In de competitieve zakelijke omgeving van vandaag staan ​​bedrijven voor de uitdaging om meer te bereiken met minder. Als ze willen gedijen en overleven in de markt, moeten ze efficiënter worden, besparingen realiseren en meer waarde bieden dan hun concurrenten.

Een groeiend aantal bedrijven wil daarom kosten besparen op tijdrovende en kosteninefficiënte taken. Backofficetaken passen perfect in deze omschrijving en leggen vaak een zware last op de medewerkers.

Gelukkig kan backoffice-automatisering hun leven gemakkelijker maken! Met de meest recente technologische ontwikkelingen in OCR en machine learningkunnen bedrijven de behoefte aan handmatige gegevensinvoer aanzienlijk verminderen, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op waardevollere taken.

Deze blog helpt u het concept van backoffice-automatisering te begrijpen, de voordelen ervan uit te leggen en te beschrijven hoe het uw bedrijf kan transformeren!

Wat is backoffice-automatisering?

Om u een beter begrip te geven van wat backoffice-automatisering is, laten we u eerst even uitleggen wat backoffice-taken zijn. Enkele van de meest voorkomende voorbeelden van backoffice-taken zijn voornamelijk taken die administratieve functies bieden, zoals gegevensinvoer, documentsortering, boekhouding, personeelszaken en IT-ondersteuning.

Over het algemeen kunnen veel voorkomende, repetitieve of arbeidsintensieve taken worden geautomatiseerd. Backoffice-automatisering is bedoeld om deze handmatige processen te verminderen en het werk nauwkeuriger te doen.

Wat zijn de voordelen van backoffice-automatisering?

Er zijn veel voordelen aan het implementeren van backoffice-automatisering in uw bedrijf, daarom presenteren we u nu de top 4 voordelen en leggen we uit hoe procesautomatisering uw bedrijf ten goede kan komen.

• Kostenbesparingen
• Optimaliseer snelheid en nauwkeurigheid
• Verhoogde productiviteit
• schaalbare

Kostenbesparingen

Het grootste voordeel van backoffice-automatisering is de vermindering van de werkuren van medewerkers. U krijgt meer efficiëntie voor minder kosten, zoals op het gebied van salaris, maar ook op het gebied van kantoorhuur en andere kosten.

Optimaliseer snelheid en nauwkeurigheid

Tijdrovende taken zijn altijd gevoelig voor fouten. Bij het gebruik van geautomatiseerde software kunnen medewerkers met een simpele klik op de knop sneller werken en betere en nauwkeurigere gegevens aanleveren.

Verhoogde productiviteit

Computers zijn nooit ziek, nooit te laat en ze worden een 24/7 werkweek niet moe. Daarnaast kunnen ze meerdere taken tegelijk uitvoeren. Dit zorgt voor snellere workflows waar werknemers zich kunnen concentreren op belangrijkere taken voor het bedrijf.

schaalbare

Met geautomatiseerde software kunt u uw servers automatisch op aanvraag schalen zonder extra personeel, contracten, kantoorruimte enzovoort.

Hoe backoffice-automatisering uw bedrijf kan transformeren

Backoffice-automatisering kan uw bedrijf op ongelooflijke manieren transformeren. Taken die gegevensinvoer, documentsortering, gegevensverificatie of goedkeuring omvatten, zijn goede voorbeelden van taken die kunnen worden geautomatiseerd.

Laten we nu eens goed kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van het gebruik van backoffice-automatisering.

Hieronder vindt u 3 van de meest voorkomende gebruiksscenario's:

• Loyaliteitsprogramma's
• Crediteurenoplossingen
• KYC-processen

Loyaliteitsprogramma's

Loyaliteitscampagnes bieden klanten extra voordelen of acties, zoals een gratis product of korting. Zo werkt het normaal gesproken: een klant koopt een actieproduct en stuurt de kassabon op. De bon moet door de verkoper worden gecontroleerd en gevalideerd en in een systeem worden ingevoerd. Na een definitieve goedkeuring wordt de beloning voor de klant vrijgegeven.

Deze campagnes brengen altijd veel handmatig werk met zich mee en soms kunnen deze processen dagen of zelfs weken duren.

