Per il profano che vive di busta paga in busta paga, la domanda più frequente è "perché è rimasto così tanto mese alla fine dei soldi?" Per un contabile, è tutto il contrario: "perché ci sono così tanti soldi da riconciliare alla fine del mese?"

Molte aziende eseguono una chiusura mensile dei propri account per organizzare i propri dati finanziari. A causa della quantità di lavoro necessaria, il processo di chiusura di fine mese non è mai un'attività da un giorno al mese e può richiedere anche una settimana di riposo ogni mese.

Pertanto, un contabile non deve solo gestire le attività di contabilità giornaliera e di fine anno, ma anche eseguire il processo di chiusura di fine mese. Naturalmente, i contabili sono oberati di lavoro durante tutto l'anno e la contabilità è diventata un lavoro che non è mai a riposo.

Mentre la chiusura di fine mese può essere stressante per i contabili delle piccole imprese, può essere opprimente per quelli delle grandi aziende con un'attività finanziaria significativa.

Ci sono modi in cui la sopraffazione può essere affrontata. Avere una lista di controllo di fine mese può consentire una gestione sistematica del processo. L'automazione può anche ridurre il processo di chiusura della contabilità e consentire una chiusura mensile dei libri migliore e più rapida.  

Questo articolo esplora in dettaglio il processo di chiusura di fine mese e come l'automazione può aiutare a ottimizzare il processo.

Qual è la chiusura di fine mese?

Il processo di chiusura della contabilità di fine mese in qualsiasi impresa è il processo di "chiusura dei libri contabili". Implica il consolidamento, la revisione e la riconciliazione di tutte le informazioni finanziarie alla fine di ogni mese.

Il processo di chiusura della contabilità è importante perché fornisce una panoramica della salute finanziaria dell'azienda. Questo processo facilita anche la pianificazione finanziaria e operativa e fornisce la base per il processo decisionale aziendale strategico.

Sommario

I passaggi del processo di chiusura di fine mese

Il processo di chiusura di fine mese prevede la registrazione, la revisione e il reporting delle transazioni finanziarie avvenute nel periodo dall'ultima chiusura del mese precedente. Fornisce una rapida panoramica della salute finanziaria dell'azienda nel periodo e funge da punto di interruzione per le transazioni in modo che il mese successivo ricominci da capo.

I dettagli e le fasi del processo di chiusura di fine mese dipendono in gran parte dalle dimensioni dell'azienda e dalla quantità di transazioni finanziarie eseguite ogni mese.

Tuttavia, tutti i processi di chiusura contabile sono costituiti da quattro attività:

• Registrazione del flusso di cassa* – Il processo di registrazione prevede l'inserimento di entrate, uscite, passività, immobilizzazioni e dati fiscali nel repository prescelto.
• Riconciliazione delle entrate e delle spese – Il processo di riconciliazione riconcilia estratti conto bancari e piccole disponibilità di cassa con transazioni e pagamenti tra imprese.
• Analisi del bilancio: l'analisi utilizza i dati delle fasi di registrazione e riconciliazione per analizzare i modelli e fornire previsioni.
• Reporting/archiviazione: il passaggio finale produce tutti i report e le dichiarazioni per gli stakeholder e archivia tutti i dati.

Il processo di chiusura dei conti è talvolta indicato come il processo "Record to Report (R2R)".

*L'inserimento dei dati sulle entrate e sulle spese nel repository stesso è composto da quattro fasi:

• Trasferisci tutti i saldi nel conto delle entrate nel Riepilogo delle entrate.
• Trasferire i saldi nel conto spese nella Riepilogo entrate
• Dato che Riepilogo reddito è un conto temporaneo, il saldo viene trasferito agli utili non distribuiti
• Le distribuzioni in contanti oi dividendi pagati ai proprietari vengono inseriti negli utili non distribuiti

Il processo di chiusura della contabilità di fine mese è infatti complicato perché coinvolge diverse tipologie di informazioni e dati che devono essere consolidati, verificati e riconciliati.  

Può diventare opprimente a meno che il team di contabilità non abbia una SOP ben progettata che può essere seguita. Molti contabili efficienti hanno una lista di controllo completa per i processi di chiusura dei conti.  

L'elenco di controllo per la chiusura di fine mese

Le liste di controllo servono come promemoria dei passaggi essenziali, consentono la verifica e migliorano la disciplina, il che porta a operazioni senza interruzioni ed efficienti.  

