Wat is een vereistenverzameling?

Het verzamelen van vereisten is een proces om te begrijpen wat er moet worden ontwikkeld en de reden achter het ontwikkelen van het product of de diensten. Kortom, als bedrijfsanalist is het jouw rol om het pijnpunt van de klant en de problemen waarmee ze in de huidige omgeving worden geconfronteerd, te begrijpen. Zo begrijpen ze waarom ze een product of dienst willen bouwen. Door de reikwijdte en doelen van het project al vroeg tijdens de start van het project te definiëren, kunt u de risicofactoren en problemen veel intuïtiever oplossen dan zonder goed begrip.

Wie is verantwoordelijk voor het verzamelen van eisen?

Bedrijfsanalisten, systeemanalisten, producteigenaren en projectmanagers zijn voornamelijk verantwoordelijk voor het ontmoeten van belanghebbenden en klanten en het noteren van de vereisten, doelen en reikwijdte van het project.

Waarom is het verzamelen van vereisten belangrijk?

Afhankelijk van het type projectmethodologie dat u implementeert (behendig of waterval), deze stap wordt uitgevoerd tijdens de projectinitiatie- of ontdekkingsfase of elke vergadering/sprintcyclus.

Als het verzamelen van vereisten niet correct wordt gedaan, is de kans groot dat de projectresultaten (product/dienst) niet voldoen aan de zakelijke vereisten en dat de klant daarom niet tevreden zal zijn. De projectdeadlines kunnen ook de werkuren van het ontwikkelteam verlengen als er problemen zijn om de vereisten goed na te leven. Dit probleem zal uiteindelijk leiden tot verspilling van tijd, geld en middelen. Zodra de vereisten zijn verzameld, zal de bedrijfsanalist de informatie gebruiken voor de voorbereiding BRD, ook bekend als Business Requirement Document, en SRS, ook wel Systeemvereistenspecificaties genoemd. Deze documenten bevatten de visie of missie van de klant, die de algemene doelstellingen en bedrijfsplannen definieert.

Wanneer een project niet aan de verwachtingen voldoet, gebeuren de volgende dingen: 

• Scope Creep-Scope Creep wordt meestal veroorzaakt doordat belangrijke projectbelanghebbenden de vereisten wijzigen of soms door interne miscommunicatie en meningsverschillen.

• Projectdeadline wordt verlengd vanwege Rework

• Teamleden vinden het moeilijk om gemotiveerd te blijven om de projectdeadline te halen

Stadia van het verzamelen van vereisten

Zoals we al hebben besproken, is het verzamelen van zakelijke vereisten de cruciale stap voor het project. Een bedrijfsanalist moet de bedrijfsbehoeften grondig begrijpen en deze afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen om de kloof tussen bedrijfs- en technische vereisten te overbruggen. Ook moet een verantwoordelijke BA de behoeften communiceren naar de belanghebbenden en het ontwikkelingsteam.

Stadia van het verzamelen van vereisten:

1. Identificeer de juiste belanghebbenden

2. Definieer het project: begrijp de projectdoelen en reikwijdte

3. Haal de eisen uit de stakeholders

4. Documenteer de vereisten

5. Bevestig de vereisten met de klant en belanghebbenden om transparantie te garanderen

6. Prioriteer de behoeften op basis van discussie met de klanten

Identificeer de juiste belanghebbenden:

Belanghebbenden van het project zijn degenen die worden beïnvloed door de projectresultaten. Deze kunnen zijn:

Er kunnen andere belanghebbenden zijn die waarde kunnen toevoegen aan de definitie en reikwijdte van het project. Zorg ervoor dat u essentiële vragen stelt aan interne belanghebbenden zoals projectmanagers, producteigenaren en bedrijfseigenaren om meer gegevens te verzamelen over wie kan helpen bij het stroomlijnen van de processen voor het verzamelen van vereisten.

Project definitie

Projectdefinitie is de fase waarin we de doelstellingen van het project definiëren en proberen het doel en de reikwijdte van het project te begrijpen, zodat we, zodra we alle noodzakelijke vereisten hebben opgeschreven op basis van de interactie met de belanghebbende en de klant, kunnen beginnen met het proces van project initiatie.

