Het is tijd om onze vuile was en onze vuile kleine geheimen te luchten.
Procurement is een functie die een opwindende transformatie ondergaat in de meeste wereldwijde waardeketens; tegelijkertijd, binnen zijn eigen strategie, proces en technologie.
Dit is een opwindende tijd om zowel een inkoopbeoefenaar als een leverancier van ProcureTech-oplossingen te zijn. ProcureTech is een snelgroeiende technologiecategorie. Hoewel het misschien niet zo sexy of opmerkelijk is als MarTech of FinTech, heeft de ProcureTech-markt een voorspelde CAGR van 9.6% tussen 2018-2023 (MarketWatch 2020). De markt kan tegen 9.9 naar verwachting worden gewaardeerd op een industrie van $ 2023 miljard (Banerjee 2019).
Er is een overvloed aan start-ups, scale-ups en groei-ondernemingen die de beste oplossingen voor de markt bieden, en ze blijven verschijnen; versterking van de aanhoudende groei van deze 'weinig bekende' softwarecategorie. De afgelopen 500 jaar is meer dan $ 6 miljoen aan durfkapitaal geïnvesteerd in startups voor inkooptechnologie (Digital Procurement World 2020).
VC-kapitaal stroomt de categorie ProcureTech binnen, leveranciers en technologieën worden volwassener en Global 2000 Corporations (zoals veel andere grote/wereldwijde bedrijven) staan steeds meer open voor het overnemen van opkomende en moderne technologieën die worden geleverd door MKB/Startup ProcureTech-aanbieders.
Alle tekenen wijzen op transformatie.
Maar eerst moeten we de olifant(en) in de kamer aanspreken.
Net als elke andere branche hebben veel inkooporganisaties een aantal kleine, vuile geheimen die misschien niet zo geheim zijn voor degenen die dit artikel lezen. Desalniettemin creëren deze realiteiten van inkooporganisaties barrières en dalen in het traject van digitale transformatie en impact op de waardeketen.
Zoals auteur Ruth Ozeki het ooit zei: "Onwetendheid wordt empowerment omdat het mensen in staat stelt te leven. Domheid wordt proactief, een politiek statement. Onze collectieve norm”. (Ozeki, Mijn jaar van vlees, p. 334) Soms is het gemakkelijker om onze kop in het zand te steken en de harde waarheden te negeren die op ons wachten in de ondiepe diepten van ons onderbewustzijn.
Soms is het makkelijker om over onze geheimen te praten, en het er collectief over eens te zijn dat onwetendheid, als de norm, gewoon niet goed genoeg is.
Het is tijd om onze vuile was te luchten.
Vies klein geheim #1
Gebrek aan zichtbaarheid voorbij niveau 1
Volgens de Deloitte Chief Procurement Officer Survey 2021: "Ongeveer 70% van de CPO's vond dat ze goed zicht hadden op de risico's die bestonden bij hun directe (tier 1) leveranciers. Toch was slechts 26% in staat om met vertrouwen het risico binnen hun leveranciersbestand te voorspellen. En slechts 15% had zicht op tier 2 of hoger. De COVID-19-crisis benadrukte de noodzaak om het end-to-end leveranciersnetwerk en de risico’s die buiten directe leveranciers bestaan beter te begrijpen” (Deloitte 2021).
Misschien minder een 'geheim', en meer iets waar we allemaal een oogje voor dicht lijken te knijpen, maar de meeste inkoopteams missen zichtbaarheid buiten hun tier-1 leveranciers. Helaas hebben de verwachtingen van interne en externe belanghebbenden op het gebied van inkoop de zichtbaarheid van niveaus en transparantie van de toeleveringsketen tot hot-button-problemen geleid; vooral op de hielen van COVID.
Verwachtingen op transparantie in de toeleveringsketen zijn moeilijk te realiseren omdat de complexiteit van wereldwijde toeleveringsnetwerken blijft groeien, en de middelen om de transparantie van de toeleveringsketen te bevorderen nog niet zo geavanceerd zijn.
