개요

우리가 종이없는 사회로 계속 이동함에 따라 비즈니스 회계는 변혁적인 여정에 있습니다. 기업들은 미지급금 워크 플로우를 디지털화하는 소프트웨어 솔루션에 적극적으로 투자하기 시작했습니다.

출처 : esker

미지급금 프로세스에 자동화를 도입하면 수동 개입의 위험을 최소화하고 운영을 가속화하며 규정 준수를 유지하는 데 도움이됩니다. 재무 시스템 최적화 및 팀 간 협업에 중요한 역할을합니다.

복잡한 회계 기능을 통합하고 핵심 작업의 필수 부분을 구성 할 수있는 기술입니다. 이는 모든 사업 단위에 여러 가지 영향을 미치며 회사의 수익성에 크게 기여합니다.

그렇다면 AP 자동화 란 정확히 무엇입니까?

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AP 자동화 정의

미지급금 자동화는 AP 프로세스를 간소화하고 수동 입력을 제거하며 재무 데이터에 대한 더 나은 통찰력을 제공하는 데 사용되는 도구 모음입니다.

이 기술은 기업과 공급 업체 간의 대량 송장 및 거래를 관리하는 데 도움이되는 특정 SaaS입니다.

AP 자동화 소프트웨어는 AP 부서의 정확성과 효율성을 향상시키고 회계 및 재무 이외의 다양한 기타 비즈니스 활동을 지원합니다.

AP 자동화는 어떻게 작동합니까?

AP 자동화 프로세스가 송장 캡처로 시작된다고 생각할 수 있지만 디지털화는 실제로 공급 업체 관계에서 시작됩니다. 새로운 공급 업체를위한 토대를 마련하지 않으면 처리 할 인보이스가 없습니다.

공급 업체 포털

최고의 AP 자동화 소프트웨어는 셀프 서비스 공급 업체 포털과 함께 제공됩니다. 이렇게하면 AP 팀의 온 보딩 워크로드가 대부분 제거되고 공급 업체에 책임이 부여됩니다.

즉, 서류가 누락되면 공급 업체는 대가를받지 못합니다. 당연히 이것은 비즈니스 기록을 훨씬 더 정확하고 최신 상태로 유지합니다.  

공급 업체가 정보를 입력하면 포털을 통해 송장을 제출할 수도 있습니다. 이 경우 시스템은 처리에 필요한 도로의 충돌이나 기타 문서를 추적하고 공급자에게 알립니다.

이 실시간 상태보기를 통해 AP 팀이 인보이스 결제 요청으로 인해 중단되는 것을 방지 할 수 있습니다. 또한 결제 프로세스가 모두에게 투명하므로 공급 업체의 신뢰를 강화하는 데 도움이됩니다.

공급 업체 포털은 비즈니스에 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다.

• 세금 데이터 (미국 용 W-9 양식 포함)
• 은행 계좌 확인
• 승인 자동화
• 즉각적인 공급 업체 알림
• 블랙리스트에 대해 확인

OCR 및 기계 학습

송장 관리주기가 시작될 때 데이터를 캡처하여 시스템에 입력 할 수 있도록 문서를 스캔해야합니다. 송장 (또는 배송 영수증 및 구매 주문서와 같은 기타 서류)에서 정보를 디지털 방식으로 추출하는 프로세스를 광학 문자 인식이라고합니다. 즉, OCR입니다.

이 모든 것에 대한 포괄적 인 용어는 로봇 프로세스 자동화 (RPA)이며 기계 학습 및 인공 지능의 측면을 포함합니다. 이는 정확성을 높이고 시간이 지남에 따라 패턴을 인식하는 데 도움이됩니다. 또한 일상적인 워크 플로 처리 및 유효성 검사 규칙을 쉽게 선별하고 자동화 할 수 있습니다.

인공 지능은 과거 경험을 통해 학습하고 특정 총계정 원장 (GL) 코드 또는 승인 경로를 제안하는 데 사용됩니다. Nanonets와 같은 솔루션은 벤치 마크인 알고리즘으로 구동되는 딥 러닝을 사용합니다. 송장 OCR.

