Gli studi dimostrano che l’imprecisione dell’inventario può costare alle aziende fino al 10% delle loro entrate. Se sei pronto a trasformare i dati di inventario in un vantaggio competitivo, questa guida fa al caso tuo. Scopri come monitorare l'inventario con precisione, prendere decisioni migliori e massimizzare la redditività.
Discuteremo anche le cause comuni delle imprecisioni dell'inventario, i parametri di riferimento del settore e i vantaggi a lungo termine derivanti da una migliore accuratezza dell'inventario. Cominciamo definendo di cosa si tratta.
Che cos'è l'accuratezza dell'inventario come KPI?
L'accuratezza dell'inventario è a indicatore chiave di prestazione (KPI) per i magazzini che misura la precisione e la correttezza delle registrazioni inventariali di un'azienda rispetto all'effettivo inventario fisico. In altre parole, valuta in che misura le quantità di inventario registrate di un magazzino corrispondono alle quantità effettive di prodotti, materiali o merci nelle relative ubicazioni di stoccaggio.
La formula per calcolare l'accuratezza dell'inventario comporta in genere il confronto dei livelli di inventario registrati (secondo i registri dell'azienda o Sistema di gestione del magazzino) con l'inventario conteggiato effettivo durante un conteggio o un controllo dell'inventario fisico. Il risultato è spesso espresso come percentuale o rapporto. Ecco la formula di base:
Precisione dell'inventario = (Inventario registrato/Inventario effettivo) × 100
Un'elevata percentuale di precisione dell'inventario indica che i registri dell'inventario dell'azienda sono affidabili e che è in atto un buon sistema di controllo. Al contrario, una percentuale di precisione bassa suggerisce che potrebbero esserci problemi con la gestione dell’inventario, come discrepanze dovute a furti, errori di immissione dei dati, imprecisioni nell’evasione degli ordini o problemi con il monitoraggio del movimento delle merci.
Perché la precisione dell'inventario è importante?
Dati di inventario accurati sono fondamentali per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore. Ti garantisce di avere i prodotti giusti disponibili quando i tuoi clienti ne hanno bisogno, evitando esaurimenti delle scorte e perdite di vendite. Inoltre, dati di inventario accurati ti consentono di prendere decisioni informate su acquisti, produzione e prezzi, massimizzando in definitiva la redditività.
Oltre a migliorare la soddisfazione del cliente e ad aumentare le entrate, un'accurata gestione dell'inventario semplifica le operazioni. Elimina la necessità di conteggi manuali delle scorte e riduce il tempo impiegato nella ricerca degli articoli. Ottimizzando la precisione dell'inventario, puoi creare a appoggiarsi ed efficiente catena di fornitura che consente di risparmiare tempo e denaro.
Quando la precisione dell’inventario è bassa, possono verificarsi numerosi problemi. Le scorte eccessive possono vincolare il capitale e comportare costi di stoccaggio inutili, mentre le scorte insufficienti possono portare a vendite perse e clienti insoddisfatti.
Per migliorare l'accuratezza dell'inventario, è necessario comprendere le cause comuni delle imprecisioni dell'inventario e implementare strategie efficaci per affrontarle. Esploriamo queste cause in dettaglio.
Cause comuni di imprecisioni nell'inventario
Le imprecisioni dell'inventario possono derivare da varie fonti e l'identificazione di queste cause è il primo passo verso il miglioramento della precisione. Ecco alcune delle cause più comuni di imprecisioni nell'inventario.
1. Errori di immissione dei dati
Si tratta di errori commessi durante l'inserimento manuale dei dati nei vostri sistemi, come la trasposizione di numeri, l'inserimento di quantità errate o la selezione di codici prodotto errati. Questi errori portano a discrepanze tra i livelli di inventario registrati e quelli effettivi.
2. Mancanza di automazione
Come la prima causa, basandosi esclusivamente su processi manuali senza una corretta automazione, come la scansione dei codici a barre o la tecnologia RFID, aumentano la probabilità di errori e incoerenze nei dati di inventario.
3. Procedure di ricezione inadeguate
Errori durante il processo di ricezione possono comportare registrazioni di inventario imprecise. Esempi di errori includono il mancato aggiornamento delle quantità di inventario al momento del ricevimento o la mancata segnalazione accurata delle merci danneggiate.
4. Ritiro e furto
Le differenze inventariali non contabilizzate dovute a furto, danneggiamento o altri motivi possono causare discrepanze tra le quantità di inventario registrate ed effettive.
5. Formazione inadeguata
Una formazione insufficiente dei dipendenti nella gestione dell'inventario può portare a errori nella registrazione, nel conteggio e nella gestione degli articoli di inventario.
