Welnu, er zijn drie hoofdgebieden die we zien op basis van het onderzoek dat we hebben gedaan en de gesprekken die we hebben met organisaties die dit probleem aanpakken. De eerste zijn de activakosten. Hoe kunt u de opslagkosten verlagen? Misschien heb je een paar honderd dozen papier facturen en bijbehorende documenten die ergens zijn opgeslagen en die niet echt veel waarde toevoegen.
Toegang krijgen tot de facturen en ondersteunende documenten kan in die omgeving lastig zijn, dus hoe verbeteren we de toegang ertoe, zodat we niet door die dozen hoeven te graven als er iets verloren gaat. En het elimineren van algeheel verloren facturen is ook een groot probleem. Als uw providers de optie bieden, kies dan voortdurend virtuele facturen, zodat u ze direct kunt importeren voor uw boekhoudsoftware payable programma in plaats van handmatig in de informatie te komen. Als u een boekhoudsoftwareprogramma gebruikt dat een scan-en-betaalfunctie bevat, kunt u een foto maken van de rekening van de verkoper en deze toevoegen om vast te leggen als een kooptransactie.
Het volgende item dan kijken we naar de verwerkingskosten. Kunnen we handmatige inspanning verminderen en gegevensinvoer waar mogelijk dupliceren. Dat kan een aanzienlijke impact hebben op uw personeelsbestand. Wat als we de productiviteit willen verhogen naarmate de volumes van facturen toenemen?
Nogmaals, een ander gebied waar personeelsreductie mogelijk zou kunnen zijn. En wat als we dan willen kijken hoe we late en dubbele betalingen en algehele goedkeuringstijden kunnen verminderen, deze kunnen versnellen. Dus die zijn de focus van het verwerkingskostengebied. En dan, last but not least, de beheerskosten.
Weet je, het management heeft vaak geen zicht op de aansprakelijkheid die plaatsvindt op facturen die in de wachtrij staan. Er vinden geen controles of rapportages plaats over die facturen en het zou fijn zijn om die informatie binnen handbereik te hebben.
Hoe zorgen we voor compliance- en auditvereisten? En last but not least, we willen vragen en relaties met leveranciers waarborgen. We zullen hier wat meer over praten naarmate we verder gaan.
Dus we zijn hier gefocust op facturen, maar het is echt veel meer dan facturen, dat is slechts het topje van de ijsberg.
Er is veel ongestructureerde inhoud en ontmoedigde gegevens om over de hele linie te beheren. Geannuleerde cheques, inkooporders, creditnota's, overmakingen, incassoberichten, onkostennota's, leveranciersbeheercontracten, contacten, kortingsstructuren, allerlei soorten informatie buiten alleen de standaardfactuur.
Automatiseringsstadia en best practices
Ongeacht wat iemand anders je zal vertellen, er is echt geen magische procesautomatisering die bij iedereen past. Er zijn veel puntoplossingen die u vertellen dat die er zijn en dat u hun beste en verfijnde proces moet volgen.
Een technologische oplossing voor uw bedrijfsprocesvereiste plaatsen, is als de kar voor het paard spannen. Er is dus niet voor iedereen een automatiseringsstandaard, er zijn hier veel verschillende variabelen bij betrokken. Kosten, timing, prioriteiten, bestaande processen, gebruikersvoorkeuren, al die dingen moeten worden gebruikt om te bepalen wat op het juiste moment voor u geschikt is.
Op basis van onze ervaring hebben we deze meest voorkomende automatiseringsstadia op hoog niveau samengevat en gaan we deze kort doornemen.
Fase een
En dus in de eerste plaats zou fase één zijn waar facturen op meerdere locaties binnenkomen.
Ze worden handmatig ingevoerd in uw ERP-systeem, waarschijnlijk laat in het proces. Je verplaatst ze voor goedkeuring. Vaak zien we mensen stempels op deze papieren documenten plaatsen om hun initialen en GL-codes op te nemen.
