Een opvallende trend in het commerciële vastgoedlandschap is de opkomst van slimme kantoren. Met de snelle verspreiding van geavanceerde technologieën, waaronder het Internet of Things (IoT) en kunstmatige intelligentie (AI), is het geen verrassing dat bedrijven hun werkplekken willen omvormen tot geconnecteerde digitale hubs voor werknemers.
Door de COVID-19-pandemie werken steeds meer mensen thuis en kunnen bedrijven niet meer rond zonder een beroep te doen op technologie. Eenvoudige apparaten zoals laptops, webcams en tablets zijn nu nietjes voor de gemiddelde werknemer. Naarmate kantoren echter steeds slimmer worden, moeten bedrijven nadenken over de mogelijke impact van technologie op privacy en veiligheid. Laten we eens kijken naar enkele van de potentiële privacyproblemen die zich kunnen voordoen als slimme kantoren een norm worden.
Traditionele werkruimten herdefiniëren
Vrijwel alle moderne werkplekken moesten zich snel aanpassen tijdens de wereldwijde pandemie-uitbraak. Zelfs twee jaar na de pandemie zijn veel bedrijven nog steeds bepalend wat de toekomst in petto heeft voor werken op afstand, hybride of op kantoor. Een veelvoorkomende trend in de zakenwereld is de wijdverbreide adoptie van slimme, digitale technologieën - en er zijn geen tekenen dat deze trend vertraagt. Omdat kantoren steeds meer afhankelijk zijn van technologie, ontstaan er steeds meer slimme kantoren.
Een smart office, ook wel responsive of genoemd digitale werkplek, maakt gebruik van geavanceerde technologieën om bepaalde taken uit te voeren. Dit kan het automatiseren van workflows, het stroomlijnen van activiteiten, het verzamelen van gegevens voor analyse en het optimaliseren van de productiviteit van werknemers omvatten. Er zijn drie technologieën die slimme kantoren doorgaans omvatten:
- Het internet der dingen (IoT)
- Machine leren (ML)
- Onderling verbonden slimme apparaten voor automatisering en controle
In een slim kantoor zijn voorbeelden van IoT-technologieën slimme thermostaten, slimme verlichtingssystemen en virtuele realiteit (VR) camera's en luidsprekers. ML-technologie zou van cruciaal belang zijn in gebouwbeheersystemen, zoals het bewaken van het HVAC-systeem van het kantoor of het elektriciteitsverbruik.
Slimme apparaten, zoals digitale spraakassistenten en UV-, temperatuur- en lux-sensoren worden ook gebruikt om een slim kantoor te bouwen. Met de door IBM Watson aangedreven Global Artificial Business Intelligence (GABI) Voice kunnen gebruikers bijvoorbeeld verbaal communiceren met een multifunctionele Xerox-printer. Dit maakt het printen niet alleen eenvoudiger en efficiënter, maar het helpt ook werknemers met gehoor- of visuele beperkingen, beperkte motorische vaardigheden of andere handicaps.
Potentiële privacy-uitdagingen
Hoewel slimme kantoren voordelen zullen opleveren voor het gemiddelde bedrijf, zullen ze ook nieuwe en groeiende beveiligings- en privacykwesties met zich meebrengen. Eigenaren van gebouwen die niet over de technische expertise beschikken om slimme kantoren te beveiligen, kunnen bedrijven en hun werknemers blootstellen aan cyberaanvallen of fysieke beveiligingsproblemen. Hier zijn enkele specifieke zorgen om rekening mee te houden.
#1: Bring Your Own Devices (BYOD)-beleid
Veel bedrijven realiseerden zich dat het implementeren van een BYOD-beleid gunstig is in het tijdperk van werken op afstand. Werknemers kunnen zich op hun gemak voelen bij het gebruik van hun eigen apparaten voor werkdoeleinden en werkgevers kunnen bezuinigen op apparatuurkosten. Het gebruik van persoonlijke apparaten op het werk kan echter riskant zijn omdat ze grote beveiligingsproblemen kunnen hebben. Bedrijven met een slim kantoor moeten nauw samenwerken met hun IT-afdeling om specifieke netwerk- en apparaatbeveiligingsmaatregelen te bepalen.
#2: Toegangscontrole
Fysieke beveiliging is net zo belangrijk als digitale beveiliging. Slimme kantoren moeten rekening houden met een aantal factoren met betrekking tot toegangscontrole:
Zullen medewerkers een toetsenbord of proximity-kaartlezer gebruiken om het kantoor binnen te komen? Welke medewerkers hebben toegang tot bepaalde delen van het kantoor?
Sommige bedrijven experimenteren met biometrische technologie voor toegangscontrole van werknemers of inloggegevens voor apparaten. Sommige werknemers voelen zich echter niet op hun gemak bij het doorgeven van biometrische gegevens aan hun werkgevers.
#3: Verhoogde toegangspunten voor cyberaanvallen
Over het algemeen geldt dat naarmate meer apparaten een bedrijfsnetwerk gebruiken, het voor bedreigingsactoren gemakkelijker is om cyberaanvallen op het bedrijf uit te voeren. Een hacker hoeft slechts één toegangspunt te identificeren en hiervan gebruik te maken om een aanval uit te voeren, wat kan leiden tot downtime en een negatieve invloed heeft op de dagelijkse activiteiten. Naarmate meer technologie slimme kantoren binnenkomt, neemt het risico op cyberaanvallen toe.
#4: Regelgeving inzake gegevensprivacy
Een ander punt van zorg in een slim kantoor is gegevensprivacy, met name met betrekking tot de privacy van werknemers. Het grote publiek wordt steeds gevoeliger voor hun gegevensprivacy en hoe hun persoonlijke gegevens worden gebruikt. Denk aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie (EU). De AVG beschermt personen en garandeert hen bepaalde rechten en beschermingen met betrekking tot hun persoonlijke gegevens. Slimme kantoren verzamelen een schat aan gegevens van werknemers, dus het handhaven van naleving is iets dat elke leider van een slim kantoor prioriteit moet geven.
Deze lijst met zorgen is niet uitputtend, maar illustreert wel hoe de opkomst van slimme kantoren onvermijdelijk gevolgen zal hebben voor werknemers en hun persoonlijke leven. Bedrijven die hun kantoren slim willen maken, moeten tijdens de transitie rekening houden met deze zorgen en andere factoren.
Een balans vinden: beveiliging en privacy
Slimme kantoren zijn de kantoren van de toekomst. Hoewel ze de manier waarop werknemers werken zullen veranderen, moeten veiligheid en privacy een topprioriteit zijn. Werkgevers zullen hun programma's voor cyberbeveiliging en fysieke beveiliging moeten beoordelen om werknemersgegevens en bedrijfsinformatie te beschermen.