Slechte tier-visibility verhoogt de risico's voor:
- Negatieve impact op merk-/aandeelhouderswaarde als gevolg van onethische/niet-duurzame supply chain-activiteiten
- Leveringstekorten door gebrek aan kennis van uitgebreid leveranciersnetwerk
- Slechte bedrijfscontinuïteit door gebrek aan planning in een leveranciersnetwerk
De externe druk op tier-visibility kan worden gezien aangezien de wetgeving internationaal en in eigen land nog steeds wordt ingevoerd (dwz Lieferkettengesetz, en anderen) die grote/ondernemingen aanmoedigt om verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel van hun wereldwijde leveranciersnetwerken, de tier-n-compliance te verbeteren en slecht zicht op de toeleveringsketen.
Het is geen geheim meer... we weten dat een betere zichtbaarheid van het niveau begint met een betere manier om samen te werken, te communiceren en de eerstelijnsleveranciers te besturen. Tier-1-rapportage is absoluut noodzakelijk voor het in kaart brengen van de supply chain en organisatiemodellering, een prioriteitsgebied dat meer aandacht krijgt van leiderschapsteams. Acceptatie van leiderschap, technologiebudget en verbeterde inkoopbronnen zijn de eerste stappen om dit niet zo geheime geheim aan te pakken.
Vies klein geheim #2–4
Slechte gegevenskwaliteit, verspreide technische landschappen, gebrek aan goedkeuring/budgetten voor leiderschap
Om een vraag te parafraseren die vorige week werd gesteld in een chatpanel op DPW 2021 door Susan Walsh - The Classification Guru: 'Kan digitale transformatie plaatsvinden in inkoop met slechte gegevenskwaliteit?'
Simpel gezegd, nee.
Gebrek aan gegevenskwaliteit blijft de belangrijkste belemmering voor uitmuntende inkoop binnen technologische acceptatie- en analysemogelijkheden.
Zoals het oude gezegde luidt: 'Crap in, Crap out.'
Volgens de CPO-enquête van Deloitte 2021 bleven gegevens van slechte kwaliteit boven de onderzochte belemmeringen voor "effectieve toepassing van digitale technologie bij inkoop" Zie in onderstaande afbeelding. Slechte gegevenskwaliteit, gebrek aan integratie tussen applicaties en gebrek aan budget/financiering staan sinds 2018 op de eerste plaats.
Inkoopteams hebben willens en wetens problemen met het ontvangen van een budget voor technologie en overtuigend leiderschap van het belang van digitale oplossingstoepassingen bij inkoop. Tegelijkertijd, wanneer inkoopteams oplossingen integreren, creëren slechte ecosysteemintegratie en slechte gegevenskwaliteit barrières voor toepassing en acceptatie.
Al die tijd vragen we ons af waarom het moeilijk is om een technologiebudget te krijgen. Maar onwetendheid is gelukzaligheid, toch?
Datakwaliteit staat centraal. Integratie staat centraal. Budget is fundamenteel. Als uw gegevens niet schoon zijn, moet u samenwerken met leveranciers van oplossingen die u helpen deze op te schonen/innovatieve oplossingen te creëren voor meer systematische gegevensverzameling en visualisatie. Volledige integratie in uw applicatielandschap moet altijd het doel zijn. Als u een verspreid ecosysteem van oplossingen heeft, richt u dan op consolidatie en vervolgens op digitalisering; vaak kunnen moderne oplossingen deze afstemming met meer open API-architecturen juist ondersteunen. Ten slotte is het budget uw voertuig. U zult niet ver komen in uw transformatie zonder hogere kapitaaluitgaven. Het opbouwen van een solide businesscase voor alle technologie-investeringen is belangrijk om de voordelen te benadrukken, evenals potentiële gemiste kansen zonder de toepassing van moderne ProcureTech-oplossingen.
Dit is geen geheim voor alle inkoopprofessionals die dit artikel lezen. Dit is niets nieuws of nieuw.
Misschien weegt het gewicht van uw 5-jarige technologische roadmaps u zwaar. Misschien ervaar je verlamming door analyse. Misschien moeten bestaande strategieën en processen verschuiven voordat je nieuwe processen kunt adopteren.
Eén ding is zeker, we kennen de barrières, en nu is het tijd om ze aan te pakken.
Vies klein geheim #5
Verandering vereist Verandermanagement
Verandering kan een zware strijd zijn.