Dingen die in deze fase plaatsvinden:

• De reikwijdte en doelen van het project definiëren

• Alle aannames wissen, de risico's beoordelen en de afhankelijkheden van het project identificeren

• Identificeren van de zakelijke belanghebbenden om alle vereisten op basis van interactie op te roepen

• Door een kosten-batenanalyse uit te voeren, kunnen we vaststellen of de voordelen van het project opwegen tegen de onderliggende kosten.

• Bepalen hoe de bedrijfsanalist omgaat met wijzigingen in de vereisten en wat het goedkeuringsproces is in geval van wijzigingen.

• Het benodigde en beschikbare budget voor het project.

• De succescriteria van het project identificeren

Vereiste elicitatie:

Requirement elicitation is een proces van het verzamelen van de juiste informatie van de interne en externe stakeholders. Het uitlokken van vereisten kan op verschillende manieren worden uitgevoerd:

• Enquêtes

• vragenlijsten

• Interviews

• Een-op-een bijeenkomsten

• Gebruikersverhalen

• Brainstormsessies

• Procesdiagrammen:

• Vervolgbijeenkomsten

• Workshops enz

Deze stap helpt ervoor te zorgen dat u informatie van de juiste mensen neemt en aantekeningen maakt, zodat u de documenten kunt voorbereiden op basis van de vereisten die zijn verzameld tijdens deze elicitatietechnieken.

Vereiste Documentatie:

In deze fase documenteren we de eisen die we hebben verzameld. Er is goede documentatie vereist om de behoeften van de belanghebbende/klant te begrijpen en ervoor te zorgen dat deze wordt gecommuniceerd aan het ontwikkelingsteam dat betrokken is bij de projectresultaten.

De documenten omvatten documenten met productvereisten, documenten met systeemvereisten, documenten met zakelijke vereisten, enz.

Zorg ervoor dat u het document zo voorbereidt dat het ontwikkelteam de vereisten gemakkelijk kan ontcijferen en het werk kan prioriteren op basis van de gespecificeerde vereisten.

Bevestiging van de vereisten

Zodra de vereisten voldoende zijn gedocumenteerd, neemt u goedkeuringen van de klanten en belanghebbenden, zodat u het project kunt starten. Zonder goedkeuring van de opdrachtgever kunt u het project vertragen. Bovendien, aangezien vereisten in de loop van de tijd en zonder de juiste toestemmingen kunnen veranderen, zullen scope-creep, projectvertragingen of zelfs annulering optreden.

Prioriteren van de vereisten

Hoewel de klanten u veel vereisten voor een project kunnen stellen, is het uw taak om de taken te vereenvoudigen door de taken met hoge prioriteit en niet zo belangrijke taken te begrijpen. Dit helpt u te bepalen hoe u de taak plant en taken een voor een prioriteert.

Ook veranderen vereisten met de tijd, dus wanneer een klant om wijzigingen in de reikwijdte van het project verzoekt, probeer dan te begrijpen hoe dit de lopende taken in het project zal beïnvloeden en of de projecttijdlijn en het budget worden beïnvloed. Geef op basis van deze discussie prioriteit aan de nieuwe vereiste om een ​​succesvolle voltooiing te garanderen.

Technieken voor het verzamelen van vereisten

Technieken voor het verzamelen van vereisten worden als succesvol beschouwd wanneer ze volledig, ondubbelzinnig, verifieerbaar, traceerbaar en aanpasbaar zijn. Aangezien de reikwijdte van elk project anders is, zullen de technieken die kunnen worden gekozen om vereisten op te roepen, gebaseerd zijn op het projecttype, de complexiteit en de soorten belanghebbenden die erbij betrokken zijn. Hieronder worden ze uitgelegd:

Een-op-een ontmoeting/interview: Dit is een van de meest gebruikte verzameltechnieken. Hier moeten de bedrijfsanalisten interviews plannen met de belangrijkste belanghebbenden en een reeks vragen onderzoeken die de BA een idee geven over het project. Deze interviews bevatten meestal zowel open als gesloten vragen. Vragen zoals wie er interactie heeft met het systeem, welke processen van invloed kunnen zijn op de modules, wat de pijnpunten zijn van het huidige systeem enz.

Groepsbijeenkomsten: Dit gebeurt wanneer alle belangrijke belanghebbenden problemen hebben met het plannen van één-op-één interviews en mogelijk een groepsvergadering aanvragen om alle vragen die u mogelijk heeft over het project te beantwoorden.

