概要
ペーパーレス社会への移行を続ける中、企業会計は変革の道を歩んでいます。 企業は、買掛金のワークフローをデジタル化するソフトウェアソリューションに積極的に投資し始めています。
出典：エスカー
買掛金プロセスに自動化を導入すると、手動による介入のリスクが最小限に抑えられ、運用が加速され、コンプライアンスの維持に役立ちます。 これは、金融システムの最適化とチームの相互コラボレーションにおいて重要な役割を果たします。
これは、複雑な会計機能を統合し、コア業務の不可欠な部分を形成できるテクノロジーです。 それはすべてのビジネスユニットに複数の影響を及ぼし、企業の収益性に大きく貢献します。
では、APの自動化とは正確には何ですか？
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AP自動化の定義
買掛金の自動化は、APプロセスを合理化し、手動入力を削除し、財務データへのより良い洞察を提供するために使用されるツールのセットです。
このテクノロジーは、企業とそのベンダー間の大量の請求書とトランザクションの管理に役立つ特定のSaaSです。
AP自動化ソフトウェアは、AP部門の精度と効率を向上させ、経理や財務以外のさまざまなビジネス活動を支援します。
AP自動化はどのように機能しますか？
APの自動化プロセスは請求書の取得から始まると思われるかもしれませんが、デジタル化は実際にはサプライヤーとの関係から始まります。 新しいベンダーの基盤を確立しないと、処理する請求書がありません。
サプライヤーポータル
最高のAP自動化ソフトウェアには、セルフサービスのサプライヤポータルが付属しています。 これにより、APチームのオンボーディングワークロードのほとんどが排除され、説明責任がベンダーに委ねられます。
つまり、事務処理が不足している場合、サプライヤーは支払いを受けられません。 当然のことながら、これによりビジネス記録がはるかに正確で最新の状態に保たれます。
サプライヤが情報を入力すると、ポータルから請求書を送信することもできます。 これが発生すると、システムは道路の凹凸や処理に必要なその他のドキュメントを追跡してサプライヤに通知します。
このリアルタイムのステータス表示により、APチームが請求書支払いの呼び出しで中断されるのを防ぎます。 また、支払いプロセスはすべての人に透過的であるため、ベンダーの信頼を強化するのにも役立ちます。
サプライヤポータルには、次のような多くのメリットがあります。
- 税データ（米国のW-9フォームを含む）
- 銀行口座を確認する
- 承認を自動化する
- ベンダーへの即時通知
- ブラックリストと照合する
OCRと機械学習
請求書管理サイクルの開始時に、データをキャプチャしてシステムに入力できるように、ドキュメントをスキャンする必要があります。 請求書（または出荷レシートや発注書などの他の事務処理）から情報をデジタルで抽出するプロセスは、光学式文字認識と呼ばれます。つまり、OCRです。
これらすべての総称はロボットプロセス自動化（RPA）であり、機械学習と人工知能の側面が含まれます。 これは、精度を向上させ、時間の経過とともにパターンを認識するのに役立ちます。 また、ルーチンのワークフロー処理および検証ルールを簡単にスクリーニングおよび自動化することもできます。
人工知能は、過去の経験から学び、特定の総勘定元帳（GL）コードまたは承認ルーティングパスを提案するために使用されます。 Nanonetsのようなソリューションは、のベンチマークであるアルゴリズムを利用したディープラーニングを採用しています 請求書OCR.