L'elenco di controllo per la chiusura di fine mese è specifico per l'azienda, ma potrebbe essere qualcosa del genere:

Tale lista di controllo garantisce una chiusura di fine mese regolare ed efficace. Un efficace processo di chiusura della contabilità di fine mese presenta i seguenti vantaggi:

• Fornisce un sistema di contabilità affidabile e preciso
• Fornisce un quadro della salute finanziaria dell'impresa
• Semplifica l'audit finanziario di fine anno
• Semplifica la dichiarazione dei redditi
• Aiuta a prendere decisioni e piani finanziari per il prossimo e lontano futuro

Sfide associate ai processi manuali di chiusura di fine mese

La chiusura di fine mese può essere faticosa e dispendiosa in termini di tempo, soprattutto nelle grandi aziende con transazioni finanziarie mensili significative.

Secondo un sondaggio di Ricerca Ventana, nel 2014, il 58% delle aziende ha dichiarato di aver impiegato sette o più giorni per chiudere i propri libri contabili. In aggiunta allo stress e ai livelli di lavoro c'è la natura orientata alla scadenza dell'attività; i conti devono essere necessariamente chiusi entro l'ultimo giorno del mese.

Il quantum del lavoro, la sua natura noiosa e le scadenze possono essere stressanti per contabili e professionisti finanziari. Le richieste di attenzione e di tempo sono ulteriormente accresciute dalla necessità di svolgere regolari responsabilità oltre alle strette riconciliazioni.

Un sondaggio online condotto tra i professionisti della contabilità e della finanza dal programma Consumer Analytics dell'Università della Georgia nel marzo 2022, subito dopo la chiusura di fine mese, ha rilevato che la stretta attività contabile ha sconvolto la vita personale di almeno l'81% dei contabili durante il almeno un mese nell'ultimo anno.

Qualsiasi attività di chiusura contabile non può essere accelerata a causa della possibilità di errori, inaccettabili in ambito contabile. Il sondaggio di cui sopra ha anche rilevato che l'85% dei partecipanti ha riferito di aver dovuto riaprire i libri in almeno un mese durante l'ultimo anno per correggere gli errori.

Molte delle sfide del processo di chiusura contabile possono essere ricondotte a uno o più dei seguenti motivi:

• I membri del team non sono chiari sui compiti che devono essere eseguiti
• I supervisori hanno una visibilità limitata sulle attività e sul loro stato
• Fonti contabili disorganizzate: fatture e altri documenti contabili sono in vari formati e in vari archivi, il che rende complesso il consolidamento. La frammentazione, le operazioni in più località geografiche e le elevate interdipendenze dei dati finanziari complicano ulteriormente il processo di chiusura.
• Gli errori nelle riconciliazioni degli account non vengono colti in anticipo e si trasformano in errori complicati che sono più difficili e richiedono tempo da correggere.

Procedure consigliate per il processo di chiusura di fine mese

Esistono alcuni passaggi di buon senso per evitare errori/lacune e superare lo stress comunemente associato al processo di chiusura della contabilità.

• Il primo passo per un processo di chiusura senza interruzioni è una SOP ben progettata che considera tutte le attività e le fasi in conformità con il lavoro dell'azienda. Una pianificazione meticolosa e uno standard per il processo di chiusura possono prevenire passaggi non necessari e uno scarso coordinamento tra le parti interessate.
• Un'ampia formazione di tutti i professionisti coinvolti nel processo di chiusura può garantire chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità.
• La stima realistica del tempo necessario per la chiusura mensile non deve trascurare le responsabilità non di chiusura del commercialista e del professionista finanziario. Le riunioni preliminari sono utili per discutere la pianificazione e la sequenza temporale e aiuteranno a riprogrammare le attività per rispettare la scadenza di fine mese. Aiuta a fissare scadenze specifiche per attività specifiche come l'assemblaggio dei dati, l'adeguamento del libro mastro, la preparazione di report, ecc.
• Consolidamento di tutte le sorgenti dati necessarie per l'operazione di chiusura. Questi possono includere estratti conto bancari, rendiconti finanziari e bilanci, immobilizzazioni e inventario, documenti di contabilità clienti e contabilità fornitori, piccoli fondi di cassa e dati di contabilità generale.
• Una lista di controllo di chiusura di fine mese come quella mostrata sopra può aiutare nelle operazioni senza interruzioni del processo contabile.

Automazione per la chiusura di fine mese

Il software di contabilità può alleviare molte delle difficoltà delle operazioni di chiusura di fine mese. L'automazione può aiutare a consolidare tutti i dati rilevanti in un'unica piattaforma e aiutare a classificare e organizzare i dati in campi che aiutano nella riconciliazione e nella generazione di report.

I vantaggi dell'automazione della chiusura di fine mese includono:

Risparmio di tempo

La chiusura mensile manuale richiede tempo. Ad esempio, è stato segnalato che le attività automatizzabili di basso livello consumano il 47% del tempo del dipartimento AP e il 75% del tempo del personale del dipartimento HR e Payroll. Questo porta naturalmente a ritardi e stress associato. L'automazione di alcune o tutte le attività del processo di chiusura mensile può aiutare a evitare ritardi e colli di bottiglia.