Dit is een geweldige manier om verschillende vereisten in één keer te verzamelen. Zo ontstaan ​​er tal van waardevolle ideeën en gedachten. Alle deelnemende teamleden zullen tot een consensus komen om het projectinitiatieproces te versnellen.

Brainstormen: Deze techniek wordt voornamelijk gebruikt tijdens de projectontdekkingsfase, waarin de vereisten van het project niet duidelijk zijn geïdentificeerd. Zorg er in deze sessie voor dat u de belanghebbenden betrekt die op de hoogte zijn van het systeem en identificeer ook de projectbehoeften, voordelen en gemaakte kosten.

Documentanalyse: Bij deze techniek verzamelt een bedrijfsanalist de bestaande documenten voor een diepere analyse. De voordelen van het gebruik van documentanalyse zijn:

• Helpt bij het identificeren van belangrijke belanghebbenden

• Helpt bij het voorbereiden van de juiste set vragen voor vervolgbijeenkomsten en workshops

• Het helpt het bestaande proces te begrijpen

• Het helpt bij het vinden van de ontbrekende informatie en overtollige processen die kunnen worden opgelost

• Het helpt bij het begrijpen van de onduidelijke vereisten die door belanghebbenden kunnen worden gesteld

Workshops: Workshops, ook wel JAD (Joint Application Development) genoemd, kunnen u helpen om het ontwerp de eerste keer goed te krijgen en het aantal iteraties te verminderen. Voordelen van het gebruik van JAD-sessies zijn onder meer:

Prototyping/wireframing

Prototypes en wireframes zijn visuele technieken die worden gebruikt als een essentiële methode voor het verzamelen van vereisten. Hier, wireframe verwijst naar de blauwdruk van het te ontwikkelen systeem en geeft daarmee een idee over de functie en indeling. Prototype wordt beschouwd als het systeemmodel dat het gedrag en de functionaliteiten van het systeem verklaart.

Deze methode helpt zowel het bedrijfsteam als de gebruikers om de vereisten en verwachtingen van het toekomstige systeem te begrijpen en ermee om te gaan. Dit stelt de gebruikers ook in staat om zichtbare wijzigingen aan te bevelen die het systeemontwerp nog robuuster en wenselijker kunnen maken als onderdeel van het projectresultaat. Zodra alles is afgerond, wordt het definitieve prototype doorverwezen om het systeem te bouwen.

Belangrijkste voordelen

• Elimineert elke verwarring of veronderstelling

• Gemakkelijker om ontbrekende vereisten vast te leggen en te identificeren

• Hiermee kunnen de gebruikers zien hoe het model zal werken zodra het project is uitgevoerd

• Belanghebbenden zijn actief betrokken bij het voorstellen van wijzigingen en kunnen efficiënt samenwerken met de bedrijfsanalisten tot de voltooiing van het project.

Enquêtes/vragenlijst

Het verzamelen van vereisten van de belangrijkste belanghebbenden kan moeilijk zijn als de belanghebbenden op meerdere plaatsen wonen. Ook kan het verzamelen van feedback van gerichte groepen eindgebruikers hectisch lijken als er veel bestaande klanten van het systeem zijn. Daarom lijken enquêtes een haalbare optie om naar verschillende mensen te sturen en hun antwoorden vast te leggen op basis van de projectvereisten.

Belangrijkste voordelen

• Waardevol als de tijd beperkt is en de focusgroep enorm is.

• Belanghebbenden wonen niet op dezelfde locatie en misschien in verschillende tijdzones, dus het plannen van een interview met de hele groep kan schijnbaar een uitdaging zijn om uit te voeren

• Het helpt om herhaling van dezelfde vragen te voorkomen en extra tijd te investeren om input te verzamelen over feedback en functieverbeteringen.

Schaduw/gebruikersobservatie

Er zijn momenten waarop de klant het erg druk heeft en geen tijd kan vinden om individuele interviews aan te bieden. In dergelijke gevallen lijkt het een paar dagen meelopen met de klant nuttig om de kantooromgeving, het huidige systeemontwerp en de bestaande processen te begrijpen, het gebruikersgedrag vast te leggen en de onderliggende behoeften te begrijpen op basis van de problemen in het huidige proces.

