Nel frenetico mondo delle vendite di oggi, ogni interazione con il cliente ha un valore significativo. I rappresentanti acquisiscono i numeri di telefono per chiamate e messaggi, ottengono indirizzi di casa per l'invio di gadget e prendono anche nota degli aggiornamenti sanitari (come una riunione che deve essere riprogrammata a causa del cliente affetto da Covid). Sebbene queste azioni spesso provengano da buone intenzioni, mirando a costruire relazioni e a tenere traccia del percorso del cliente, pongono una domanda cruciale:

Come proteggi i dati critici presenti nel tuo CRM? 

La verità è che il tuo CRM è il nucleo vitale delle tue operazioni di vendita, ma spesso viene trattato in modo diverso da altri ambienti di archiviazione dati che ospitano informazioni sensibili come PII, PCI, PHI, ecc. Senza controlli e supervisione adeguati, i tuoi dati CRM potrebbero essere esposti internamente, accessibili ad app di terze parti o soggetti a configurazioni errate. (Guarda questo rivelazione allarmante sulla fuga di dati nell'SFDC.)

CRM, come tutti gli altri memorizzazione dei dati tecnologia, contengono grandi quantità di informazioni potenzialmente sensibili. Oltre a ciò, sono complessi da gestire e creano una combinazione rischiosa. 

Esploriamo un approccio in quattro punti per ridurre al minimo questi rischi:

1. Scoperta e classificazione
2. Analisi dell'utilizzo e degli accessi
3. Controlli e configurazione
4. Analisi degli scostamenti

Di seguito, analizzeremo ciascuno di questi:

Scoperta e classificazione

• Identifica tutti gli asset di dati nel tuo CRM. Ciò include non solo i dati che risiedono nelle funzionalità principali, come offerte, opportunità, lead, contatti e interazioni, ma anche eventuali allegati o documenti. Questo è spesso dispendioso in termini di tempo, ma essenziale per essere completi.
• Classificare i dati in base ai livelli di sensibilità. Ad esempio, raggruppare i dati in categorie come "altamente sensibili" (ad esempio, cartelle cliniche), "moderatamente sensibili" (ad esempio, informazioni di contatto) e "non sensibili" (ad esempio, e-mail generali). 
• Sviluppare politiche per gestire la durata della conservazione dei dati e quando eliminarli.
• Valutare se i dati sono essenziali per lo scopo previsto. Elimina i dati non necessari.

Analisi dell'utilizzo e degli accessi

• Determinare chi ha accesso ai dati sensibili. Analizza ruoli, autorizzazioni e controlli di accesso. Questo può essere impegnativo in alcuni ambienti CRM, ma è fondamentale.
• Condurre controlli approfonditi delle app di terze parti per autorizzazioni e la sicurezza dei dati pratiche, oltre i privilegi dell'utente.
• Istruire regolarmente gli utenti sulla gestione sicura dei dati.

Controlli e configurazione

• Esamina i controlli del sistema CRM, tra cui crittografia, autenticazione, policy sulle password e backup dei dati, garantendo una corretta configurazione per prevenire accessi non autorizzati e perdite.
• Comprendi i rischi associati a ciascuna impostazione, poiché configurazioni errate possono portare all'esposizione dei dati.
• Rimuovere eventuali utenti o app inattivi: utenti che non si trovano più nella parte dell'organizzazione che richiede l'accesso ai dati o che l'hanno abbandonata e applicazioni che non sono più in uso, ma le cui autorizzazioni sono rimaste.

Analisi degli scostamenti

• Una volta raccolti questi dati, passa dalla visibilità alla valutazione del rischio. Ciò comporta una valutazione approfondita del rischio.
• Avviare iniziative di pulizia dei dati, eliminando dati obsoleti o irrilevanti. Limita l'accesso ai dati sensibili ad amministratori selezionati (ad esempio, super amministratori).
• Stabilire procedure di monitoraggio continuo e di risposta agli incidenti. Rivedi e aggiorna regolarmente.

Proteggere il tuo CRM non è un compito semplice, soprattutto perché non c'è sempre un team DevOps dedicato che conosca i dettagli. Anche gli amministratori aziendali potrebbero non essere sempre pienamente consapevoli dei rischi associati. Tuttavia, questo è fondamentale. Questo non è uno sforzo del tipo “impostalo e dimenticalo”. È continuo. L'organizzazione delle vendite non andrà da nessuna parte, così come non lo sarà la necessità di proteggere i dati sensibili dei clienti. 

In un momento in cui le violazioni dei dati sono costantemente all'ordine del giorno e le normative diventano sempre più severe, salvaguardare il tuo CRM non è solo una best practice: è un must. Per iniziare, assicurati di mettere in atto una strategia a tutto tondo che copra i quattro punti precedenti. In questo modo, puoi rafforzare la sicurezza del tuo CRM e garantire che le relazioni con i clienti rimangano basate sulla fiducia e sulla sicurezza.

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• Fonte: https://www.dataversity.net/why-your-crm-may-cause-your-next-data-breach/