6. SKU/codici a barre non corrispondenti
L'etichettatura errata degli articoli o l'utilizzo di SKU o codici a barre obsoleti possono portare all'errata identificazione dei prodotti, causando imprecisioni.
7. Layout e organizzazione del magazzino inadeguati
Layout del magazzino inefficiente, uno stoccaggio disorganizzato o un posizionamento improprio dei prodotti possono rendere difficile l'esecuzione di conteggi accurati dell'inventario.
8. Comunicazione inadeguata
La mancanza di una comunicazione chiara tra i reparti (ad esempio acquisti, vendite e magazzino) può causare discrepanze nella registrazione dei movimenti di inventario.
9. Mancanza di integrazione tra i sistemi
Se il tuo sistema di gestione dell'inventario non è integrato con altri sistemi, i dati potrebbero essere imprecisi.
10. Audit incoerenti
Verifiche e conteggi d'inventario poco frequenti o irregolari possono far sì che le discrepanze passino inosservate per periodi prolungati.
Come garantite l'accuratezza dell'inventario?
Ora che abbiamo compreso le cause dell'imprecisione dell'inventario, esploriamo alcune tecniche pratiche per migliorarlo.
1. Sistemi e software di gestione del magazzino
Investire in a affidabile sistema di gestione del magazzino o il software è fondamentale per mantenere registri di inventario accurati. Questi sistemi forniscono visibilità in tempo reale sui livelli delle scorte, automatizzano l'immissione dei dati e consentono un'integrazione perfetta con altri sistemi aziendali. Scegli un sistema adatto alle tue esigenze aziendali e al tuo budget e assicurati che offra funzionalità come la scansione di codici a barre, il monitoraggio dei lotti e funzionalità di reporting.
2. Utilizzare la tecnologia dei codici a barre e RFID
L'implementazione della tecnologia dei codici a barre o dell'identificazione a radiofrequenza (RFID) consente di semplificare la raccolta dei dati e ridurre gli errori umani durante i processi di ricezione, prelievo e conteggio.
3. Implementazione del conteggio ciclico per una migliore precisione
Conteggio ciclo implica il conteggio regolare di una piccola parte del tuo inventario per garantire la precisione. Invece di interrompere le operazioni per un conteggio completo dell'inventario fisico, il conteggio ciclico consente di identificare e risolvere le imprecisioni su base continuativa. Contando una parte del tuo inventario ogni giorno, settimana o mese, puoi identificare e risolvere rapidamente eventuali discrepanze prima che diventino problemi significativi.
4. Semplificazione del processo di ricezione
Routing processi di ricezione sono essenziali per mantenere registri di inventario accurati. Forma i tuoi dipendenti sulle tecniche di ricezione adeguate, incluso il controllo delle quantità, l'ispezione dei danni e la registrazione accurata delle informazioni. Avere linee guida chiare e flussi di lavoro ben definiti aiuterà a ridurre gli errori e migliorare la precisione.
5. Formazione e responsabilizzazione dei dipendenti
I tuoi dipendenti svolgono un ruolo cruciale nel mantenere registri di inventario accurati. Completo formazione sulle migliori pratiche di gestione dell'inventario, comprese le tecniche di immissione, prelievo e ricezione dei dati, possono migliorare significativamente la precisione. Dai più potere ai tuoi dipendenti fornendo loro gli strumenti, le risorse e l'autorità di cui hanno bisogno per gestire l'inventario in modo efficace. Incoraggiare una comunicazione aperta e stabilire cicli di feedback per affrontare eventuali dubbi o suggerimenti che potrebbero avere.
6. Convalida regolare dei dati
Convalida e pulisci regolarmente i dati del tuo inventario per eliminare duplicati, voci errate o incoerenze.
Che cos'è una buona precisione dell'inventario?
Cosa significa "buona" precisione dell'inventario per la tua azienda? Sebbene l'obiettivo generale sia superiore al 95%, il target giusto dipende dal settore, dai prodotti e dalla propensione al rischio. Ecco una ripartizione per aiutarti a stabilire obiettivi realistici:
- 95-98%: Accettabile per molte aziende, soprattutto quelle con articoli di valore inferiore o fatturato più lento.
- 98-99%: essenziale per le aziende con beni di alto valore, articoli deperibili o settori con normative rigorose (come le forniture mediche).
- % 99 +: Lo standard “migliore della categoria”. Richiede investimenti significativi in tecnologia e processi, ma fornisce un importante vantaggio competitivo.
Qual è la precisione media dell'inventario?
