Nel frenetico mondo degli affari, la gestione manuale della contabilità fornitori e dell'elaborazione delle fatture sta diventando sempre più impegnativa.

Le sfide sono numerose:

• immissione manuale dei dati faticosamente lenta
• rischio sempre presente di errore umano
• mancanza di efficienza nel processo di approvazione

Le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per semplificare queste operazioni critiche. Oggi, la tecnologia di automazione AP può automatizzare quello che un tempo era un processo laborioso. Se abbinato alle suite software di contabilità Sage presenti sul mercato, l'integrazione del software AP Automation diventa una necessità per le aziende che mirano all'efficienza e alla precisione. L’integrazione di Nanonets con Sage rappresenta un passo avanti nella gestione delle transazioni finanziarie, stabilendo un nuovo standard di efficienza operativa nell’era digitale. Vediamo come funziona e come puoi configurarlo per i tuoi team.

L'evoluzione dell'elaborazione delle fatture

Il viaggio dell'elaborazione delle fatture dalle sue radici tradizionali e manuali alla frontiera digitale è un racconto di evoluzione tecnologica.

Prima degli anni '1980: contabilità fornitori manuale

I processi di contabilità fornitori erano interamente manuali e coinvolgevano fatture fisiche, assegni cartacei e libri mastri.

Anni '1980 -'1990: registri digitali

Le prime soluzioni software fornivano funzionalità di base del registro digitale, semplificando alcune parti del processo.

Anni 2000: Sbloccata la Fatturazione Elettronica

Internet ha rivoluzionato la contabilità fornitori, introducendo la fatturazione elettronica, le transazioni online e le comunicazioni tramite posta elettronica. Questa era ha visto una significativa riduzione dei processi basati su carta.

Anni 2010: soluzioni cloud facili da usare

Le soluzioni basate sul cloud hanno consentito operazioni finanziarie più scalabili, flessibili e accessibili, mentre la tecnologia mobile ha consentito la gestione e l'approvazione delle fatture in movimento.

Fine anni 2010-oggi: soluzioni automatizzate per la contabilità fornitori

L’ultima evoluzione prevede l’uso dell’automazione e dell’intelligenza artificiale per automatizzare l’intero processo, incluso –

• Contabilità e AP Intelligence: L’avvento dei sistemi contabili basati sull’intelligenza artificiale ha inaugurato una nuova era di efficienza. Capaci di eseguire attività ripetitive come l'immissione di dati, la corrispondenza delle fatture e l'elaborazione delle transazioni, questi sistemi operano con una velocità e una precisione che vanno oltre le capacità umane.
• Flusso di lavoro connesso tra le app: Nell'odierno panorama digitale interconnesso, la comunicazione continua tra le applicazioni è fondamentale. E-mail, strumenti AP, software di contabilità, ERP e altri database ora operano di concerto, automatizzando l'acquisizione e la sincronizzazione dei dati tra le piattaforme.
• Acquisizione dati intelligente: Sfruttando le tecnologie IA come l'elaborazione del linguaggio naturale e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i sistemi odierni automatizzano l'estrazione e l'interpretazione dei dati da vari formati di fattura. Ciò include la gestione dei dati non strutturati e scansionati con un'efficienza senza precedenti, rendendo il processo di contabilità fornitori più fluido e accurato che mai.

Tecnologia OCR per la scansione delle fatture

L'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) semplifica il modo in cui le aziende gestiscono i documenti. Nel nostro caso d'uso, l'OCR scansiona fatture e altri documenti cartacei, trasformandoli in testo digitale. Il testo digitale viene interpretato utilizzando l'intelligenza artificiale e i dettagli della fattura vengono estratti –

• Campi (data della fattura, numero della fattura, importo, dettagli del venditore, dettagli dell'acquirente, ecc.)
• Voci (descrizioni e costi dei beni e servizi venduti).
• Codici GL (assegnati automaticamente dall'AI in base ai dati passati).
• Altre dimensioni basate sul contesto (classificazione delle spese, ecc.)

Che impatto hanno il software OCR e di scansione delle fatture?

Varie statistiche sottolineano l’impatto del software di automazione. Questi numeri rappresentano una narrazione del tipo di successo che tu e il tuo team potete aspettarvi di sperimentare.

Drastica riduzione dei costi di lavorazione

Cominciamo con la salute finanziaria del tuo dipartimento. È stato dimostrato che AP Automation riduce i costi di elaborazione di uno sbalorditivo 70%. Non si tratta solo di risparmiare pochi centesimi; si tratta di riallocare il budget verso la crescita, la formazione e forse anche quella macchina per l'espresso da ufficio che tutti hanno adocchiato. Consideralo come un investimento sia nell'efficienza che nel benessere del tuo team.

