오늘날과 같이 경쟁이 치열한 비즈니스 환경에서 기업은 더 적은 비용으로 더 많은 것을 달성해야 하는 과제에 직면해 있습니다. 시장에서 번성하고 생존하려면 효율성을 확보하고 비용을 절감하고 경쟁사보다 더 많은 가치를 제공해야 합니다.
따라서 점점 더 많은 회사들이 시간 소모적이고 비용 효율적인 작업에 대한 비용 절감을 모색하고 있습니다. 백오피스 작업은 이 설명에 완벽하게 들어맞으며 종종 직원들에게 큰 부담을 줍니다.
고맙게도 백오피스 자동화는 그들의 삶을 더 쉽게 만들어줍니다! 가장 최근의 기술 발전으로 OCR 및 기계 학습, 회사는 수동 데이터 입력의 필요성을 크게 줄여 직원이 보다 가치 있는 작업에 집중할 수 있습니다.
이 블로그는 백오피스 자동화의 개념을 이해하고 그 장점을 설명하며 비즈니스를 어떻게 변화시킬 수 있는지 설명하는 데 도움이 될 것입니다!
백오피스 자동화란 무엇입니까?
백오피스 자동화가 무엇인지 더 잘 이해할 수 있도록 백오피스 작업이 무엇인지 먼저 지적하겠습니다. 백오피스 작업의 가장 일반적인 예로는 주로 데이터 입력, 문서 정렬, 회계, 인적 자원 및 IT 지원과 같은 관리 기능을 제공하는 작업이 있습니다.
일반적으로 자주 발생하거나 반복적이거나 노동 집약적인 작업을 자동화할 수 있습니다. 백오피스 자동화는 이러한 수동 프로세스를 줄이고 작업을 보다 정확하게 수행하기 위한 것입니다.
백오피스 자동화의 장점은 무엇입니까?
귀사에서 백오피스 자동화를 구현하면 많은 이점이 있으므로 이제 상위 4가지 이점을 제시하고 프로세스 자동화가 귀사에 어떤 이점이 있는지 설명하겠습니다.
- 비용 절감
- 속도와 정확도 최적화
- 생산성 향상
- 확장
비용 절감
백오피스 자동화의 가장 큰 장점은 직원의 근무 시간이 단축된다는 것입니다. 급여 측면에서뿐만 아니라 사무실 임대료 및 기타 관련 비용 측면에서도 적은 비용으로 더 많은 효율성을 얻을 수 있습니다.
속도와 정확도 최적화
시간이 많이 걸리는 작업은 항상 오류에 취약합니다. 자동화된 소프트웨어를 사용할 때 간단한 버튼 클릭으로 직원들은 더 빠르게 작업할 수 있고 더 좋고 더 정확한 데이터를 사용할 수 있습니다.
생산성 향상
컴퓨터는 아프거나 늦지 않으며 24/7 작업에 지치지 않습니다. 그 외에도 한 번에 여러 작업을 수행할 수 있습니다. 이를 통해 직원이 회사에 더 중요한 작업에 집중할 수 있는 더 빠른 워크플로가 가능합니다.
확장
자동화된 소프트웨어를 사용하면 추가 모집, 계약, 사무실 공간 등 없이 필요에 따라 서버를 자동으로 확장할 수 있습니다.
백오피스 자동화가 비즈니스를 혁신하는 방법
백오피스 자동화는 회사를 놀라운 방식으로 변화시킬 수 있습니다. 데이터 입력, 문서 정렬, 데이터 확인 또는 승인을 포함하는 작업은 자동화할 수 있는 작업의 좋은 예입니다.
이제 백오피스 자동화 사용에 대한 몇 가지 실용적인 예를 살펴보겠습니다.
아래에서 가장 일반적인 3가지 사용 사례를 찾을 수 있습니다.
- 포인트 제도
- 미지급금 솔루션
- KYC 프로세스
포인트 제도
로열티 캠페인은 고객에게 무료 제품이나 할인과 같은 추가 혜택이나 프로모션을 제공합니다. 일반적으로 작동하는 방식은 다음과 같습니다. 고객이 판촉 제품을 구매하고 영수증을 보냅니다. 영수증은 판매자가 확인하고 유효성을 검사하고 시스템에 입력해야 합니다. 최종 승인 후 고객에 대한 보상이 해제됩니다.