이 브랜드는 GDPR 규정 준수 및 온 프레미스 호스팅을 통해 매달 2 백만 개 이상의 이미지를 처리합니다. 회사에서 요구하는 경우 영수증, 신분증 및 여권을 스캔 할 수도 있습니다.

Nanonets와 같은 플랫폼에서 가장 현명한 점은 도구를 테스트 할 수 있다는 것입니다. 단 몇 초 만에 송장을 업로드하고 데이터를 실시간으로 추출하십시오.

출처 : helpsystems

송장 매칭

다음 단계는 AP 자동화 시스템이 공급 업체 송장을 적절한 문서와 전자적으로 비교하는 것입니다. 이를 수행하는 두 가지 주요 방법이 있습니다.

• 양방향 매칭 – 구매 주문 및 송장
• XNUMX 방향 매칭 – 배송 및 수령 보고서

시스템은 광고 항목, 수량 및 가격과 같은 데이터를 자동으로 비교하고 불일치를 찾습니다. 차이가 발견되면 송장이 보류되고 결제가 해결 될 때까지 지연됩니다. 또한 필요한 특정 데이터를 요청하는 자동 알림이 해당 당사자에게 전송됩니다.

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승인 절차

최고의 AP 자동화 소프트웨어는 승인 예측에서 다 계층 승인 관리까지 효율적인 승인 프로세스를 실행합니다. 이를 통해 기업은 조기 결제주기를 활용하고 처리 비용을 절감 할 수 있습니다.

기계 학습 및 스마트 로직은 청구서 수준 코딩 (예 : 계정 및 부서), 지불 자 엔터티 및 청구 승인자에 대한 비즈니스 규칙을 할당 할 수 있습니다. 이렇게하면 승인 획득 지연이 최소화되고 효율성이 향상됩니다.

AP 시스템은 또한 구성 가능한 워크 플로와 무제한 송장 승인자를 허용해야합니다. 이는 조직의 내부 통제를 강화하고 승인자를 추적하는 프로세스를 제거합니다. 그들은 보류중인 송장 검토, 대기중인 조치 및 미결 항목에 액세스 할 수 있습니다.

화해

인보이스 결제 프로세스가 끝나면 비즈니스는 발생한 일을 기록해야합니다. AP 자동화 소프트웨어는 금전적 결산을 가속화하는 즉각적인 지불 조정을 제공합니다.

더 이상 스프레드 시트 나 보고서를 함께 연결할 필요가 없습니다. 모든 지불 송금 통지는 하나의 명확한 보고서로 롤업됩니다.

심층보고

AP 자동화 소프트웨어는 심층적 인보고를 통해 전체 프로세스를 종료해야합니다. 기업이 언제든지 관리하고 액세스 할 수있는 지속적인 감사 추적을 생성하는 데 도움이됩니다.

보고서에는 거부 된 모든 결제를 포함한 거래 수준의 세부 정보가 있어야합니다. 신속한 마감을 위해 회사는 모든 보고서를 Excel, .CSV 파일 또는 타사 플랫폼으로 내보낼 수 있습니다.

ERP 통합

어떤 솔루션을 선택하든 이미있는 모든 레거시 시스템을 통합 할 수있는 옵션도 제공해야합니다. 여기에는 다음과 같은 작업이 포함됩니다.

• 재고 관리
• 분석 및보고
• 프로젝트 관리
• 직원 성과
• CRM – 고객 관계 관리

출처 : compact.nl

자동화 할 주요 작업

AP 자동화는 다양한 비즈니스 작업을 처리하지만 특히 효율적인 경우가 있습니다. 이들 중 일부는 다음과 같습니다.

데이터 입력

미지급금 부서의 엄청난 시간 소모적 인 작업은 모든 송장 데이터, 영수증 정보, 구매 주문 및 결제를 위해 처리해야하는 기타 모든 종이 문서를 수동으로 입력하는 것입니다.

데이터 캡처 프로세스를 자동화하면 시간이 절약 될뿐만 아니라 더 정확하고 인적 오류가 덜 발생하는 종이없는 시스템입니다. OCR에는 오타가 없습니다!

송장 매칭

종이 송장을 지원 문서와 연결하지 않고 자동으로 일치시킵니다. 구매 주문 및 배송 영수증을 포함합니다. 이는 여러 위치에서 문서를 일치시켜야하는 AP 부서에 특히 유용합니다.

