העולם השתנה. העתיד עדיין מואר.

לפני שלושה חודשים חיפשנו בטירוף את הפריטים הסופיים ברשימות חג המולד שלנו. כיום מדפי מכולת מלאים בצרכים ביתיים כמו נייר טואלט וסבון ידיים הם עקרים. וירוס הנגיף, המכונה גם COVID-19, קטע את הפעילות העסקית בשיעור שלא השתנה מאז מלחמת העולם האחרונה.

בזמן שכולנו מתכווצים בבתים שלנו ומנסים לשמור על ריחוק חברתי, העולם סביבנו סוער מהשפעות ההסגר. חוסר יעילות תפעולית שכונתה בעבר "פרויקטים ארוכי טווח" הפכו להתחייבויות בולטות, והותירו אפילו את החברות הגדולות שמחפשות דרכים ליישם פתרונות זמניים של "סרט דבק" - מבלי להקריב בקרה ואבטחה.

מעט אנשי מקצוע בתחום הפיננסים הבינו עד כמה מיושנים תהליכי ה-AP שלהם עד שנגיף הקורונה החל לסגור משרדים ברחבי העולם. חשבוניות נייר נשלחו לבניינים ריקים שם סביר להניח שהן יישארו עד לסיום איום ההדבקה, וייתכן שהתשלומים לא ייצאו בזמן - אם הם יוצאים בכלל. נגיף הקורונה השאיר את מחלקות AP לשאול שאלות חשובות. איך מעבדים חשבוניות נייר ומדפיסים המחאות נייר אם אינכם יכולים להיכנס למשרד? אולי יותר חשוב, מה קורה אם הדואר ייסגר או יכניס חבילות לא חיוניות על השריפה האחורית? עשויים לחלוף חודשים עד שהחשבוניות והתשלומים יימסרו ללא תוכנית המשכיות עסקית קונקרטית.

אולי לא לגמרי נבין איך ייראו תהליכי התשלומים כשכולנו נחזור למשרד, אבל דבר אחד בטוח, השינוי נמצא באופק. מבט קצר לתוך ה עבר, מאשר זאת.

אירועים עולמיים אחרים, המכונים לעתים קרובות ברבורים שחורים, הניעו שינויים בקנה מידה גדול במגוון תעשיות. זה קרה אחרי השפל הגדול, אחרי כל מלחמת עולם, 9/11 ואסון הדיור של 2008. בכל מקרה, הזרז העיקרי ליישום המואץ של שינוי המוני היה האחריות האוניברסלית המולדת להבטיח שמצבים דומים לא יחזרו על עצמם. אז, למה אנחנו יכולים לצפות עבור עתיד של תשלומים?

בפשטות, מחר טוב יותר. במשך זמן רב מדי, מקצועני הפיננסים ומחלקות ה-AP עברו התקדמות בתהליכי תשלום ושילוב פתרונות אוטומטיים על השריפה האחורית. פעם אחר פעם, בדקנו את חשבוניות הנייר שלנו ואת ההמחאות המודפסות שלנו, ממולא אותם למעטפות, אוטמים ומשלוחים אותם, ואמרו, בשנה הבאה, נמצא פתרון לזה. לא עוד. נגיף הקורונה אילץ אותנו להסתכל בעיניים ברורות ובראש פתוח על התהליכים הקיימים כיום. תהליך התשלומים עבור עסקים רבים עשוי להשתמש בשדרוג. אם אנחנו, כמומחי פיננסים ותשלומים, היינו שמים לב יותר למעבר בתעשייה לכיוון AP דיגיטלי/אוטומטי, אולי היינו מוכנים יותר למשבר הזה.

החדשות הטובות הן שזה לא מאוחר מדי. אוטומציה של AP, חשבוניות ו דיגיטציה של תשלום קל יותר ליישום מאי פעם. עם אינטגרציה חלקה לתוך מערכות ERP ומערכות הנהלת חשבונות וגישה מיידית למידע על אישור חשבוניות ותשלום, מחלקות AP עשויות לפעול בשיא היעילות מחדר ישיבות או מרתף תוך פחות מ-30 יום. ללא נגיעה בתשלומים - בלחיצת כפתור - בכל עת, מכל מקום. אם צריך ברבור שחור כדי לשפר באופן דרסטי את התהליכים שלנו, להגביר את ההגנה שלנו מפני הונאה ולשפר את חייהם של אנשי מקצוע בתחום הפיננסים, אז לפחות יצא מזה טוב.

הדבר הקריטי שיש לזכור הוא ששינוי לא קורה בן לילה. חלק מהשיפורים הללו יידרשו זמן. אבל הם יקרו - ולפעמים הרבה יותר מהר ממה שהייתם חושבים - ובקנה מידה עולמי. באירופה, תשלומים ללא מגע כבר החליפו שיטות תשלום אחרות. זה חיוני להצלחתנו להיות מוכנים ללמוד מהטעויות שלנו ולהשתפר דרך הכאב. בזמן שכולנו חושבים על דרכים לשפר את תהליכי ה-AP שלנו ולסלול את הדרך לעתיד מזהיר יותר, בואו נסתכל על סדר העדיפויות העליון של אנשי מקצוע בתחום הפיננסים בזמן שאנחנו בהסגר ועם שובנו לעבודה.

