Verbind je met ons

Plato verticaal zoeken

Code

4 betere alternatieven voor Business Process Outsourcing

Wanneer managementteams en directies zoeken naar manieren om kosten te besparen, efficiëntie te vergroten en besparingen te realiseren, is een veelgehoorde term Business Process Outsourcing (BPO). Zoals u wellicht weet, verwijst BPO naar de situatie waarin bedrijven bedrijfsprocessen uitbesteden aan een derde (externe) onderneming.

Het kan van toepassing zijn op vele soorten industrieën en op zowel frontoffice- als backoffice-taken. Maar wat halen deze bedrijven eigenlijk uit outsourcing? En zijn er tegenwoordig geen betere alternatieven om processen te automatiseren met technologie? Met OCR voor facturenu kunt bijvoorbeeld veel handmatige taken vervangen door slechts één softwareoplossing.

Dit artikel is bedoeld om deze vragen te beantwoorden en u 4 betere alternatieven voor BPO te presenteren.

 Waarom besteden bedrijven uit?

In het afgelopen decennium was outsourcing dé oplossing voor bedrijven die operationele efficiëntie wilden behalen. Hieronder zetten we de 3 meest genoemde redenen op een rij waarom bedrijven tot outsourcing zijn overgegaan:

  • Kostenbesparingen
  • Focus op core business
  • Verhoogde flexibiliteit

 Kostenbesparingen

Kosten besparen is de belangrijkste reden waarom de meeste bedrijven bedrijfsprocessen uitbesteden. Ruim de helft van de respondenten in ons onderzoek gaf aan dat kostenreductie de voornaamste reden was om uit te besteden.

In plaats van een duur team in eigen huis te leiden, biedt outsourcingprocessen naar landen als India en de Filippijnen bedrijven geschoold talent tegen een fractie van de kosten in vergelijking met landen in Europa, de VS of Australië.

 Focus op core business

Geld is niet de enige hulpbron die vrijkomt bij outsourcing, het maakt organisaties ook meer tijd vrij om zich te concentreren op hun kernactiviteiten. 

Wanneer niet-kerngebieden van het bedrijf, zoals salarisadministratie of financiën en boekhouding, volledig worden uitbesteed, hebben bedrijven meer tijd om zich te concentreren op het opbouwen en ontwikkelen van partnerschappen, het verhogen van de verkoop, het innoveren van producten en diensten, enzovoort.

 Verhoogde flexibiliteit

Met de nasleep van COVID en de onzekerheid over de huidige wereldeconomie, moeten bedrijven snel kunnen uitbreiden of inkrimpen. Door krappe arbeidsmarkten of vaste contracten is dit in hun thuisland misschien niet altijd mogelijk.

Outsourcing biedt meer flexibiliteit omdat bedrijven desgewenst van leverancier kunnen veranderen of ze alleen kunnen inhuren wanneer dat nodig is. Het wisselen van leverancier bij slechte prestaties is ook veel gemakkelijker dan het vervangen van een fulltime medewerker.

4 betere alternatieven voor Business Process Outsourcing

 Veelvoorkomende uitbestede bedrijfsprocessen

 

Natuurlijk zijn niet alle processen geschikt voor outsourcing. Om je een idee te geven van het soort taken dat bedrijven uitbesteden, zetten we hieronder de meest uitbestede functies op een rij:

  • Boekhouding en boekhouding
  • IT dienst
  • Personeelszaken

 Boekhouding en boekhouding

Boekhouding is een schoolvoorbeeld van een taak die kan worden uitbesteed omdat het een gestandaardiseerde methodologie betreft die professionals over de hele wereld kennen.

De meeste kleine bedrijven hebben niet de capaciteit om het niveau van aandacht en detail te hanteren dat vereist is voor een interne boekhoudafdeling. Door boekhoud- en boekhoudtaken uit te besteden aan een derde partij, kunnen ze tijd en geld besparen en ervoor zorgen dat die belangrijke boekhoudkundige details niet tussen de oren glippen.

 IT dienst

IT is een van de grootste outsourcing-industrieën die er is. Volgens statistieken van Statista bereikte de wereldwijde markt voor uitbestede IT-diensten in 85.6 zelfs $ 2021 miljard. 

Bedrijven kunnen processen uitbesteden aan een managed service provider of samenwerken met een bedrijf dat on-demand assistentie biedt om eventuele IT-problemen of -initiatieven op te lossen.

 Personeelszaken

Human Resources omvat alle taken die verband houden met het aannemen, in dienst nemen en beheren van werknemers. Denk aan taken als salarisadministratie, werving en training, die allemaal erg tijdrovend kunnen zijn.

De meest voorkomende vorm van outsourcing op dit gebied is om samen te werken met een wervingsdienst om gekwalificeerde kandidaten voor een nieuwe functie binnen te halen. Toch zijn er ook mogelijkheden om trainingen en salarisadministratie uit te besteden.

