Gli affari, come la vita, possono essere altamente imprevedibili, ma ciò non ci impedisce di provare a prevedere il futuro. 

Lasciare passivamente che il futuro si svolga non è un’alternativa accettabile che porta a risultati straordinari. Pertanto, gestire un’attività di successo richiede previdenza e previsione. 

Spesso sbagliamo nonostante i nostri migliori sforzi per pianificare il futuro. Di solito attribuiamo la nostra abilità di previsione quando le cose vanno come previsto. In caso contrario, ci chiediamo cosa avremmo potuto fare di diverso o incolpiamo il mondo per non essere al gioco. 

I leader eccezionali si preparano anche per i casi più improbabili ma possibili. La previsione degli scenari può aiutarci a gestire questi “what-if?” scenari e pianificare sia il probabile che l’inimmaginabile. 

Quindi, eventi selvaggi come una pandemia globale o una compressione della catena di approvvigionamento non ti colgono di sorpresa. 

Ma non si tratta solo dei grandi eventi globali che capitano una volta ogni secolo. Leader e manager possono utilizzare la previsione degli scenari per pianificare argomenti più piccoli, come la valutazione di un potenziale nuovo progetto. Oppure possono utilizzare scenari per determinare la direzione della tua azienda in situazioni strategiche più significative, come chiedersi se dovresti acquistare il tuo concorrente più vicino. 

La pianificazione degli scenari può aiutarti a garantire che tu sia pronto praticamente a tutto.

Che cos'è la previsione degli scenari?

La previsione degli scenari è un metodo strategico utilizzato dalle aziende per pianificare vari potenziali futuri. Questi scenari si basano tipicamente su rischi visibili e presunte incertezze riguardanti una serie di situazioni plausibili. 

In breve, modellare più scenari “what-if” ti aiuta a prepararti per il futuro.  

Tipicamente, la pianificazione degli scenari mira ad anticipare i cambiamenti derivanti da eventi interni all’azienda e da fattori esterni. Puoi usarlo per trovare punti deboli nella tua organizzazione e ipotesi o per valutare la fattibilità di nuove idee, progetti e strategie. 

Su scala macro, previsione degli scenari può essere un aspetto fondamentale dello sviluppo della strategia e guidare le decisioni di pianificazione a lungo termine. Ma le aziende possono utilizzarlo anche per argomenti più piccoli e a breve termine. 

Ad esempio, per rispondere a domande come:

• Dovremmo aprire una nuova sede fisica a Londra?
• Ha senso sviluppare un nuovo prodotto per raggiungere un mercato ancora incontaminato?

O per valutare la nostra resilienza e flessibilità in una crisi globale significativa.

Un tipico esercizio di pianificazione degli scenari si concentrerà su da due a cinque scenari. Alcuni esperti di modellistica preferiscono la fascia più alta, mentre altri preferiscono due scenari distinti. 

Più di cinque scenari rendono difficile mantenere le proprie ipotesi, mentre tre non sono l'ideale. La maggior parte delle persone proverà a scegliere lo scenario intermedio, scegliendo l’opzione più moderata o quella più plausibile che si adatta all’attuale “futuro ufficiale”.

In molti casi, due o quattro diventano il numero ottimale di scenari per ridurre la probabilità di scegliere il piano intermedio. 

Poiché la pianificazione degli scenari richiede tempo, è essenziale farlo in modo da aggiungere valore allo sviluppo della strategia della tua organizzazione. Ciascuno scenario dovrebbe essere sufficientemente distinto per individuare la divergenza e fornire dettagli sufficienti per consentire una valutazione obiettiva. 

Questi scenari possono aiutarti a valutare:

• Cosa succede se inizialmente vedi solo una crescita debole per il tuo nuovo prodotto? Cosa puoi fare prima del lancio per evitarlo?

• Quanto è solida la vostra catena di fornitura in caso di molteplici disastri paralleli?

• Le tecnologie emergenti renderanno i tuoi servizi obsoleti?

Poiché le risposte a queste domande non sono strettamente quantitative, la pianificazione degli scenari può fornire informazioni più preziose per le decisioni strategiche rispetto alle previsioni tradizionali. 

Ma ciò non significa che le previsioni tradizionali forniscano un valore pari a zero. 

Previsione degli scenari e previsione tradizionale

Le previsioni tradizionali vengono utilizzate per prevedere il futuro sulla base di dati storici. Una previsione tradizionale si concentra su uno scenario, uno scenario intermedio, che mostra le ipotesi più moderate insieme al risultato più probabile. 

Ma i metodi tradizionali di previsione e pianificazione a lungo termine presentano un difetto significativo: 

Sono spesso radicati nel presupposto che il futuro sarà come il presente.

Anche se a volte questo è vero, spesso non lo è. 