Zoals Woodrow Wilson ooit zei: "Als je vijanden wilt maken, probeer dan iets te veranderen".
Het is niet zo vreemd als je erover nadenkt, eigenlijk. Verandering is ongemakkelijk, ongemakkelijk en – vaak – toegepast, niet gekozen.
Verandering is moeilijk omdat we terughoudend zijn bij elke bocht en bocht langs de spoorwegen van verandering. Senior stakeholders twijfelen aan de impact van digitale transformatie, traditionalisten schreeuwen 'maar we hebben het altijd zo gedaan en het werkt', organisaties missen kwalitatieve datasets, en al die tijd wordt de kloof groter tussen degenen die durven te veranderen en degenen die durf stil te zitten.
Zonder verandering staan we stil. Stilstand zorgt ervoor dat de concurrentie kan inhalen en versnellen. Verandering is nodig om relevant te blijven, maar verandering mag niet gebeuren omwille van verandering, en het kan niet overhaast worden; of het nu gaat om strategie, proces, team en/of technologie.
Verandering moet worden beheerd.
Magnus Carlssons boek, Strategische sourcing en categoriebeheer: lessen geleerd bij IKEA is een meesterlijke compositie en richtlijn van hoe een inkoop- en sourcingorganisatie kan beginnen met het bouwen van een kwaliteitsinfrastructuur door inspiratie op te doen van IKEA's inkooptriomfen en -mislukkingen.
Nadat hij - in wezen - de bijbel voor strategische sourcing en categoriebeheer had gemaakt, wijdde Carlsson de laatste twee hoofdstukken volledig aan het spreken over verandermanagement en verandering als een functie voor het bereiken van doelen en het opbouwen van organisatorische waarde.
Carlsson gebruikt John Kotter's 8-stappen veranderingsmodel (zoals hieronder te zien) als model voor het bouwen van een infrastructuur voor verandering. Door gebruik te maken van dit concrete, maar toch flexibele model voor een veranderingsproces, is de openheid voor plug-and-play, waardoor het kan worden aangepast aan de specifieke kenmerken van het gewenste veranderingsproject of programma van een organisatie.
Door gebruik te maken van het model van Kotter kunnen wij - de dromers van verandering - ons in een gestaag veranderingsproces verankeren, kansen identificeren, valkuilen vermijden, winst maximaliseren en uiteindelijk organisatorische verandering creëren die leidt tot gewenste cultuurveranderingen.
Vies klein geheim #6
Inkoop zit vast in spreadsheets
Zoals hierboven beschreven, kan verandering moeilijk zijn.
Dingen anders doen kan ongemakkelijk zijn. Vaak hebben leveranciers-, contract- en categoriebeheer een mix van spreadsheets en SharePoint behouden, omdat dit de comfortabele keuze is. Als het gaat om leveranciersbeheer, risicobeheer, contractbeheer en categoriebeheer, is dit al lang de voorkeursmodus.
In een onderzoek van een paar jaar geleden bleek dat 60% van de inkoopteams geen tools heeft of voornamelijk vertrouwt op geïmproviseerde systemen voor leveranciersbeheer. Als we kijken naar risicobeheer, categoriebeheer en het delen van informatie, is dat aantal maar liefst 70% (Bain & Company 2018).
Inkoop heeft het eenvoudig gedaan met de middelen die voorhanden zijn. Maar dit betekent niet dat het de optimale manier van werken is.
Aangezien innovatieve alternatieven voor de traditionele manier van werken steeds meer op de markt komen, is het belangrijk om jezelf de volgende vraag te stellen: beheert mijn team inkoopgegevens en documentatie in oplossingen van eigen bodem omdat het de optimale manier van werken is, of omdat het de comfortabele manier is van werken.
Als het antwoord op de vraag het laatste van de twee is, is het misschien tijd om uw spreadsheets op de stoep te zetten.
Deze geheimen zijn voor niemand binnen de inkoopindustrie echt een geheim. Echt, het zijn ongemakkelijke waarheden. Waarheden die we hebben geaccepteerd als onze realiteit; onze collectieve norm.
Nu hebben we onze vuile was gelucht. Tijd om onze act op te ruimen.