このブランドは、GDPRに準拠し、オンプレミスホスティングを使用して、毎月2万を超える画像を処理しています。 ビジネスで必要な場合は、領収書、ID、パスポートをスキャンすることもできます。
Nanonetsのようなプラットフォームで最も賢いのは、ツールをテストする機能です。 請求書をアップロードし、わずか数秒でデータをライブで抽出します。
出典：helpsystems
請求書照合
次のステップは、AP自動化システムがサプライヤの請求書を適切なドキュメントと電子的に比較することです。 これを行うには、主にXNUMXつの方法があります。
- 双方向マッチング –発注書と請求書
- スリーウェイマッチング –レポートの発送と受け取り
システムは、ラインアイテム、数量、価格などのデータを自動的に比較し、不一致がないか調べます。 顕著な差異がある場合、請求書は保留になり、解決できるまで支払いが延期されます。 自動通知も適切な関係者に送信され、必要な特定のデータを要求します。
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承認プロセス
最高のAP自動化ソフトウェアは、承認予測から多層承認管理までの効率的な承認プロセスを実行します。 これにより、企業は早期の支払いサイクルを活用し、処理コストを削減できます。
機械学習とスマートロジックにより、請求書レベルのコーディング（アカウントや部門など）、支払人エンティティ、請求書承認者にビジネスルールを割り当てることができます。 これにより、承認取得の遅延が最小限に抑えられ、効率が向上します。
APシステムでは、構成可能なワークフローと無制限の請求書承認者も許可する必要があります。 これにより、組織の内部統制が強化され、承認者を追跡するプロセスが排除されます。 彼らは、保留中の請求書のレビュー、待機中のアクション、および未解決のものすべてにアクセスできます。
和解
請求書の支払いプロセスの最後に、企業は何が起こったかを記録する必要があります。 AP自動化ソフトウェアは、決算をスピードアップする即時支払い調整を提供します。
スプレッドシートやレポートをつなぎ合わせる必要はもうありません。 すべての支払い送金のアドバイスは、XNUMXつの明確なレポートにまとめられます。
詳細なレポート
AP自動化ソフトウェアは、詳細なレポートでプロセス全体を終了する必要があります。 これは、企業がいつでも管理およびアクセスできる継続的な監査証跡を作成するのに役立つはずです。
レポートには、拒否されたすべての支払いを含むトランザクションレベルの詳細が含まれている必要があります。 迅速に閉じるために、企業はすべてのレポートをExcel、.CSVファイル、またはサードパーティのプラットフォームにエクスポートできます。
ERP統合
どのソリューションを選択しても、すでに導入されているすべてのレガシーシステムを統合するオプションも提供されます。 これには、次のような操作が含まれます。
- 在庫管理
- 分析とレポート
- プロジェクトマネジメント
- 従業員のパフォーマンス
- CRM –顧客関係管理
出典：compact.nl
自動化するトップタスク
AP自動化はさまざまなビジネスタスクの処理を担当しますが、特に効率的なものもあります。 これらのいくつかは次のとおりです。
データ入力
買掛金部門にとって非常に時間のかかる作業は、すべての請求書データ、領収書情報、発注書、および支払いを行うために処理する必要のあるその他の紙の文書を手動で入力することです。
データキャプチャプロセスを自動化すると、時間を節約できるだけでなく、より正確で人的エラーが発生しにくいペーパーレスシステムになります。 OCRにタイプミスはありません！
請求書照合
紙の請求書をサポートドキュメントとペアにするのではなく、自動的に照合されます。 発注書と出荷領収書を含みます。 これは、複数の場所でドキュメントを照合する必要があるAP部門にとって特に役立ちます。
請求書のコーディング
APの自動化は、企業が各請求書に正しい総勘定元帳（GL）コードを選択するルールを確立するのに役立ちます。 これにより、手作業で行う時間と、手動コーディングで発生する可能性のある間違いの両方が排除されます。
承認ルーティング
買掛金自動化テクノロジーにより、承認プロセスが最初から最後まで容易になります。 請求書が誰かの机の上にある間、請求書を待つ必要はもうありません。 さらに悪いことに、書類の山に置き忘れられた請求書。
承認の自動化とは、承認チェーン内の必要なすべての関係者への電子ルーティングを意味します。 これにより、請求書の処理が高速化され、早期支払い割引を提供するサプライヤがより幸せになります。
一括支払い