יש 3 שינויים גדולים בעתיד המיידי עבור תשלומי B2B.

• ביזור

המשפט "אל תשים את כל הביצים שלך בסל אחד", מעולם לא היה רלוונטי יותר. רק עכשיו, כשמחלקות AP מתרוצצות כדי למצוא פתרונות להדפסת צ'קים מחוץ לאתר ולטיפול בחשבוניות, ארגונים מבינים שלמסור הכל בבית אולי לא הרעיון הטוב ביותר. מציאת שותף להדפסת שיקים גיבוי ועיבוד חשבוניות היא קריטית למשימה עבור מחלקות AP המתקדמים קדימה. עם תוכנית גיבוי מוצקה במקום, אם עסקים ייסגרו, או אירועים בלתי צפויים אחרים פוגעים בתהליכי AP רגילים, ההמשכיות העסקית תישאר ללא פגע. החלק הטוב ביותר הוא שניתן לשלב את תוכניות המגירה הללו בתהליכי התשלום הנוכחיים מבלי לוותר על גרם של שליטה.

• אוטומציה

אוטומציה של AP קיימת כבר למעלה מעשור. בעוד שחלק מהתאגידים עשו אוטומציה מלאה של התהליכים שלהם, רוב מחלקות ה-AP ברחבי העולם עדיין מטפלות בדברים בדרך המיושנת הלא כל כך טובה. זה אומר הרבה נייר והרבה עיבוד ידני. מחלקת AP אוטומטית לחלוטין אינה צריכה לבקר במשרד כדי לאשר חשבוניות ולהנפיק תשלומים. יש להם פתרון ענן שמטפל בזה עבורם. כל מה שהם צריכים זה מכשיר עם חיבור לאינטרנט וספק פתרונות אוטומציה של AP. אוטומציה של ספקים משלמים מקצצת עלויות ביותר מ-80% בממוצע, תוך ייעול תהליכי אישור ויצירת הכנסות. המירוץ לאוטומציה מתחיל כעת עבור עסקים רבים. אל תישאר מאחור.

• ללא נגיעה בתשלומים 

המחאת הנייר היא עדיין חלק בלתי נפרד מפעילות הכספים ברוב הארגונים המצליחים כיום, למרות העובדה שמדובר בשיטת התשלום היקרה ביותר ועתירת הזמן עם הסיכון הגבוה ביותר להונאה. חפשו שזה ישתנה בחודשים הקרובים. מנכ"לית PYMNTS.com, קארן וובסטר, התראיין לאחרונה COO שלנו, ג'ולי נגרט-אנדרסון, לגבי מה באמת יידרש כדי להרוג את הצ'ק. מומחים מאמינים שיש לנו את התשובה שלנו, COVID-19. תשלומים ללא מגע הם הדרך של העתיד. למה אנחנו בכל זאת מנפיקים צ'קים? מתי בפעם האחרונה ראית צ'ק מחוץ למחלקת הכספים שלך? צ'ק הנייר מת מזמן בתשלומי הצרכנים. לפני ההתפרצות הזו, ציפינו שהצ'ק יהיה חלף בתשלומי B2B עד 2030. צפו שזה יקרה הרבה יותר מוקדם בחברה שלאחר נגיף הקורונה. עסקים ינסו לנתק מיד את הקשרים עם אמצעי תשלום מיושנים לטובת תשלומים אלקטרוניים אמינים ומאובטחים יותר. לצ'ק היה יום שלו (הרבה מהם). חפש סוגי תשלום כמו ACH, כרטיסים וירטואליים, העברות בנקאיות ותשלומים בזמן אמת כדי להוביל את עולם התשלומים B2B בעתיד הלא רחוק. ההמחאה הועברה רשמית להסגר.

עולם טוב יותר.

לפעמים זה יכול להיות קשה לאנשי עסקים (ואנשים בכלל) לחלץ את עצמם ממצבים פחות אידיאליים ולראות את הבטנה. הברבורים השחורים של העבר כולם היו נוראים לזמן מה. אבל אנחנו כחברה וככלכלה קמנו גדולים וטובים מאי פעם. משבר הקורונה אינו שונה. עסקים יחזרו. אנחנו נצא מהבתים שלנו עם הערכה חדשה לנסיעות הבוקר שלנו ואולי תחביב חדש או שניים. ולגבי תשלומי B2B, זה עשוי להיות הדבר הטוב ביותר שקרה אי פעם.

העתיד כבר כאן. העתיד בהיר. והוא לובש פנים מוכרות.

ברוכים הבאים ל-AP Automation.

מקור: https://www.onpaysolutions.com/payment-blog/3-big-changes-in-b2b-payments-after-covid-19