코딩 송장

AP 자동화는 회사가 각 송장에 대해 올바른 총계정 원장 (GL) 코드를 선택하는 규칙을 설정하는 데 도움이됩니다. 이렇게하면 손으로 작업하는 데 걸리는 시간과 수동 코딩에서 발생할 수있는 실수가 모두 제거됩니다.

승인 라우팅

미지급금 자동화 기술은 승인 프로세스를 처음부터 끝까지 용이하게합니다. 더 이상 청구서를 누군가의 책상에두고 기다릴 필요가 없습니다. 또는 더 나쁜 것은 종이 더미에 잘못 배치 된 송장입니다.

승인 자동화는 승인 체인에서 필요한 모든 당사자에게 전자 라우팅을 의미합니다. 이를 통해 송장 처리 속도가 빨라지고 조기 결제 할인을 제공하는 공급 업체의 만족도가 높아집니다.

일괄 지급

동시에 여러 결제를 자동화하면 AP 팀의 엄청난 워크로드가 제거됩니다. 특히 급여 또는 청구서와 같은 반복 지불 인 경우. 최고의 AP 소프트웨어를 사용하면 전 세계적으로이를 수행 할 수 있습니다.

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AP 자동화의 주요 이점

미지급금 프로세스 자동화에 관해서는 모든 규모의 비즈니스에 많은 이점이 있습니다. 다음 중 일부를 고려하십시오.

운영 간소화

자동화는 사람의 개입이 거의없이 종단 간 AP 프로세스를 간소화하고 복잡한 시스템을 단순화하는 데 도움이됩니다. 또한 종이 낭비를 줄이고 수작업을 덜 필요로합니다.

가시성 높이기

실시간 모니터링은 명확한 커뮤니케이션 채널을 설정하는 데 도움이되며 비즈니스가 송장 데이터에 직접 액세스 할 수 있도록합니다. 기업은보다 정보에 입각 한 데이터 기반 의사 결정을 내리고 최종 비즈니스 인텔리전스를 구축 할 수 있습니다.

정확도 및 효율성 향상

AP 자동화는 병목 현상을 제거하고 데이터의 불일치를 식별하는 데 도움이됩니다. 문제가있는 경우 적절한 당사자에게 즉시 알리도록 시스템이 설계되었습니다. 이것은 전체 프로세스를 더 정확하고 효율적으로 만듭니다.

비용 최소화

AP 소프트웨어는 인건비보다 간접비가 적습니다. 회사는 오류를 줄이면서 고용을 줄이고 송장 처리에 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.

또한 종이가 필요하지 않으므로 수표 인쇄, 우편 요금 구매, 데이터 입력 및 기타 전통적인 종이 관련 사무 비용과 관련된 비용이 없습니다.

향상된 직원 성과

올바른 AP 도구를 사용하면 직원이 비즈니스 성장과 가치를 창출하는 작업에 집중할 수있는 시간을 더 많이 확보 할 수 있습니다. AP 시스템의 데이터를 사용하여 생산성 지표 (예 : 핵심 성과 지표 (KPI))를 설정하고 재검토 할 수 있습니다.

비즈니스 관계 개발

회계 작업이 간소화되면 송장이 더 빨리 지급됩니다. 이는 브랜드 신뢰를 높이고 공급 업체 관계를 강화하는 데 도움이됩니다. 차례로 공급 업체는 일반적으로 조기 지불 자에게 보상하기 위해 일종의 지불 할인을 제공합니다. 또한 재고의 긍정적 인 흐름을 보장합니다.

AP 자동화 도구는 공급 업체를위한 수준의 자율성을 제공합니다. 셀프 서비스 공급 업체 포털은 AP 팀에서 업무를 수행하지 않고 공급 업체에 온 보딩 책임을 다시 부여합니다. 그들은 자신의 문서를 입력하고 업데이트를 관리해야합니다.

포털은 또한 송장 상태 업데이트 및 즉각적인 알림을 통해보다 명확한 커뮤니케이션 라인을 엽니 다.

