Projectmanagement gaat niet alleen over het bouwen van software en hardware. Projectmanagers verdelen middelen op de juiste manier, beheren tijdlijnen en zorgen gedurende het hele proces voor belanghebbenden.

Dat is echter vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Er is immers een reden waarom projectmanagers voortdurend hun aanpak aanpassen en hun processen heroverwegen.

In dit artikel leert u de basisprincipes van projectbeheer en hoe u deze in uw bedrijf kunt implementeren. Laten we beginnen.

Inhoudsopgave

Het proces omvat het ontwikkelen van plannen om deadlines te halen, terwijl de kwaliteitsdoelstellingen binnen tijd- en budgetbeperkingen worden gehandhaafd. Deze discipline kan eigendom zijn van een toegewijde manager of een leider van een project.

Waarom is projectmanagement belangrijk?

Projectmanagementprocessen zijn essentieel voor succesvolle projecten. Uit onderzoek van het Project Management Institute is gebleken dat organisaties die geen projectmanagement integreren, dit ronduit zien het faalpercentage van projecten stijgt met een factor 2/3.

Dat is een schokkende statistiek. Laten we dus dieper ingaan op enkele belangrijke voordelen die voortvloeien uit volwassen projectmanagementprocessen.

Je haalt belangrijke deadlines.

Met projectbeheer kunt u grote taken opsplitsen in kleinere deadlines. Door je aan deze mijlpalen te houden, kunnen projecten gemakkelijk van begin tot eind op schema blijven.

Bedrijven met volwassen waardeleveringsprocessen leveren projecten zelfs op tijd op vaker dan degenen zonder projectmanagement (63% tegenover 39%).

Je verhoogt de buy-in.

Projectmanagement stelt een team in staat om vertrouwen en geloofwaardigheid opbouwen tussen collega's, klanten en belanghebbenden. Immers, als u consequent op tijd hoogwaardige producten indient, zult u zeker mensen voor zich winnen.

U kunt de uitgaven eenvoudig bijhouden.

U kunt binnen uw budget blijven, of zelfs onder budget. PMI heeft dat gevonden 11.4% van alle middelen wordt verspild vanwege inferieure projectmanagementprocessen.

Geld besparen is vooral belangrijk in een landschap waar alleen 43% van de bedrijven rapporteert dat ze projecten "meestal" of "altijd" binnen het budget voltooien.

Je verbetert je cultuur.

Je kunt een cultuur van continue procesverbetering ontwikkelen door middel van kennismanagement. Als u een omgeving bevordert waarin optimalisatie en leren voorop staan, zult u waarschijnlijk anderen inspireren en werknemers met dezelfde mentaliteit aantrekken.

Verantwoordelijkheden van de projectmanager

Een projectmanager plant, organiseert en leidt de uitvoering van een project. Dit zorgt ervoor dat het voldoet aan de verwachte doelen en tegelijkertijd de vereiste functies levert binnen tijd- en budgetbeperkingen.

Projectmanagementprofessionals leiderschap bieden door effectieve omgevingsscanning, synthese van informatie in zinvolle gegevens en objectieve analyse. Dat is een breed scala aan verantwoordelijkheden die training en ervaring vereisen.

Image Source

We bespreken welke vaardigheden - zowel getraind als ontwikkeld door ervaring - je nodig hebt voor deze rol.

Vaardigheden voor projectmanagers

Om ervoor te zorgen dat de teams productief blijven en projecten op schema liggen, hebben projectmanagers een breed scala aan vaardigheden nodig. Hier zijn enkele van de belangrijkste vaardigheden die je nodig hebt om uit te blinken in deze rol.

Interpersoonlijke vaardigheden

Projectmanagers (PM's) hebben te maken met veel mensen, waaronder teamleden, belanghebbenden en andere projectmanagers. Geweldige PM's kunnen met een diverse groep mensen samenwerken om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken.