Risparmio sui costi

La chiusura manuale della contabilità richiede un notevole capitale umano. McKinsey ha dimostrato che il 45% delle attuali attività retribuite che costano un equivalente di $ 2 trilioni di salario annuale totale, può essere potenzialmente automatizzato. Inoltre, l'esecuzione manuale di attività ridondanti e potenzialmente automatizzabili riduce la produttività dell'azienda e una bassa produttività può costare ai datori di lavoro circa 1.8 miliardi di dollari all'anno.

Riduzione degli errori

Le attività di contabilità manuale, se eseguite in condizioni di stress e stress, possono diventare soggette a errori. È probabile che un essere umano commetta 10 errori ogni 100 passaggi quando esegue un lavoro ridondante.

Maggiore attenzione ai compiti strategici

Uno studio globale sull'automazione dei processi ha rilevato che un lavoratore medio trascorre più di 3 ore al giorno in attività banali e ripetitive, il che riduce l'attenzione su attività di valore superiore che coinvolgono la strategia umana e la pianificazione per il miglioramento dell'organizzazione. La produttività e la soddisfazione dei dipendenti aumentano quando dedicano tempo ad aspetti interessanti e gratificanti del loro lavoro, e questo riduce il turnover dei dipendenti e migliora la fidelizzazione dei dipendenti.

Elaborazione collaborativa

Uno strumento di automazione per la chiusura di fine mese crea una piattaforma unificata in cui tutte le parti interessate possono lavorare in tandem e completare la checklist di chiusura di fine mese sviluppata dall'azienda. Tali strumenti software sono dotati di dashboard e notifiche per tenere traccia del processo di chiusura in tempo reale, il che garantisce che tutte le persone coinvolte siano a conoscenza dello stato del processo e che i problemi possano essere identificati e affrontati in tempo.

Prontezza all'audit

Forse il vantaggio più convincente della chiusura automatizzata di fine mese è la prontezza dell'audit. I processi aziendali automatizzati non solo consentono la standardizzazione delle operazioni, ma garantiscono anche il mantenimento dei record durante tutto l'anno, creando così una pista di controllo.

Scalabile

Con l'espansione della base clienti e del portafoglio finanziario di un'impresa, la chiusura manuale mensile dell'account può diventare ingombrante e impossibile senza automazione.

Non sorprende che sempre più aziende utilizzino una sorta di strumento di automazione nel processo di chiusura del conto.

ricerca veronese ha mostrato che l'83% delle aziende ora applica almeno un po' di automazione rispetto al 60% nel 2015. Di conseguenza, il 61% dei partecipanti ha indicato che la propria azienda completa la sua chiusura mensile entro sei giorni lavorativi, con quasi la metà (46%) che termina entro quattro giorni lavorativi . Confrontalo con i 7 o più giorni riportati in precedenza, senza l'uso dell'automazione.

Nanonet per il processo di chiusura di fine mese

Gli strumenti di contabilità non sono singole entità ma una raccolta di flussi di lavoro che servono vari scopi, attività e dipartimenti. Potrebbero esserci flussi di lavoro specifici per il processo di contabilità fornitori, processo di contabilità fornitori, libro paga e così via. Il processo di chiusura combina l'output o il contenuto di tutti questi componenti per la riconciliazione. Al centro, la raccolta dei dati è il compito fondamentale di qualsiasi processo di chiusura del conto

Integra i tuoi strumenti esistenti con Nanonets e automatizza la raccolta dei dati, l'archiviazione delle esportazioni e la contabilità.

Le nanoreti possono anche aiutare ad automatizzare il processo di chiusura di fine mese:

• Importazione e consolidamento di dati da più fonti: e-mail, documenti scansionati, file/immagini digitali, archiviazione cloud, ERP, API ecc.
• Acquisizione ed estrazione intelligente di dati da fatture, ricevute, fatture e altri documenti finanziari.
• Classificazione e codifica delle transazioni in base a regole aziendali.
• Impostazione di flussi di lavoro di approvazione automatizzati per ottenere approvazioni interne e gestire le eccezioni.
• Riconciliazione di tutte le transazioni.
• Integrazione perfetta con ERP o software di contabilità come Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite e altri.

Tutte queste caratteristiche di Nanonets consentono una chiusura rapida e accurata dei libri contabili e una gestione efficiente delle risorse.

togliere

Il lavoro di un contabile non è mai una singola entità con un inizio e una fine. Nella migliore delle ipotesi, può essere scomposto in piccoli frammenti di riconciliazioni mensili in modo che il processo di chiusura dell'account non diventi schiacciante alla fine dell'anno finanziario.  

L'automazione del processo di chiusura dei conti mensili può alleviare gran parte della tensione associata all'attività e può aiutare qualsiasi impresa non solo a essere al passo con la propria situazione attuale, ma anche a prepararsi per il futuro.