규정 준수 및 감사

회사에서 글로벌 비즈니스를 많이 수행하는 경우 규정 준수를 유지하는 데 도움이되는 도구를 갖추는 것이 중요합니다. AP 자동화 소프트웨어는 전체 회계 프로세스에 대해 파괴 불가능한 감사 추적을 생성합니다.

시스템은 처음부터 공급 업체의 진위 여부를 확인하고 적절한 세금 문서를 요청합니다. 이는 사기 위험을 줄일뿐만 아니라 마지막 순간 감사로부터 회사를 안전하게 보호합니다.

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최고의 계정 지불 자동화 소프트웨어를 선택하는 방법은 무엇입니까?

자동화가 미지급금 프로세스를 어떻게 변경하는지 이해했으면 이제 올바른 도구로 무장해야합니다.

그럼 어디서부터 시작합니까?

최상의 AP 자동화 소프트웨어를 선택할 때 다음 요소 중 일부를 고려하십시오.

데이터 보안

AP 소프트웨어는 모든 재무 데이터를 안전하고 안전하게 유지합니다. 최고의 시스템은 암호화, XNUMX 단계 인증 및 보안 통신을 제공합니다. 구매하기 전에 도구가 보호해야하는 데이터와 일치하는지 확인하기 위해 어떤 보안 메커니즘이 있는지 아는 것이 중요합니다.

사용자 친화적 인 인터페이스

직원이 대시 보드를 쉽게 탐색 할 수있는 능력은 필수적입니다. 작은 학습 곡선은 교육의 필요성을 줄이고 전체 프로세스를 용이하게합니다. 깔끔하고 깔끔해야하며 몇 초 안에 문제를 지적해야합니다.

동적 통합

선택한 AP 솔루션은 전체 기술 스택과 쉽게 통합 할 수 있어야합니다. 기업은 새로운 앱을 수용하기 위해 전체 ERP를 업데이트 할 필요가 없습니다. 통합은 중단없는 워크 플로를 유지하고 기업이 더 나은 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

지불 방법

구매 한 모든 AP 기술에는 여러 결제 방법이 있어야합니다. 회사가 지불을 수락하고 보낼 수있는 방법이 많을수록 더 많은 비즈니스를 수행 할 수 있습니다.

선택할 수있는 수많은 지불 게이트웨이가 있으며 각각 다른 거래 수수료를 부과하므로 급락하기 전에이 분야에서 조사를해야합니다.

보고 및 분석

비즈니스 성과를 추적하는 것은 성공을 위해 매우 중요합니다. 선택한 AP 자동화 소프트웨어는 다양한 재무 보고서를 자동으로 생성해야합니다. 여기에는 다음과 같은 데이터가 포함됩니다.

• 소득 명세서
• 현금 흐름 보고서
• 대차 대조표

또한 다음과 같은 부서 또는 범주를 기반으로 보고서를 생성해야합니다.

• 세금
• 목록
• 프로젝트
• 미지급금 및 미수금

추가 고려 사항은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 기반 청구
• 현금 기반 및 발생주의 회계
• 은행 화해
• 역할 기반 사용 권한
• 세금
• 유동성
• 고객 지원
• 비용

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최고의 AP 자동화 소프트웨어 비교

AP 자동화 소프트웨어를 구입하기로 결정한 후에는 선택 프로세스가 어려울 수 있습니다. 거기에는 너무 많은 솔루션이 있으며 선택하기가 어렵습니다. 다음은 몇 가지 주요 AP 자동화 솔루션과 각각 가장 적합한 비즈니스 유형입니다.

스탬플리

Stampli는 승인이 5 배 더 빠른 송장 처리를위한 최고 등급의 AP 솔루션 중 하나입니다. ERP 또는 회계 시스템과 쉽게 통합되고 GL 코딩을 자동화하고 중복을 발견하며 사기를 방지하는 프로세스를 학습합니다.

지원 기기

사용자 지정이 거의없는 간단한 접근 방식이 필요한 소규모 기업.

세이지 Intacct

Sage는 실시간 추적 및 결제보기를 제공하는 클라우드 기반 회계 시스템입니다. 여기에는 자동화 된 미지급금 워크 플로우 및 심층보고 기능이있는 AP 자동화 소프트웨어가 포함됩니다. 또한이 브랜드에는 효율성을 높이는 강력한 타사 통합 기능이 있습니다.