同時に複数の支払いを自動化することで、APチームの膨大な作業負荷が排除されます。 特に、これらが給与や請求書などの定期的な支払いである場合。 最高のAPソフトウェアを使用すると、これをグローバルベースで実行できます。
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AP自動化の主な利点
買掛金プロセスの自動化に関しては、あらゆる規模のビジネスに多くのメリットがあります。 これらのいくつかを考慮してください：
運用の合理化
自動化は、エンドツーエンドのAPプロセスを合理化し、人間の介入をほとんど必要とせずに複雑なシステムを簡素化するのに役立ちます。 また、紙の無駄を減らし、手作業も少なくて済みます。
可視性を高める
リアルタイムの監視は、明確な通信チャネルを確立するのに役立ち、企業が請求書データに直接アクセスできるようにします。 企業は、より多くの情報に基づいたデータ主導の意思決定を行って、決定的なビジネスインテリジェンスを確立できます。
精度と効率の向上
APの自動化は、ボトルネックを排除し、データの不整合を特定するのに役立ちます。 問題が発生した場合、システムは適切な関係者に直ちに通知するように設計されています。 これにより、プロセス全体がより正確かつ効率的になります。
コストを最小限に抑える
APソフトウェアは、人件費よりもオーバーヘッドが低くなります。 企業は、エラーを減らして、雇用を減らし、請求書の処理にかかる時間を短縮できます。
さらに、紙を必要とせずに、小切手の印刷、郵便料金の購入、データの入力、およびその他の従来の紙関連の事務費用に関連する費用はありません。
強化されたスタッフのパフォーマンス
適切なAPツールにより、スタッフはビジネスの成長と価値を推進する作業に集中する時間を増やすことができます。 APシステムからのデータを使用して、生産性メトリック（主要業績評価指標（KPI）など）を設定および再検討できます。
ビジネス関係を発展させる
会計業務が合理化されると、請求書の支払いが早くなります。 これは、ブランドの信頼をさらに高め、サプライヤーとの関係を強化するのに役立ちます。 同様に、ベンダーは通常、早期支払者に報酬を与えるために、ある種の支払い割引を提供します。 また、在庫の確実な流れを保証します。
AP自動化ツールは、ベンダーに一定レベルの自律性も提供します。 セルフサービスのサプライヤポータルは、APチームから作業を取り除き、オンボーディングの責任をベンダーに戻します。 彼らは自分のドキュメントを入力し、更新を管理する必要があります。
ポータルはまた、請求書のステータスの更新と即時通知を使用して、より明確なコミュニケーションラインを開きます。
コンプライアンスと監査
あなたの会社が多くのグローバルビジネスを行っている場合、コンプライアンスを維持するのに役立つツールを用意することが重要です。 AP自動化ソフトウェアは、会計プロセス全体の破壊不可能な監査証跡を作成します。
当初から、システムはベンダーの信頼性を検証し、適切な税務書類を要求しています。 これにより、不正のリスクが軽減されるだけでなく、直前の監査から会社を安全に保つことができます。
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最良の買掛金自動化ソフトウェアを選択する方法は？
自動化によって買掛金プロセスがどのように変化するかを理解したら、適切なツールを用意します。
それで、どこから始めますか？
最適なAP自動化ソフトウェアを選択するときは、次の要素のいくつかを考慮してください。
データセキュリティ
APソフトウェアは、すべての財務データを安全に保ちます。 最高のシステムは、暗号化、XNUMX要素認証、および安全な通信を提供します。 何かを購入する前に、保護する必要のあるデータと確実に一致させるために、ツールがどのようなセキュリティメカニズムを備えているかを知ることが重要です。
ユーザーフレンドリーなインターフェース
従業員がダッシュボードを簡単にナビゲートできる機能は不可欠です。 小さな学習曲線は、トレーニングの必要性を減らし、プロセス全体を容易にします。 それは整頓されていて、きちんとしていて、数秒で問題を指摘する必要があります。
動的統合
選択するAPソリューションは、技術スタック全体と簡単に統合できる必要があります。 企業は、新しいアプリに対応するためにERP全体を更新する必要はありません。 統合により、中断のないワークフローを維持し、企業がより適切なデータ主導の意思決定を行えるようになります。
お支払い方法
購入するAPテクノロジーには、複数の支払い方法が必要です。 企業が支払いを受け入れて送信できる方法が多ければ多いほど、より多くのビジネスを達成できます。