La Royal Dutch Shell è considerata il nonno della moderna pianificazione degli scenari per le imprese. Da oltre 50 anni, l’azienda sviluppa e migliora il processo di previsione degli scenari per guidare la strategia a lungo termine e aiutare a prepararsi a potenziali crisi. 

Le persone coinvolte nella pratica di modellazione degli scenari di Shell credono che gli scenari dovrebbero essere plausibili ma non probabili perché non sono previsioni, a differenza delle previsioni tradizionali. Un buon scenario deve fornire diversi modi di guardare al futuro e colpire a equilibrio tra impegnativo e rilevante:

"Le cose rilevanti possono essere troppo familiari, ma le sfide possono rimanere inascoltate." – Angela Wilkinson ed Roland Kupers, Harvard Business Review: Vivere nel futuro.

Un trucco sta nello sviluppare la storia dello scenario e poi quantificarla. Una convinzione fondamentale del team di modellazione degli scenari di Shell è incentrata sul pregiudizio di ottimismo che la maggior parte delle persone porta con sé, con la tendenza a cercare modelli familiari, diventando ciechi di fronte all'inaspettato. 

Ma gli imprevisti possono portare a enormi sconvolgimenti, presentando un’enorme opportunità o un rischio significativo per le aziende che danno per scontato che lo status quo continuerà.

Il processo di previsione degli scenari

La previsione degli scenari può essere complessa e richiedere molto tempo, ma le informazioni acquisite possono essere preziose. 

Nei contesti tradizionali, la pianificazione completa dei principali scenari può richiedere diversi mesi, dal workshop iniziale alle sintesi mature per la revisione della direzione. Dall'inizio alla fine ci sono sessioni di brainstorming e interviste, ricerca e scrittura e, infine, gli scenari sono insieme.

Pianificazione degli scenari per il tuo SaaS potrebbe anche richiedere del tempo, anche se, con gli strumenti adeguati, non dovrebbe essere un processo di mesi.

1. Identificare fattori e dati chiave

Il primo passo per mettere insieme una previsione dello scenario è identificare il problema che stai cercando di risolvere o la domanda a cui stai cercando di rispondere. Questo passaggio è essenziale perché restringe il campo visivo del team a un numero apparentemente infinito di opzioni. 

La fase iniziale della pianificazione degli scenari prevede di porre molte domande chiarificatrici per determinare il focus degli scenari:

• Qual è la più grande minaccia al nostro dominio sul mercato?
• Dovremmo creare una nuova funzionalità? 
• Ha senso acquistare un concorrente?
• O argomenti più ampi, come quali potenziali sviluppi geopolitici potrebbero influenzare la nostra attuale strategia nei prossimi anni?

Una volta definito chiaramente il problema, le domande non si fermano. Ci sono ulteriori punti da affrontare riguardanti i dati richiesti per l’analisi e i fattori interni che influiscono sullo scenario. 

• Quali informazioni sono necessarie per la tua previsione?
• Quali sono i principali fattori interni che influenzano i tuoi risultati?
• Per quanto improbabili siano, ci sono fattori minori che potrebbero avere impatti significativi?

L'ultima parte di questo primo passaggio consiste nell'identificare la posizione delle informazioni necessarie. Questo può essere un percorso critico, soprattutto se proteggere l'accesso ai dati potrebbe essere difficile. 

L'opzione più semplice, soprattutto per un'azienda SaaS, è avere la maggior parte (o tutti) i dati necessari ben organizzati in uno strumento unificato, come un sistema finanziario collegato alle metriche CRM e ad altre analisi. Quando i dati risiedono in sistemi IT immaturi o anche esternamente, ovvero in un'altra unità organizzativa o al di fuori dei sistemi aziendali, assicurarlo diventa cruciale. 

2. Identificare e tenere conto delle forze esterne

Come manager e individui, immaginiamo di esercitare un controllo completo sul nostro futuro, dimenticando che spesso siamo soggetti a fattori e influenze esterne. Definire queste forze è essenziale per creare scenari significativi. 

I fattori esterni che influiscono in modo significativo sulle previsioni possono variare da eventi indesiderati comuni a eventi di cigno nero che sono quasi impossibili da immaginare. 

Consideriamo i seguenti esempi di potenziali fattori d’influenza:

• I cambiamenti nelle preferenze dei clienti favoriscono un tipo di servizio rispetto a un altro. Non siamo così lontani da un'epoca in cui le persone compilavano assegni cartacei al supermercato e si recavano presso la sede fisica di una banca.

• Tendenze generali dei consumatori che influenzano il modo in cui le persone utilizzano i media. Ricorda, venti anni fa, Netflix consegnava i DVD tramite posta.

• Le recessioni si verificano regolarmente, ma sembrano sempre cogliere le persone di sorpresa.

