Zephyrnet-logo

Aanpassen aan een wereld waar hybride evenementen de nieuwe norm zijn

Datum:

Hybrid event AV is een complexe business die aandacht voor detail, een solide technische vaardigheden en het vermogen om snel te denken vereist. AVTEAMUK heeft ze alle drie onder de knie.

Aan het begin van de pandemie hielp Matthew Thompson, de eigenaar en algemeen directeur van het bedrijf, zijn team en klanten om snel een omslag te maken van persoonlijke evenementproductie naar een hybride model. AJA Video Systems sprak met hem over deze transformatie en hoe hij technologie gebruikt om gelijke tred te houden met een snel evoluerende ruimte.

Wat inspireerde de lancering van AVTEAMUK en welke diensten levert u? 
Ik was hoofd AV van het Royal College of Surgeons in Engeland toen de organisatie besloot te slopen en opnieuw op te bouwen. Ik heb ervoor gekozen om de bestaande apparatuur van het college te kopen en AVTEAMUK in 2017 te lanceren. We zijn voornamelijk een productiebedrijf voor live-evenementen en werken met klanten in defensie, cyberbeveiliging, nutsbedrijven, gezondheidszorg, onderwijs, ondernemingen en entertainment. Door ons projectwerk hebben we ook relaties opgebouwd met belangrijke locaties in het VK. Ons team helpt bij het uitzoeken van de beste manier om klanten te helpen bij het uitvoeren van een evenement - fysiek of hybride. Wij regelen alles van het verhuurmateriaal tot de bemanning, planning en logistiek. Zodra we een klant hebben ondertekend, stellen we een voorstel op met risicobeoordelingen, projectplattegronden en meer. Na het evenement voeren we de wash-ups uit met klanten om te bepalen op welke punten het volgende evenement kan worden verbeterd.

Vertel ons meer over jouw rol en start in het bedrijf
Als oprichter, eigenaar en algemeen directeur van AVTEAMUK draag ik veel petten en ben ik betrokken bij het runnen van het bedrijf - van projectplanning tot technische leiding, operatie, levering, facturering, planning en marketing. Ik kwam per ongeluk in AV terecht nadat ik was afgestudeerd aan de universiteit met een graad in mediaproductie. Ik was van plan om in film VFX te werken, maar sloeg een andere richting in en ging voor een AV-bedrijf werken. Mijn tweede optreden was als AV-technicus bij het College of Surgeons, waar ik later als supervisor mediaproductie diende. In 2008 was ik hoofd AV. Ik heb een goede relatie onderhouden met het college en AVTEAMUK is nu de voorkeursleverancier.

Hoe heeft de pandemie uw werk beïnvloed? 
Sinds de pandemie toesloeg, zijn we getuige geweest van een paradigmaverschuiving in de productie van evenementen die ons dagelijks leven drastisch heeft veranderd. We moesten draaien om meer hybride evenementen te ondersteunen, wat zich vertaalde in investeringen in nieuwe technologie. Inmiddels is 99% van de projecten die we aannemen hybride. Klanten die voor het eerst een hybride evenementmodel omarmen, hebben echter extra coaching nodig. We helpen ze door het proces te loodsen, omdat ze vaak verrast zijn door hoeveel extra werk de virtuele component toevoegt.

Zijn hybride evenementen een blijvertje?
Als het gaat om de productie van evenementen, opende de pandemie de doos van Pandora en hybride is de nieuwe norm; er is geen weg terug. Gelukkig is de technologie om hybride evenementen uit te voeren snel gevorderd, en er zijn veel voordelen aan het combineren van fysieke en virtuele evenementen, waaronder een breder, wereldwijd publieksbereik. Dat gezegd hebbende, fysieke gebeurtenissen gaan niet weg. Sommige klantsponsors willen toegang tot publiek in fysieke stoelen, in plaats van een lijst met leads na het webinar. Hybride biedt het beste van twee werelden.