選択できる支払いゲートウェイはたくさんあり、それぞれが異なる取引手数料を請求するため、思い切って行動する前に、この分野で調査を行ってください。
レポートと分析
業績の追跡は成功に不可欠です。 選択したAP自動化ソフトウェアは、さまざまな財務レポートを自動的に生成する必要があります。 これには、次のようなデータが含まれます。
- 損益計算書
- キャッシュフローレポート
- バランスシート
また、次のように、部門またはカテゴリに基づいてレポートを生成する必要があります。
- 税金
- 棚卸
- プロジェクト
- 買掛金および売掛金
追加の考慮事項は次のとおりです。
- プロジェクトベースの請求
- 現金ベースおよび発生主義会計
- 銀行勘定調整
- 役割ベースのアクセス許可
- 税金
- 可動性
- 顧客サポート
- 費用
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トップAP自動化ソフトウェアの比較
AP自動化ソフトウェアの購入を決定すると、選択プロセスが困難になる場合があります。 そこには非常に多くの解決策があり、選択するのは難しいです。 上位のAP自動化ソリューションのいくつかと、それぞれが最適なビジネスの種類は次のとおりです。
スタンプリ
Stampliは、請求書処理向けの最も評価の高いAPソリューションの5つであり、承認がXNUMX倍速く行われます。 ERPまたは会計システムと簡単に統合でき、GLコーディングを自動化し、重複を見つけ、不正を回避するプロセスを学習します。
以下のためにベスト
カスタマイズがほとんどなく、簡単なアプローチを必要とする中小企業。
セージインタック
Sageは、リアルタイムの追跡と支払いのビューを提供するクラウドベースの会計システムです。 これには、自動買掛金ワークフローと詳細なレポート機能を備えたAP自動化ソフトウェアが含まれています。 このブランドには、効率を高める強力なサードパーティの統合もあります。
以下のためにベスト
大規模な統合を必要とする中小企業。
SAP
SAPは、ハイエンドのクラウドベースのAP自動化プラットフォームです。 これは、請求書管理、ルーティング承認、ベンダーのオンボーディングなど、幅広いビジネスプロセスを備えた包括的なERPシステムとしても機能します。
以下のためにベスト
買掛金業務の予算が大きい大企業や企業。
コファックス
Kofaxは、請求書データの取得、コード化、検証、および支払いの承認方法を自動化するAPソリューションです。 市場をリードするコンテンツキャプチャ機能により、ハイタッチトランザクションプロセスを合理化するのに役立ちます。
以下のためにベスト
整理する会計書類がたくさんある中小企業。
Xeroなど
Xeroは、買掛金の自動化とベンダー管理を専門とするクラウドベースの会計システムです。 Xeroは他のプラットフォームと簡単に統合でき、APワークフローの合理化、請求書の整理、データキャプチャプロセスのデジタル化に使用できます。
以下のためにベスト
予算の少ないスタートアップや企業。
オラクルERP
Oracle AP Automationは、包括的な一連の機能をカバーするハイエンドの買掛金ソリューションです。 SAPと同様に、顧客とベンダーの関係管理、詳細なレポートなど、アカウンティングの追加サポートを提供します。
以下のためにベスト
買掛金業務の予算が大きい企業。
ナノネット
Nanonetsは、請求書からデータをインテリジェントに抽出する最先端のAP自動化ソフトウェアです。 自動化された請求書処理機能は正確でスケーラブルであり、経理部門の時間とお金を節約します。 これらは、調達プロセスを強化し、ベンダーとの関係を強化するのに役立ちます。
以下のためにベスト
多数のドキュメントからの正確なデータキャプチャを必要とするあらゆる規模のビジネス。
オラクルネットスイート
オラクルが所有するNetsuiteAPオートメーションは、さまざまなタイプのビジネス機能に対応する幅広いスイート（モジュール）を備えたクラウドERPシステムです。 これには、請求書管理、承認ルーティング、支払い、および調整が含まれます。
以下のためにベスト
多種多様な会計タスクと事業運営を行う企業。
ティパルティ
Tipalti AP自動化は、自動化の市場で最高のXNUMXつであるクラウドベースのSaaSプラットフォームです。 これには、複数の支払い方法を備えたセルフサービスのサプライヤーポータルが含まれます。 Tipaltiは、税務コンプライアンスを含め、数百の通貨でグローバルな一括支払いを行うのに役立ちます。
以下のためにベスト
国際的かつ大量にビジネスを行いたい企業。
ユズ
