Rekeningen zijn een onvermijdelijk onderdeel van het leven. Of u nu een bedrijf, een freelancer of een werknemer bent, u zult ongetwijfeld rekeningen hebben. Met een overdaad aan rekeningen zul je er zeker een aantal kwijtraken en vergeten.

Doeltreffend factuur beheer begint met een betere organisatie, zodat je nooit een belangrijke rekening kwijtraakt. Maar hoe de rekeningen efficiënt organiseren? Hoe te beginnen? En wat zijn de best practices om rekeningen gemakkelijk bij te houden?

We bespreken drie manieren om je rekeningen zo te ordenen dat je ze altijd bij de hand hebt als je ze nodig hebt.

Waarom moet u rekeningen organiseren?

Als u een enkele persoon hebt die minder rekeningen afhandelt, is het eenvoudig te beheren. Maar naarmate de rekeningen stijgen, zullen er zeker fouten optreden. Hier zijn enkele redenen waarom u rekeningenbeheer serieus moet nemen:

Vervaldata en bedragen uit het oog verliezen: Het bijhouden van meerdere rekeningen, hun datums en bedragen is een vervelende taak. En als u de betalingen mist, moet u misschien een extra bedrag betalen.

Schadelijke kredietscores: Tijdige factuurbetalingen zijn gekoppeld aan uw credit score. Een deuk hier kan je in de loop van de tijd veel geld kosten.

Betalingsadministratie bijhouden: Voor een bedrijf is het van cruciaal belang om financiële gegevens van betalingen, facturen, rekeningen en meer bij te houden om compliant te blijven. Tijdens een audit moet u nauwkeurige en betrouwbare gegevens presenteren. Ontbrekende rekeningen kunnen een verkeerd signaal afgeven en leiden tot verdere intensieve audits.

Inefficiënt budgetteren: Rekeningen geven een idee over onkostentrends en helpen u om uw budget versus uw uitgaven in de gaten te houden. Het niet beheren van rekeningen kan ertoe leiden dat u het budget uit het oog verliest.  

Afgezien hiervan kan het organiseren van rekeningen u helpen identiteitsdiefstal aan te pakken, financiële gegevens te beheren en ervoor te zorgen dat rekeningen tijdig worden betaald.

3 manieren om rekeningen te organiseren als een professional!

Deze blog gaat in op deze drie manieren om je rekeningen te ordenen. Deze methoden zijn gerangschikt in oplopende volgorde van nauwkeurigheid, efficiëntie en betrouwbaarheid.

• Facturen handmatig ordenen
• Facturen digitaliseren en sorteren op desktop
• Facturatie automatiseren met geautomatiseerde workflows

Facturen handmatig ordenen

Het handmatig organiseren van rekeningen omvat het gebruik van papieren mappen en kasten om uitgaven te categoriseren. U kunt bijvoorbeeld een map met het label "Entertainmentuitgaven" maken om alle rekeningen met betrekking tot entertainment op te slaan, zoals diners, teamuitjes en meer.

U kunt deze stappen volgen om facturen handmatig te ordenen:

• Sorteer uw rekeningen op vervaldatum en categoriseer inkomende rekeningen op bestedingscategorie.
• Maak een archiveringssysteem voor uw rekeningen. Gebruik mappen of kasten voor elk type categorie.
• Om betalingen en vervaldatums bij te houden, gebruikt u een papieren of Excel-spreadsheet en noteert u het factuurbedrag, de vervaldatum, de betalingsstatus en de categorie.
• Stel herinneringen in op uw mobiele apparaat zodat u rekeningbetalingen niet vergeet.
• Voer betalingen uit wanneer ze verschuldigd zijn en werk de betalingsstatus voor elke factuur bij.
• Sla betaalde rekeningen op in een apart bestand of archief om uw actieve rekeningoverzicht overzichtelijk te houden.
• Herhaal dit maandelijkse proces om uw rekeningen georganiseerd en onder controle te houden.

Voors:

• Het is een simpele methode.
• Iedereen kan deze stappen volgen om rekeningen op één plek bij te houden.

nadelen:

• Er is veel handmatige inspanning vereist.
• Het is een uitdaging om uitgaventrends te identificeren.
• Bonnen kunnen gemakkelijk kwijtraken of beschadigd raken.

Facturen digitaliseren & digitaal sorteren

Het digitaliseren van rekeningen kan het risico op beschadiging of kwijtraken van rekeningen helpen verkleinen. Volg deze stappen om rekeningen digitaal te ordenen:

• De eerste stap is het digitaliseren van rekeningen. U kunt foto's van uw rekeningen maken met uw telefoon.
• U kunt ook gebruik maken van een app voor het scannen van rekeningen om gegevens uit de factuur te halen en facturen efficiënt te digitaliseren.
• Upload de gescande afbeeldingen op uw bureaublad.
• Maak mappen op basis van de bestedingscategorie en upload de rekeningen in daarvoor bestemde mappen.
• Gebruik een bestandsnaamconventie om elke factuur snel te identificeren, zoals het factuurtype en de datum.
• Organiseer de digitale rekeningen in submappen op basis van categorieën of vervaldatums.
• U kunt dit doen op uw desktop of een online systeem zoals Google Drive, Sharepoint of meer.
• Gebruik nu een spreadsheet of tools voor financieel beheer om de vervaldatums, betalingsstatus en bedragen van rekeningen bij te houden.
• Stel automatische herinneringen in om ervoor te zorgen dat rekeningen tijdig worden betaald.
• Maak een back-up van uw digitale rekeningen naar een veilige cloudservice om gegevensverlies te voorkomen.

