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Le organizzazioni di tutto il mondo sono sempre alla ricerca di modi per ottimizzare la produttività sul posto di lavoro. Negli ultimi anni, i progressi tecnologici come la trasformazione digitale, l’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning hanno assunto un’enorme importanza come fattori abilitanti per aumentare la produttività organizzativa aiutando le organizzazioni a semplificare le operazioni e automatizzare le attività.

Tuttavia, un esame più attento di queste tendenze suggerisce che queste misure sono intrinsecamente legate all’aiutare le imprese a gestire meglio il proprio tempo.

La gestione del tempo non è un concetto nuovo, poiché anche Teofrasto, l’antico filosofo greco, credeva che “il tempo è la cosa più preziosa che un uomo possa spendere”. Dal vecchio adagio al simbolo delle tecnologie dirompenti – l'innovativa tecnica Time Boxing di Elon Musk – la gestione del tempo è rimasta una considerazione importante.

Ha guadagnato una trazione senza precedenti tra le aziende che inseguono produttività e redditività in un contesto di cambiamento delle preferenze sul posto di lavoro e di un mercato del lavoro in continua evoluzione.

Che cos'è la gestione del tempo?

Nel contesto organizzativo, la gestione del tempo è la capacità di gestire i carichi di lavoro in modo efficace ed efficiente. Aiuta a dare priorità alle attività che offrono il massimo valore aziendale e sono produttivi in ​​modo ottimale. Il processo di gestione del tempo prevede la pianificazione, la definizione degli obiettivi, la valutazione costante dei progressi e la definizione di scadenze pratiche per raggiungere gli obiettivi.

Strategie efficienti di gestione del tempo sono direttamente collegate a una maggiore produttività sul posto di lavoro, a minori livelli di stress dei dipendenti, a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e, di conseguenza, a un minore abbandono dei dipendenti.

Ecco una breve sintesi del motivo per cui la gestione del tempo è importante sul posto di lavoro:

1. Aiuta ad aumentare i tassi di utilizzo delle risorse

La gestione del tempo aiuta i dipendenti a ottimizzare i risultati finali e a gestire il proprio tempo in modo efficiente. Un processo di questo tipo aiuta i dipendenti a identificare le aree di miglioramento, come la perdita prevenibile di ore fatturabili impegnandosi in attività amministrative come riunioni o attività ripetitive come l'inserimento di dati in fogli di calcolo. Poiché i dipendenti sono in grado di identificare e compensare tale perdita di tempo riducendo al minimo tali attività, sono in grado di ottenere tassi di utilizzo più elevati.

Diverse organizzazioni hanno inoltre adottato iniziative come porre un limite al numero di ore di riunioni in un giorno per aiutare i dipendenti a migliorare i livelli di utilizzo delle risorse.

2. Consente un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

La mancanza di un adeguato equilibrio tra lavoro e vita privata è stata una delle ragioni principali alla base di tassi di abbandono più elevati del solito tra le organizzazioni a livello globale. Inoltre, la forza lavoro della generazione Z, che costituirà il 25% della forza lavoro globale entro il 2025, si aspetta che i suoi datori di lavoro offrano un ecosistema di lavoro flessibile e un adeguato equilibrio tra lavoro e vita privata.

Di conseguenza, un numero crescente di organizzazioni sta automatizzando i propri processi aziendali, come i processi di monitoraggio delle presenze dei dipendenti, utilizzando software di monitoraggio automatizzato del tempo. replicone è uno di questi software di monitoraggio del tempo che utilizza l'intelligenza artificiale per acquisire i dati sul lavoro e sul tempo dei dipendenti su più app. Oltre a queste aziende utilizzano anche software basati sull’intelligenza artificiale per la generazione di contenuti, l’assistenza clienti, l’analisi predittiva, ecc.

Tali iniziative hanno un profondo impatto nell’aiutare i dipendenti a gestire meglio il proprio tempo e a sperimentare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, incidendo positivamente sul turnover dei dipendenti.

3. Consente una gestione più efficiente degli stakeholder interni ed esterni

La sfida di gestire diversi stakeholder interni ed esterni per i dipendenti è stata solo aggravata da quando le organizzazioni hanno adottato luoghi di lavoro ibridi e remoti. Inoltre, l'evoluzione delle aspettative dei clienti e i frequenti cambiamenti nell'ambito del progetto stanno mettendo a dura prova la capacità dei dipendenti di tenere informati i propri stakeholder e di affrontare in modo proattivo preoccupazioni e dubbi.

La gestione del tempo svolge un ruolo chiave nell’aiutare i dipendenti a gestire le aspettative delle parti interessate garantendo che dedichino un tempo ragionevole a tali attività. La soddisfazione costantemente elevata degli stakeholder interni ed esterni influisce notevolmente sui profitti e sulla sostenibilità a lungo termine di qualsiasi organizzazione.