Wat zijn de uitdagingen bij het produceren van hybride evenementen? 
We realiseerden ons niet hoeveel meer werk hybride evenementen kost, totdat we ze begonnen te doen. Het gaat niet alleen om pre-planning, maar ook om het beheren van meerdere elementen tijdens een evenement, van het modereren van livestreams tot het opnemen van realtime interacties op sociale media. Als bijvoorbeeld 3,000 mensen naar een livestream kijken en iemand een vraag wil stellen, kunnen we een team virtuele groene kamers laten runnen waar we een test met die deelnemer uitvoeren voordat ze live in de stream worden gestuurd. We moeten ook de meeste inhoud van tevoren voorbereiden, omdat last-minute wijzigingen in PowerPoint- of Keynote-presentaties vertragingen kunnen veroorzaken. Toch kunnen we niet altijd toegang krijgen tot de inhoud van iedereen voor een evenement.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we vaak een technisch directeur ter plaatse die camera- en showcalling is, een grafisch technicus die het presentatiemateriaal beheert, een geluidstechnicus, cameramensen, hardlopers en ander belangrijk personeel. Als gevolg hiervan vragen hybride evenementen om grotere bemanningen. Vanuit technisch oogpunt zijn er ook zoveel hybride platforms beschikbaar - en elke klant heeft zijn voorkeur (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). We ontwikkelen voortdurend nieuwe oplossingen en diensten om onze klanten in staat te stellen hun hybride visie uit te voeren met hun voorkeursplatform. Het kan lastig zijn om al deze nieuwe technologie bij te houden.

Hoe heb je je workflow ontwikkeld om hybride evenementproductie te ondersteunen?
We hebben flink geïnvesteerd in nieuwe technologie, waaronder de AJA Io 4K Plus. Het is een draagbare I/O-oplossing die we overal mee naartoe kunnen nemen en waarmee we binnen enkele seconden alle SDI-bronnen die we nodig hebben in onze laptops kunnen invoeren. Deze snelheid is cruciaal, omdat locaties vaak een overnachting in rekening brengen - en tijd is geld. Gelukkig kunnen we het videogedeelte van de workflow snel samenbrengen omdat de Io 4K Plus eenvoudig via Thunderbolt op een computer kan worden aangesloten. Het heeft ook zo'n mooie functieset die ons de flexibiliteit geeft om onverwachte clientcurve-ballen aan te kunnen. AJA is marktleider in video en bouwt betrouwbare kwaliteitsproducten. Afhankelijk van het project gebruiken we NDI ook om andere bronnen binnen te halen; we gebruiken vMix voornamelijk voor streaming. Veel van deze technologie kan worden aangesloten op een mobiele hybride evenementproductiewagen die we hebben gebouwd. Het bevat alle microfoons, monitoren, streamingtechnologie, recorders en andere apparatuur, evenals een slot voor de Io 4K Plus. Ons team kan de unit uit een vrachtwagen halen en de locatie in rollen - en we kunnen snel klaar zijn om te vertrekken.

Vertel ons over een van je laatste projecten 
We hebben onlangs de productie afgerond van een masterclass aortachirurgie. Chirurgen kwamen uit Nederland en we hebben hun demonstraties vastgelegd en gestreamd naar virtuele aanwezigen over de hele wereld. We hadden niet veel tijd om de AV in het operatiegebied op te stellen, dus de Io 4K Plus kwam goed van pas, omdat we gemakkelijk onze laptop konden aansluiten. We hadden een teamlid rondlopen met een easy rig camerasysteem, een overhead camera en een camera op het hoofd van de chirurg. We hebben prachtige foto's kunnen maken.

Welke technologische trends volg je?
Hoewel de meeste van onze projecten worden gestreamd in 1080p, verwerven we indien mogelijk beeldmateriaal in 4K, vooral wanneer een highlight-reel of promo deel uitmaakt van het pakket. Het geeft ons meer stabilisatie en meer flexibiliteit in de post, dus we houden 4K-technologie-innovaties in de gaten. Meer in het algemeen kijken we ook naar technologieën die de implementatie op locatie kunnen versnellen zonder afbreuk te doen aan de productiekwaliteit. Het kan behoorlijk lang duren om deze workflows voor live-evenementen te implementeren als je rekening houdt met video, audio, projectie, enscenering, verlichting en andere behoeften. Het doel is om de insteltijd terug te brengen tot slechts enkele uren.

spot_img

Laatste intelligentie

spot_img