Tempo è dell'essenza

Adesso, immagina di ridurre i tempi di elaborazione delle fatture del 384%. Questa drastica riduzione significa che il tuo team può elaborare più fatture più velocemente che mai, liberando tempo per concentrarsi su iniziative strategiche che contano davvero. Con AP Automation, "Non ho tempo per quello" diventa "Quali sono i prossimi impegni?"

Riduzione degli errori per la massima tranquillità

Sappiamo che gli errori possono essere più che semplicemente fastidiosi: possono essere costosi. Con una riduzione del 37% degli errori di elaborazione delle fatture, AP Automation porta tranquillità nelle tue operazioni. Meno errori significano meno ore spese nei cicli di correzione e maggiore fiducia nell'integrità dei dati. Ciò si traduce anche in meno attriti con fornitori e parti interessate, spianando la strada a relazioni e operazioni più fluide.

Coltivare le relazioni con i fornitori

Parlando di relazioni, parliamo del 76% delle organizzazioni che segnalano un aumento della soddisfazione dei fornitori. Questa è la chiave. Venditori soddisfatti significano una catena di fornitura affidabile e opportunità di trattative e sconti lungo il percorso. I tuoi fornitori noteranno e apprezzeranno la puntualità e l'accuratezza dei tuoi pagamenti, grazie ad AP Automation.

Ottimizzazione del flusso di cassa attraverso sconti per pagamenti anticipati

Un risparmio del 3% grazie agli sconti per pagamenti anticipati offre alla tua organizzazione un restyling finanziario, migliorando il flusso di cassa e fornendoti maggiore leva e flessibilità nelle tue operazioni finanziarie.

Conformità senza complicazioni

Infine, il fiore all'occhiello di AP Automation: conformità al 100% senza stress. In un'epoca in cui le esigenze normative sono in costante aumento, raggiungere la completa conformità senza stress è a dir poco miracoloso.

Nanonet per OCR e scansione di fatture in Sage

Per le aziende che utilizzano Sage per le proprie esigenze contabili, il processo manuale di gestione delle fatture non è solo una prova di pazienza ma anche un notevole dispendio di risorse. Un software OCR e di scansione delle fatture per Sage trasforma questo processo critico ma ingombrante in un flusso di lavoro semplificato ed efficiente.

Diamo un'occhiata a come i team di contabilità possono utilizzare un software di automazione AP basato su OCR come Nanonets e integrarlo con Sage per semplificare il flusso di lavoro contabile.

Flusso di lavoro AP manuale in Sage

Esaminiamo il tipico processo AP manuale per un'azienda che utilizza Sage:

Ricevuta fattura: Le fatture arrivano in vari formati, tra cui cartaceo e digitale. Il personale deve raccogliere e organizzare manualmente questi documenti.

Ordinamento manuale e codifica GL: Ogni fattura viene quindi ordinata in base a criteri quali fornitore, importo o data di scadenza, richiedendo tempo e impegno significativi. Ciascuna fattura deve quindi essere codificata nei conti di contabilità generale appropriati.

Data Entry: le informazioni critiche di ciascuna fattura, come i dettagli del fornitore, gli importi e le date, vengono inserite manualmente in Sage.

Verifica fattura: A seconda delle politiche aziendali, le fatture possono essere sottoposte ad abbinamento a due vie (fattura e ordine d'acquisto), a tre vie (fattura, ordine d'acquisto e rapporto di ricezione) o a quattro vie (fattura, ordine d'acquisto, rapporto di ricezione e rapporto di ispezione) verificare le transazioni.

Approvazione: una volta verificate, le fatture vengono inviate per l'approvazione, spesso coinvolgendo più dipartimenti o livelli di autorità.

Processo di pagamento: Il pagamento delle fatture approvate è pianificato in base ai termini e a considerazioni sul flusso di cassa.

Riconciliazione: Infine, i pagamenti vengono riconciliati in Sage, garantendo che tutte le transazioni siano riflesse accuratamente nei registri finanziari.

Flusso di lavoro AP automatizzato con Nanonet

Ora, immaginiamo nuovamente questo flusso di lavoro con Nanonets integrati in Sage:

Ricevuta fattura: Immagina: ogni fattura ricevuta dalla tua azienda, indipendentemente dalla sua fonte, arriva perfettamente in un unico punto digitale. Le fatture vengono importate automaticamente dal caos di e-mail, unità e database non appena arrivano, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Nanonets legge automaticamente le fatture inviate via email dal corpo e dagli allegati dell'email.

