今日の競争の激しいビジネス環境では、企業はより少ないコストでより多くのことを達成するという課題に直面しています。 彼らが市場で繁栄し、生き残りたいのであれば、彼らは効率を上げ、節約を推進し、競合他社よりも多くの価値を提供しなければなりません。

したがって、ますます多くの企業が、時間と費用のかからないタスクのコストを節約しようとしています。 バックオフィスタスクはこの説明に完全に適合し、多くの場合、従業員に大きな負担をかけます。

ありがたいことに、バックオフィスの自動化は彼らの生活を楽にすることができます！ の最新の技術開発で OCRと機械学習、企業は手動のデータ入力の必要性を大幅に減らすことができ、従業員はより価値のあるタスクに集中できます。

このブログは、バックオフィス自動化の概念を理解し、その利点を説明し、それがビジネスをどのように変革できるかを説明するのに役立ちます。

バックオフィスの自動化とは何ですか？

バックオフィスの自動化とは何かをよりよく理解するために、最初にバックオフィスのタスクとは何かを指摘しましょう。 バックオフィスタスクの最も一般的な例のいくつかは、主に、データ入力、ドキュメントの並べ替え、経理、人的資源、ITサポートなどの管理機能を提供するものです。

一般に、頻繁に発生するタスク、反復的なタスク、または労働集約的なタスクは自動化できます。 バックオフィスの自動化は、これらの手動プロセスを削減し、作業をより正確に行うことを目的としています。

バックオフィス自動化の利点は何ですか？

あなたの会社にバックオフィスオートメーションを実装することには多くの利点があるので、ここでトップ4の利点を紹介し、プロセス自動化があなたの会社にどのように役立つかを説明します。

• コスト削減
• 速度と精度を最適化する
• 生産性の向上
• スケーラブル

コスト削減

バックオフィスオートメーションの最大の利点は、従業員の労働時間の短縮です。 給与などのコストだけでなく、オフィスの家賃やその他の関連コストの観点からも、より少ないコストでより効率的になります。

速度と精度を最適化する

時間のかかるタスクは常にエラーの影響を受けやすくなります。 自動化されたソフトウェアを使用する場合、ボタンをクリックするだけで、従業員はより速く作業でき、より優れた、より正確なデータを有効にできます。

生産性の向上

コンピューターは決して病気になったり、遅れたりすることはなく、24時間年中無休で働くことに飽きることはありません。 その上、彼らは一度に複数のタスクを実行することができます。 これにより、従業員が会社にとってより重要なタスクに集中できる、より高速なワークフローが可能になります。

スケーラブル

自動化されたソフトウェアを使用すると、追加の採用、契約、オフィススペースなどを追加することなく、オンデマンドでサーバーを自動的に拡張できます。

バックオフィスの自動化がビジネスをどのように変革できるか

バックオフィスの自動化は、信じられないほどの方法であなたの会社を変えることができます。 データ入力、ドキュメントの並べ替え、データの検証、または承認を含むタスクは、自動化できるタスクの良い例です。

ここで、バックオフィス自動化の使用のいくつかの実際的な例をよく見てみましょう。

以下に、最も一般的な3つのユースケースを示します。

• ロイヤルティプログラム
• 買掛金ソリューション
• KYCプロセス

ロイヤルティプログラム

ロイヤルティキャンペーンは、無料の製品や割引などの追加の特典やプロモーションを顧客に提供します。 通常の仕組みは次のとおりです。顧客は販促品を購入し、領収書を送付します。 領収書は販売者が確認および検証し、システムに入力する必要があります。 最終承認後、顧客への報酬がリリースされます。

これらのキャンペーンには常に多くの手作業が含まれ、場合によってはこれらのプロセスが完了するまでに数日または数週間かかることがあります。

自動化されたソリューションを使用すると、顧客は電話を使用して領収書の写真を撮ることができ、ソフトウェアが残りの作業を行います。 領収書データは、わずか数秒で自動的に分析、解釈、処理されます。

結果はどうなりますか？ 自動化されたロイヤルティソリューションを使用する主な利点は、プロセスの高速化と顧客の満足度です。 また、重複した領収書の受け入れなど、詐欺の発生が少なくなります。

買掛金ソリューション

一部の企業は、月に数百または数千もの請求書を処理します。 請求書は通常、従業員によってチェックされ、要求された金額の支払いを承認する責任者に送信されます。 各請求書は、さらなる承認のために正しい人に送信されるように分類する必要があります。

同時に、これらすべての請求書は、エラーや不整合がないか個別にチェックされます。 次に、誰かが請求書の期日内に実際に承認されていることを確認する必要があります。 これが完了すると、支払いを処理し、財務概要に追加して、アーカイブすることができます。

自動化されたソリューションの実装により、このプロセスを簡素化できます。 請求書が受け取られると、それらは自動的に分類され、一般的に請求書を承認する責任者に送信されます。 その後、請求書はオンラインデータベースに自動的に追加され、支払い要求は自動的に財務部門に送信されます。 さらに、複数の請求書を同時に問題なく処理できます。

KYCプロセス

金融サービス業界の多くの企業は、Know Your Customer（KYC）規制に準拠する必要があります。 要件は国によって異なる場合がありますが、顧客は通常、身分証明書として政府発行のIDを提供する必要があります。

少し前までは、顧客は銀行に行き、IDを提示し、いくつかのフォームに署名していました。 次に、銀行の従業員が手動でデータを確認して銀行のシステムに入力すると、顧客は口座を開設した人物として確認されます。

上記のプロセスを自動化することで、企業は多くの時間と資産を節約できます。 IDカードまたはパスポートから任意のデータを抽出できます。 通常、データはカードの同様の位置に配置され、いくつかの言語での説明が補足されます。 これは、すべてのデータを簡単かつ正確に抽出できることを意味します。

写真ID、署名、機械可読ゾーン（MRZ）などの非テキストデータも抽出できます。 これにより、顧客の身元を確認するのがはるかに簡単になります。

バックオフィス自動化の力

あなたのビジネスを次のレベルに引き上げたいですか？ バックオフィスの自動化について詳しく理解できたので、次のステップは、ビジネスニーズに合ったインテリジェントなソフトウェアを見つけることです。

クリッパ は市場をリードするプロバイダーのXNUMXつであり、このブログで言及されているすべてのケースやその他多くのケースでお手伝いできます。

著者： イーレン・ネグテリング
著者バイオ： KlippaのCEO兼共同創設者であるYeelenKnegteringは、人々が管理上の煩わしさから時間を節約し、好きなことに時間を費やすのに役立つデジタル製品の開発に情熱を注いでいます。 フローニンゲン大学で情報技術の学位を取得した彼は、領収書を整理および管理するためのより良い方法が必要であるという考えからKlippaを始めました。 現在、Klippaは、企業向けのドキュメントストリームのデジタル化と自動化に重点を置いたドキュメントデジタル化企業です。