Molte aziende puntano a un tasso di precisione dell'inventario compreso tra il 90% e il 95% o superiore. Tuttavia, come accennato, l’accuratezza dell’inventario può variare a seconda dei settori e delle attività, quindi non esiste un’accuratezza dell’inventario “media” fissa universalmente. Alcuni settori con prodotti di alto valore o in rapida evoluzione potrebbero puntare a tassi di precisione prossimi al 98% o superiori.
Ricorda che queste cifre non sono standard fissi ma obiettivi comuni a cui mirano le aziende per mantenere operazioni efficienti, controllo dei costi e soddisfazione del cliente.
Che cos'è la precisione dell'inventario migliore della categoria?
La migliore precisione dell'inventario della categoria comporta in genere il mantenimento di un tasso di precisione pari al 98% o superiore. Raggiungere questo tasso significa avere il massimo livello di precisione nella gestione e nel monitoraggio dell'inventario tra le aziende di un particolare settore o settore. Significa essere leader nel mantenere in modo efficace registri di inventario precisi e affidabili rispetto ai colleghi nello stesso campo.
Come raggiungerai un'accuratezza dell'inventario del 99.9%?
Raggiungere una precisione dell'inventario del 99.9% richiede un approccio completo e ben strutturato che coinvolga tecnologia, processi, formazione dei dipendenti e miglioramento continuo.
L'implementazione delle tecniche sopra menzionate, come l'adozione di un sistema efficace di gestione dell'inventario, l'utilizzo di codici a barre e RFID, il conteggio ciclico, la semplificazione dei processi di ricezione, la formazione dei dipendenti e la convalida regolare dei dati, ti aiuterà a raggiungere una precisione dell'inventario del 99.9%.
I vantaggi a lungo termine di una migliore precisione dell'inventario
Migliorare l’accuratezza dell’inventario presenta numerosi vantaggi a lungo termine che vanno oltre la massimizzazione della redditività. Ecco alcuni dei principali vantaggi.
1. Costi ridotti
Una gestione accurata dell'inventario aiuta a prevenire scorte eccessive ed esaurite, riducendo i costi di trasporto associati all'eccesso di inventario e alle opportunità di vendita mancate. Questa ottimizzazione dei costi migliora la redditività complessiva.
2. Capitale circolante ottimizzato
Con dati di inventario accurati, le aziende possono allocare il proprio capitale circolante in modo più efficace investendo nell'inventario giusto per soddisfare la domanda dei clienti senza impegnare fondi in eccesso.
3. Maggiore soddisfazione del cliente
Un inventario accurato garantisce che i prodotti siano disponibili quando i clienti ne hanno bisogno, migliorando le consegne puntuali e migliore soddisfazione del cliente. È più probabile che i clienti soddisfatti effettuino acquisti ripetuti e riferiscano ad altri.
4. Stock esauriti ridotti al minimo
Registri di inventario accurati prevenire gli stockout, dove i prodotti sono esauriti quando i clienti desiderano acquistarli. Ciò riduce le vendite perse, gli ordini arretrati e la potenziale perdita di clienti a favore dei concorrenti.
5. Previsioni migliorate
Dati di inventario accurati aiutano a migliorare previsione della domanda, consentendo alle aziende di pianificare le attività di produzione, acquisto e marketing in modo più efficace.
6. Rifornimento efficiente
Con dati accurati, le aziende possono impostare processi automatizzati rifornimento trigger, garantendo che gli ordini vengano effettuati al momento giusto per mantenere livelli di inventario ottimali.
7. Utilizzo efficace dello spazio
Con dati di inventario accurati, le aziende possono farlo ottimizzare il layout del magazzino e l'utilizzo dello spazio di stoccaggio, riducendo la necessità di ulteriori strutture di stoccaggio.
8. Vantaggio competitivo
Mantenere un'elevata precisione dell'inventario distingue le aziende consentendo loro di evadere gli ordini dei clienti in modo efficiente, rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e mantenere una reputazione positiva del marchio.
9. Processo decisionale basato sui dati
Dati di inventario accurati forniscono una base affidabile per il processo decisionale strategico, consentendo alle aziende di allocare le risorse in modo efficace e fare scelte informate.
Conclusione
Migliorare l'accuratezza dell'inventario è fondamentale per aumentare la redditività e semplificare le operazioni. Comprendendo le cause delle imprecisioni dell'inventario e implementando le giuste strategie e tecniche, è possibile ottenere una maggiore precisione dell'inventario, massimizzare la soddisfazione del cliente e, in definitiva, aumentare i profitti.
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- Fonte: https://articles.cyzerg.com/guide-improving-inventory-accuracy-boosting-efficiency