Voors:

• Gemakkelijker betalingen te categoriseren en te volgen en financiële analyses uit te voeren.
• Het digitaal opslaan van rekeningen elimineert het risico op verlies of beschadiging van rekeningen.

nadelen:

• Het digitaal opslaan van financiële informatie kan aanleiding geven tot bezorgdheid over de gegevensbeveiliging.
• U moet de hele oefening uitvoeren voor elke nieuwe rekening die binnenkomt.
• U moet meerdere back-ups maken om ervoor te zorgen dat u de gegevens niet kwijtraakt.  

Facturatie automatiseren met geautomatiseerde workflows

Geautomatiseerde workflows zijn een geweldige manier om handmatige taken bij het organiseren van rekeningen te elimineren. De meeste factuurorganisatietaken zijn op regels gebaseerd, wat betekent dat ze eenvoudig kunnen worden gecodeerd.

Platforms zoals Nanonetten kan u helpen bij het automatiseren van het organiseren van facturen met behulp van workflows zonder code, documentclassificaties, en veilige cloudopslag. Zo ziet een geautomatiseerde workflow voor factuurbeheer eruit op Nanonets:

• Een inkomende factuur wordt automatisch geüpload op Nanonets met behulp van opties voor het uploaden van documenten.

• De factuur wordt vervolgens doorgestuurd naar het OCR-model, waar relevante gegevens worden geëxtraheerd, zoals factuurbedrag, vervaldatum, betalingsadres, betalingsvoorwaarden en meer.

• Nu gebeuren er meerdere dingen in de volgende fasen:

1. De factuurgegevens zijn correct opgemaakt als ze fouten bevatten. Bijvoorbeeld datumnotatie, hoofdlettergebruik of het verwijderen van speciale tekens.
2. Hernoem de factuur op basis van factuurbedrag, bestedingscategorie en meer.
3. Op basis van de factuurgegevens wordt de factuur ingedeeld in de juiste bestedingscategorieën.
4. In geval van een fout wordt een goedkeuringsworkflow geactiveerd, die de rekeningen naar u verzendt voor een handmatige beoordeling.
5. U kunt de factuurgegevens ook matchen met uw bankafschrift, zodat u geen extra kosten hoeft te betalen.

Voors:

• Foutloos en betrouwbaar proces
• Maakt audittrajecten automatisch.
• Geen risico op het verliezen, beschadigen of vergeten van een rekening om op tijd te betalen.
• Automatisering bespaart veel tijd, moeite en geld.

nadelen:

• U zult een eenmalige inspanning moeten leveren om workflows in te stellen. [Ons deskundige team kan u helpen bij het opzetten van workflows.]

Waarom Nanonets gebruiken om rekeningen te organiseren?

Nanonets is een op AI gebaseerde OCR-software met geavanceerde no-code workflow automatisering en wereldwijd betalingsplatform. Met Nanonets kunt u elk handmatig proces automatiseren met op regels gebaseerde workflows.

Nanonets ' OCR-software behoort tot de beste op de markt. Het kan gegevens uit elk document extraheren; PDF's, afbeeldingen, handgeschreven documenten, Excel, Word, enz. met een nauwkeurigheid van 95%+ en 10x sneller dan de handmatige methode.

Afgezien daarvan kunt u Nanonets gebruiken om gegevens uit documenten te extraheren, documenten te classificeren, een database te gebruiken documenten verifiëren, uitvoeren gegevensverrijking taken en exporteer gegevens naar verschillende formaten en databases.

De mogelijkheden zijn eindeloos.

Hier zijn enkele redenen om Nanonets te overwegen:

• Upload automatisch documenten uit meerdere bronnen, zoals Gmail, Drive, SharePoint, desktop en meer.
• Classificeer inkomende documenten met een documentclassificatie.
• Uitstekende documentafstemming voor eenvoudig documentverificatie.
• Extraheer gegevens uit elk document in <15 minuten
• Stel aangepaste workflows in om gegevensverbetering uit te voeren, goedkeuring automatiseringEn nog veel meer.
• Veilige documentopslag en document archiveren.
• Naadloze integraties om gegevens te synchroniseren met meer dan 5000 software.
• Volledig aanpasbare interface zonder code.
• Gratis hulp bij migratie.
• 7 dagen gratis op proef
• Toegewijde klantsuccesmanager.
• Op rollen gebaseerde toegangscontrole
• 24×7 ondersteuning

Hier is een glimp van wat Nanonets kunnen doen en meer:

Meer dan 30,000 gebruikers gebruiken Nanonets om meer dan 30 miljoen documentprocessen te automatiseren. Nanonets is de perfecte keuze voor bedrijven die hun documentprocessen willen optimaliseren met een robuust, veilig en codevrij platform.

Heeft u een specifieke use case in gedachten? Neem contact op met ons team zodat we u kunnen helpen met uw use case.

Lees verder:

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/