Cosa sono gli strumenti e il software PPM?

Ogni azienda ha vari progetti in competizione per il budget, il personale e l'attenzione dei dirigenti. A volte questi progetti si completano a vicenda. Altre volte competono tra loro e, in alcuni casi, fanno entrambe le cose.

Ad esempio, un team aziendale potrebbe proporre un progetto per implementare una nuova offerta basata su SaaS ai clienti. L'iniziativa dipende dal completamento del lavoro da parte di vari gruppi: il reparto IT deve istituire un nuovo sistema di fatturazione. Il dipartimento finanziario deve impostare un nuovo processo contabile per la modifica dei flussi di entrate. E il team legale deve collaborare con i team finanziari e aziendali per valutare l'impatto finanziario dei diversi termini e contratti di servizio.

Ciascuno di questi progetti richiede tempo e denaro. L'azienda non può vendere il nuovo servizio SaaS finché non viene configurato il sistema di fatturazione. Ma poi impostare e integrare il sistema di fatturazione richiederà una migliore comprensione di come verrà fornito il nuovo servizio. Il reparto IT deve anche collaborare con il reparto finanziario per determinare quali strumenti o servizi potrebbero allinearsi meglio con il flusso di lavoro desiderato.

Ai vecchi tempi, le persone mettevano tutte queste cose in un foglio di calcolo per archiviare e condividere numeri su diversi scenari. Ma le cose possono complicarsi con l'aumentare del numero di progetti, dipendenze e metriche. È qui che entrano in gioco gli strumenti PPM. Forniscono una lavagna integrata per ogni team per condividere la loro comprensione dei loro requisiti, costi stimati, benefici, rischi, tempistiche e dipendenze con l'organizzazione più ampia.

Se le circostanze cambiano, le persone possono aggiornare una nuova valutazione nello strumento, che viene propagata ai pianificatori aziendali e ad altri project manager. PPM può anche identificare opportunità per spendere soldi extra per portare avanti progetti critici che ne ostacolano altri o per sospendere altri progetti fino al completamento di un nuovo progetto infrastrutturale.

Vantaggi degli strumenti e del software PPM

Gli strumenti e il software PPM possono aumentare il valore dei progetti consentendo alle aziende di fare quanto segue:

• allocare le risorse in modo più efficiente;
• coordinare obiettivi concorrenti di diversi dipartimenti e team aziendali;
• promuovere l'efficienza operativa;
• migliorare la produttività;
• ridurre al minimo i colli di bottiglia legati alla dipendenza dal progetto;
• dare la priorità ai progetti di maggior valore;
• ridurre la duplicazione tra i progetti; e
• ripartire i rischi su più progetti.

Funzionalità chiave degli strumenti e del software PPM

Le funzionalità degli strumenti PPM variano notevolmente a seconda dei fornitori e dei casi d'uso. In generale, offrono tutte le seguenti funzionalità di base a diversi livelli:

• migliore pianificazione e definizione delle priorità dei progetti utilizzando vari modelli di scenari, roadmap strategiche e tecniche di punteggio dei clienti;
• allineamento strategico tra team e reparti utilizzando obiettivi concordati e risultati chiave;
• capacità di riflettere gli obiettivi aziendali nel contesto di progetti e flussi di lavoro specifici;
• gestione delle risorse strumenti per stimare il costo di nuovi progetti e tracciare il tempo effettivo necessario per migliorare le stime future;
• funzionalità di gestione delle attività per la collaborazione remota;
• capacità di analisi finanziaria per aiutare a creare stime iniziali e aggiornarle in base a nuove circostanze;
• capacità di gestione del rischio per identificare le dipendenze e risolvere i problemi più rapidamente; e
• capacità di reporting per valutare i progressi e identificare gli ostacoli.

Migliori strumenti e software PPM

Vari strumenti PPM supportano SPM, APMR e talvolta entrambe le funzionalità.

SPM parte da un approccio d'insieme per aiutare ad allineare la strategia e l'esecuzione a livello aziendale. Include funzionalità per aiutare a definire strategie aziendali chiave e risultati desiderati. Fornisce inoltre strumenti per identificare il talento, la tecnologia e le attività che possono aiutare a raggiungere tali risultati. Questo può aiutare i team PPM a dare la priorità a progetti e prodotti specifici.

APMR adotta un approccio più dal basso verso l'alto. Include funzionalità che aiutano i team a promuovere una collaborazione continua, adattarsi alle mutevoli esigenze dei clienti e migliorare l'esecuzione, informata da varie metriche. Questi strumenti aiutano ad allineare la comunicazione e la collaborazione tra molti team di progetto, guidando l'esecuzione del progetto in corso e consentendo gli adattamenti necessari.