4 betere alternatieven voor Business Process Outsourcing

De nadelen van Business Process Outsourcing

Net als bij elke andere zakelijke activiteit, is outsourcing niet alleen maar rozengeur en maneschijn. Laten we de nadelen ervan kort bespreken, voordat we onze aandacht verleggen naar betere alternatieven:

  • Lagere kwaliteitsnormen
  • Minder controle
  • Miscommunicatie
  • Verborgen kosten
  • Onzekerheid
  • Beveiligingsrisico's

 Lagere kwaliteitsnormen

Outsourcingleveranciers worden vaak niet gedreven door dezelfde normen en missie als het bedrijf dat hen inhuurt. Ze worden gedreven door winst, in plaats van kwaliteitsstatistieken die van kracht zouden zijn als het proces intern zou blijven.

Aangezien de prijs in het uitbestedingscontract vast is, is de enige manier voor een uitbestedingsaanbieder om zijn winst te vergroten, het verlagen van de kosten. Vaker wel dan niet leidt dit tot een lagere kwaliteit van de geleverde service.

 Minder controle

Wanneer bedrijven bedrijfsprocessen uitbesteden aan externe bureaus of freelancers, verliezen ze de controle over hoe die taken worden gecontroleerd en uitgevoerd. Bovendien verliezen ze het vermogen om snel te reageren op veranderingen in de bedrijfsomgeving, omdat er nu een extra laag mensen en processen is om doorheen te werken.

Miscommunicatie

Verschillende talen, dialecten, culturele nuances en technologische moeilijkheden kunnen het moeilijk maken om efficiënt samen te werken. Het is zelfs gebleken dat taalbarrières de meest voorkomende communicatiebarrière zijn die misverstanden en verkeerde interpretaties tussen mensen veroorzaakt.

 Verborgen kosten

Hoewel het uitbesteden van bedrijfsprocessen over het algemeen als goedkoper wordt beschouwd, zijn er situaties waarin bedrijven te maken krijgen met verborgen kosten. Sommige outsourcingbedrijven eisen van bedrijven dat ze lange contracten ondertekenen waarin de details van de geleverde dienst worden beschreven. Alles wat niet in het contract wordt gedekt, zal de basis zijn voor extra kosten.

Er zijn ook juridische kosten verbonden aan het inschakelen van een advocaat om alle contracten te beoordelen en de vereiste wijzigingen aan te brengen.

 Onzekerheid

Bedrijfsprocessen overdragen aan een extern bedrijf, verbindt een bedrijf met het financiële welzijn van dat bedrijf. U kunt de gezondheid van het uitbestedingsbedrijf voorspellen door due diligence en een beoordeling van de jaarrekening van het bedrijf uit te voeren, maar dit is nooit kogelvrij.

Een van de ergste dingen die kunnen gebeuren, is dat de verkoper financieel ondermaats presteert en daardoor zijn contractuele verplichtingen niet nakomt. Of erger nog, ze vragen faillissement aan en zoeken bescherming bij hun schuldeisers.

Beveiligingsrisico's

Gegevensbescherming en AVG zijn tegenwoordig hot topics. Wanneer bedrijven privacygevoelige gegevens (bijv. loonlijst of medische dossiers) gebruiken die worden verzonden of gebruikt door een outsourcingbedrijf, moeten ze uiterst voorzichtig zijn en moeten ze proactieve waarborgen hebben om deze informatie te beschermen.

Stelt u zich eens voor welke impact het kan hebben wanneer dit soort gegevens verloren gaan of frauduleus worden gebruikt door een offshore-bedrijf...

Dat is nogal wat om te verteren, toch? Gelukkig zijn er veel betere alternatieven voor outsourcing, die in het laatste deel van dit artikel zullen worden besproken.

4 betere alternatieven voor Business Process Outsourcing

 Betere alternatieven voor Business Process Outsourcing

Veertig jaar geleden was het volkomen logisch dat bedrijven begonnen met het uitbesteden van taken die geen specifieke vaardigheden vereisten of weinig waarde toevoegden. Snel vooruit naar vandaag, en het lijkt een beetje achterhaald en ouderwets. Dat komt allemaal omdat er een grote game-changer in de industrie is: technologie!

Steeds meer bedrijven beginnen automatiseren taken in plaats van outsourcing hen. Met behulp van verschillende technologieën zijn ze in staat om de werkdruk voor hun medewerkers te minimaliseren. Ze profiteren van dezelfde dingen als bij outsourcing, omdat zowel kosten als tijd worden bespaard, maar nu is er geen extern bedrijf bij betrokken.

Hieronder staan ​​vier betere alternatieven voor outsourcing die de overstap naar automatisering stimuleren:

  1. Low-code platforms
  2. Optical Character Recognition (OCR)-software
  3. Robotic Process Automation (RPA)
  4. AI en machine learning

 1. Low-code platforms

Met low-code platforms kunnen mensen zonder codeerexpertise toepassingen maken die hen kunnen helpen hun werk efficiënter te doen. Een grote speler op dit gebied is Mendix, dat een low-code platform biedt om mobiele en webapps te ontwikkelen. 