Tutte le fatture scritte a mano e stampate possono essere facilmente scansionate utilizzando uno smartphone o caricate direttamente nella piattaforma.

Le ricevute digitali possono essere create e stampate direttamente utilizzando la piattaforma Nanonets o importate in Nanonets dalla posta, dalle app e dai database.

Questo processo garantisce che ogni dato, indipendentemente dalla sua origine, trovi il suo posto in un archivio digitale centralizzato, pronto per ulteriori azioni.

Inserimento dati automatizzato: L'intelligenza artificiale di Nanonets legge le fatture con una precisione superiore al 99%, riducendo le ore a semplici istanti. Questo cambiamento significa che il tuo team può abbandonare la fatica e dedicarsi al lavoro che conta davvero. I dati vengono quindi estratti e immessi direttamente in Sage, senza necessità di immissione manuale dei dati.

Ordinamento automatizzato e codifica GL: Nanonets utilizza l'OCR per riconoscere e classificare automaticamente le fatture per fornitore, data, importo e altri criteri rilevanti. L'assegnazione del codice GL può essere automatizzata da:

• Formazione sui dati passati: Ciò comporta il caricamento di documenti finanziari storici e transazioni contrassegnati con codici GL storicamente corretti. Il modello apprende da questi esempi per prevedere con precisione i codici GL per le nuove transazioni.

• Generazione AI pronta all'uso: Utilizzando Nanonets GenAI, il nostro software può interpretare il testo sui documenti finanziari in un modo che imita la comprensione umana. Ciò gli consente di estrarre informazioni, contesto e semantica rilevanti al fine di applicare ragionamenti complessi per assegnare i codici GL in modo accurato, anche nei casi in cui i dettagli della transazione sono ambigui o sparsi.

Verifica intelligente delle fatture: Sfruttando l'intelligenza artificiale, Nanonets esegue automaticamente la corrispondenza a due, tre o quattro vie leggendo e incrociando i dati della fattura estratti con gli ordini di acquisto, i rapporti di ricezione e i rapporti di ispezione presenti in Sage.

Convalida: il sistema segnala eventuali discrepanze per la revisione umana, ma in caso contrario, le fatture che soddisfano i criteri aziendali vengono automaticamente indirizzate per l'approvazione o approvate direttamente in base a regole preimpostate.

Approvazione: Le approvazioni con i Nanonet non rappresentano più un collo di bottiglia. Diventano flessibili e vivono dove vive la tua organizzazione, che si tratti di posta elettronica, Slack o Teams. Ciò elimina la necessità di telefonate disturbanti e della fin troppo familiare raffica di promemoria.

Processo di pagamento: Le fatture approvate vengono automaticamente messe in coda per il pagamento in base ai relativi termini, ottimizzando la gestione del flusso di cassa.

Riconciliazione: puoi importare i tuoi estratti conto bancari e Nanonets riconcilia automaticamente i pagamenti in Sage, garantendo che i rendiconti finanziari siano aggiornati e accurati e che i tuoi libri si chiudano il 90% più velocemente.

Abbiamo discusso in precedenza dei vantaggi tangibili derivanti dall'utilizzo del software OCR e di scansione delle fatture per Sage. Ma soprattutto, il passaggio da un processo AP manuale a uno automatizzato rappresenta non solo un cambiamento nel modo in cui vengono eseguite le attività, ma una trasformazione fondamentale nel ruolo del dipartimento finanziario. Con strumenti come Nanonets, i team finanziari passano dalle funzioni di back-office ai contributori strategici, sfruttando dati e analisi in tempo reale per guidare le decisioni aziendali. Questo è il futuro della finanza ed è ora disponibile per gli utenti Sage grazie alla potenza dell'automazione con Nanonets.

Come abbiamo esplorato, l'integrazione di Nanonets con il software di contabilità Sage rappresenta un punto di svolta per le aziende impantanate dalle inefficienze dell'elaborazione manuale delle fatture. L’evoluzione dai processi manuali a quelli automatizzati della contabilità fornitori non è solo un passo avanti; è un salto in un futuro in cui le operazioni finanziarie sono semplificate, i tassi di errore crollano e il processo decisionale strategico è potenziato dall'analisi dei dati in tempo reale. Passando dal lavoro manuale all'intuizione strategica, i team finanziari dotati dei giusti strumenti di automazione possono guidare le loro aziende verso maggiore redditività, agilità e vantaggio competitivo nell'era digitale.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/