Stakeholders hebben vaak concurrerende doelstellingen. Om samenhang te creëren, moeten PM's diplomatiek zijn omdat ze professionele relaties onderhouden met mensen met verschillende perspectieven, vaardigheidsniveaus en persoonlijke politiek.

Goede relaties teamleden behouden gemotiveerde en het oplossen van teamgeschillen eenvoudiger maken.

Communicatie vaardigheden

Projectmanagers moeten frequente vergaderingen tussen medewerkers plannen en feedback geven over de prestaties. Je moet niet alleen weten met wie je wanneer moet afspreken, je moet ook een evenwicht vinden tussen meerdere communicatiestijlen.

De juridische afdeling wil bijvoorbeeld uw update over contracten en risico's. Ondertussen zal de financiële afdeling graag horen over uw budget en uitgaven. Ingenieurs en het marketingteam zullen ook verschillende interesses hebben die verschillende soorten communicatie vereisen.

Beslissingsvermogen

Een projectmanager moet beslissingen nemen en verantwoordelijkheid nemen voor resultaten. Duidelijk zijn over doelstellingen en hoge verwachtingen stellen, helpt het moreel te behouden.

Besluitvormingsvaardigheden omvatten het prioriteren van middelen, het ontwikkelen van alternatieve schattingen, het beoordelen van risico's en het waarborgen van de juiste begroting management.

Management vaardigheden

Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor zowel het leiden van een team als het rapporteren van de voortgang aan meer ervaren spelers.

Je hebt ervaring nodig met het leiden van een team, het voeren van één-op-één gesprekken en het aanpakken van uitdagingen wanneer deze zich voordoen. PM's moeten ook namens hun teams kunnen communiceren met het leiderschap.

In sommige gevallen moeten projectmanagers het team voor hun initiatief samenstellen. Denk hierbij aan het vinden van de juiste interne deelnemers of het kijken buiten de organisatie. Idealiter heeft een PM enige ervaring met het werven van nieuwe teamleden.

De levenscyclus van projectmanagement

Het is het beste om het hele PM-proces als een reeks fasen te beschouwen. Elke fase heeft een doel. In totaal zijn er vijf kritieke stadia in de levenscyclus van projectmanagement. We geven een kort overzicht van elke fase.

• Initiatie. In deze fase kijken projectmanagers realistisch naar een project. Ze schatten hoe lang het project zou moeten duren, wat uiteindelijk het basisbudget en de tijdlijn voor het project bepaalt.
• Planning. De planningsfase omvat het analyseren van technische details, het toewijzen van taken aan de juiste teamleden en het identificeren van risico's die verband houden met verschillende onderdelen van het project.
• Executie. Hier begin je te handelen naar het plan dat je in de vorige staat hebt gemaakt.
• Bewaking en controle. Deze stap zorgt ervoor dat u uw deadlines haalt. U doet niet alleen het werk dat in uw plan is vastgelegd, u houdt ook uw voortgang bij. Hier bepaalt u of u voldoet aan alle overheidsvoorschriften en branchenormen. Je volgt ook alle projectuitgaven en -voortgang op.
• Sluiten. Het afronden van een project is de laatste fase. Hier bepaal je of het project de beoogde resultaten oplevert en of je het project annuleert of voortzet.

Populaire benaderingen van projectmanagement

Hoewel de meeste organisaties het erover eens zijn dat projectmanagement belangrijk is, zijn er veel verschillende stijlen die PM's gebruiken. In deze sectie onderzoekt u vier populaire benaderingen van projectmanagement.

Productgebaseerde planning

Op producten gebaseerde planning draait om output en projectdeliverables. Deze aanpak richt zich op het lanceren van een product of dienst vanaf de conceptie tot aan de voltooiing, met als eindresultaat de verkoop van het product of de dienst.

Procesgestuurd plannen

Procesmatige planning zorgt ervoor dat alle projectactiviteiten hieraan bijdragen organisatorisch bereiken doelstellingen. Met deze aanpak creëert, beheert en verbetert de projectmanager projecten die zijn afgestemd op de kernwaarden van het bedrijf.