Met deze platforms hoeft u niet regel voor regel code te schrijven. Hiermee kunt u een stroomdiagram tekenen en de code wordt vervolgens gemaakt. Daarnaast bieden low-code platforms een grote verscheidenheid aan plug-ins waarmee u bepaalde functionaliteiten in uw applicatie kunt inbedden.

Zo is de Klippa OCR API beschikbaar als plugin voor Mendix, waarmee je Optical Character Recognition (OCR) en AI eenvoudig in je eigen applicatie integreert. Het werkt perfect voor gegevensextractie en verificatie van bonnen, facturen, contracten, paspoorten en meer.

2. Optical Character Recognition (OCR)-software

OCR is een veelgebruikte technologie voor het herkennen van tekst op documenten, zoals gescande documenten of foto's. OCR-technologie wordt gebruikt om vrijwel elk type afbeelding met geschreven tekst (dwz getypt, handgeschreven of afgedrukt) om te zetten in machineleesbare tekstgegevens.

Veel bedrijven beschouwen OCR als een essentiële technologie voor het automatiseren van hun workflows. Het helpt mensen sneller te werken met minimale fouten in documentverificatie, factuurbeheer, contractverwerking en identiteitsdocumentverwerking.

Klippa tilt OCR naar een hoger niveau door zijn OCR-software te combineren met machine learning en AI. Dit leidt tot enorme verbeteringen in de nauwkeurigheid van meerdere formaten en talen. De op AI gebaseerde OCR is zelfs in staat om onderscheid te maken tussen handgeschreven tekst en gescande documenten en haalt informatie uit grafische formaten zoals posters en brochures.

3. Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) verwijst naar software die eenvoudig kan worden geprogrammeerd om eenvoudige, repetitieve taken in verschillende applicaties uit te voeren. RPA creëert en implementeert een softwarerobot met de mogelijkheid om andere software te starten en te bedienen.

Een bekende RPA-provider is UiPath, dat een compleet softwareplatform biedt om organisaties te helpen hun bedrijfsprocessen efficiënt te automatiseren. Net als bij low-code platforms, kunt u RPA-plug-ins gebruiken om spannende functies in uw oplossing op te nemen. Met de Klippa-plug-in bijvoorbeeld extraheer en verwerk je binnen enkele seconden gegevens uit documenten, pdf's, e-mails en andere formulieren.

 4. AI en machinaal leren

AI en Machine Learning zijn het brein achter de meeste van de hierboven genoemde technologieën. Machine learning-algoritmen stellen software in staat om automatisch te leren en te verbeteren van ervaring zonder er expliciet voor te zijn geprogrammeerd.

Het vertrouwt op een constante stroom gegevens om van te leren en vereist een uitgebreide dataset om zijn algoritmen te trainen. Als de hoeveelheid gegevens te klein is, zouden machine learning-technologieën niet met een hoge mate van nauwkeurigheid kunnen functioneren. Het is misschien best lastig om zelf een model op te leiden, maar gelukkig kun je profiteren van de expertise van anderen.

Elke technologie heeft zijn eigen sterke punten en het mooie is dat ze allemaal kunnen worden gecombineerd om een ​​nog krachtiger hulpmiddel te creëren. Alle componenten kunnen ook worden geïntegreerd in low-code en RPA-oplossingen, dus er zijn letterlijk geen limieten aan de toepassingsmogelijkheden.

Bereid u dus voor op de toekomst en denk na over manieren om bedrijfsprocessen te automatiseren in plaats van ze uit te besteden.

Auteur naam: 

Yeelen Knegtering

Auteur bio: 

Yeelen Knegtering, CEO & mede-oprichter van Klippa, heeft een passie voor het ontwikkelen van digitale producten die mensen helpen tijd te besparen op administratieve rompslomp en tijd te besteden aan de dingen waar ze van houden. Met een studie Informatietechnologie aan de Rijksuniversiteit Groningen startte hij Klippa met het idee dat er een betere manier moest zijn om bonnetjes te organiseren en te beheren. Nu is Klippa een documentdigitaliseringsbedrijf met een focus op het digitaliseren en automatiseren van documentstromen voor bedrijven.

Bron: Plato Data Intelligence

Geschreven Door

Gerelateerde streams

Blockchain

De markt voor non-fungible token (NFT) is booming, en aan het roer staat de top NFT-marktplaats - OpenSea. Of in ieder geval vroeger...

Cyber ​​Security

Het landschap van incidentrespons is drastisch veranderd, grotendeels door veranderende houdingen bij verzekeringsmaatschappijen en, tot op zekere hoogte, zakelijke klanten die de pijn voelen van...

Luchtvaart

De website van Aer Lingus ontving het meeste verkeer sinds de COVID-pandemie begon nadat de Ierse regering haar…

Gaming

De grootste aandeelhouder van Bally's Corporation heeft een aanbod gedaan om de resterende aandelen in het casinobedrijf te kopen en onderhands te nemen. De post...