지원 기기

강력한 통합이 필요한 중소 기업.

SAP

SAP는 하이 엔드 클라우드 기반 AP 자동화 플랫폼입니다. 송장 관리, 라우팅 승인 및 공급 업체 온 보딩을 포함하는 광범위한 비즈니스 프로세스를 갖춘 포괄적 인 ERP 시스템으로도 두 배가됩니다.

지원 기기

미지급금 운영에 대한 예산이 큰 대기업 및 기업.

코 팩스

Kofax는 송장 데이터 캡처, 코딩, 확인 및 결제 승인 방법을 자동화하는 AP 솔루션입니다. 시장을 선도하는 콘텐츠 캡처 기능으로 하이 터치 트랜잭션 프로세스를 간소화하는 데 도움이됩니다.

지원 기기

정리할 많은 회계 문서를 보유한 중소 기업.

제로

Xero는 미지급금 자동화 및 공급 업체 관리를 전문으로하는 클라우드 기반 회계 시스템입니다. Xero는 다른 플랫폼과 쉽게 통합되며 AP 워크 플로우를 간소화하고 송장을 구성하며 데이터 캡처 프로세스를 디지털화하는 데 사용할 수 있습니다.

지원 기기

예산이 적은 스타트 업과 기업.

오라클 ERP

Oracle AP 자동화는 포괄적 인 기능을 포괄하는 고급 미지급금 솔루션입니다. SAP와 마찬가지로 고객 및 공급 업체 관계 관리, 심층보고를 포함하여 회계에 대한 추가 지원을 제공합니다.

지원 기기

미지급금 운영에 대한 예산이 큰 대기업.

나노 넷

Nanonets는 송장에서 지능적으로 데이터를 추출하는 최첨단 AP 자동화 소프트웨어입니다. 자동 송장 처리 기능은 정확하고 확장 가능하여 회계 부서의 시간과 비용을 절약합니다. 조달 프로세스를 강화하고 공급 업체 관계를 강화하는 데 도움이됩니다.

지원 기기

다양한 문서에서 정확한 데이터 캡처가 필요한 모든 규모의 비즈니스.

오라클 넷스위트

Oracle 소유의 Netsuite AP 자동화는 다양한 유형의 비즈니스 기능을위한 다양한 제품군 (모듈)을 갖춘 클라우드 ERP 시스템입니다. 여기에는 송장 관리, 승인 라우팅, 지불 및 조정이 포함됩니다.

지원 기기

다양한 회계 업무와 업무를 수행하는 기업입니다.

티 팔티

Tipalti AP 자동화는 자동화 시장에서 최고 중 하나 인 클라우드 기반 SaaS 플랫폼입니다. 여기에는 여러 결제 방법이있는 셀프 서비스 공급 업체 포털이 포함됩니다. Tipalti는 세금 준수를 포함하여 수백 가지 통화로 글로벌 대량 결제를 지원합니다.

지원 기기

국제적으로 대량으로 비즈니스를 수행하려는 모든 회사.

유즈

Yooz AP 자동화는 스마트하고 강력한 클라우드 기반 송장 관리 시스템을 제공합니다. 200 개 이상의 금융 플랫폼과 원활하게 통합되며 위험 부담없는 구독으로 속도와 보안을 제공합니다. 인보이스 당 비용을 84 % 절감한다고합니다.

지원 기기

광범위한 통합 기능을 원하는 모든 비즈니스.

추가 솔루션에는 다음이 포함됩니다.

• 빌닷컴
• Esker AP 자동화
• Inspyrus AP 자동화
• QuickBooks에

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SMB는 어떻게 AP 자동화를 수용 할 수 있습니까?

분명한 것 외에도 중소기업이 AP 자동화를 수용하는 새로운 방법이 있습니다. 가장 혁신적인 방식으로 비즈니스 프로세스 지점에서 통합하고 기존 프로세스를 방해 할 수 있습니다.

다음은이 기술을 사용하는 몇 가지 "기본"방법입니다.