Gefaseerde benadering van productbeheer

Deze aanpak houdt in dat projecten gefaseerd worden gepland en uitgevoerd vanwege externe beperkingen. Elke fase doorloopt de vijf stappen in de levenscyclus van productbeheer. Daarom is deze aanpak ideaal voor kleine en goed gedefinieerde projecten.

Projectproductiemanagement

Deze benadering maakt gebruik van theorieën en principes uit de operationele wetenschap om de projectoplevering te begrijpen en te optimaliseren. Projectproductiebeheer gebruikt activiteitsgegevens om limieten te voorspellen en prestatieniveaus te bepalen.

Best practices voor projectbeheer

Welke aanpak je ook kiest, er zijn universele tips waar iedereen iets aan heeft. Hier zijn enkele van die best practices die van toepassing zijn op elk project in elke branche of elk domein.

1. Investeer in softwareoplossingen voor projectbeheer.

Vandaag de dag, minder dan 1 op de 4 organisaties gebruik elke vorm van projectmanagementsoftware. In plaats daarvan vertrouwen teams op een lappendeken van spreadsheets, aantekeningen op papier en e-mails. Deze aanpak leidt tot desorganisatie. Er is geen manier om in realtime te zien waar een project zich bevindt.

Project management software zal u helpen uw projecten en agenda's bij te houden, taken en activiteiten te organiseren, effectief met uw team te communiceren en risico's en problemen te beheersen.

U kunt ook aanpassen dashboards om KPI's bij te houden en maak rapporten om prognoses te maken op basis van historische gegevens en huidige trends voor toekomstige planning.

2. Anticipeer op verandering door een flexibel schema aan te houden.

De meeste projecten lopen vertraging op. Helaas kunnen kleine vertragingen sneeuwballen tot grote problemen als u een vast schema volgt. Aan de andere kant kan een flexibel schema de meeste veranderingen aan.

Hoewel sommige deadlines flexibel zijn, kunnen andere rigide zijn. Houd een lijst bij van datums die niet kunnen veranderen. Hierdoor kunt u externe deadlines met vaste tijdschema's halen, terwijl u flexibele deadlines op andere gebieden mogelijk maakt.

3. Houd communicatiestijlen bij.

Ga aan het begin van je project om de tafel met belangrijke stakeholders. Vraag hoe vaak ze van je willen horen en hoe ze willen communiceren.

Sommige stakeholders willen bijvoorbeeld een wekelijkse Zoom-meeting met je team. Anderen geven misschien de voorkeur aan een dagelijkse Slack-update of maandelijkse e-mail met voortgang.

U kunt deze informatie ordenen in een spreadsheet of een gedeelte van uw projectbeheersoftware om georganiseerd te blijven.

4. Ken uw statistieken.

Een van de grootste uitdagingen bij elk project is het meten van succes. Daarom moet u voor en tijdens de uitvoering van uw project meetbare punten vastleggen. Weet welke statistieken belangrijk zijn voor uw project en wanneer.

Onthoud dat essentiële statistieken in de loop van de tijd zullen veranderen. Als uw project net begint, viert u misschien gewoon dat u snel belangrijke mijlpalen bereikt.

Na verloop van tijd moet u de impact van uw project aantonen. Dat omvat statistieken zoals het aantal leads of de bijdrage aan de ROI.

Verbeter uw projectbeheer

Als je de basis nader bekijkt, zie je dat projectmanagement een breed veld is dat een diepgaand begrip van communicatie en branchespecifieke nuances vereist.

Door de hierboven genoemde tools en technieken in uw dagelijkse werkervaring op te nemen, kunt u uw prestaties als projectmanager verbeteren.

Om u te helpen de bal aan het rollen te krijgen, kunt u nu onze gratis sjabloon voor projectbeheer bekijken — het zal u helpen veel kostbare tijd en middelen te besparen.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/project-management-basics