Automazione in contabilità? Un punto di svolta! Immagina che i costi di elaborazione delle fatture diminuiscano $40 a $1.42 ogni. Ecco perché l'automazione contabile è tra le tendenze più in voga oggi.
QuickBooks Online è un punto di forza nel campo della contabilità, ma abbinalo alla magia dell'automazione di Zapier e otterrai una coppia inarrestabile. Puoi connettere QuickBooks con oltre 5000+ app, senza bisogno di codice. Creare una fattura dall'invio di un modulo sul tuo sito? Controllo. Avvisare il tuo team tramite Slack quando viene pubblicata una fattura? Fatto.
Molte altre automazioni del flusso di lavoro sono possibili combinando QuickBooks Online, Zapier e strumenti OCR basati sull'intelligenza artificiale come Nanonets. Le possibilità sono infinite una volta impostati i trigger e gli eventi e i dati fluiscono senza interruzioni tra le diverse piattaforme.
Cinque idee per il flusso di lavoro per automatizzare la contabilità con Zapier e QuickBooks online
QuickBooks Online offre una discreta quantità di funzionalità di automazione all'interno della sua piattaforma, ma il suo vero potere di automatizzare i flussi di lavoro contabili viene alla luce durante l'integrazione con Zapier e Nanonets. Questo trio apre un nuovo mondo di possibilità, trasformando i flussi di lavoro contabili in un sistema altamente automatizzato, efficiente e privo di errori.
Ecco alcune idee sul flusso di lavoro per aiutarti a iniziare:
Elaborazione fatture
L'elaborazione manuale delle fatture può richiedere molto tempo ed è suscettibile di errori. Automatizzando l'elaborazione delle fatture con Zapier, QuickBooks Online e Nanonets OCR, puoi semplificare il processo, risparmiando tempo e migliorando la precisione.
Il flusso di lavoro inizia con un trigger in Zapier che rileva quando viene ricevuta una nuova fattura. Monitora fonti come e-mail, Dropbox o invii di moduli. I dati della fattura vengono quindi inviati a Nanonets, che utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri basato sull’intelligenza artificiale per estrarre con precisione le informazioni rilevanti dalla fattura. È possibile impostare regole di convalida e gerarchia di routing dell'approvazione per garantire che la fattura possa essere elaborata con un intervento manuale minimo. Successivamente, puoi impostare un altro trigger Zapier per creare automaticamente una nuova fattura in QuickBooks Online, popolandola con i dati estratti. Può quindi essere spostato per ulteriori elaborazioni e pagamenti.
L'automazione del flusso di lavoro può migliorare l'efficienza, garantire un inserimento accurato dei dati e semplificare il processo di approvazione e pagamento delle fatture. Ciò porta a un’elaborazione delle fatture più rapida, a migliori rapporti con i fornitori e a una migliore gestione finanziaria.
Rendicontazione delle spese
Semplifica e ottimizza il processo di rendicontazione delle spese automatizzando la riscossione, la categorizzazione e l'invio delle spese. Con i flussi di lavoro automatizzati, puoi risparmiare tempo, migliorare la precisione e migliorare la gestione delle spese.
Imposta un trigger in Zapier per rilevare nuove spese, che si tratti dell'invio di una ricevuta, di un modulo o di qualsiasi altra fonte. Automatizza il processo di acquisizione e convalida dei dati di spesa con Nanonets OCR. Quindi, invia le informazioni estratte direttamente a QuickBooks Online. Ciò ti consentirà di creare automaticamente una nuova voce di spesa, classificarla e assegnarla al conto appropriato. È inoltre possibile impostare un processo di rimborso automatico se il dipendente ha bisogno di essere rimborsato.
Ciò accelererà il processo di rendicontazione delle spese e garantirà che ogni spesa venga accuratamente registrata, convalidata e rimborsata.
Abbinamento a tre vie
La corrispondenza a tre è un processo essenziale nella contabilità che verifica l'ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura prima che venga pagata. Automatizzare questo processo può aiutare a ridurre gli errori, prevenire le frodi e semplificare i pagamenti.