Yooz APオートメーションは、スマートで強力なクラウドベースの請求書管理システムを提供します。 200を超える金融プラットフォームとシームレスに統合され、リスクのないサブスクリプションでスピードとセキュリティを提供します。 請求書あたりのコストを84％削減すると言われています。
以下のためにベスト
幅広い統合機能を探しているビジネス。
追加のソリューションには次のものが含まれます。
- Bill.com
- EskerAPオートメーション
- InspyrusAPオートメーション
- QuickBooks
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SMBはAP自動化をどのように受け入れることができますか？
明らかなことに加えて、中小企業がAP自動化を採用しているいくつかの新しい方法があります。 最も革新的な方法でビジネスプロセスポイントに統合し、従来のプロセスを混乱させる可能性があります。
このテクノロジーを使用するための「すぐに使える」方法をいくつか紹介します。
マスターリストを作成する
サプライヤポータルは、指を離さずにベンダーリストをすばやく作成するための優れた方法です。 システムがデータを集計します。 次に、サプライヤ自体から直接提供されたデータを使用してベンダーマスターファイルを作成できます。
税レポート
収集されたW-9およびその他の税務情報は、定期的な税務コンプライアンスレポートの生成に使用できます。 ビジネスが監査のリスクが高い場合、これはAPソフトウェアを使用して、不意を突かれたりコンプライアンス違反になったりしないようにする革新的な方法です。
スクリーニングベンダー
APの自動化により、詐欺を捕まえるために人間の目に頼る必要がなくなります。 システムは、何千ものオンライン検証ルールとデータベースを使用して、次のようなものに対して外部ベンダーをスクリーニングします。
- 法規制
- ブラックリスト
- 税データベース
日常業務
これは確かに目新しいことではありませんが、ロボットによるプロセス自動化を使用して日常的な会計タスクを排除することは、時間の経過とともに容易になります。
これは、システムを使用するにつれて、機械学習と人工知能がより複雑なパターンを理解し始めるためです。 最終的に、プラットフォームはあなたの好みに合わせて定期的な買掛金タスクを実行します。
グローバル化
企業がAP自動化を使用する最も革新的な方法の15つは、グローバルな領域に拡大することです。 ちょうどXNUMX年前、中小企業のために国際ビジネスを行うことは、費用のかかる夢のようでした。
ただし、新しいAPツールを使用すると、あらゆる規模のビジネスでこれが可能になります。 何百もの現地通貨で機能と支払いの選択肢を追加できます。
その他の用途は次のとおりです。
- 自動支払い調整
- 重複した支払いと請求書のスクリーニング
- すべての関係者の情報へのリアルタイムアクセスを改善する
- 処理コストを節約するための一括支払い
- 電子発注書の作成
まとめ
AP自動化の旅のキックスタートは、最新の買掛金運用がどのように機能し、それらのタスクをどのように自動化できるかを正確に理解することから始まります。
今日のワークフローのデジタル化はどのようになっていますか？ 新しいテクノロジーで更新または対応する必要のあるシステムはありますか？
あなたの予算はいくらですか？ これは、新しい機器を調達するときに常に関係します。 一部のAP自動化プラットフォームは、ライセンス全体に対して高い初期費用を請求します。 その他は月額購読料を請求します。 その多くはあなたの情報が保存されている場所と関係があります。 クラウドに格納するよりも、オンサイトでサイロ化する方がコストがかかります。
あなたのビジネスはモバイルですか？ この新しい時代では、モバイル機能を備えたソフトウェアを購入することは、ビジネスを動かし続けるために重要です。 社会がよりリモートベースの作業環境に進化するにつれて、調達する技術ソリューションもそれに従わなければなりません。 したがって、クラウドベースで複数のユーザーを許可するものを検討することは、現在の経済に適しています。
最終的に、選択したAPソリューションは、調査を行う場合にニーズに最もよく一致します。 このガイドは、このタイプのソフトウェアで何ができるのか、そしてどのようにビジネスに最適なのかを正確に理解するための良いスタートです。 今すぐ適切な質問をしてください。そうすれば、AP運用を活用し、ビジネスとともに成長する完璧なプラットフォームを見つけることができます。
コインスマート。 BesteBitcoin-ヨーロッパのBörse
出典：https：//nanonets.com/blog/ap-automation-accounts-payable-automation/