Met een geautomatiseerde oplossing kunnen klanten eenvoudig hun telefoon gebruiken om een ​​foto van de bon te maken en de software doet de rest van het werk voor u! Ontvangstgegevens worden in slechts enkele seconden automatisch geanalyseerd, geïnterpreteerd en verwerkt.

Wat is het resultaat? Snellere processen en tevreden klanten zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van een geautomatiseerde loyaliteitsoplossing. Het zal ook leiden tot minder fraudegevallen, zoals het accepteren van duplicaatbonnen.

Crediteurenoplossingen

Sommige bedrijven verwerken honderden of zelfs duizenden facturen per maand. De facturen worden meestal gecontroleerd door medewerkers en vervolgens verzonden naar de verantwoordelijken die de betaling van het gevraagde bedrag autoriseren. Elke factuur moet worden gecategoriseerd zodat deze naar de juiste persoon wordt gestuurd voor verdere autorisatie.

Tegelijkertijd worden al deze facturen afzonderlijk gecontroleerd op fouten en inconsistenties. Dan moet iemand ervoor zorgen dat ze daadwerkelijk geautoriseerd zijn binnen de vervaldatum van de factuur. Zodra dit is voltooid, kan de betaling worden verwerkt, toegevoegd aan het financiële overzicht en worden gearchiveerd.

Met de implementatie van een geautomatiseerde oplossing kan dit proces worden vereenvoudigd. Zodra de facturen zijn ontvangen, worden ze automatisch gecategoriseerd en verzonden naar de verantwoordelijke persoon die de facturen algemeen autoriseert. De factuur wordt dan automatisch toegevoegd aan de online database en het betalingsverzoek wordt automatisch naar de financiële afdeling gestuurd. Bovendien kunnen meerdere facturen tegelijk en probleemloos worden verwerkt!

KYC-processen

Veel bedrijven in de financiële dienstverlening zijn verplicht om te voldoen aan de Know Your Customer (KYC)-regelgeving. De vereisten kunnen van land tot land verschillen, maar klanten moeten over het algemeen een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs als identiteitsbewijs overleggen.

Enige tijd geleden gingen klanten naar een bank, presenteerden hun identiteitsbewijs en ondertekenden enkele formulieren. De bankmedewerker zou dan handmatig de gegevens verifiëren en invoeren in het banksysteem en de klant zou worden bevestigd als de persoon die de rekening opent.

Het automatiseren van het hierboven beschreven proces kan een bedrijf veel tijd en ook activa besparen. Alle gegevens van een identiteitskaart of paspoort kunnen worden geëxtraheerd. Meestal worden de gegevens op een vergelijkbare positie op de kaart geplaatst en aangevuld met een beschrijving in meerdere talen. Dit betekent dat alle gegevens eenvoudig en nauwkeurig kunnen worden geëxtraheerd.

Er kunnen ook niet-tekstuele gegevens worden geëxtraheerd: het identiteitsbewijs met foto, de handtekening en de machineleesbare zone (MRZ). Dit maakt het veel gemakkelijker om de identiteit van de klant te bevestigen.

De kracht van backoffice-automatisering

Wilt u uw bedrijf naar een hoger niveau tillen? Nu u meer weet over backoffice-automatisering, is de volgende stap het vinden van intelligente software die past bij uw zakelijke behoeften.

Klippa is een van de toonaangevende aanbieders in de markt en kan je helpen met alle gevallen die in deze blog worden genoemd en nog veel meer.

Auteur: Yeelen Knegtering
Auteur bio: Yeelen Knegtering, CEO & mede-oprichter van Klippa, heeft een passie voor het ontwikkelen van digitale producten die mensen helpen tijd te besparen op administratieve rompslomp en tijd te besteden aan de dingen waar ze van houden. Met een studie Informatietechnologie aan de Rijksuniversiteit Groningen startte hij Klippa met het idee dat er een betere manier moest zijn om bonnetjes te organiseren en te beheren. Nu is Klippa een documentdigitaliseringsbedrijf met een focus op het digitaliseren en automatiseren van documentstromen voor bedrijven.