandling – Sporing av salg – Håndtering av kundeanmeldelser – Håndtering av mislykkede belastninger og returer |
| Supply Chain Manager | – Automatisering av ordresporing fra leverandør til kunde – Håndtering av leverandørrelasjoner og bestillinger – Spore leveringstider |
| Innkjøpssjef | – Automatisering av innkjøpsordrer basert på lagerbehov – Spore leverandørytelse – Håndtering av leverandørrelasjoner og sikre levering av varer til rett tid |
????
Ordreadministrasjonsautomatisering sikrer en sømløs overgang mellom salg, oppfyllelse og kundeservice, og skaper en enhetlig operasjonell arbeidsflyt.
Eksempler og ideer for bestill inngangsautomatisering
Å starte med ordreautomatisering kan være skremmende. Du kan tenke på flere spørsmål, for eksempel om erfaring med koding er nødvendig, om det kan forstyrre eksisterende arbeidsflyter, og om det kan integreres med andre systemer som allerede er på plass.
La oss fjerne disse bekymringene og se på noen praktiske eksempler på hvordan du kan implementere automatisering av ordreregistrering:
| Spesifikt smertepunkt | Verktøy som skal brukes | Hvordan det løser problemet | Sluttresultat |
|---|---|---|---|
| Tid bortkastet på å legge inn bestillinger i systemet | OCR og AI-drevet datautvinning | Trekker ut og legger inn data automatisk | Rask, nøyaktig ordreinntasting og frigjort personaltid |
| Feil varetelling fra manuelle oppdateringer | Lagerstyringssystem med automatisering | Synkroniserer ordredata for å justere beholdningen i sanntid | Nøyaktige lagernivåer, færre lageravvik |
| Forsinket ordrevalidering som fører til flaskehalser | Automatiserte valideringsprotokoller i ERP | Sjekker og verifiserer umiddelbart bestillinger mot inventar | Strømlinjeformet ordrevalidering, reduserte flaskehalser |
| Langsom manuell ruting av bestillinger for oppfyllelse | Regelbasert automatisering av arbeidsflyt | Ruter automatisk bestillinger til de aktuelle kanalene | Effektiv oppfyllelsesprosess |
| Kunder uinformert om ordrestatus | Automatiserte SMS/e-postvarslingssystemer | Oppdaterer kunder proaktivt om ordrefremgang | Høyere kundetilfredshet, færre serviceoppringninger |
| Kjedelig manuell behandling av returer | Programvare for automatisert returbehandling | Standardiserer og fremskynder håndteringen av returer | Raskere løsning av returer, forbedret kundetillit |
| Inkonsistente data på tvers av salg og regnskap | Integrert CRM/ERP med sanntidsdatasynkronisering | Sikrer enhetlige data på tvers av alle forretningsområder | Konsistent, pålitelig informasjon for beslutningstaking |
| Unøyaktig manuell oppretting av fraktetiketter | Forsendelsesprogramvare med etikettautomatisering | Genererer fraktetiketter basert på bekreftede ordredata | Feilfrie forsendelser, lavere returpriser |
| Manuell fakturering utsatt for feil og mangler | Automatisert fakturering og økonomisystem | Trekker ut informasjon fra bestillinger automatisk og genererer nøyaktige fakturaer | Rettidig og presis fakturering, bedre kontantstrømstyring |
| Oversett ordreproblemer på grunn av sporingsfeil | Integrert ordresporing og billettering | Oppdager problemer og oppretter støttebilletter automatisk | Rask støtterespons, forbedret kundeopplevelse |
E-post, Google Disk, Dropbox, Sharepoint – alle disse plattformene kan være en kilde til innkommende bestillinger i PDF-er, bilder eller skannede bestillinger. Med nanonetter kan du automatisk trekke ut kritiske detaljer som ordrenummer, kundenavn, produktdetaljer og kvanta direkte fra disse dokumentene.
Du trenger ingen kodeerfaring eller en grad i informatikk for å sette opp dette. Alt du trenger å gjøre er å velge kilden, trene AI-modellen med noen få prøveordrer, og la den gjøre resten. Du kan deretter eksportere disse dataene til ditt CRM- eller ordrestyringssystem, noe som gjør sporing og administrasjon av bestillinger enklere.
2. Automatiser datavalidering og godkjenningsruting
Det er avgjørende å sikre at ordren er nøyaktig, men manuell dataverifisering kan være treg og utsatt for feil. Nanonets intelligente dokumentbehandling kan automatisk validere ordredetaljer mot beholdningen og kundeinformasjonen din, og flagge uregelmessigheter for videre undersøkelser.