Configura Zapier per estrarre automaticamente documenti da varie fonti come e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, archiviazione cloud ed ERP e inviarli a Nanonets. Quindi classifica e ordina questi documenti in modo appropriato come fatture, ordini d'acquisto e ricevute.
Il sistema quindi legge e acquisisce accuratamente i dati da fatture, ordini d'acquisto e ricevute. Riconcilia campi, spese, saldi e informazioni a livello di SKU tra fatture, ordini d'acquisto e ricevute correlate, assicurandosi che corrispondano. Eventuali discrepanze che superano i livelli di tolleranza vengono contrassegnate e le fatture che superano la verifica a tre vengono inviate per un'ulteriore approvazione. QuickBooks Online può quindi generare un pagamento per le fatture abbinate e approvate.
Onboarding del fornitore
L'onboarding dei fornitori può richiedere molto tempo, poiché la raccolta e la convalida delle informazioni da moduli fiscali, moduli di esportazione e altri documenti.
Per semplificare il processo di onboarding del fornitore, puoi caricare su Nanonets i documenti del fornitore come moduli fiscali o contratti. Nanonets offre funzionalità di elaborazione dei documenti basate sull'intelligenza artificiale che estraggono automaticamente informazioni importanti sui fornitori come nome, indirizzo, codice fiscale e dettagli di contatto.
Le informazioni possono quindi essere utilizzate per creare rapidamente profili fornitore su QuickBooks, aggiornare facilmente i dettagli a livello di SKU e abbinare i codici GL. Questo processo garantisce che le informazioni sul fornitore siano centralizzate, accurate e convalidate e che le transazioni siano correttamente contrassegnate e tracciate per riferimento futuro.
Gestione inventario
La gestione dell'inventario prevede il monitoraggio e la gestione dei livelli delle scorte, la generazione di ordini di vendita e l'avvio di ordini di acquisto. Automatizzarlo può far risparmiare tempo, aumentare la precisione, fare previsioni accurate e aiutare a mantenere i giusti livelli di scorte.
Quando viene inserito un nuovo ordine di vendita nel modulo del sito Web WebFlow, Zapier può essere impostato per rilevarlo e attivare un processo automatico. I dettagli dell'ordine vengono inviati a Nanonets, che estrae accuratamente i dati rilevanti come dettagli del prodotto, quantità e informazioni sul cliente. Questi dati possono quindi essere confrontati con i dettagli dell'inventario esistenti in QuickBooks Online. Configura Zaps per creare un nuovo ordine di vendita in QuickBooks Online con i dati estratti. Se la quantità dell'ordine supera il livello delle scorte corrente, è anche possibile generare automaticamente un ordine d'acquisto per il riassortimento.
Il monitoraggio dell'inventario in tempo reale attraverso questa automazione aiuta a ridurre al minimo la possibilità di scorte eccessive o insufficienti. Ciò, a sua volta, porta a un’elaborazione degli ordini più rapida e a una migliore soddisfazione del cliente.
Conclusioni
L'integrazione di Zapier e QuickBooks semplifica i flussi di lavoro contabili fornendo una soluzione di automazione fluida ed efficiente. Le aziende possono eseguire in modo efficiente l'elaborazione delle fatture, la rendicontazione delle spese, la corrispondenza a tre, l'onboarding dei fornitori e la gestione dell'inventario. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza e l’accuratezza complessive nella gestione finanziaria.
Con l'aggiunta dell'OCR basato sull'intelligenza artificiale di Nanonets, l'estrazione e la convalida dei dati possono diventare ancora più robuste, garantendo una sincronizzazione perfetta con QuickBooks. Questa potente combinazione consente alle aziende di assumere il controllo dei propri processi contabili, migliorare il morale dei dipendenti, ridurre i rischi di conformità e raggiungere la preparazione agli audit. Consentirà alle imprese di raggiungere nuovi livelli di produttività e di favorire il successo nel panorama competitivo e frenetico di oggi. Inizia oggi ad automatizzare i tuoi processi contabili e sperimenta l'impatto trasformativo dell'automazione del flusso di lavoro.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/
