Zephyrnet-logo

Cloudvooruitgang maakt het bijhouden van compliance gemakkelijker dan ooit

Datum:

De komst van het digitale tijdperk introduceerde een nieuw raadsel voor bedrijven, en het houdt zich aan strenge overheidsvoorschriften met betrekking tot het bijhouden van gegevens. Deze uitdaging wordt met name uitgesproken voor bedrijven die uitgebreide datareservoirs beheren. Cloud computing heeft echter een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven hun administratie beheren en het voor bedrijven gemakkelijker maken om hieraan te voldoen.

Cloudgebaseerde archiveringsoplossingen hebben geavanceerde functies zoals gegevensbescherming en gemakkelijke toegankelijkheid die efficiënte en veilige archiveringsdiensten mogelijk hebben gemaakt. Dit artikel gaat in op de gegevens die een bedrijf moet bijhouden, hoe de vooruitgang in de cloud het bijhouden van gegevens eenvoudiger dan ooit heeft gemaakt en hoe bedrijven kunnen profiteren van deze vooruitgang om ervoor te zorgen naleving van regelgeving.

Records die een bedrijf moet bewaren

Er is een reeks documenten die een bedrijf volgens de Amerikaanse wet moet bijhouden. Sommige ervan zijn:

  • Bedrijfsoprichtingsdocumenten
  • Werkgelegenheid documenten
  • Boekhouding van bedrijfsactiva
  • Belastingaangiftes en bewijsstukken
  • Verkoopbonnen
  • Grootboeken en registers
  • Lease- of hypotheekdocumenten
  • Notulen aandeelhoudersvergadering
  • Bank- en creditcardafschriften
  • Licenties en vergunningen
  • Verzekeringspolissen en dossiers
  • Lening documenten.

Sommige documenten kunnen een tot zeven jaar worden bewaard, terwijl de documenten die de kern vormen van de bedrijfsvoering veel langer bewaard blijven. Voor bedrijven die enorme hoeveelheden gegevens verwerken, is het bijhouden van gegevens gedurende een dergelijke periode belastend en riskant vanwege factoren als natuurrampen, mogelijke diefstal en meer. Cloud-registratiediensten zouden daarbij van pas komen. 

Hier volgen enkele manieren waarop de vooruitgang in de cloud het bijhouden van gegevens gemakkelijker maakt:

1. Door beveiligde archiveringsservices aan te bieden.

Aanbieding voor cloudvooruitgang archiefbeheer dienst die bedrijven helpt om hun gegevens veilig te verzamelen, op te slaan en te beheren. Aangezien de meeste bedrijven gevoelige gegevens in het hart van de bedrijfsactiviteiten bewaren, biedt de cloud beveiligingsmaatregelen die de veiligheid garanderen.

Cloudservers zorgen ervoor dat de daarin opgeslagen records veilig zijn door moderne versleutelingstechnologie te gebruiken, die gegevens kan beschermen tegen hackers en andere bedreigingen. Bovendien is toegang op afstand tot deze records uitsluitend beperkt tot geautoriseerde gebruikers door middel van wachtwoordauthenticatie. Dit staat in schril contrast met traditionele praktijken waarbij documenten die in een fysieke ruimte zijn opgeslagen, voor iedereen toegankelijk kunnen zijn.

De servers voor het bijhouden van gegevens in de cloud zijn fysiek beveiligd met beveiligingsmaatregelen. Bedrijven die de cloud gebruiken, vinden het gemakkelijk om te voldoen aan de regelgeving voor het bijhouden van gegevens als ze er zeker van zijn dat hun gegevens veilig zijn. Ze kunnen dan meer tijd besteden aan het toevoegen van waarde aan hun bedrijf dan zich zorgen te maken over de veiligheid van hun administratie.

2. Cloudontwikkelingen maken het bijhouden van gegevens eenvoudig en efficiënt

Voortgang in cloud computing technologie betekent dat bedrijven overal toegang hebben tot de op de servers opgeslagen records, op voorwaarde dat ze toegang hebben tot internet. 

Deze mogelijkheid is gunstig voor bedrijven met werknemers op verschillende locaties, op voorwaarde dat ze over de vereiste machtigingsniveaus beschikken. Dankzij de vooruitgang in de cloud kunnen bedrijven alle records op één plek opslaan en openen, waardoor ze gemakkelijker te beheren zijn. 

In termen van efficiënte toegang hebben cloudservers een organisatie- en zoekfunctie waarmee bedrijven snel kunnen vinden wat ze nodig hebben, wat ten goede komt aan bedrijven met veel records en bedrijven die dagelijks veel documenten ontvangen.