Du kan også sette opp forhåndsdefinerte regler for å håndtere bestillinger som inneholder ugyldig eller ufullstendig informasjon og automatisk rute dem til riktig team eller person for gjennomgang og godkjenning.
Når de er validert, kan bestillinger automatisk rutes til passende avdelinger eller personell for godkjenning. I tilfelle det er mer enn én godkjenner, kan systemet administrere flere nivåer av godkjenninger basert på forhåndsinnstilte regler og eskalere når det er nødvendig. Dette eliminerer manuell oppfølging, reduserer forsinkelser og sikrer en jevn og effektiv ordreoppfyllingsprosess.
3. Tilrettelegge sømløs dataflyt mellom forretningssystemer
Data i siloer bremser prosessene og gjør det vanskeligere å få et helhetlig syn på driften. Med Nanonets kan du automatisere dataflyten mellom ulike forretningssystemer som CRM, ERP og ordrestyringssystemer. Dette sikrer sanntidssynlighet og kontroll over ordredetaljer, lagernivåer og kundeinformasjon, og forbedrer beslutningstaking og driftseffektivitet.
For eksempel, når en ny ordre kommer, kan Nanonets automatisk trekke ut alle relevante detaljer, validere informasjonen og deretter skyve ordren inn i ERP-, CRM- og ordrestyringssystemet via API. Den kan også legge ved støttedokumenter til ordreposten i systemet, noe som gir alle involverte parter fullstendig innsyn i ordrens status og detaljer.
4. Gjør om skjemainnsendinger til automatiserte ordreoppføringer
Enten du bruker Webflow, WordPress, Shopify eller en hvilken som helst annen plattform, kan du bruke Nanonets til å gjøre en hvilken som helst innsending av skjemaer til en automatisert ordreinnføring. Nanonetter integreres med Zapier, et kraftig verktøy for å automatisere oppgaver mellom ulike nettapper, som lar deg lage arbeidsflyter som automatisk trekker ut og behandler data fra skjemainnsendinger.
Zapier tilbyr over 6,000 integrasjoner, slik at du kan automatisere arbeidsflyter mellom Nanonets og praktisk talt alle andre plattformer du bruker. For eksempel, når en kunde sender inn et bestillingsskjema på Webflow-nettstedet ditt, kan Nanonets automatisk trekke ut bestillingsdetaljene og overføre dem til ditt CRM- eller ordrestyringssystem. Dette effektiviserer ordreregistreringsprosessen, sikrer datanøyaktighet og reduserer manuell dataregistrering.
Salgskvitteringer, enten de er fysiske eller digitale, er en annen datakilde som Nanonets kan hjelpe med å automatisere. Dette kan være spesielt nyttig for bedrifter med online og offline salgskanaler.
Ved å bruke Nanonets OCR kan du automatisk trekke ut data som produktkoder, mengder, datoer og totalbeløp fra salgskvitteringer. Denne informasjonen kan deretter automatisk legges inn i ordrestyrings- eller regnskapssystemet ditt, noe som eliminerer behovet for manuell dataregistrering og reduserer risikoen for feil.
I tillegg kan du sette opp arbeidsflyter som matcher disse salgskvitteringene med tilsvarende bestillinger i systemene dine, for å sikre at alt salg blir korrekt regnskapsført.
6. Automatiser ordresporing og oppdateringer
Å holde kundene informert om deres ordrestatus forbedrer kundeopplevelsen og reduserer kundeservicehenvendelser. Med Nanonets og Zapier kan du automatisere ordresporing og oppdateringsvarsler.
For eksempel, når en ordre legges inn, kan Nanonets trekke ut de nødvendige detaljene og opprette en ordre i ditt ordrestyringssystem. Når bestillingen er merket som sendt eller levert i systemet ditt, kan du bruke Zapier til å utløse en e-post eller SMS-varsling til kunden med oppdatert status. Dette sikrer at kundene dine alltid er orientert om ordrestatusen deres.
7. Strømlinjeform leveringsplanlegging og oppgaveoppretting
Hvis levering er en del av bestillingsprosessen din, kan du dra nytte av å integrere e-handelsplattformen din med et leveringsadministrasjonsverktøy. På denne måten kan du automatisere opprettelsen av leveringsoppgaver basert på nye bestillinger og planlegge dem optimalt basert på plassering, leveringsmengde og tilgjengelig leveringspersonell.