마스터 목록 작성

공급 업체 포털은 손가락 하나 까딱하지 않고도 공급 업체 목록을 빠르게 작성할 수있는 좋은 방법입니다. 시스템은 데이터를 표로 만듭니다. 그런 다음 공급 업체에서 직접 제공 한 데이터로 공급 업체 마스터 파일을 만들 수 있습니다.

세금 보고서

수집 된 W-9 및 기타 세금 정보를 사용하여 정기 세금 준수 보고서를 생성 할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스가 감사 위험이 높은 경우 AP 소프트웨어를 사용하여 경계를 늦추거나 규정을 위반하지 않도록하는 혁신적인 방법입니다.

상영 업체

AP 자동화는 더 이상 사기를 잡기 위해 사람의 눈에 의존 할 필요가 없음을 의미합니다. 시스템은 수천 개의 온라인 유효성 검사 규칙 및 데이터베이스를 사용하여 다음과 같은 사항에 대해 외부 공급 업체를 선별합니다.

• 규정
• 블랙리스트
• 세금 데이터베이스

일상적인 작업

이것은 확실히 새로운 것은 아니지만 로봇 프로세스 자동화를 사용하여 일상적인 회계 작업을 제거하는 것은 시간이 지남에 따라 쉬워집니다.

시스템을 사용함에 따라 머신 러닝과 인공 지능이 더 복잡한 패턴을 이해하기 시작하기 때문입니다. 궁극적으로 플랫폼은 사용자가 원하는대로 일상적인 미지급금 작업을 수행합니다.

세계화

기업에서 AP 자동화를 사용하는 가장 혁신적인 방법 중 하나는 글로벌 영역으로 확장하는 것입니다. 불과 15 년 전만해도 소규모 회사에서 국제 비즈니스를하는 것은 비용이 많이 드는 꿈 같았습니다.

그러나 새로운 AP 도구는 모든 규모의 비즈니스에서이를 가능하게합니다. 수백 개의 현지 통화로 기능 및 결제 옵션을 추가 할 수 있습니다.

추가 용도는 다음과 같습니다.

• 자동 결제 조정
• 중복 결제 및 송장 스크리닝
• 모든 당사자의 정보에 대한 실시간 액세스 향상
• 처리 비용을 절약하기위한 대량 결제
• 전자 구매 오더 생성

결론

AP 자동화 여정의 시작은 최신 미지급금 운영이 어떻게 작동하고 이러한 작업을 자동화 할 수 있는지 정확히 이해하는 것에서 시작됩니다.

오늘날 워크 플로우 디지털화는 어떤 모습일까요? 새로운 기술로 업데이트하거나 수용해야하는 시스템이 있습니까?

예산은 얼마입니까? 이것은 새로운 장비를 조달 할 때 항상 작용합니다. 일부 AP 자동화 플랫폼은 전체 라이선스에 대해 높은 초기 비용을 청구합니다. 다른 사람들은 월간 구독료를 청구합니다. 그 중 많은 부분이 귀하의 정보가 저장되는 위치와 관련이 있습니다. 클라우드에 보관하는 것보다 현장에 보관하는 것이 더 많은 비용이 듭니다.

귀하의 비즈니스는 모바일입니까? 이 새로운 시대에 모바일 기능이있는 소프트웨어를 구매하는 것은 비즈니스를 계속 유지하는 데 중요합니다. 사회가 원격 기반 작업 환경으로 발전함에 따라 조달하는 기술 솔루션도 이에 따라야합니다. 따라서 클라우드 기반이고 여러 사용자가 사용할 수있는 것을 살펴 보는 것이 현재 경제에 적합합니다.

궁극적으로, 선택한 AP 솔루션은 연구를 수행 할 경우 요구 사항에 가장 잘 부합 할 것입니다. 이 가이드는 이러한 유형의 소프트웨어가 무엇을 할 수 있는지, 그리고 그것이 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 방법을 정확히 이해하는 좋은 출발점입니다. 지금 올바른 질문을하면 AP 운영을 활용하고 비즈니스와 함께 성장할 수있는 완벽한 플랫폼을 찾을 수 있습니다.

자동화를 위해 Nanonets 사용 시작

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출처 : https://nanonets.com/blog/ap-automation-accounts-payable-automation/