En nadat het goedkeuringsproces heeft plaatsgevonden, wordt de informatie handmatig in uw ERP-systeem ingevoerd en wordt er een cheque uitgeschreven, en misschien wordt aan het einde van dat proces het document gescand om later op te halen.
Fase twee
Daarop voortbouwend is fase twee, waar we nu, in plaats van een gedecentraliseerd proces, alle facturen en bijbehorende stukjes informatie naar één centrale locatie te brengen.
We gaan die documenten al vroeg in het proces scannen, zodat we nu de informatie uit een afbeelding kunnen halen. We doen misschien wat matching binnen ons ERP-systeem op basis van de inhoud die we uit het document halen. En dan sturen we deze documenten nog steeds handmatig door voor goedkeuring.
Dat kan het gebruik van een e-mailsysteem zijn waarbij u ze afzonderlijk pusht en ze vervolgens vaak bijhoudt in een Excel-spreadsheet om te begrijpen waar de informatie zich bevindt. Heb nog steeds een probleem met het zicht op het proces hier en heeft een beetje verdere automatisering nodig.
Fase drie
Fase drie bouwt vervolgens voort op fase twee en nu gebruiken we een automatisch, geautomatiseerd workflowproces dat zal kijken naar de gezagsschema voor het goedkeuringsproces en duw ze naar buiten met de workflow voor die goedkeuring. Meestal elektronisch en ook via e-mailsystemen. We hebben hier geautomatiseerde verificatiestadia. En dan als alles overeenkomt wanneer de documenten samen met hun goedkeuringen terugkomen, worden ze automatisch in het ERP-systeem geplaatst om te worden beoordeeld en vervolgens gepland voor betaling.
Fase vier
En de vierde, niet de minste, is een verdere automatiseringsfase waarin we, nadat we de documenten vroeg in het proces hebben vastgelegd, technologieën gebruiken zoals optische tekenherkenning en intelligente gegevensverzameling om de kop- en voettekstinformatie te extraheren. Die extractie verder automatiseren door de regelitems te pakken en ze te vergelijken met informatie die zich bevindt binnen het inkooporder- of aanvraagproces en het doen van een three-way match, eventueel met de afgeleverde vrachtbrief.
Als alles perfect overeenkomt of binnen een bepaalde tolerantiedrempel valt, voeren we de directe verwerking uit en sturen we die betaling automatisch voor betaling naar de verkoper. Daarnaast zijn er in de fase zelfbedieningsportalen meestal ook beschikbaar voor die leveranciers om hun eigen vragen te beantwoorden, om te begrijpen waar de factuurbetaling is.
Dus op hoog niveau zijn dat onze podia. We merken dat veel van onze klanten tussen een aantal van deze fasen in zullen vallen.
Maar dit geeft ons een goed kader om te begrijpen hoe die automatiseringsfasen eruit zien. Het crediteurennetwerk heeft een rapport opgesteld over metrische gegevens en benchmarkingpraktijken. En 39 procent die op dat onderzoek reageerde, meldt dat gemiddelde automatisering.
Dus nogmaals, uw proces moet centraal staan. Dat is echt wat de vereisten gaat definiëren voor de technologie die u gebruikt. Onthoud dat je 1.6 miljoen keuzes hebt, dus je hoeft hier niet per se het wiel opnieuw te maken.
Richt u op de planning om uw vereisten te definiëren en zorg er vervolgens voor dat u een flexibele oplossing kiest. Overweeg een gefaseerde aanpak die u gaandeweg waarde kan bieden terwijl u verbeteringen aanbrengt aan de gebruikers. Misschien begin je niet bij fase 3 of fase 4 binnen je automatiseringsproces.
Lees ook Hoe AI en automatisering zorgen voor een betere klantervaring
PlatoAi. Web3 opnieuw uitgevonden. Gegevensintelligentie versterkt.
Klik hier om toegang te krijgen.