4. Aumenta la linea di fondo

Ciò potrebbe sorprendere, ma le imprese statunitensi perdere quasi 600 miliardi di dollari alle interruzioni sul posto di lavoro e i dipendenti medi trascorrono metà della loro giornata lavorativa fatturabile in attività che offrono poco o nessun valore! Qualsiasi organizzazione che raggiunga livelli costantemente elevati di utilizzo delle risorse ha molte probabilità di ottenere profitti più sani.

Poiché i dipendenti sono in grado di utilizzare la maggior parte delle ore di lavoro fatturabili per attività produttive e fruttuose, la quantità di tempo sprecato viene ridotta drasticamente. Per le organizzazioni di livello aziendale con centinaia e migliaia di dipendenti, ciò può significare molte centinaia di ore di lavoro risparmiate per milioni di dollari di tempo dei dipendenti!

5. Consente ai dipendenti di migliorare e riqualificare meglio

La matrice delle competenze in rapida evoluzione richiede ai dipendenti di migliorare e riqualificare in modo coerente poiché le competenze necessarie per soddisfare i requisiti lavorativi continuano ad evolversi a una velocità mozzafiato.

Secondo Lisa Lyons, partner per la trasformazione della forza lavoro presso merciaio “Quasi la metà di tutti i dipendenti dovrà migliorare le proprie competenze entro il 2025, mentre una buona parte dovrà anche riqualificarsi completamente”.

Tuttavia, i dipendenti hanno bisogno di tempo per lavorare su tali impegni a lungo termine e le organizzazioni non possono aspettarsi che i dipendenti intraprendano tali iniziative oltre l’orario di lavoro.

Ecco perché le organizzazioni devono esplorare mezzi come l'onboarding di una soluzione di automazione dei servizi professionali per automatizzare gli aspetti della gestione dei progetti, riducendo così il carico di lavoro dei dipendenti e dando loro il tempo necessario per perseguire attività di miglioramento delle competenze e riqualificazione. In questo modo, la gestione del tempo influisce anche sulla capacità dei dipendenti di migliorare e riqualificare in modo efficace, incidendo sul vantaggio competitivo e sulla sostenibilità a lungo termine di un'organizzazione.

6. Libera la leadership per tracciare il percorso a lungo termine

Dati suggerisce che un leader aziendale medio partecipa a 37 riunioni ogni settimana e trascorre il 72% delle sue ore lavorative settimanali a condurre riunioni!

Questi numeri sconcertanti sottolineano quanto tempo i dirigenti aziendali investono nella conduzione delle riunioni. Sebbene non tutte le riunioni siano questioni amministrative o uno spreco di ore di lavoro, i leader aziendali devono dedicare più tempo alla strategia e al coinvolgimento dei propri team e clienti. Ciò richiede un’abile gestione del tempo.

Quando i leader aziendali sono in grado di gestire meglio il proprio tempo, possono concentrarsi maggiormente sul lato strategico del business, creando maggiore valore per l’organizzazione nel suo insieme. Sono anche in grado di dare l’esempio e diventare agenti di cambiamento, instillando qualità di gestione del tempo nei propri dipendenti in tutte le funzioni aziendali e nei livelli di leadership.

Perché la gestione del tempo è importante?

È probabile che le organizzazioni si trovino ad affrontare una maggiore pressione sui propri margini di profitto poiché i clienti razionalizzano le proprie spese ed esercitano restrizioni finanziarie per far fronte a circostanze aziendali impreviste. Soprattutto quando i modelli di business stessi stanno subendo un cambiamento. Sebbene le aziende stiano giustamente adottando una visione telescopica, esaminando i propri processi per incorporare le tecnologie e diventare più pronte per il futuro, devono anche guardare a definire correttamente i propri fondamenti.

La gestione del tempo è la chiave per una forza lavoro agile e motivata, che è un elemento non negoziabile per il successo aziendale in un mercato impegnativo sottoposto a ripetute interruzioni. Alle organizzazioni non deve mancare il bosco per gli alberi!

Autore Bio:

Shashank Shekhar lavora come specialista senior in comunicazioni di marketing presso Deltek | Replicante. È un professionista del marketing digitale e dei contenuti da oltre 9 anni. È specializzato nella scrittura di tendenze tecnologiche come l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) e il loro impatto sulla definizione del panorama della gestione dei progetti con strumenti come soluzioni di automazione dei servizi professionali e soluzioni di monitoraggio del tempo. Al di fuori del lavoro, ama leggere di storia, astrofisica e geopolitica.

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• Fonte: Platone Data Intelligence.