3. Cloudservices zijn goedkoper in onderhoud

Door de vooruitgang in de cloud is het bijhouden van gegevens gemakkelijker dan ooit, omdat cloudgebaseerde systemen goedkoper zijn om te hebben en te onderhouden dan traditionele systemen. Cloudgebaseerde archiveringssystemen worden gehost op externe servers. Dit kan uw organisatie helpen kosten te besparen die anders zouden zijn besteed aan dure hardware- en softwarelicenties. Een bedrijf hoeft alleen maar te betalen voor de opslagruimte die ze nodig hebben om hun administratie bij te houden. 

Cloudservers zijn ook efficiënter dan traditionele on-site systemen omdat ze minder onderhoud en IT-ondersteuning vergen, aangezien de cloudserviceproviders dat doen. Een bedrijf hoeft daarom geen van zijn middelen toe te wijzen aan het bijhouden van een administratiesysteem. In plaats daarvan kan het zijn middelen richten op het vergroten van zijn waarde. 

Omdat cloudregistratiesystemen betaalbaarder en efficiënter zijn dan traditionele archiveringssystemen, is het gemakkelijker om te voldoen aan de regelgeving voor het bijhouden van gegevens. 

4. Cloud Record-Keeping Services maakt regelmatig back-ups van bedrijfsgegevens

Verlies van documenten is niet nieuw voor bedrijven en organisaties die zweren bij op papier gebaseerde archiveringssystemen. Natuurlijke gebeurtenissen zoals orkanen, overstromingen en zelfs branden kunnen leiden tot het verlies van essentiële documenten en documenten. Regelmatige back-ups op cloudopslag maken het echter gemakkelijker om de records zo lang als nodig intact te houden.

Regelmatige back-ups van documenten zijn gunstig voor bedrijven doordat ze gemakkelijker kunnen herstellen van verliezen. Door regelmatig een back-up van de records te maken, helpen cloudgebaseerde archiveringssystemen bedrijven om aan de nalevingsvereisten te voldoen.

Gevaren van het niet naleven van de voorschriften voor het bijhouden van gegevens

Het niet bijhouden van de juiste bedrijfsgegevens kan leiden tot juridische en financiële sancties. Enkele van deze straffen zijn:

  1. Extra belastingen betalen, omdat u zonder registratie van de belastingbetalingen of geplande inhoudingen van uw bedrijf niet kunt bewijzen dat u uw belastingen hebt betaald en andere financiële verplichtingen hebt voldaan zoals vereist.
  2. Contracten mislopen in de publieke of private sector. 
  3. Als u nalaat cruciale zakelijke documenten bij te houden, zoals belastingaangiften en andere relevante documenten, kan dit uw potentiële samenwerking met andere organisaties in gevaar brengen. Deze vertraging kan vragen oproepen over uw geloofwaardigheid, waardoor uw professionele status wordt ondermijnd.
  4. U kunt belastingaanpassingen naar een hogere schaal ontvangen als de Internal Revenue Service (IRS) uw bedrijf controleert en u niet over de relevante papieren beschikt om te bewijzen dat u volgens de wet belasting hebt betaald.
  5. U riskeert een mislukte audit, wat kan leiden tot hoge boetes en, in sommige gevallen, de sluiting van uw bedrijf.
  6. U kunt een hoge prijs betalen in het geval van rechtszaken tegen werknemers als ze u voor de rechter slepen voor claims zoals onrechtmatige beëindiging of het niet betalen van een verschuldigde vergoeding. Zonder de juiste arbeidsgegevens kunt u niet bewijzen dat uw bedrijf op de juiste manier heeft gehandeld toen u afscheid nam van de ontevreden werkgever. 
  7. U loopt mogelijk verzekeringsclaims mis omdat de verzekeringsmaatschappijen het moeilijk zullen vinden om u te vergoeden als ze geen goede gegevens over uw bedrijfsactiviteiten kunnen vinden.
  8. Het kan zijn dat u enorme sommen geld aan boetes moet betalen voor het onjuist bijhouden van gegevens.

Ons advies

Een goede administratie is essentieel voor uw bedrijf. Ze helpen u om de voortgang te volgen, financiële overzichten op te stellen, bronnen van inkomsten te identificeren en te benutten, en aftrekbare uitgaven bij te houden.

Het gebruik van cloudtechnologie om deze records op te slaan, kan helpen de kosten van fysieke opslag te verlagen, de toegankelijkheid te vergroten, het herstel in geval van rampen te verbeteren en ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wettelijke en regelgevende vereisten. Oplossingen voor het bijhouden van gegevens in de cloud zullen uw bedrijf ten goede komen op manieren die traditionele methoden voor het bijhouden van gegevens mogelijk niet bieden.

spot_img

Laatste intelligentie

spot_img