• Le pandemie globali, come il Covid-19 o i terremoti, sono eventi davvero rari. Ma quando accadono, possono lasciare un enorme percorso di distruzione.

In questa categoria è inoltre possibile inserire i fattori interni dell'azienda al di fuori del controllo del pianificatore dello scenario. Forse c'è un piano non ancora annunciato per separare una divisione o eliminare un prodotto legacy che potrebbe avere un impatto significativo su una varietà di scenari. 

Potrebbero anche esserci fattori apparentemente minori che potrebbero avere effetti significativi. Immagina che il budget AdWords venga dimezzato dopo alcuni mesi più lenti, riducendo drasticamente il flusso di lead in entrata. 

Sebbene sia impossibile considerare tutte le possibili forze esterne e le loro relazioni e interdipendenze, usa l'immaginazione e la creatività del tuo team. Potrebbe non essere così critico per argomenti di pianificazione di scenari più piccoli. Cercare di andare oltre i fattori e le forze ovvi per arrivare al limite delle possibilità reali, soprattutto per la pianificazione strategica a lungo termine. 

3. Dare priorità alle incertezze

L’elenco dei fattori e delle forze che potenzialmente incidono sul tuo scenario può essere apparentemente infinito. Una volta identificati il ​​maggior numero possibile di fattori e influenze, è fondamentale dare priorità alle incertezze. 

Determinare con il team quali sono i più critici, quindi stabilire i 2-5 scenari e fattori che possono fornire maggiori informazioni. Questa definizione delle priorità può aiutare il team ad allocare tempo e risorse limitati per affrontare un breve elenco di incertezze cruciali. 

La modellazione di centinaia di variabili potrebbe richiedere anni, anche con computer potenti a disposizione.

4. Racconta la storia dello scenario

Aggiungere i numeri troppo presto può distorcere i tuoi scenari rendendoli molto più mediocri e non rappresentativi rispetto a quando aspetti fino alla fine. Nel Modello shell per la costruzione dello scenario menzionato in precedenza, quantificare gli scenari è uno dei passaggi finali. 

Innanzitutto, sviluppa la storia dietro lo scenario. Solo quando la storia è chiara, plausibile e rilevante puoi costruire il modello attorno ad essa. I numeri che emergono dalle storie sono più credibili e affidarsi semplicemente a modelli quantitativi può nascondere le tue ipotesi invece di permetterti di perfezionarle. 

Anche in questa fase avanzata del processo di pianificazione dello scenario, vale la pena mettere costantemente in discussione le tue ipotesi, anche quelle più centrali nel tuo modello. L’esercizio di pianificazione degli scenari mira a distruggere la convinzione che il futuro sarà come il presente e a garantire che la tua azienda sia il più preparata possibile per molteplici futuri.

5. Eseguire i dati attraverso il nuovo modello

Dopo aver quantificato i fattori e sviluppato le storie degli scenari, puoi finalmente eseguire i dati attraverso il modello. Come per la creazione della storia, continua a mettere in discussione le tue supposizioni. 

Modifica continuamente le tue variabili per assicurarti che il modello abbia senso e che le tue ipotesi non siano ridicolmente errate. Se imposti il ​​tuo modello di scenario solo per scoprire che stai oltrepassando i confini della realtà, è tempo di rivalutarlo. 

In che modo la previsione degli scenari influenza il tuo business

Tutto questo parlare di storie e scenari e della compagnia petrolifera Royal Dutch Shell è troppo nebuloso? Colleghiamolo alla realtà della gestione di un'attività SaaS. 

Come con le previsioni tradizionali, le previsioni degli scenari mirano a prendere decisioni migliori sulla tua attività e ad assicurarti che tu sia preparato per qualunque cosa il futuro porti. Se riesci a immaginare e modellare alcune alternative al “futuro ufficiale”, avrai molte meno probabilità di essere colto di sorpresa ogni volta che le cose non vanno come previsto.

Assunzione e supporto

Gran parte della gestione di un'impresa implica avere il prodotto giusto o avere le dimensioni corrette. La giusta dimensione del personale dipende in gran parte dalle entrate e dalla crescita dei ricavi. 

Probabilmente arriverai allo scenario “più probabile” attraverso i tuoi processi di pianificazione. Sulla base di ciò, avrai un modello abbastanza buono di ciò che porterà il futuro e di cosa ciò significherà per le esigenze di personale della tua azienda SaaS. Utilizzando la pianificazione degli scenari per prevedere le entrate e sviluppare una prospettiva plausibile per i tuoi parametri SaaS può garantire che stai lavorando per raggiungere un livello di personale corretto.

Ad esempio, supponi di prevedere che le entrate ricorrenti mensili (MRR) della tua azienda triplicheranno nei prossimi sei mesi. In tal caso, è giusto presumere che dovrai anche assumere personale aggiuntivo per supportare i nuovi clienti. 