Belangrijkste voordelen:

• Een praktische kennis hebben van het huidige systeem;

• Inzicht in de onderliggende eisen van de klant op basis van de problemen die u tegenkomt

• In staat zijn om te communiceren met het team van de klant om een ​​dieper begrip te krijgen en zo de kloof tussen de gestelde en ontbrekende vereisten te overbruggen.

• Begrijpen hoe de eindgebruikers de systemen gebruiken

• Begrijp hoe de klanten met problemen worden geconfronteerd door interactie met het ondersteunings- en onderhoudsteam.

Hulpmiddelen voor het verzamelen van vereisten

Het is belangrijk om over de juiste tools te beschikken om de vereisten effectief te verzamelen

1. Microsoft-hulpmiddelen zoals Excel en Word

2. Jira

3. Monday.com

4. notie

5. Documentenbladen

6. Kaliber

7. Jama-software

Gebruik de toolbox-benadering om vereisten op te roepen

Door de toolbox-aanpak te implementeren, kunnen de projectteams verschillende tools gebruiken om de huidige en lopende zakelijke vereisten te definiëren. Afhankelijk van het type projectmethodologie dat wordt geïmplementeerd, kunnen vereistentools verschillen.

De onderstaande tools kunnen nuttig zijn bij het uitlokken van uitstekende eisen en bieden duidelijkheid bij het omzetten van de zakelijke behoeften in oplossingen.

1. Contextdiagrammen: Een contextdiagram dat voor het systeem is gemaakt, definieert in de eerste plaats de grens, de omringende omgeving en entiteiten. Het systeem wordt in het midden van het diagram geplaatst en de interactie tussen klanten, eindgebruikers, leveranciers en belanghebbenden wordt in kaart gebracht.

2. Functionele ontbinding: Dit diagram helpt bij het valideren van alle functies die de systemen moeten bieden en doen. Het stelt de eindgebruiker in staat zich gemakkelijk te verhouden tot het model.

3. Use Case-diagram: Use Case Diagram helpt bij het weergeven van de interactie tussen de gebruiker en het systeem waarbij elke gebruiker een actor wordt genoemd en processen/functies beschikbaar zijn in het diagram.

4. Volgordediagram: Dit toont de interacties tussen objecten over een bepaalde tijd. De objecten hier kunnen actoren of systemen binnen de systemen zijn. Het biedt een overzicht van boven naar beneden van waar de berichten worden afgeleverd van en naar tussen objecten.

5. Gebruikersverhalen: Het is een algemene uitleg van een productkenmerk geschreven vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Het helpt te begrijpen hoe de functie waarde zal bieden aan de klant.

Tips voor het schrijven van een document met vereisten als bedrijfsanalist

Gewoonlijk kan een document met projectvereisten een kort, beknopt document of een lang document bevatten waarin expliciet de reikwijdte, het doel en de doelstellingen van het project worden gespecificeerd.

Desalniettemin zijn hier de volgende dingen die uw document zou moeten hebben om de projectvereiste beter te begrijpen:

1. Naam van het project

2. Projectdoelen en -doelstelling (wat de klant wil en waarom hij het wil)

3. Reikwijdte van het project (definieer het werk dat moet gebeuren om het project te voltooien)

4. Stakeholders- (individuen die worden beïnvloed door het projectresultaat en die weloverwogen beslissingen nemen in elke stap van het project).

5. Project deliverables (eindproduct of dienst die je maakt voor de klant)

6. Projecttijdlijn- (Geschatte tijd die nodig is om het project te voltooien)

7. Zakelijke vereisten- (alle specifieke verzoeken die de bedrijfsdoelstellingen definiëren)

8. Systeem/technische vereisten-(software/items die nodig zijn om de gebruikersinterface/interface/leveringen te bouwen)

9. Geschat budget- (zoals vermeld door de klant)

10. Middelen voor het project- (het projectteam identificeren dat kan helpen het project te leveren volgens de vaardigheden)

11. Identificatie van de succescriteria - (Hoe succesvol was het project bij het behalen van de projectdoelen)

Tips voor het verzamelen van vereisten als bedrijfsanalist

Het effectief verzamelen van vereisten wordt beschouwd als een ongelooflijke kunst met een vleugje organisatorische vaardigheden. Er zijn een paar tips die u kunnen helpen bij het documenteren van de vereisten met minimale fouten:

1. Definieer projectdoelen tijdens de ontdekkingsfase: hoewel de projectvereisten tijdens de levenscyclus van het project voortdurend veranderen, is het cruciaal om het primaire doel van het project te identificeren en het raamwerk voor het project te bepalen.

