Sweetwater Sound, Inc. verspilde geen tijd aan de voorbereiding van het vierde kwartaal van dit jaar. Eind mei legde de grootste online verkoper van muziekinstrumenten en professionele audioapparatuur van het land de laatste hand aan de bestellingen en distributieplannen voor het komende verkoopseizoen.

Dat was minstens twee maanden eerder dan gebruikelijk is voor Sweetwater - in feite de vroegste die het bedrijf ooit had voorbereid op het einde van het jaar in zijn 43-jarig bestaan.

Sweetwater verdiepte zich in de samenwerking met leveranciers om ervoor te zorgen dat het distributiecentrum in Fort Wayne, Indiana, was uitgerust met alle goederen die het in het vierde kwartaal hoopte te verkopen, zegt Phil Rich, senior vice president en chief supply chain officer. Het verdubbelde de planning, opslag en transport, "van de voorkant tot het krijgen van de doos voor de klant", zegt hij. "We kijken naar al onze pakkettarieven, op alle mogelijke manieren die we in het vierde kwartaal kunnen uitvoeren."

Sweetwater heeft dit jaar snel gehandeld als reactie op meerdere onzekerheden veroorzaakt door de COVID-19-pandemie, waaronder gesloten fabrieken, personeelstekorten en een storing in de toeleveringsketen in havens en over de weg.

Het bedrijf importeert relatief weinig rechtstreeks, hoewel het te maken heeft met ten minste één in het buitenland gevestigde leverancier met een distributiecentrum in de VS. Ongeacht het binnenlandse karakter van zijn toeleveringsketen, kan het niet ontsnappen aan de rimpeleffecten van verstoringen in overzeese fabrieken en congestie in grote havens.

De algehele strategie voor de toeleveringsketen wordt voortdurend onder de loep genomen, zegt Rich, eraan toevoegend dat Sweetwater zichzelf beschouwt als "een" kaizen bedrijf, dat elke dag steeds beter wordt, stukje bij beetje.”

De sleutel tot het succes van Sweetwater is het onderhouden van nauwe banden met de 20 grootste leveranciers. Rich zegt dat het bedrijf aandringt op één-op-één verbindingen op elk niveau, van productie tot verkoop, categoriebeheer, inventaris, logistiek en zelfs chief executive officer.

Dat gezegd hebbende, de taak van fulfilment werd vroeger overgelaten aan categoriemanagers en transportaanbieders, die belangrijke beslissingen namen over assortiment, planning en prognoses, en vervolgens verwachtten dat het product op magische wijze op tijd zou verschijnen voor het grote verkoopseizoen.

De relevante partijen zijn tegenwoordig continu in gesprek over productieniveaus en timing van orders. "We hebben moeten klauteren", zegt Rich. “Al onze categoriemanagers moesten heel snel inkoper worden.”

Een van de resultaten van de verandering in strategie is een toename van de beschikbare voorraad - ongeveer het dubbele van het niveau van de veiligheidsvoorraad in vergelijking met de praktijk in het verleden, zegt Rich. Veel andere merchandisers hebben soortgelijke stappen gezet in het licht van onzekere aanvoerlijnen, maar stuiten op een tekort aan magazijnruimte. Maar Sweetwater profiteerde van een meevaller, in de vorm van onbedoeld perfecte timing.

In februari 2020 – een maand voordat COVID-19 de wereldwijde handel stopzette – breidde Sweetwater de distributieruimte op zijn campus in Fort Wayne uit van een paar magazijnen van 44,000 vierkante meter tot een enkele faciliteit van meer dan een half miljoen vierkante meter. "Het was in de planningsfase voor drie jaar", zegt Rich. “Dat het toen toevallig openging, was echt een zegen voor ons.” 

Sindsdien is Sweetwater in Fort Wayne met nog eens 50,000 vierkante meter uitgebreid en opent het deze zomer een nieuw fulfilmentcentrum in Glendale, Arizona. Vanaf die locaties kan het gemakkelijk het hele land bestrijken, zonder zich zorgen te hoeven maken over waar het de extra voorraad gaat opslaan die nodig is als afdekking tegen onzekere vraag.

Hoewel de aankopen van Sweetwater volledig uit afgewerkte producten bestaan, is het niet onaangetast gebleven door het wereldwijde tekort aan microchips, die essentiële elementen zijn in producten zoals elektronische drumstellen en digitale mengpanelen. Als gevolg hiervan heeft het bedrijf een aantal moeilijke beslissingen moeten nemen over welke productlijnen het betrouwbaar kan aanbieden. "Onze backorder is over het algemeen veel groter dan voor de pandemie", zegt Rich.

De bevoorradingscrisis viel samen met een piek in de verkoop tijdens de lockdown, waarbij de vraag naar instrumenten en audioapparatuur enorm steeg toen thuisgebonden consumenten zich tot Zoom en andere online apps wendden om te communiceren.

"Ons bedrijf explodeerde gewoon absoluut", zegt Rich. "Twee dingen hebben de neiging om het goed te doen en overeind te blijven in moeilijke economische tijden: alcohol en muziekinstrumenten."

Rich verwacht een sterk vierde kwartaal, maar gelooft dat het uiteindelijke succes van het bedrijf afhangt van hoe goed het communiceert met leveranciers stroomopwaarts en klanten stroomafwaarts. Aan de kant van de leverancier: “Je moet dichter bij je leveranciers staan ​​dan ooit tevoren. Het is het nieuwe gezicht van wendbaarheid in de toeleveringsketen en merchandising.” Dat omvat het helpen vormgeven van belangrijke productstrategiebeslissingen om ervoor te zorgen dat leveranciers winstgevend blijven.

Dicht bij de klant blijven is net zo belangrijk. "In de afgelopen 18 maanden," zegt Rich, "hebben we al onze kennis van de toeleveringsketen verzameld, deze elke maand samengevat en tot in detail gecommuniceerd met onze verkoopmedewerkers, zodat ze een zeer geloofwaardig gesprek met onze klanten kunnen voeren. Dat is de echte sleutel: als klanten geen vertrouwen hebben in wat je doet, krijg je ze ook niet.”