D’altro canto, immagina che la maggior parte dei tuoi scenari indichi una diminuzione dei tassi di conversione guidata da uno spostamento degli interessi dei consumatori. Naturalmente hai diverse opzioni. Ma la maggior parte implica l’adattamento o la limitazione degli investimenti nel prodotto attuale e il passaggio a qualcosa di nuovo. 

Oppure, se prevedi che nei prossimi 12-18 mesi arrivi una recessione che appiattisca la domanda dei tuoi clienti, rallentando la crescita del tuo SaaS, sarebbe saggio prendere in considerazione l'implementazione di leve per sviluppare una capacità di servizio flessibile.  

La previsione degli scenari ti aiuta a identificare lo scenario più probabile e a dimensionare correttamente la tua attività. 

Prodotto

La previsione degli scenari può aiutarti a sviluppare prodotti migliori e più richiesti costruendo la roadmap del prodotto sullo scenario più probabile. 

Immagina che il tuo team abbia un'idea per un nuovo prodotto. Portare un nuovo prodotto sul mercato può essere costoso e rischioso. Sebbene sia possibile mitigare molti di questi rischi, molteplici fattori esterni possono influenzare il risultato. 

La pianificazione degli scenari può aiutare a rispondere a domande critiche sia sul lato dei costi che su quello dei ricavi per decidere se lo sviluppo di un nuovo prodotto è una buona idea.

Le domande interne da affrontare sono:

• Quanto costerà portare il prodotto sul mercato con successo? 

• Quanto dura la fase di sviluppo?

• Qual è la probabilità di finire in tempo e nel rispetto del budget?

• Possiamo garantire le risorse per completare il prodotto attraverso le nostre riserve di liquidità o investimenti esterni?

Ed ecco le domande esterne:

• Come appare la curva di crescita e quando possiamo aspettarci di raggiungere $ XX.000 nel MRR?

• Qual è il rischio che i clienti rifiutino il prodotto?

• Esiste la possibilità che un concorrente rilasci una funzionalità simile prima che noi possiamo consegnarla?

Sebbene sia impossibile ridurre completamente i rischi nella gestione della propria attività, la previsione degli scenari può essere d'aiuto. Modellando diversi scenari e procedendo con quello più probabile, è possibile migliorare il processo decisionale interno della tua azienda SaaS. 

Disponibilità del prodotto e stack tecnologico

Quando gestisci un'azienda SaaS, il tuo stack tecnologico è fondamentale per il business. La previsione degli scenari può aiutarti a mantenere il tuo prodotto in funzione mostrando quando avrai bisogno di miglioramenti allo stack tecnologico.  

Il tuo SaaS si basa su molte variabili legate alla tecnologia, dai linguaggi di programmazione che scegli per front-end e back-end al tuo fornitore di servizi cloud e altro ancora. Queste variabili incidono sui tempi di attività e sulla soddisfazione dei clienti, che probabilmente cambieranno man mano che il tuo servizio si sviluppa e la tua base di clienti cresce. Non è possibile eseguire la stessa configurazione quando servi 50 clienti e quando ne servi 5,000 o 50,000.

È anche possibile ribaltare lo scenario. Che ne dici di modellare l'impatto di un aggiornamento del tuo stack tecnologico? 

Il tuo stack tecnologico può anche aiutarti a promuovere la crescita del business. La modellazione di più scenari può aiutarti a determinare quando è il momento di eseguire l'aggiornamento e come adattare i diversi aspetti del tuo stack tecnologico per garantire il massimo tempo di attività e la soddisfazione del cliente. 

Perché è necessaria la previsione degli scenari

Sebbene la previsione degli scenari sembri complessa, la maggior parte delle persone esegue costantemente qualche forma di modellazione degli scenari nella propria vita personale e professionale. Non è un processo formale e molti non lo chiamerebbero previsione di scenari, ma è quello che è: pianificare il risultato di vari scenari sulla base di rischi e ipotesi visibili e invisibili.

Formalizzare il processo nella tua azienda può aiutarti a prendere decisioni migliori e a prepararti in modo proattivo per un futuro imprevedibile. 

E la pianificazione degli scenari per le tue metriche SaaS non deve essere complessa: strumenti come Baremetrics semplificano la modellazione. Anche se probabilmente non puoi evitare di dedicare tempo e impegno allo sviluppo delle storie e alla definizione di presupposti e variabili, puoi rendere la modellazione di quelle storie molto più gestibile.

Flightpath di Baremetrics ti consente di creare facilmente e rapidamente più scenari per modellare tutti i possibili risultati per la tua azienda.

Sei curioso di sapere in che modo la previsione degli scenari può migliorare la tua attività? Contatta i nostri esperti SaaS e prenota una consulenza gratuita!