2. Documenteer elke stap tijdens het uitlokken van vereisten: Het is van cruciaal belang om belangrijke tips op te schrijven die u opdoet uit elke vergadering die u plant met het stakeholderteam. Zodra dat is gebeurd, kunt u op basis van alle discussies een formeel document opstellen.

3. Vat uw begrip samen bij het documenteren van vereisten: Ook al zou u er zeker van kunnen zijn dat u de projectvereisten begreep, het is van cruciaal belang dat u de dingen samenvat die u begreep aan het einde van elke vergadering of workshop die u tijdens het uitlokken leidt.

4. Identificeer de juiste belanghebbenden en eindgebruikers: vergeet niet om vragen te stellen tijdens uw kickoff/eerste vergaderingen om inzicht te krijgen in wie de eindgebruikers zijn van het product of de diensten en regel een feedback-/enquêtesessie met hen om hun problemen te begrijpen en eisen. De klant heeft immers een upgrade van zijn product of diensten nodig om zijn huidige en toekomstige klanten tevreden te stellen. Het zal je misschien verbazen extra pijnpunten te vinden die de cliënt in eerste instantie misschien niet kan identificeren.

5. Maak nooit aannames over projectvereisten: een eenvoudige vereiste, zoals het willen bouwen van een enquêteformulier, kan veel onderliggende vereisten maskeren. Daarom moet u, in plaats van dingen aan te nemen, vragen stellen zoals wat het doel is van het maken van het enquêteformulier en wat u wilt bereiken door feedback/gegevens van het enquêteformulier te verzamelen. Want als je geen belangrijke vragen stelt, zouden de ontvangen resultaten slecht zijn en uiteindelijk leiden tot het mislukken van het project

6. Bevestig vóór uitvoering: Na het opstellen van de vergadernota's is het belangrijk om officieel een document voor te bereiden en schriftelijke goedkeuringen te krijgen in plaats van een mondelinge waarschuwing om te voorkomen dat u in de toekomst problemen krijgt met de klanten. Dit geldt voor documenten, vergadernotities, user stories, wireframes, etc.

7. Prioriteer de kenmerken van het product: Welke projectmethodologie u ook volgt, het is altijd belangrijk om de kenmerken/vereisten te prioriteren op basis van de discussie die plaatsvindt met alle belanghebbenden. Oefen actief luisteren en begrijp de pijnpunten, verlangens en doelen van het project. Maak op basis daarvan een lijst die beschrijft welke productkenmerken must-have, nice-to-have of mogen hebben.

Conclusie over bedrijfsanalist

Hoewel technieken voor het verzamelen van vereisten een lange en vrij gedetailleerde procedure kunnen zijn, is het toch belangrijk om het projectplan met dit proces te starten. Een succesvolle verzameling van vereisten kan u helpen het budget van het project te beheersen, scope-creep door veranderende vereisten te voorkomen en u te helpen elke stap van het project met duidelijkheid uit te voeren.

Belangrijkste aandachtspunten bij het verzamelen van vereisten als bedrijfsanalist

• Het documenteren van de belangrijke vereiste tijdens de vergaderingen kan u helpen bij het opstellen van een briljante vereiste document wat handig is voor het verkrijgen van goedkeuringen van de klant en nuttig voor het nemen van referentie door het team.
• Door de juiste belanghebbenden te identificeren, kunt u onduidelijkheid over de reikwijdte en doelen van het project voorkomen, waardoor u een succesvol project kunt opleveren.
• Documenten met vereisten helpen u belangrijke taken te prioriteren en deze als eerste af te ronden.

Onthoud altijd dat voor een succesvolle projectuitvoering en klanttevredenheid, Confirmation beter is dan Assumption.

De in dit artikel getoonde media zijn geen eigendom van Analytics Vidhya en worden naar goeddunken van de auteur gebruikt.

Verwant