이러한 캠페인에는 항상 많은 수작업이 필요하며 때로는 이러한 프로세스를 완료하는 데 며칠 또는 몇 주가 소요될 수 있습니다.
자동화된 솔루션을 통해 고객은 휴대폰으로 영수증 사진을 찍기만 하면 나머지 작업은 소프트웨어가 알아서 해줍니다! 영수증 데이터는 단 몇 초 만에 자동으로 분석, 해석 및 처리됩니다.
결과는 무엇입니까? 자동화된 로열티 솔루션 사용의 주요 이점은 더 빠른 프로세스와 더 행복한 고객입니다. 또한 중복 영수증 수락과 같은 사기 사건이 줄어들 것입니다.
미지급금 솔루션
일부 회사는 한 달에 수백 또는 수천 개의 송장을 처리합니다. 인보이스는 일반적으로 직원이 확인한 다음 요청한 금액의 지불을 승인하는 책임 당사자에게 전송됩니다. 추가 승인을 위해 올바른 사람에게 발송되도록 각 송장을 분류해야 합니다.
동시에 이러한 모든 송장에 오류 및 불일치가 있는지 개별적으로 확인됩니다. 그런 다음 누군가가 송장 만기일 내에 실제로 승인되었는지 확인해야 합니다. 이 작업이 완료되면 지불을 처리하고 재무 개요에 추가하고 보관할 수 있습니다.
자동화된 솔루션을 구현하면 이 프로세스를 단순화할 수 있습니다. 송장이 접수되면 자동으로 분류되어 송장을 일반적으로 승인하는 담당자에게 전송됩니다. 그러면 송장이 온라인 데이터베이스에 자동으로 추가되고 지불 요청이 자동으로 재무 부서로 전송됩니다. 또한 여러 송장을 동시에 문제 없이 처리할 수 있습니다!
KYC 프로세스
금융 서비스 산업의 많은 회사는 KYC(Know Your Customer) 규정을 준수해야 합니다. 요구 사항은 국가마다 다를 수 있지만 일반적으로 고객은 신분 증명서로 정부 발급 신분증을 제공해야 합니다.
얼마 전 고객은 은행에 가서 신분증을 제시하고 몇 가지 양식에 서명했습니다. 그런 다음 은행 직원은 데이터를 수동으로 확인하고 은행 시스템에 입력하면 고객이 계좌를 개설한 사람으로 확인됩니다.
위에서 설명한 프로세스를 자동화하면 회사에서 많은 시간과 자산을 절약할 수 있습니다. 신분증이나 여권의 모든 데이터를 추출할 수 있습니다. 일반적으로 데이터는 카드의 비슷한 위치에 배치되고 여러 언어로 된 설명으로 보완됩니다. 즉, 모든 데이터를 쉽고 정확하게 추출할 수 있습니다.
사진 ID, 서명 및 기계 판독 가능 영역(MRZ)과 같은 비텍스트 데이터도 추출할 수 있습니다. 이를 통해 고객의 신원을 훨씬 쉽게 확인할 수 있습니다.
백오피스 자동화의 힘
귀하의 비즈니스를 한 단계 업그레이드 하시겠습니까? 이제 백오피스 자동화에 대해 더 많이 알게 되었으므로 다음 단계는 비즈니스 요구 사항에 맞는 지능형 소프트웨어를 찾는 것입니다.
클리파 시장의 선도적인 제공업체 중 하나이며 이 블로그에 언급된 모든 사례와 그 이상에 대해 도움을 드릴 수 있습니다.
저자: 옐렌 네거링
저자 바이오 : Klippa의 CEO이자 공동 설립자인 Yeelen Knegtering은 사람들이 관리상의 번거로움에서 시간을 절약하고 좋아하는 것에 시간을 할애할 수 있도록 돕는 디지털 제품 개발에 열정을 가지고 있습니다. Groningen 대학에서 정보 기술 학위를 받은 그는 영수증을 정리하고 관리하는 더 나은 방법이 있어야 한다는 생각으로 Klippa를 시작했습니다. 이제 Klippa는 기업용 문서 스트림의 디지털화 및 자동화에 중점을 둔 문서 디지털화 회사입니다.