Alcuni fornitori stanno iniziando a combinare entrambe le funzionalità. Gli esempi includono Planisware, Planview, Sciforma e ServiceNow. Vale la pena notare che questi fornitori stanno ancora sviluppando queste integrazioni. In alcuni casi, gli strumenti sono nati da diverse acquisizioni o sforzi di sviluppo e potrebbero essere necessari alcuni lavori e costi di licenza aggiuntivi per far funzionare insieme le funzionalità SPM e APMR per una determinata organizzazione.

Ecco una selezione dei migliori strumenti e software PPM, elencati in ordine alfabetico.

Broadcom Clarity PPM e Rally Software per progetti su larga scala

Broadcom Clarity supporta PPM a livello aziendale, mentre Rally aggiunge la possibilità di collegare i progetti con gestione del flusso di valore capacità. Questa combinazione promette di ridefinire il modo in cui un'azienda può pianificare, eseguire e tenere traccia del lavoro. La chiarezza può aiutare a migliorare la pianificazione strategica e dare priorità agli investimenti e supporta il monitoraggio dei progetti. Rally aiuta ad allinearli con Processi di sviluppo agili nell'ampia raccolta di strumenti di sviluppo e test di Broadcom.

Questa è una buona soluzione per le organizzazioni più grandi, in particolare nel settore manifatturiero, finanziario e sanitario. Clarity supporta anche ampie funzionalità di roadmapping per aiutare ad allineare i piani a lungo termine con l'esecuzione tattica. Può anche aiutare a organizzare una raccolta di progetti in una gerarchia per migliorare la gestione, il reporting e la governance.

Il software EOS semplifica l'integrazione IT

La piattaforma EOS Software ITPM ​​è stata progettata per coordinare il lavoro dei responsabili della realizzazione della strategia, dei responsabili dei programmi e degli architetti aziendali. Ha diverse funzionalità per la pianificazione adattiva, la gestione del portafoglio di applicazioni, la pianificazione degli scenari e la gestione delle risorse. È una solida opzione per migliorare la connettività tra pianificazione strategica e nuovi servizi IT.

EOS Software ha collaborato con Planisware, un altro fornitore PPM, per migliorare l'integrazione IT tra entrambi gli strumenti. La stretta integrazione con i sistemi IT aiuta a visualizzare le connessioni tra strategie aziendali e applicazioni, servizi o altre risorse IT.

KeyedIn Solutions aiuta a passare dalla consegna del progetto al valore del portafoglio

KeyedIn si è tradizionalmente concentrato sul miglioramento della gestione dei progetti tramite KeyedIn Projects. KeyedIn Enterprise estende queste funzionalità di base per supportare PPM, SPM e gestione adattiva dei progetti aziendali. I suoi strumenti aziendali aiutano a modellare le iniziative aziendali oa migliorarle trasformazione digitale sforzi. Le funzionalità essenziali supportano l'allineamento strategico, la selezione e l'assegnazione delle priorità al portfolio e la pianificazione della capacità delle risorse. Si integra con vari strumenti, tra cui Jira, Microsoft Project, Microsoft Power BI, Salesforce e QuickBooks.

Monday.com semplifica il lavoro e la collaborazione ai progetti

La funzionalità APMR di Monday.com migliora la gestione dei progetti e del lavoro in scenari di uffici ibridi. Fornisce diversi modelli per aiutare le organizzazioni a iniziare rapidamente. Un'ampia suite di strumenti di collaborazione può aiutare le organizzazioni a coordinarsi in modo più efficiente in ufficio o nel mondo. Questi strumenti promettono di aiutare a migliorare l'allineamento, l'efficienza e la produttività di un team attraverso flussi di lavoro personalizzati. Le organizzazioni possono anche creare dashboard personalizzabili per migliorare il processo decisionale. Supporta anche la gestione dei progetti, la gestione del portafoglio, la pianificazione dei progetti e gestione del rischio capacità.

ONEPOINT Projects supporta progetti a cascata e Agile

ONEPOINT Projects si concentra sulle capacità APMR. Una caratteristica fondamentale è il supporto dello strumento per entrambi i tradizionali cascata e metodologie di progetto Agile. Ciò consente alle aziende di combinare entrambi gli approcci per diversi casi d'uso. Supporta vari dashboard e grafici per far emergere i progressi di progetti e portfolio in tempo reale e include connettori per vari strumenti popolari, tra cui Excel, Slack, Jira, Confluence, SAP e Microsoft Project.

Planisware trasforma la visione in realtà

Planisware offre un'unica vista condivisa tra le funzioni di gestione dei progetti e del portfolio. Combina solide funzionalità di dashboard con le best practice del settore. Ha un buon supporto sia per APMR che per SPM. Supporta inoltre l'automazione dei processi per aiutare a stabilire le priorità delle iniziative, organizzare le risorse e coordinare l'esecuzione. È ampiamente utilizzato dalle aziende più grandi in settori come i servizi finanziari, le scienze della vita e la produzione.