La oss ta et eksempel på ordreinngang i et detaljhandelsoppsett. Når en ny ordre kommer inn, ved hjelp av Zapier, kan du opprette en arbeidsflyt som trigger Nanonets til å trekke ut alle nødvendige leveringsdetaljer. Disse detaljene kan deretter automatisk skyves inn i leveringsadministrasjonsverktøyet ditt, og skape en ny oppgave. Verktøyet kan deretter optimalisere leveringsruter basert på gjeldende ordremengde og plasseringen av andre ventende leveranser, noe som forbedrer leveringseffektiviteten betydelig.
8. Forenkle fakturaoppretting og håndtering av fordringer
Håndtering av fakturaer og kundefordringer er en viktig del av bestillingsprosessen, spesielt hvis du tilbyr kreditt til kundene dine. Med arbeidsflytautomatisering kan du automatisere opprettelsen av fakturaer basert på ordredetaljer og også spore status for betalinger.
For eksempel, når betaling for en ordre mottas, kan Nanonets trekke ut nøkkeldetaljer som produktliste, pris og kundeinformasjon; deretter kan du sette opp en Zapier-arbeidsflyt for å lage en faktura i QuickBooks. Dette sparer ikke bare tid, men sikrer også nøyaktighet i dine økonomiske poster. I tillegg kan du automatisere betalingspåminnelser til kunder, og hjelpe deg med å administrere kontantstrømmen din effektivt.
9. Øk ordrenøyaktighet og reduser returer
Feil i ordrebehandling kan føre til feilforsendelser og følgelig kunderetur. Du kan redusere feil betraktelig ved å utnytte arbeidsflytautomatisering og integrere Nanonets med ordrestyringssystemet ditt.
For eksempel kan Nanonets trekke ut bestillingsdetaljer fra et bestillingsskjema og validere denne informasjonen før de genererer en salgsordre eller legger inn informasjonen i systemet ditt. Med dette kan eventuelle avvik eller feil identifiseres og rettes tidlig, noe som forhindrer at feilbestillinger behandles. Dette reduserer muligheten for retur på grunn av feil, sparer tid og ressurser.
10. Opprett nye støttebilletter for mislykkede bestillingsprosesser
I tilfelle en mislykket bestillingsprosess er rask løsning avgjørende for å sikre kundetilfredshet. Dette vil kreve umiddelbar varsling av støtteteamet. Med Zapier kan du automatisere denne prosessen.
For eksempel, når en ordre ikke blir behandlet riktig, kan Shopify eller Webflow settes opp for å øke en trigger. Dette kan aktivere en Zapier-arbeidsflyt, og instruere Nanonets om å trekke ut detaljene fra den mislykkede bestillingen. Disse opplysningene kan brukes til automatisk å opprette en ny billett i din kundeserviceplattform, for eksempel Zendesk eller Intercom. Billetten kan inneholde kundens informasjon, bestillingsdetaljer og en beskrivelse av problemet, slik at supportteamet raskt kan identifisere og løse problemet.
Det er mange flere måter bedrifter kan bruke automatisering av ordreinngang for å forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og kundetilfredsheten. Nøkkelen her er å koble til de riktige plattformene og sette opp de riktige arbeidsflytene. Med den riktige kombinasjonen kan praktisk talt alle deler av bestillingsprosessen automatiseres, slik at teamet ditt kan fokusere på mer strategiske oppgaver som driver forretningsvekst.
Avsluttende tanker
Automatisering av ordreinngang er transformativ. Det virker kanskje ikke banebrytende, men dets innvirkning på salgsordrebehandling og ordre-til-kontant-syklusen er betydelig. Forhåpentligvis har denne veiledningen kastet lys over potensialet.
Start i det små, og skaler deretter opp. Mulighetene er virkelig uendelige, spesielt med forretningssystemer som kan integreres sømløst gjennom verktøy som Nanonets og Zapier.
Det er verdt å merke seg at tilpasning er avgjørende - den beste løsningen for virksomheten din vil avhenge av dine spesifikke behov og operasjoner. Ikke viker unna å eksperimentere med ulike arbeidsflyter og verktøy; prioriter alltid de som gagner virksomheten din mest.
Oppdag en enklere måte å håndtere bedriftsbestillinger på med presisjon og hastighet.
- SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk deg selv. Tilgang her.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
- PlatoESG. Karbon, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Avfallshåndtering. Tilgang her.
- PlatoHelse. Bioteknologisk og klinisk etterretning. Tilgang her.
- kilde: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