Planview collega l'architettura agli obiettivi aziendali

Planview è uno dei maggiori fornitori di PPM in questo elenco. Supporta un set completo di funzionalità APMR tramite Planview PPM Pro e Planview AdaptiveWork (precedentemente Clarizen). consente alle aziende di cambiare rapidamente direzione quando le esigenze cambiano.

Planview supporta anche le funzionalità SPM. L'azienda è cresciuta grazie a numerose acquisizioni, tra cui Troux, Projectplace, Innotas, LeanKit, Clarizen, Changepoint, Spigit, Tasktop ed Enrich, e ha integrato queste nuove funzionalità nella sua piattaforma principale. La combinazione di questi strumenti può aiutare a collegare la pianificazione strategica con l'architettura aziendale.

Proggio costruisce una mappa del progetto

Proggio dispone di potenti funzionalità APMR che supportano la gestione dei progetti e del lavoro. Supporta un nuovo approccio alla presentazione dei dati che utilizza livelli connessi per creare una mappa digitale dell'avanzamento del progetto e del portfolio. Gli utenti possono rimpicciolire per visualizzare l'intero portfolio, ingrandire per esplorare i flussi di lavoro del progetto e ingrandire ulteriormente per esaminare singole attività o colli di bottiglia specifici. Ciò semplifica la navigazione e gli utenti possono facilmente apportare modifiche quando vengono identificati gli aggiornamenti.

Sciforma combina portafoglio e gestione del lavoro

Sciforma supporta da tempo varie funzionalità SPM e APMR che si sono evolute negli ultimi 30 anni. Nel dicembre 2022 ha annunciato Sciforma Vantage, che combina il PPM con la gestione collaborativa del lavoro. Questo aiuta le organizzazioni a formulare strategie, dare priorità ai progetti, tenere traccia dei progressi e gestire i progetti all'interno di un unico strumento connesso. La piattaforma principale Sciforma è stata ampiamente utilizzata in diversi settori, tra cui biotecnologia, servizi finanziari, sanità, produzione e telecomunicazioni.

ServiceNow allinea l'IT agli obiettivi aziendali

ServiceNow ha una forte presenza nella gestione dei servizi IT basati su cloud. Recentemente ha rinominato la sua offerta di gestione aziendale IT come ServiceNow Strategic Portfolio Management. La sua forza sta nel collegare la pianificazione aziendale con l'infrastruttura IT reale. Questo sfrutta le ampie capacità di monitoraggio e reporting di ServiceNow. L'offerta supporta l'analisi delle prestazioni, la gestione della domanda, la gestione delle risorse e la gestione dell'innovazione. Può anche aiutare i team a simulare e confrontare i potenziali risultati con la pianificazione degli scenari. Può allineare i nuovi piani con la gestione delle prestazioni delle applicazioni per monitorare gli effetti dei nuovi programmi sull'infrastruttura IT. Un ulteriore vantaggio è la capacità di implementare automaticamente nuove idee attraverso gli strumenti low-code di ServiceNow e valutare i risultati prima di ridimensionarli.

Shibumi per facilità di implementazione

Shibumi viene fornito come servizio PPM basato su cloud. L'azienda sottolinea la sua capacità di fornire un'unica fonte di verità con visibilità in tempo reale. Include strumenti che emergono metriche e risultati sia finanziari che non finanziari. Una libreria di modelli aiuta i dirigenti a prendere decisioni informate attraverso il supporto dello stato del programma e dei KPI.

Una caratteristica potente è l'integrazione diretta con vari strumenti di automazione dei processi robotici da Automation Anywhere, Blue Prism e UiPath. Supporta anche le integrazioni AI con Dataiku, DataRobot e IBM Watson per aiutare a migliorare le previsioni e la pianificazione. Queste integrazioni aiutano ad accelerare il time-to-value per aiutare i team ad avviare rapidamente l'implementazione e ad adattarsi a nuovi obiettivi.

Smartsheet collega i punti tra strategia ed esecuzione

Smartsheet è iniziato come un foglio di calcolo migliore per la collaborazione. Nel corso degli anni, si è espansa in varie aree, tra cui PPM. Fornisce una varietà di modelli personalizzabili che aiutano le aziende e i dipartimenti a iniziare con singoli progetti e quindi a collegarli in portafogli. Supporta un'ampia gamma di integrazioni negli strumenti di ServiceNow, Google, Microsoft, Slack, Salesforce, Jira e dozzine di altre società.

Uno dei suoi punti di forza è la semplicità. La familiare interfaccia simile a un foglio di calcolo offre agli utenti aziendali molti modi per estenderla a diversi casi d'uso. Ciò aiuta i team a importare dati da app di terze parti, automatizzare i processi e personalizzare i flussi di lavoro.

Software AG Alfabet offre funzionalità complete

Software AG crea strumenti di sviluppo software e dati dal 1969 e ha acquisito le soluzioni Alfabet PPM nel 2013. Ha combinato questi strumenti con gli altri prodotti di modellazione dei processi ARIS e ha continuato a migliorare l'ampiezza e la profondità delle sue capacità PPM. Il risultato è un migliore collegamento tra le prospettive interdipendenti di IT, business, finanza e rischio, offrendo ai team PPM la capacità di comprendere meglio l'impatto delle nuove idee. Supporta anche funzionalità integrate di architettura aziendale.

I team possono descrivere i sistemi IT in termini di applicazione, informazioni e livelli tecnici. Questa conoscenza può anche guidare lo sviluppo di standard per armonizzare progetti e infrastrutture e per ridurre i costi operativi. Allo stesso tempo, aiuta gli utenti meno tecnici a creare report, esplorare l'impatto di nuove idee e aggiornare i piani. Viene fornito con un ampio set di funzionalità di intelligenza artificiale e apprendimento automatico per scoprire le carenze del portafoglio,

UMT360 favorisce l'agilità aziendale

UMT360 Strategic Portfolio Manager è stato appositamente progettato per favorire la trasformazione aziendale. È una piattaforma basata su cloud con moduli separati per l'analisi e l'integrazione aziendale. La società ha acquisito FIOS Insight nel 2021, che ha aggiunto funzionalità di architettura aziendale per analizzare i sistemi IT esistenti e le modifiche pianificate. Supporta inoltre una raccolta di modelli di riferimento del settore per guidare nuovi progetti, con le migliori pratiche per l'architettura appropriata.

Un aspetto essenziale è il supporto per le applicazioni in pacchetto (denominate acceleratori) che aiutano i clienti a iniziare rapidamente con un livello base di funzionalità, gettando le basi per l'aggiunta successiva di altri moduli. Questi moduli supportano l'analisi what-if, la pianificazione delle risorse e la realizzazione dei benefici. La piattaforma supporta inoltre un'ampia gamma di integrazioni con altri strumenti, tra cui Jira, Oracle Fusion Cloud Financials, SAP e ServiceNow.

WorkOtter fornisce una guida prescrittiva

WorkOtter è uno strumento PPM basato su cloud con un potente set di funzionalità APMR. Un punto di forza fondamentale è che fornisce modelli e best practice che aiutano i team a seguire le best practice del settore della gestione dei progetti. Può fornire una guida prescrittiva per aiutare progetti e portafogli a raggiungere gli obiettivi e ad adattarsi quando richiesto. Supporta inoltre una varietà di funzionalità di gestione finanziaria per aiutare a valutare i compromessi tra manodopera, spese in conto capitale, spese operative e costi preventivati ​​rispetto a quelli effettivi.

Come scegliere il miglior strumento o software PPM per la tua azienda

La gestione di progetti e portfolio è un campo vasto con notevoli variazioni nella sua gamma di strumenti. Da dove cominciare?

Probabilmente è utile iniziare facendo l'inventario di ciò che i manager aziendali stanno già utilizzando per gestire i progetti. Se i manager sono contenti di usare Excel, potrebbe avere senso selezionare altri strumenti PPM relativamente semplici. Se disponi di un ampio portafoglio SaaS, può avere senso esplorare alcune delle altre offerte PPM basate su SaaS.

Molti degli strumenti PPM più popolari rendono facile iniziare e calciare le gomme in un breve periodo. La prova degli strumenti può darti un'idea di come funzionano e di come potrebbero semplificare la pianificazione e la gestione del progetto, rispetto al tuo approccio esistente. Gli strumenti di test possono anche aiutare a definire e perfezionare le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.

Una volta che il tuo team ha identificato quali funzionalità stanno cercando, puoi iniziare a esplorare alcune delle offerte più sofisticate. Può darsi che gli strumenti essenziali siano abbastanza buoni per il lungo raggio. Anche quelli relativamente semplici hanno riportato ROI molto elevati e la facilità d'uso può favorire l'adozione.

Tuttavia, vale anche la pena indagare su come alcuni degli strumenti più sofisticati stiano spingendo all'avanguardia. Vale anche la pena tenere d'occhio gli aggiornamenti alle tue opzioni preferite. Le nuove funzionalità di intelligenza artificiale sono in rapida evoluzione. Questi possono sia semplificare l'esperienza di gestione del progetto e del portfolio, sia allo stesso tempo acquisire e contestualizzare i dati da più fonti.